Bagaimana Cara Menulis Email Bisnis yang Sempurna? (Proses & Tip)

Email telah menjadi bagian tak terelakkan dari kehidupan pribadi dan profesional Anda sehari-hari.

Jika Anda memikirkannya, tidak ada hari berlalu tanpa Anda menerima email. Studi bahkan menunjukkan bahwa rata-rata orang menerima lebih dari 100 email per hari!

Dengan lebih dari 4 miliar orang menggunakan email setiap hari, dapat dikatakan bahwa email adalah bagian penting dari komunikasi. Ya, bahkan ketika datang ke bisnis! Hampir setiap bisnis di dunia perlu mengirim email untuk berkomunikasi dengan anggota tim, klien, calon pelanggan, mitra, pemasok, dan banyak lagi.

Menulis email ke teman atau keluarga mungkin terasa mudah bagi Anda. Namun, menulis email bisnis ke klien atau bos bisa terasa sedikit menakutkan tergantung pada situasinya. Satu kata atau kalimat yang salah dapat menyebabkan miskomunikasi.

Jadi, jika Anda ingin menulis email bisnis yang sempurna, maka ini adalah tempat yang tepat untuk itu! Dalam posting blog ini, kami akan memandu Anda melalui proses langkah demi langkah yang terlibat dalam menulis email bisnis yang efektif dan membantu Anda meningkatkan komunikasi bisnis Anda secara keseluruhan!

Apakah anda siap untuk memulai? Kemudian langsung masuk!

Apa itu Email Bisnis?

Email bisnis hanyalah email yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan tertentu. Ini adalah alat komunikasi penting bagi karyawan, pelanggan, pemangku kepentingan, pelanggan, dan organisasi eksternal lainnya.

Biasanya, email bisnis jelas, ringkas, dan ditulis dengan tujuan yang jelas. Mereka bertujuan untuk menginformasikan, melibatkan, dan menginspirasi pembaca. Email bisnis terutama digunakan untuk memasarkan produk, mendukung pelanggan, mengelola keluhan, berbagi pembaruan dan informasi, dan banyak lagi. Singkatnya, itu adalah darah kehidupan komunikasi organisasi.

Email bisnis yang khas mencakup lima bagian inti:

1. Garis subjek
2. Salam resmi
3. Badan email
4. Frasa penutup/penandatanganan
5. Tanda tangan

Mengikuti format penulisan email di atas akan membantu Anda menyusun, dan menulis email bisnis Anda dengan cepat dan efektif dalam beberapa menit.

Sekarang setelah Anda mengetahui apa sebenarnya email bisnis, mari kita lihat cara membuatnya!

Bagaimana Cara Menulis Email Bisnis Profesional? (Langkah)

1. Kenali Audiens Anda

Hal pertama dan terpenting yang perlu Anda lakukan sebelum mulai menulis email bisnis adalah mengenal audiens Anda. BAGAIMANA Anda menulis email sepenuhnya bergantung pada siapa Anda menulis. Jadi, Anda perlu bertanya pada diri sendiri – siapa audiens saya?

Audiens Anda akan menentukan segalanya tentang email Anda, mulai dari nada hingga kontennya. Jadi pastikan untuk melakukan penelitian yang tepat pada pembaca email Anda, latar belakang mereka, pengetahuan, dan hal lain yang akan memberi Anda gambaran tentang siapa mereka. Melakukan hal ini juga akan membantu Anda menulis email yang lebih menarik kepada mereka.

2. Sertakan Baris Subjek

Tidak dapat disangkal bahwa baris subjek mengatakan banyak hal. Bagaimanapun, ini adalah hal pertama yang akan dilihat pembaca Anda bahkan sebelum membuka email bisnis Anda. Jadi apakah mereka memutuskan untuk membuka email Anda sepenuhnya tergantung pada apa baris subjek Anda dan bagaimana penulisannya.

Pastikan baris subjek pada email bisnis Anda sederhana, spesifik, jelas, dan juga menarik . Itu harus mengandung kata kunci yang secara singkat akan meringkas dan menyampaikan isi pesan Anda dalam satu tampilan.

3. Mulailah Dengan Salam

Setiap email harus dimulai dengan salam. Itu harus tajam, ringkas, dan formal. Bergantung pada konteks pesan yang Anda kirim, Anda dapat memilih untuk memanggil seseorang secara khusus dengan namanya. Tetapi ada kalanya Anda tidak akan menyebutkan nama jika Anda mengirimkannya ke orang yang tidak ditentukan.

Beberapa contoh salam paling umum yang dapat Anda sertakan dalam email bisnis Anda adalah Salam, Selamat Pagi, Selamat siang, Selamat malam, atau hanya Dear Dr./Mr./Miss/Mrs., dll.

4. Sertakan Kesenangan Singkat

Hal berikutnya yang harus Anda lakukan adalah memulai email bisnis Anda dengan basa-basi singkat. Sertakan baris pembuka yang menghubungkan Anda dan penerima email.

Ini dapat mencakup baris yang berbicara tentang bagaimana Anda terhubung dengan pembaca sehingga mereka diingatkan tentang interaksi Anda dan memiliki konteks untuk email Anda.

Misalnya – Senang bertemu dengan Anda di acara networking hari lalu.

Jika Anda menerima sesuatu dari penerima, maka Anda dapat memulai basa-basi Anda dengan berterima kasih kepada mereka karena menawarkan saran atau bantuan mereka atau untuk mengirim informasi atau konten.

Misalnya : Terima kasih telah membagikan artikel Anda tentang strategi bisnis. Mereka sangat berguna dan saya menghargai waktu dan usaha yang Anda ambil untuk membantu saya dengan proyek saya.

Jika Anda ingin email bisnis Anda tetap umum, Anda bisa mengucapkannya dengan mengatakan sesuatu seperti – Saya harap Anda baik-baik saja.

5. Tulis badan Email

Saatnya untuk mendapatkan real deal sekarang – isi email.

Badan email Anda harus mengikuti praktik email yang disebut ' aturan satu hal ' dan hanya fokus pada satu tindakan , bukan beberapa tindakan. Ketika beberapa tindakan disebutkan dalam email, itu menciptakan kebingungan. Anda harus selalu memasukkan hanya satu hal agar pembaca dapat memahami dengan cepat.

Tentukan tujuan email Anda di awal itu sendiri. Bersikaplah spesifik dan langsung tentang isi email tersebut.

Misalnya – Email ini mengacu pada rapat anggaran yang kami lakukan Rabu lalu. Saya telah membuat garis besar anggaran berdasarkan perkiraan pengeluaran dan biaya tambahan. Berikan tanggapan Anda tentang anggaran.

Anda harus memahami bahwa tidak ada yang suka email panjang. Semakin panjang email Anda, semakin rendah kemungkinan pembaca Anda membacanya. Jadi, pastikan Anda menulis paragraf pendek dengan beberapa kalimat. Sederhananya, tetap pendek manis, dan sederhana. Anda bahkan dapat menambahkan daftar bernomor atau poin berpoin sehingga lebih mudah dipahami oleh pembaca Anda.

6. Sertakan Informasi Tambahan

Terkadang, pembaca mungkin memerlukan informasi tambahan tentang hal-hal tertentu, seperti tautan ke sumber daya , klarifikasi tentang tugas dan aktivitas, contoh, dll. Oleh karena itu, Anda harus memastikan untuk menyertakan semua konten atau detail yang relevan tersebut dalam email bisnis Anda.

7. Tulis Ajakan Bertindak (CTA)

Biasanya, tujuan utama mengirim email bisnis adalah untuk menyelesaikan tugas atau tindakan. Jadi di akhir email, Anda perlu menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan pembaca lakukan.

Pastikan Anda menulis ajakan bertindak atau CTA tertentu sehingga tidak ada ruang untuk kebingungan atau salah tafsir dan pembaca Anda memiliki pemahaman penuh tentang apa yang seharusnya mereka lakukan. Ini akan memungkinkan mereka untuk merespons lebih efektif dan Anda akan mendapatkan hasil yang diinginkan juga.

8. Bungkus Email

Sekarang Anda hampir selesai dengan email bisnis, yang tersisa untuk dilakukan adalah menyelesaikannya dengan garis penutup yang dibuat dengan baik . Anda dapat mulai dengan berterima kasih kepada pembaca Anda untuk mengakhiri email dengan catatan positif.

Misalnya – Terima kasih atas waktu Anda ATAU Terima kasih atas pertimbangan Anda, saya menantikan tanggapan Anda/Saya berharap segera mendengar kabar dari Anda.

Akhirnya, Anda dapat menggunakan garis atau frasa penutup untuk menyelesaikan semuanya. Beberapa frasa penutup yang paling umum dan cocok termasuk ' Salam Hormat/Hormat kami, 'Hormat kami, 'Harapan Terbaik, 'Hangat', dll.

9. Beri Nama dan Berikan Informasi Kontak

Terakhir, tanda tangani nama Anda di akhir email dan tawarkan informasi kontak Anda di bawahnya. Anda dapat memberikan nama lengkap Anda jika email formal atau hanya nama depan Anda jika email informal. Juga, sertakan informasi kontak Anda seperti nomor telepon, alamat, atau situs web Anda.

Sekarang setelah Anda mengetahui langkah-langkah yang terlibat dalam menulis email bisnis, berikut adalah beberapa tip dan trik yang perlu Anda ingat selama proses tersebut. Mari lihat!

Baca Lebih Lanjut: 9 Alat Pembuat Tanda Tangan Email Terbaik di 2022

Tips Menulis Email Bisnis Profesional

1. Gunakan Nada Formal

Email bisnis Anda harus selalu bernada profesional dan formal. Itu harus sopan , lugas , dan percaya diri. Jadi, cobalah untuk menghindari penggunaan bahasa informal, ungkapan emosional, singkatan, atau kontraksi apa pun. Belum lagi, gunakan frasa atau kalimat panjang lebar agar terlihat lebih formal.

2. Fokus pada Format

Hal tentang email adalah bahwa tidak semua orang memiliki waktu untuk membacanya dengan cermat atau menyeluruh. Jadi kebanyakan orang melewatinya. Untuk alasan ini, Anda harus memastikan bahwa email Anda mengikuti pemformatan yang bebas gangguan dan mulus .

Pastikan ada ruang kosong yang cukup, buat paragraf lebih pendek, sertakan poin-poin dan daftar, dan pisahkan konsep dengan judul dan judul. Ini akan memungkinkan pembaca Anda untuk membaca email dengan mudah.

3. Mengoreksi. Mengoreksi. Mengoreksi.

Terakhir, tidak ada tulisan yang lengkap tanpa putaran proofreading. Bagaimanapun, itu adalah sifat manusia untuk membuat kesalahan dan kesalahan. Jadi pastikan email Anda bebas dari tata bahasa yang buruk , kesalahan ejaan, kesalahan ketik, struktur kalimat yang canggung, kesalahan tanda baca, dan banyak lagi. Manfaatkan pemeriksa tata bahasa atau perangkat lunak pemeriksa penulisan untuk memastikan bahwa email Anda adalah yang terbaik!

… dan voila – Anda sudah siap untuk menulis email bisnis! Dan kami yakin Anda ingin memulai dan memukau audiens Anda dengan konten yang luar biasa.

Sekarang Anda sudah ahli dalam hal menyusun email bisnis profesional, kami memiliki tip bonus untuk Anda!

KIAT BONUS: Pernahkah Anda perlu membuat email bisnis yang memiliki tombol, judul, gambar, tautan kaya, dan banyak lagi? Kami memahami bahwa ada kalanya Anda perlu mengirim email berisi pengumuman bisnis, pembaruan PR, rekap tim mingguan, email terkait pelanggan, dan banyak lagi.

Kami memiliki platform yang akan mengesankan audiens Anda dan memungkinkan Anda membuat email interaktif profesional yang indah dalam hitungan menit! Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut!

Elink: Alat Sempurna untuk Membuat Email Bisnis!

Jika Anda menjalankan bisnis, kemungkinan Anda sangat sibuk dan membutuhkan bantuan untuk membuat email bisnis yang indah dan interaktif dengan cepat!

Untungnya, kami memiliki sesuatu yang akan membantu Anda membuat email bisnis berbasis HTML yang luar biasa – elink.io. Ini adalah cara tercepat dan termudah untuk membuat dan mengirim email yang tampak indah dan responsif dalam hitungan menit!

elink hemat anggaran, mudah digunakan, dan dilengkapi dengan semua fitur yang Anda perlukan untuk membuat dan berbagi email bisnis menakjubkan yang ingin diklik orang.

Platform ini memiliki banyak koleksi template yang sepenuhnya responsif! Anda dapat memilih template, menambahkan tautan ke konten yang perlu Anda bagikan, dan elink akan membuat email bisnis interaktif yang menakjubkan dan sepenuhnya responsif untuk Anda segera!

Lihat template elink ini untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang sedang kita bicarakan!

Bagian terbaik tentang template ini adalah Anda dapat menyesuaikannya sesuka Anda. Ini berarti Anda dapat menambahkan gambar, teks, daftar poin, daftar bernomor, tombol, ikon sosial, dan pembagi ke header dan footer email bisnis Anda.

Dan, fitur elink yang paling menakjubkan adalah otomatisasi konten! Ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pembuatan konten untuk email bisnis Anda. Yang harus Anda lakukan adalah memilih sumber dan menambahkan filter untuk membuat konten Anda lebih efektif dan relevan.

Jadi apakah itu untuk membuat pengumuman perusahaan, atau berbagi berita industri dengan klien Anda, elink adalah alat yang sempurna untuk Anda!

Baca Selengkapnya: Buat Newsletter Berpenampilan Profesional Menggunakan Elink! Template & Contoh

Kesimpulan

Email bisnis adalah komponen kunci dalam mencapai tujuan bisnis Anda. Gunakan mereka dengan cara yang benar dan Anda akan melihat mereka melakukan keajaiban untuk bisnis Anda!

Menulis email bisnis mungkin bukan bidang keahlian Anda, tetapi kami berharap posting blog ini telah mengubahnya untuk Anda!

Sekarang, yang tersisa untuk Anda lakukan adalah pergi ke elink, buat email bisnis Anda, dan mulai mengirimkannya! Selamat mengirim email, teman-teman! Ciao!

Bacaan Lebih Lanjut:

7 Jenis Email yang Harus Anda Kirim ke Pelanggan Anda!

Tingkatkan Tarif Buka Email dengan 11 Tips & Trik Hebat ini!

Keterkiriman Email: Apa itu, Mengapa Penting, dan Alat yang Dapat Anda Gunakan!

11 Alat Verifikasi Email untuk Check Out pada tahun 2022