كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا مثاليًا للعمل؟ (العملية والنصائح)
نشرت: 2022-09-19أصبحت رسائل البريد الإلكتروني جزءًا لا مفر منه من حياتك الشخصية والمهنية اليومية.
إذا فكرت في الأمر ، فلن يمر يوم دون تلقيك رسالة بريد إلكتروني. تشير الدراسات إلى أن الشخص العادي يتلقى أكثر من 100 بريد إلكتروني يوميًا!
مع وجود أكثر من 4 مليارات شخص يستخدمون البريد الإلكتروني يوميًا ، من الآمن القول أن رسائل البريد الإلكتروني جزء مهم من الاتصال. نعم ، حتى عندما يتعلق الأمر بالعمل! تحتاج كل شركة في العالم تقريبًا إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتواصل مع أعضاء الفريق والعملاء والعملاء المحتملين والشركاء والموردين والمزيد.
قد يكون من السهل عليك كتابة رسالة بريد إلكتروني إلى صديق أو عائلة. ومع ذلك ، فإن كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل إلى عميل أو رئيس قد يكون مخيفًا بعض الشيء اعتمادًا على الموقف. كلمة أو جملة واحدة خاطئة يمكن أن تسبب سوء الفهم.
لذلك إذا كنت تبحث عن كتابة بريد إلكتروني مثالي للنشاط التجاري ، فهذا هو المكان المناسب لذلك! في منشور المدونة هذا ، سنرشدك خلال العملية خطوة بخطوة المتضمنة في كتابة بريد إلكتروني فعال للعمل ومساعدتك على تحسين اتصالات عملك بشكل عام!
هل أنت مستعد للبدء؟ ثم اقفز مباشرة!
ما هو البريد الإلكتروني للأعمال؟
البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو ببساطة بريد إلكتروني تستخدمه مؤسسة أو شركة معينة. إنها أداة اتصال مهمة للموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة والمشتركين والمنظمات الخارجية الأخرى.
عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل واضحة وموجزة ومكتوبة لغرض واضح. تهدف إلى إعلام القراء وإشراكهم وإلهامهم. تُستخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل بشكل أساسي لتسويق المنتجات ودعم العملاء وإدارة الشكاوى ومشاركة التحديثات والمعلومات والمزيد. باختصار ، إنه شريان حياة الاتصالات للمؤسسة.
يتضمن البريد الإلكتروني النموذجي للنشاط التجاري خمسة أجزاء أساسية:
- سطر الموضوع
- تحية رسمية
- هيئة البريد الإلكتروني
- العبارة الختامية / تسجيل الخروج
- التوقيع
سيساعدك اتباع تنسيق كتابة البريد الإلكتروني أعلاه في تنظيم وكتابة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بسرعة وفعالية في بضع دقائق.
الآن بعد أن عرفت ما هو البريد الإلكتروني للنشاط التجاري بالضبط ، دعنا نلقي نظرة على كيفية صياغة بريد إلكتروني!
كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا احترافيًا للأعمال؟ (خطوات)
1. اعرف جمهورك
أول شيء عليك القيام به قبل أن تبدأ في كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل هو التعرف على جمهورك. تعتمد الطريقة التي تكتب بها بريدك الإلكتروني تمامًا على من تكتب عنه. لذا عليك أن تسأل نفسك - من هو جمهوري؟
سيحدد جمهورك كل شيء عن بريدك الإلكتروني ، من لهجته إلى محتواه. لذا تأكد من إجراء بحث مناسب عن قارئ بريدك الإلكتروني وخلفيته ومعرفته وأي شيء آخر من شأنه أن يعطيك فكرة عن هويتهم. سيساعدك القيام بذلك أيضًا على كتابة بريد إلكتروني أكثر إقناعًا لهم.
2. تضمين سطر الموضوع
لا ينكر أن سطر الموضوع يقول الكثير. بعد كل شيء ، إنه إلى حد كبير أول شيء يراه القارئ حتى قبل فتح البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. لذا ، سواء قرروا فتح بريدك الإلكتروني أم لا ، يعتمد فقط على ماهية سطر الموضوع وكيفية كتابته.
تأكد من أن سطر الموضوع في البريد الإلكتروني للنشاط التجاري بسيط ومحدد ونقي وجذاب أيضًا . يجب أن تحتوي على كلمات رئيسية تلخص محتوى رسالتك بإيجاز وتنقلها في نظرة واحدة.
3. ابدأ بتحية
يجب أن يبدأ كل بريد إلكتروني بتحية. يجب أن تكون واضحة وموجزة ورسمية. اعتمادًا على سياق الرسالة التي ترسلها ، يمكنك اختيار مخاطبة شخص ما على وجه التحديد باسمه. ولكن هناك أوقات لا تذكر فيها اسمًا إذا كنت ترسله إلى شخص غير محدد.
بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا للتحيات التي يمكنك تضمينها في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هي التحية ، صباح الخير ، مساء الخير ، مساء الخير ، أو ببساطة عزيزي الدكتور / السيد / السيدة / السيدة ، إلخ.
4. تضمين متعة قصيرة
الشيء التالي الذي يجب عليك فعله هو أن تبدأ البريد الإلكتروني الخاص بالعمل مع مجاملة قصيرة. قم بتضمين سطر افتتاح يربط بينك وبين مستلم البريد الإلكتروني.
يمكن أن يشمل ذلك سطرًا يتحدث عن كيفية اتصالك بالقارئ بحيث يتم تذكيره بتفاعلك ويحتوي على سياق بريدك الإلكتروني.
على سبيل المثال - كان من الرائع مقابلتك في حدث التواصل في اليوم الأخير.
إذا تلقيت شيئًا من المستلم ، فيمكنك أن تبدأ مجاملة لك عن طريق شكره على تقديم مشورته أو مساعدته أو إرسال معلومات أو محتوى.
على سبيل المثال : شكرًا لك على مشاركة مقالتك حول استراتيجيات العمل. لقد كانت مفيدة للغاية وأنا أقدر الوقت والجهد اللذين تبذلهما لمساعدتي في مشروعي.
إذا كنت ترغب في الاحتفاظ ببريدك الإلكتروني للنشاط التجاري بشكل عام ، فيمكنك ببساطة أن تتمناه بقول شيء مثل - أتمنى أن تكون بخير.
5. اكتب نص البريد الإلكتروني
حان الوقت الآن للوصول إلى الصفقة الحقيقية - نص البريد الإلكتروني.
يجب أن يتبع جسم بريدك الإلكتروني ممارسة البريد الإلكتروني المسماة " قاعدة الشيء الواحد " والتركيز فقط على إجراء واحد بدلاً من إجراء متعدد. عندما يتم ذكر العديد من الإجراءات في رسالة بريد إلكتروني ، فإن ذلك يؤدي إلى حدوث ارتباك. يجب عليك دائمًا تضمين شيء واحد فقط حتى يفهمه القارئ بسرعة.
حدد الغرض من بريدك الإلكتروني في البداية نفسها. كن محددًا ومباشرًا بشأن موضوع البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال - يشير هذا البريد الإلكتروني إلى اجتماع الميزانية الذي عقدناه يوم الأربعاء الماضي. لقد أنشأت مخططًا تقريبيًا للميزانية بناءً على النفقات المتوقعة والتكاليف الإضافية. يرجى تقديم ملاحظاتك على الميزانية.
يجب أن تفهم أنه لا أحد يحب رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. كلما طالت مدة بريدك الإلكتروني ، قلت فرص قراءتك للقراء. لذا تأكد من كتابة فقرات قصيرة ببضع جمل. ببساطة ، اجعله قصيرًا وبسيطًا. يمكنك أيضًا إضافة قوائم مرقمة أو نقاط نقطية بحيث يسهل على القراء فهمها.
6. قم بتضمين معلومات إضافية
في بعض الأحيان ، قد يطلب القراء معلومات إضافية حول أشياء معينة ، مثل روابط الموارد ، وتوضيح المهام والأنشطة ، والعينات ، وما إلى ذلك. لذلك ، يجب أن تجعلها نقطة لتضمين كل تلك المحتويات أو التفاصيل ذات الصلة في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل.
7. اكتب دعوة للعمل (CTA)
عادةً ما يكون الهدف الرئيسي من إرسال بريد إلكتروني خاص بالعمل هو إنجاز مهمة أو إجراء. لذا في نهاية الرسالة الإلكترونية ، عليك أن توضح بوضوح ما يتوقع من القارئ أن يفعله.
تأكد من كتابة عبارة معينة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو CTA بحيث لا يكون هناك مجال للارتباك أو سوء التفسير وأن يكون لدى القارئ فهم كامل لما يفترض أن يفعله. سيسمح لهم ذلك بالاستجابة بشكل أكثر فاعلية وستحصل على النتيجة المرجوة أيضًا.
8. اختتام البريد الإلكتروني
أنت الآن على وشك الانتهاء من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، كل ما عليك فعله هو أن تختتمه بخط ختامي جيد التصميم . يمكنك البدء بشكر القارئ الخاص بك لإنهاء البريد الإلكتروني بملاحظة إيجابية.
على سبيل المثال - شكرًا لك على وقتك أو شكرًا على اهتمامك ، وأتطلع إلى ردك / آمل أن أسمع منك قريبًا.
أخيرًا ، يمكنك استخدام سطر أو عبارة ختامية لإنهاء الأمر برمته. تتضمن بعض العبارات الختامية الأكثر شيوعًا وملاءمة: " أطيب التحيات / تحياتي الطيبة" ، "تفضلوا بقبول فائق الاحترام ،" أطيب التمنيات "،" بحرارة "، إلخ.
9. تسمية وتقديم معلومات الاتصال
أخيرًا ، قم بتسجيل اسمك في نهاية البريد الإلكتروني واعرض معلومات الاتصال الخاصة بك تحته. يمكنك تقديم اسمك الكامل في حالة وجود بريد إلكتروني رسمي أو اسمك الأول فقط إذا كان اسمًا غير رسمي. أيضًا ، قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بك مثل رقم هاتفك أو العنوان أو موقع الويب الخاص بك.
الآن بعد أن تعرفت على الخطوات المتبعة في كتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل ، إليك بعض النصائح والحيل التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء العملية. لنلقي نظرة!
قراءة المزيد: 9 أفضل أدوات إنشاء توقيع البريد الإلكتروني في عام 2022
نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي للأعمال
1. استخدم نغمة رسمية
يجب أن يكون بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل دائمًا لهجة احترافية ورسمية. يجب أن يكون مهذبًا وصريحًا وواثقًا. لذا حاول تجنب استخدام أي نوع من اللغة غير الرسمية أو الصياغات العاطفية أو الاختصارات أو الانقباضات. ناهيك عن استخدام عبارات أو جمل كاملة لتظهر بشكل أكثر رسمية.
2. التركيز على التنسيق
الشيء الذي يتعلق بالبريد الإلكتروني هو أنه ليس لدى الجميع الوقت الكافي لقراءتها بعناية أو بدقة. لذلك معظم الناس يتصفحونه. لهذا السبب ، يجب عليك التأكد من أن بريدك الإلكتروني يتبع تنسيقًا سلسًا وخاليًا من التشتيت .
تأكد من وجود مساحة بيضاء كافية حولها ، واجعل الفقرات أقصر ، وقم بتضمين النقاط والقوائم ، وافصل المفاهيم بالعناوين والعناوين. سيسمح ذلك لقرائك بتصفح البريد الإلكتروني بسهولة.
3. التدقيق اللغوي. تصحيح. تصحيح.
أخيرًا ، لا يكتمل أي جزء من الكتابة بدون جولة من التدقيق اللغوي. بعد كل شيء ، من الطبيعة البشرية أن نرتكب الأخطاء. لذا تأكد من خلو بريدك الإلكتروني من القواعد النحوية السيئة والأخطاء الإملائية والأخطاء المطبعية وتركيبات الجمل المحرجة وأخطاء علامات الترقيم والمزيد. استفد من المدقق النحوي أو برنامج مدقق الكتابة للتأكد من أن بريدك الإلكتروني هو الأفضل!
... وفويلا - أنت مستعد تمامًا لكتابة بريد إلكتروني خاص بالعمل! ونحن على يقين من أنك ترغب في البدء وإبهار جمهورك بمحتوى مذهل.
الآن بعد أن أصبحت محترفًا عندما يتعلق الأمر بصياغة بريد إلكتروني احترافي للعمل ، لدينا نصيحة إضافية لك!
نصيحة إضافية: هل سبق لك أن احتجت إلى إنشاء بريد إلكتروني للأعمال يحتوي على أزرار وعناوين وصور وروابط منسقة والمزيد؟ نحن نتفهم أن هناك أوقاتًا تحتاج فيها إلى إرسال إعلانات تجارية عبر البريد الإلكتروني وتحديثات العلاقات العامة وملخصات الفريق الأسبوعية ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعملاء والمزيد.
لدينا منصة ستبهر جمهورك وتسمح لك بإنشاء رسائل بريد إلكتروني تفاعلية احترافية جميلة في دقائق! تابع القراءة لمعرفة المزيد!
Elink: الأداة المثالية لإنشاء رسائل بريد إلكتروني للأعمال!
إذا كنت تدير شركة ، فمن المحتمل أنك مشغول للغاية وتحتاج إلى مساعدة لإنشاء رسائل بريد إلكتروني تجارية جميلة وتفاعلية بسرعة!
لحسن الحظ ، لدينا شيء سيساعدك في إنشاء رسائل بريد إلكتروني للأعمال مبنية على HTML - elink.io. إنها أسرع وأسهل طريقة لإنشاء وإرسال رسائل بريد إلكتروني ذات مظهر جميل وسريع الاستجابة في دقائق!
تعتبر elink خفيفة على الميزانية ، وسهلة الاستخدام ، وتأتي مع جميع الميزات التي تحتاجها لإنشاء ومشاركة رسائل البريد الإلكتروني للأعمال المذهلة التي يرغب الأشخاص في النقر عليها.
تحتوي المنصة على مجموعة ضخمة من القوالب سريعة الاستجابة! يمكنك اختيار قالب وإضافة روابط إلى المحتوى الذي تريد مشاركته ، وستقوم شركة elink بإنشاء بريد إلكتروني تفاعلي مذهل ومتجاوب تمامًا للعمل على الفور!
ألق نظرة على قوالب elink هذه للحصول على فكرة عما نتحدث عنه!
أفضل جزء في هذه القوالب هو أنه يمكنك تخصيصها بالطريقة التي تريدها. هذا يعني أنه يمكنك إضافة الصور والنصوص وقوائم التعداد النقطي والقوائم المرقمة والأزرار والرموز الاجتماعية والفواصل إلى رأس وتذييل البريد الإلكتروني لعملك.
والميزة المدهشة في elink هي أتمتة المحتوى! يسمح لك بأتمتة إنشاء المحتوى لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك. كل ما عليك فعله هو اختيار المصادر وإضافة عوامل تصفية لجعل المحتوى الخاص بك أكثر فعالية وملاءمة.
لذا ، سواء كان الأمر يتعلق بإنشاء إعلان عن الشركة ، أو مشاركة أخبار الصناعة مع عملائك ، فإن elink هي الأداة المثالية لك!
قراءة المزيد: أنشئ نشرات إخبارية احترافية باستخدام Elink! القوالب والأمثلة
استنتاج
تعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مكونًا رئيسيًا في تحقيق أهداف عملك. استخدمها بالطريقة الصحيحة وسترى أنها تفعل المعجزات لعملك!
ربما لم تكن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي مجال خبرتك ، لكننا نأمل أن يكون منشور المدونة هذا قد غير ذلك من أجلك!
الآن ، كل ما تبقى لك هو الذهاب إلى Elink ، وصياغة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، والبدء في إرسالها! إرسال بريد إلكتروني سعيد ، أيها الناس! تشاو!
يقرأ المزيد:
7 أنواع من رسائل البريد الإلكتروني يجب أن ترسلها إلى عملائك!
قم بتحسين معدلات فتح البريد الإلكتروني باستخدام هذه النصائح والحيل الـ 11 القوية!
تسليم البريد الإلكتروني: ما هو ، ولماذا هو مهم ، والأدوات التي يمكنك استخدامها!
11 أداة للتحقق من البريد الإلكتروني للتحقق منها في عام 2022
