Как написать идеальное деловое письмо? (Процесс и советы)

Электронные письма стали неотъемлемой частью вашей повседневной личной и профессиональной жизни.

Если подумать, не проходит и дня, чтобы вы не получили электронное письмо. Исследования даже показывают, что средний человек получает более 100 электронных писем в день!

Электронная почта ежедневно используется более чем 4 миллиардами человек, поэтому можно с уверенностью сказать, что электронная почта является важной частью общения. Да, даже если дело касается бизнеса! Почти каждому бизнесу в мире необходимо отправлять электронные письма для общения с членами команды, клиентами, потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками и т. д.

Написать электронное письмо другу или семье может быть легко для вас. Однако написание делового электронного письма клиенту или начальнику может показаться немного пугающим в зависимости от ситуации. Одно неправильное слово или предложение может привести к недопониманию.

Так что, если вы хотите написать идеальное деловое письмо, то это подходящее место для этого! В этом сообщении блога мы проведем вас через пошаговый процесс написания эффективного делового электронного письма и поможем вам улучшить общее деловое общение!

Вы готовы начать? Тогда прыгайте прямо!

Что такое деловая электронная почта?

Деловая электронная почта — это просто электронная почта, используемая определенной организацией или компанией. Это важнейший инструмент коммуникации для сотрудников, клиентов, заинтересованных сторон, подписчиков и других внешних организаций.

Обычно деловые электронные письма четкие, лаконичные и написаны с четкой целью. Они стремятся информировать, вовлекать и вдохновлять читателей. Деловые электронные письма в основном используются для продвижения продуктов, поддержки клиентов, управления жалобами, обмена обновлениями и информацией и многого другого. В двух словах, это жизненно важная коммуникация организации.

Типичная деловая электронная почта состоит из пяти основных частей:

1. Сюжетная линия
2. Официальное приветствие
3. Текст письма
4. Заключительная фраза/подписание
5. Подпись

Приведенный выше формат написания электронной почты поможет вам структурировать и написать деловую электронную почту быстро и эффективно за несколько минут.

Теперь, когда вы знаете, что такое деловая электронная почта, давайте посмотрим, как ее создать!

Как написать профессиональное деловое письмо? (Шаги)

1. Знай свою аудиторию

Первое и главное, что вам нужно сделать, прежде чем начать писать деловое письмо, — это узнать свою аудиторию. КАК вы пишете свою электронную почту, полностью зависит от того, КТО вы пишете. Поэтому вам нужно спросить себя – кто моя аудитория?

Ваша аудитория будет определять все о вашем электронном письме, от его тона до содержания. Поэтому не забудьте провести надлежащее исследование читателей вашей электронной почты, их опыта, знаний и всего остального, что даст вам представление о том, кто они. Это также поможет вам написать им более привлекательное электронное письмо.

2. Включите строку темы

Нельзя отрицать, что тема письма говорит о многом. В конце концов, это первое, что увидит ваш читатель, даже не открыв деловое письмо. Таким образом, решат ли они открыть вашу электронную почту, зависит исключительно от того, какова ваша тема и как она написана.

Убедитесь, что тема вашего делового электронного письма проста, конкретна, четка и привлекательна . Он должен содержать ключевые слова, которые кратко резюмируют и передают содержание вашего сообщения одним взглядом.

3. Начните с приветствия

Каждое письмо должно начинаться с приветствия. Оно должно быть четким, лаконичным и формальным. В зависимости от контекста сообщения, которое вы отправляете, вы можете обращаться к человеку по имени. Но бывают случаи, когда вы не будете упоминать имя, если отправляете его неуказанному лицу.

Некоторые из наиболее распространенных примеров приветствий, которые вы можете включить в свою деловую электронную почту, — это «Приветствия», «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или просто «Уважаемый доктор/мистер/мисс/миссис» и т. д.

4. Включите короткое приветствие

Следующее, что вы должны сделать, это начать свое деловое письмо с короткого приветствия. Включите вводную строку, которая соединяет вас и получателя электронной почты.

Это может включать в себя строку, рассказывающую о том, как вы связались с читателем, чтобы они напоминали о вашем взаимодействии и имели контекст для вашего электронного письма.

Например : Было здорово встретиться с вами на вчерашнем сетевом мероприятии.

Если вы получили что-то от получателя, вы можете начать любезность, поблагодарив его за совет или помощь или за отправку информации или контента.

Например : Спасибо, что поделились своей статьей о бизнес-стратегиях. Они были чрезвычайно полезны, и я ценю время и усилия, которые вы тратите, чтобы помочь мне с моим проектом.

Если вы хотите, чтобы ваша деловая электронная почта была общей, вы можете просто пожелать им, сказав что-то вроде « Надеюсь, у вас все хорошо».

5. Напишите тело письма

Пришло время перейти к сути дела – к телу письма.

Текст вашего электронного письма должен следовать практике электронной почты, называемой « правилом одного действия», и фокусироваться только на одном действии, а не на нескольких. Когда в электронном письме упоминается несколько действий, это создает путаницу. Вы всегда должны включать только одну вещь, чтобы читатель мог быстро понять.

Определите цель вашего письма в самом начале. Будьте конкретны и прямо говорите о том, о чем электронное письмо.

Например , это электронное письмо относится к встрече по бюджету, которую мы провели в прошлую среду. Я создал приблизительный план бюджета, основанный на ожидаемых расходах и дополнительных расходах. Пожалуйста, оставьте свой отзыв о бюджете.

Вы должны понимать, что никто не любит длинные электронные письма. Чем длиннее ваше электронное письмо, тем меньше шансов, что ваши читатели его прочитают. Поэтому убедитесь, что вы пишете короткие абзацы с несколькими предложениями. Просто, будь краток, сладок и прост. Вы даже можете добавить нумерованные списки или маркированные пункты, чтобы вашим читателям было легче их понять.

6. Включите дополнительную информацию

Иногда читателям может потребоваться дополнительная информация об определенных вещах, например, ссылки на ресурсы , разъяснения по задачам и действиям, образцы и т. д. Поэтому вы должны обязательно включить весь соответствующий контент или сведения в свое деловое электронное письмо.

7. Напишите призыв к действию (CTA)

Обычно основной целью отправки деловой электронной почты является выполнение задачи или действия. Итак, в конце письма вам нужно четко указать, что ожидается от читателя.

Убедитесь, что вы написали конкретный призыв к действию или призыв к действию, чтобы не было места для путаницы или неправильного толкования, и у вашего читателя было полное понимание того, что он должен делать. Это позволит им реагировать более эффективно, и вы также получите желаемый результат.

8. Завершите письмо

Теперь вы почти закончили с деловой электронной почтой, все, что вам осталось сделать, это завершить ее хорошо построенной заключительной строкой . Вы можете начать с благодарности своему читателю, чтобы закончить электронное письмо на положительной ноте.

Например : «Спасибо за ваше время » ИЛИ «Спасибо за ваше внимание, я с нетерпением жду вашего ответа/надеюсь получить от вас весточку в ближайшее время».

Наконец, вы можете использовать заключительную строку или фразу, чтобы завершить все это. Некоторые из наиболее распространенных и подходящих заключительных фраз включают « С наилучшими пожеланиями/С уважением», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С теплом» и т. д.

9. Назовите и предоставьте контактную информацию

Наконец, подпишите свое имя в конце электронного письма и предложите свою контактную информацию под ним. Вы можете указать свое полное имя в случае официального электронного письма или только свое имя, если оно неофициальное. Кроме того, укажите свою контактную информацию, такую ​​как номер телефона, адрес или веб-сайт.

Теперь, когда вы знаете этапы написания деловой электронной почты, вот несколько советов и приемов, о которых вам следует помнить в процессе. Давайте взглянем!

Подробнее: 9 лучших инструментов для создания электронной подписи в 2022 году

Советы по написанию профессионального делового электронного письма

1. Используйте формальный тон

Ваша деловая электронная почта всегда должна иметь профессиональный и формальный тон. Он должен быть вежливым , прямым и уверенным. Поэтому старайтесь избегать использования любого неформального языка, эмоциональных формулировок, сокращений или сокращений. Не говоря уже о том, чтобы использовать полные фразы или предложения, чтобы выглядеть более формально.

2. Сосредоточьтесь на формате

Дело в том, что электронная почта не у всех есть время, чтобы внимательно или тщательно прочитать их. Поэтому большинство людей просматривают его. По этой причине вы должны убедиться, что ваша электронная почта соответствует форматированию без отвлекающих факторов .

Убедитесь, что вокруг достаточно свободного места, сократите абзацы, включите маркеры и списки, а также разбейте концепции заголовками и заголовками. Это позволит вашим читателям легко просмотреть письмо.

3. Вычитка. Корректура. Корректура.

И, наконец, ни одно произведение не будет завершено без проверки. Ведь человеку свойственно ошибаться и ошибаться. Поэтому убедитесь, что в вашем электронном письме нет грамматических ошибок, орфографических ошибок, опечаток, неуклюжих структур предложений, пунктуационных ошибок и многого другого. Используйте программу проверки грамматики или программу проверки письма, чтобы ваша электронная почта была первоклассной!

… и вуаля — все готово для написания делового письма! И мы уверены, что вам не терпится начать и поразить свою аудиторию потрясающим контентом.

Теперь, когда вы стали профессионалом в составлении профессионального делового электронного письма, у нас есть для вас бонусный совет!

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ: Вам когда-нибудь приходилось создавать деловую электронную почту с кнопками, заголовками, изображениями, богатыми ссылками и многим другим? Мы понимаем, что бывают случаи, когда вам нужно отправлять по электронной почте бизнес-объявления, PR-обновления, еженедельные отчеты о работе команды, электронные письма, связанные с клиентами, и многое другое.

У нас есть платформа, которая произведет впечатление на вашу аудиторию и позволит вам создавать красивые профессиональные интерактивные электронные письма за считанные минуты! Читайте дальше, чтобы узнать больше!

Elink: идеальный инструмент для создания деловых писем!

Если вы занимаетесь бизнесом, скорее всего, вы очень заняты и вам нужна помощь, чтобы быстро создавать красивые интерактивные деловые электронные письма!

К счастью, у нас есть кое-что, что поможет вам создавать потрясающие деловые электронные письма на основе HTML — elink.io. Это самый быстрый и простой способ создавать и отправлять красивые и отзывчивые электронные письма за считанные минуты!

elink не требует больших затрат, прост в использовании и обладает всеми функциями, необходимыми для создания потрясающих деловых электронных писем и обмена ими, по которым люди хотят переходить.

Платформа имеет огромную коллекцию полностью адаптивных шаблонов! Вы можете выбрать шаблон, добавить ссылки на контент, которым хотите поделиться, и elink сразу же создаст для вас потрясающее, полностью адаптивное интерактивное деловое электронное письмо!

Взгляните на эти шаблоны elink, чтобы получить представление о том, о чем мы говорим!

Самое приятное в этих шаблонах то, что вы можете настроить их по своему усмотрению. Это означает, что вы можете добавлять изображения, текст, маркированные списки, нумерованные списки, кнопки, значки социальных сетей и разделители в верхний и нижний колонтитулы вашей деловой электронной почты.

И самая удивительная особенность elink — автоматизация контента! Это позволяет вам автоматизировать создание контента для вашей деловой электронной почты. Все, что вам нужно сделать, это выбрать источники и добавить фильтры, чтобы сделать ваш контент более эффективным и релевантным.

Итак, будь то создание объявления компании или обмен новостями отрасли с вашими клиентами, elink — идеальный инструмент для вас!

Подробнее: Создавайте профессионально выглядящие информационные бюллетени с помощью Elink! Шаблоны и примеры

Вывод

Деловые электронные письма являются ключевым компонентом в достижении ваших бизнес-целей. Используйте их правильно, и вы увидите, как они творят чудеса для вашего бизнеса!

Написание деловых писем, возможно, не было вашей областью знаний, но мы надеемся, что эта запись в блоге изменила это для вас!

Теперь все, что вам осталось сделать, это зайти в elink, создать свою деловую электронную почту и начать ее рассылать! Удачных писем, друзья! Чао!

Дальнейшее чтение:

7 типов электронных писем, которые вы должны отправлять своим клиентам!

Улучшите показатели открытия электронной почты с помощью этих 11 эффективных советов и приемов!

Доставляемость электронной почты: что это такое, почему это важно и какие инструменты вы можете использовать!

11 инструментов проверки электронной почты, которые стоит проверить в 2022 году