Como escrever um e-mail comercial perfeito? (Processo e Dicas)

Os e-mails tornaram-se uma parte inevitável da sua vida pessoal e profissional diária.

Se você pensar bem, não passa um dia sem que você receba um e-mail. Estudos ainda mostram que a pessoa média recebe mais de 100 e-mails por dia!

Com mais de 4 bilhões de pessoas usando e-mail diariamente, é seguro dizer que os e-mails são uma parte crucial da comunicação. Sim, mesmo quando se trata de negócios! Quase todas as empresas do mundo precisam enviar e-mails para se comunicar com membros da equipe, clientes, clientes em potencial, parceiros, fornecedores e muito mais.

Escrever um e-mail para um amigo ou família pode parecer fácil para você. No entanto, escrever um e-mail comercial para um cliente ou chefe pode parecer um pouco intimidador, dependendo da situação. Uma palavra ou frase errada pode causar problemas de comunicação.

Portanto, se você deseja escrever o e-mail comercial perfeito, este é o lugar certo para isso! Nesta postagem do blog, orientaremos você pelo processo passo a passo envolvido na redação de um e-mail comercial eficaz e ajudaremos você a melhorar sua comunicação comercial geral!

Você está pronto para começar? Então pule direto!

O que é um e-mail comercial?

Um e-mail comercial é simplesmente um e-mail usado por uma organização ou empresa específica. É uma ferramenta de comunicação crucial para funcionários, clientes, partes interessadas, assinantes e outras organizações externas.

Normalmente, os e-mails comerciais são nítidos, concisos e escritos com um propósito claro. Eles visam informar, envolver e inspirar os leitores. Os e-mails comerciais são usados ​​principalmente para comercializar produtos, oferecer suporte a clientes, gerenciar reclamações, compartilhar atualizações e informações e muito mais. Em poucas palavras, é a força vital de comunicação de uma organização.

Um e-mail comercial típico inclui cinco partes principais:

1. Linha de assunto
2. Cumprimento formal
3. Corpo do e-mail
4. Frase de encerramento/assinatura
5. Assinatura

Seguir o formato de escrita de e-mail acima ajudará você a estruturar e escrever seu e-mail comercial de maneira rápida e eficaz em poucos minutos.

Agora que você sabe exatamente o que é um e-mail comercial, vamos dar uma olhada em como criar um!

Como escrever um e-mail comercial profissional? (Passos)

1. Conheça seu público

A primeira e mais importante coisa que você precisa fazer antes de começar a escrever um e-mail comercial é conhecer seu público. COMO você escreve seu e-mail é puramente dependente de QUEM você escreve. Então você precisa se perguntar – quem é o meu público?

Seu público determinará tudo sobre seu e-mail, desde o tom até o conteúdo. Portanto, certifique-se de fazer uma pesquisa adequada sobre o leitor do seu e-mail, sua formação, conhecimento e qualquer outra coisa que lhe dê uma ideia de quem eles são. Fazer isso também ajudará você a escrever um e-mail mais atraente para eles.

2. Inclua uma linha de assunto

Não há como negar que uma linha de assunto diz muito. Afinal, é praticamente a primeira coisa que seu leitor verá antes mesmo de abrir seu e-mail comercial. Então, se eles decidem ou não abrir seu e-mail depende puramente de qual é sua linha de assunto e como ela está escrita.

Certifique-se de que a linha de assunto do seu e-mail comercial seja simples, específica, nítida e também atraente . Ele deve conter palavras-chave que resumam e transmitam brevemente o conteúdo de sua mensagem em um olhar.

3. Comece com uma saudação

Todo e-mail deve começar com uma saudação. Deve ser nítido, conciso e formal. Dependendo do contexto da mensagem que você está enviando, você pode optar por se dirigir a uma pessoa especificamente pelo nome dela. Mas há momentos em que você não menciona um nome se o estiver enviando para uma pessoa não especificada.

Alguns dos exemplos mais comuns de saudações que você pode incluir em seu e-mail comercial são Saudações, Bom dia, Boa tarde, Boa noite ou simplesmente Caro Dr./Sr./Miss/Sra., etc.

4. Inclua um pequeno prazer

A próxima coisa que você deve fazer é iniciar seu e-mail comercial com uma pequena gentileza. Inclua uma linha de abertura que conecte você e o destinatário do email.

Isso pode incluir uma linha falando sobre como você se conectou com o leitor para que ele seja lembrado de sua interação e tenha o contexto do seu e-mail.

Por exemplo – Foi ótimo conhecê-lo no evento de networking do dia anterior.

Se você recebeu algo do destinatário, pode começar sua gentileza agradecendo por oferecer conselhos ou assistência ou por enviar informações ou conteúdo.

Por exemplo : Obrigado por compartilhar seu artigo sobre estratégias de negócios. Eles foram extremamente úteis e eu aprecio o tempo e esforço que você está dedicando para me ajudar com meu projeto.

Se você deseja manter seu e-mail comercial geral, pode simplesmente desejá-lo dizendo algo como – espero que esteja bem.

5. Escreva o corpo do e-mail

Hora de chegar ao negócio real agora – o corpo do e-mail.

Seu corpo de e-mail deve seguir a prática de e-mail chamada de ' regra de uma coisa ' e se concentrar apenas em uma ação em vez de várias. Quando várias ações são mencionadas em um email, isso cria confusão. Você deve sempre incluir apenas uma coisa para o leitor entender rapidamente.

Defina o propósito do seu e-mail logo no início. Seja específico e direto sobre o assunto do e-mail.

Por exemplo – Este e-mail é em referência à reunião de orçamento que tivemos na quarta-feira passada. Criei um esboço do orçamento com base nas despesas esperadas e custos adicionais. Por favor, dê sua opinião sobre o orçamento.

Você deve entender que ninguém gosta de emails longos. Quanto mais longo for o seu e-mail, menores serão as chances de seus leitores lerem. Portanto, certifique-se de escrever parágrafos curtos com algumas frases. Simplesmente, mantenha-o curto, doce e simples. Você pode até adicionar listas numeradas ou pontos com marcadores para que seja mais fácil para seus leitores compreenderem.

6. Incluir Informações Adicionais

Às vezes, os leitores podem precisar de informações adicionais sobre certas coisas, como links para recursos , esclarecimentos sobre tarefas e atividades, amostras etc. Portanto, você deve incluir todo o conteúdo ou detalhes relevantes em seu e-mail comercial.

7. Escreva um Call to Action (CTA)

Normalmente, o principal objetivo de enviar um e-mail comercial é realizar uma tarefa ou ação. Portanto, ao final do e-mail, você precisa declarar claramente o que se espera que o leitor faça.

Certifique-se de escrever um call-to-action ou CTA específico para que não haja espaço para confusão ou má interpretação e seu leitor tenha uma compreensão completa do que eles devem fazer. Isso permitirá que eles respondam de forma mais eficaz e você também obterá o resultado desejado.

8. Finalize o e-mail

Agora que você está quase terminando o e-mail comercial, tudo o que resta a fazer é encerrá-lo com uma linha de fechamento bem construída . Você pode começar agradecendo ao seu leitor por encerrar o e-mail com uma nota positiva.

Por exemplo – Obrigado pelo seu tempo OU Obrigado pela sua consideração, aguardo sua resposta/espero ouvir de você em breve.

Finalmente, você pode usar uma linha ou frase de fechamento para encerrar a coisa toda. Algumas das frases de encerramento mais comuns e adequadas incluem ' Atenciosamente / Atenciosamente, 'Atenciosamente, 'Atenciosamente, 'Atenciosamente', etc.

9. Nomear e fornecer informações de contato

Por fim, assine seu nome no final do e-mail e ofereça suas informações de contato abaixo dele. Você pode fornecer seu nome completo no caso de um e-mail formal ou apenas seu primeiro nome se for informal. Além disso, inclua suas informações de contato, como número de telefone, endereço ou site.

Agora que você conhece as etapas envolvidas na redação de um e-mail comercial, aqui estão algumas dicas e truques que você precisa ter em mente durante o processo. Vamos dar uma olhada!

Leia mais: 9 melhores ferramentas geradoras de assinatura de e-mail em 2022

Dicas para escrever um e-mail comercial profissional

1. Use um tom formal

Seu e-mail comercial deve sempre ter um tom profissional e formal. Deve ser cortês , direto e confiante. Portanto, evite usar qualquer tipo de linguagem informal, frases emocionais, abreviações ou contrações. Para não mencionar, use frases ou sentenças completas para parecer mais formal.

2. Concentre-se no formato

A coisa sobre o e-mail é que nem todo mundo tem tempo para lê-los cuidadosamente ou completamente. Então, a maioria das pessoas passa por ele. Por esse motivo, você deve garantir que seu e-mail siga uma formatação perfeita e sem distrações .

Certifique-se de que haja espaço em branco suficiente ao redor, reduza os parágrafos, inclua marcadores e listas e divida os conceitos com títulos e títulos. Isso permitirá que seus leitores passem facilmente pelo e-mail.

3. Revisado. Revisado. Revisado.

Por fim, nenhum texto está completo sem uma rodada de revisão. Afinal, é da natureza humana cometer erros e erros. Portanto, certifique-se de que seu e-mail esteja livre de gramática ruim , erros de ortografia, erros de digitação, estruturas de frases estranhas, erros de pontuação e muito mais. Use um verificador gramatical ou um software de verificação de escrita para garantir que seu e-mail seja de primeira qualidade!

… e pronto – você está pronto para escrever um e-mail comercial! E temos certeza de que você está ansioso para começar e impressionar seu público com conteúdo incrível.

Agora que você é um profissional quando se trata de redigir um e-mail comercial profissional, temos uma dica bônus para você!

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Leia mais: Crie boletins informativos com aparência profissional usando o Elink! Modelos e exemplos

Conclusão

E-mails comerciais são um componente-chave para alcançar seus objetivos de negócios. Use-os da maneira certa e você os verá fazer maravilhas pelo seu negócio!

Escrever e-mails comerciais pode não ter sido sua área de especialização, mas esperamos que esta postagem no blog tenha mudado isso para você!

Agora, tudo o que resta para você fazer é acessar o elink, criar seu e-mail comercial e começar a enviá-los! Boas mensagens, pessoal! Tchau!

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