완벽한 비즈니스 이메일을 작성하는 방법? (프로세스 및 팁)

이메일은 일상적인 개인 생활과 직업 생활에서 피할 수 없는 부분이 되었습니다.

곰곰이 생각해보면 하루도 이메일을 받지 않은 날이 없습니다. 연구에 따르면 평균적인 사람은 하루에 100개 이상의 이메일을 수신합니다!

매일 40억 명이 넘는 사람들이 이메일을 사용하고 있기 때문에 이메일은 커뮤니케이션의 중요한 부분이라고 해도 과언이 아닙니다. 예, 비즈니스에 관해서도! 전 세계 거의 모든 비즈니스는 팀 구성원, 고객, 잠재 고객, 파트너, 공급업체 등과 커뮤니케이션하기 위해 이메일을 보내야 합니다.

친구나 가족에게 이메일을 쓰는 것이 쉽지 않을 수 있습니다. 하지만 고객이나 상사에게 비즈니스 이메일을 쓰는 것은 상황에 따라 다소 겁이 날 수 있습니다. 하나의 잘못된 단어나 문장이 잘못된 의사소통을 유발할 수 있습니다.

따라서 완벽한 비즈니스 이메일을 작성하려는 경우 이것이 바로 여기에 적합합니다! 이 블로그 게시물에서는 효과적인 비즈니스 이메일 작성과 관련된 단계별 프로세스를 안내하고 전반적인 비즈니스 커뮤니케이션을 개선하는 데 도움을 드립니다!

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비즈니스 이메일이란 무엇입니까?

비즈니스 이메일 은 단순히 특정 조직이나 회사에서 사용하는 이메일입니다. 직원, 고객, 이해 관계자, 가입자 및 기타 외부 조직을 위한 중요한 커뮤니케이션 도구입니다.

일반적으로 비즈니스 이메일은 명확하고 간결하며 명확한 목적을 가지고 작성됩니다. 그들은 독자들에게 정보를 제공하고 참여시키고 영감을 주는 것을 목표로 합니다. 비즈니스 이메일은 주로 제품 마케팅, 고객 지원, 불만 관리, 업데이트 및 정보 공유 등에 사용됩니다. 한마디로 조직의 커뮤니케이션 생명선입니다.

일반적인 비즈니스 이메일에는 5가지 핵심 부분이 포함됩니다.

1. 제목 줄
2. 정식 인사
3. 이메일 본문
4. 마무리 문구/승인
5. 서명

위의 이메일 작성 형식을 따르면 몇 분 안에 비즈니스 이메일을 구조화하고 빠르고 효과적으로 작성할 수 있습니다.

이제 비즈니스 이메일이 정확히 무엇인지 알았으므로 이메일을 만드는 방법을 살펴보겠습니다!

전문 비즈니스 이메일을 작성하는 방법? (단계)

1. 청중을 알아라

비즈니스 이메일을 작성하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 청중을 알아가는 것입니다. 이메일을 작성하는 방법은 전적으로 귀하가 누구를 위해 작성하는지에 달려 있습니다. 따라서 자신에게 물어볼 필요가 있습니다. 내 청중은 누구입니까?

청중은 어조에서 내용에 이르기까지 이메일에 대한 모든 것을 결정할 것입니다. 따라서 이메일 의 독자, 배경, 지식, 그리고 그들이 누구인지에 대한 아이디어를 줄 수 있는 모든 것에 대해 적절한 조사를 해야 합니다. 이렇게 하면 더 설득력 있는 이메일을 작성하는 데 도움이 됩니다.

2. 제목 포함

제목이 많은 것을 말해준다는 사실을 부정하는 것은 아닙니다. 결국, 독자가 비즈니스 이메일을 열기 전에 가장 먼저 보게 되는 것입니다. 따라서 그들이 귀하의 이메일을 열기로 결정했는지 여부는 전적으로 귀하의 제목 행과 작성 방법에 달려 있습니다.

비즈니스 이메일의 제목은 단순하고 구체적이며 또렷하고 시선을 사로잡아야 합니다. 메시지 내용을 간략하게 요약하고 한 번에 전달할 수 있는 키워드를 포함해야 합니다.

3. 인사말로 시작하기

모든 이메일은 인사말로 시작해야 합니다. 명확하고 간결하며 형식적이어야 합니다. 보내는 메시지의 컨텍스트에 따라 특정 사람의 이름을 지정하도록 선택할 수 있습니다. 하지만 불특정 다수에게 보내는 경우 이름을 언급하지 않는 경우가 있습니다.

비즈니스 이메일에 포함할 수 있는 가장 일반적인 인사말의 예는 인사말, 좋은 아침, 좋은 오후, 좋은 저녁 또는 단순히 Dear Dr./Mr./Miss/Mrs. 등입니다.

4. 짧은 즐거움을 포함하십시오

다음으로 해야 할 일은 짧은 인사말로 비즈니스 이메일을 시작하는 것입니다. 귀하와 이메일 수신자 를 연결하는 시작 라인을 포함하십시오.

여기에는 독자가 귀하의 상호 작용을 상기시키고 귀하의 이메일에 대한 컨텍스트를 알 수 있도록 귀하가 독자와 어떻게 연결했는지에 대한 내용이 포함될 수 있습니다.

예를 들어 – 지난 날 네트워킹 행사에서 만나서 반가웠습니다.

받는 사람으로부터 무언가를 받았다면 조언이나 도움을 제공하거나 정보나 내용을 보내준 것에 대해 감사를 표하는 것으로 즐거운 시간을 시작할 수 있습니다.

예 : 비즈니스 전략에 대한 기사를 공유해 주셔서 감사합니다. 그것들은 매우 유용했고 내 프로젝트를 돕기 위해 시간과 노력을 들인 것에 감사드립니다.

비즈니스 이메일을 일반적으로 유지하려면 다음과 같이 말함으로써 간단히 소원할 수 있습니다.

5. 이메일 본문 작성

이제 실제 거래에 도달할 시간입니다. 이메일의 본문입니다.

이메일 본문은 ' 한 가지 규칙 '이라는 이메일 관행을 따라야 하며 여러 작업 대신 한 가지 작업에만 집중해야 합니다. 이메일에 여러 작업이 언급되면 혼란을 야기합니다. 독자가 빨리 이해할 수 있도록 항상 한 가지만 포함해야 합니다.

처음에 이메일의 목적을 정의하십시오. 이메일 내용에 대해 구체적이고 직접적으로 설명하세요.

예를 들어 – 이 이메일은 지난 수요일에 있었던 예산 회의에 관한 것입니다. 예상 비용과 추가 비용을 기준으로 대략적인 예산 개요를 작성했습니다. 예산에 대한 의견을 보내주십시오.

아무도 긴 이메일을 좋아하지 않는다는 것을 이해해야 합니다. 이메일이 길수록 독자가 이메일을 읽을 가능성이 낮아집니다. 따라서 몇 문장으로 짧은 단락을 작성해야 합니다. 간단하고 달콤하고 간단하게 짧게 유지하십시오. 독자가 더 쉽게 이해할 수 있도록 번호 목록이나 글머리 기호를 추가할 수도 있습니다.

6. 추가 정보 포함

때때로 독자는 리소스에 대한 링크 , 작업 및 활동에 대한 설명, 샘플 등과 같은 특정 사항에 대한 추가 정보를 요구할 수 있습니다. 따라서 비즈니스 이메일에 모든 관련 콘텐츠 또는 세부 정보를 포함해야 합니다.

7. 행동 촉구(CTA) 작성

일반적으로 비즈니스 이메일을 보내는 주요 목적은 작업 또는 작업을 수행하는 것입니다. 따라서 이메일이 끝날 때까지 독자가 무엇을 해야 하는지 명확하게 설명해야 합니다.

혼란이나 오해의 여지가 없고 독자가 해야 할 일을 완전히 이해할 수 있도록 구체적인 클릭 유도문안 또는 CTA를 작성해야 합니다. 이렇게 하면 더 효과적으로 응답할 수 있고 원하는 결과도 얻을 수 있습니다.

8. 이메일 마무리

이제 비즈니스 이메일 작성이 거의 끝났습니다. 이제 잘 구성된 마감 라인 으로 마무리하기만 하면 됩니다. 이메일을 긍정적으로 끝내도록 독자에게 감사하는 것으로 시작할 수 있습니다.

예를 들어 – 시간 내 주셔서 감사합니다 또는 고려해주셔서 감사합니다. 귀하의 응답을 기다리겠습니다/곧 연락을 드리겠습니다.

마지막으로 닫는 줄이나 문구를 사용하여 전체를 마무리할 수 있습니다. 가장 일반적이고 적절한 닫는 문구에는 ' 안부/친절한 인사, '진심으로', '잘 부탁드립니다', '따뜻하게' 등이 있습니다.

9. 이름 및 연락처 정보 제공

마지막으로, 이메일 끝에 귀하의 이름에 서명하고 그 아래에 귀하의 연락처 정보를 제공하십시오. 공식 이메일의 경우 전체 이름을 제공하거나 비공식 이메일의 경우 이름만 제공할 수 있습니다. 또한 전화번호, 주소 또는 웹사이트와 같은 연락처 정보를 포함하십시오.

이제 비즈니스 이메일 작성과 관련된 단계를 알았으므로 프로세스 중에 염두에 두어야 할 몇 가지 팁과 요령이 있습니다. 한 번 보자!

더 읽어보기: 2022년 최고의 이메일 서명 생성기 도구 9가지

전문 비즈니스 이메일 작성을 위한 팁

1. 격식 있는 어조 사용

비즈니스 이메일은 항상 전문적이고 격식 있는 어조여야 합니다. 예의 바르고 , 직설적 이며, 자신감이 있어야 합니다. 따라서 모든 종류의 비공식적인 언어, 감정적 표현, 약어 또는 축약어를 사용하지 마십시오. 말할 것도 없이, 전체 길이의 구나 문장을 사용하여 더 격식을 차리십시오.

2. 형식에 집중

이메일의 문제는 모든 사람이 이메일을 주의 깊게 또는 철저히 읽을 시간이 없다는 것입니다. 그래서 대부분의 사람들은 그것을 훑어 봅니다. 이러한 이유로 이메일이 산만하지 않고 원활한 형식 을 따르도록 해야 합니다.

주변에 충분한 여백이 있는지 확인하고 단락을 더 짧게 만들고 글머리 기호와 목록을 포함하고 제목과 제목으로 개념을 나누세요. 이렇게 하면 독자가 이메일을 쉽게 훑어볼 수 있습니다.

3. 교정. 교정. 교정.

마지막으로 한 번의 교정 없이는 어떤 글도 완성되지 않습니다. 결국 실수와 실수를 하는 것은 인간의 본성입니다. 따라서 이메일에 잘못된 문법 , 철자 오류, 오타, 어색한 문장 구조, 구두점 오류 등이 없는지 확인하십시오. 문법 검사기 또는 쓰기 검사기 소프트웨어를 사용하여 이메일이 최고 수준인지 확인하십시오!

... 그리고 짜잔 – 이제 비즈니스 이메일을 작성할 준비가 되었습니다! 그리고 우리는 당신이 시작하고 놀라운 콘텐츠로 청중을 놀라게 하고 싶어 할 것이라고 확신합니다.

이제 전문 비즈니스 이메일 초안 작성에 있어 전문가가 되셨으므로 보너스 팁이 있습니다!

보너스 팁: 버튼, 제목, 이미지, 리치 링크 등이 포함된 비즈니스 이메일을 만들어야 했던 적이 있습니까? 비즈니스 공지, PR 업데이트, 주간 팀 요약, 고객 관련 이메일 등을 이메일로 보내야 하는 경우가 있다는 것을 알고 있습니다.

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Elink: 비즈니스 이메일 작성을 위한 완벽한 도구!

비즈니스를 운영 중이라면 매우 바빠서 아름다운 대화형 비즈니스 이메일을 신속하게 작성하는 데 도움이 필요할 수 있습니다!

다행히도 놀라운 HTML 기반 비즈니스 이메일을 만드는 데 도움이 되는 elink.io가 있습니다. 아름답고 반응이 좋은 이메일을 몇 분 만에 만들고 보낼 수 있는 가장 빠르고 쉬운 방법입니다!

elink는 경제적이고 사용하기 쉬우며 사람들이 클릭하고 싶어하는 멋진 비즈니스 이메일을 만들고 공유하는 데 필요한 모든 기능을 갖추고 있습니다.

플랫폼에는 반응형 템플릿이 엄청나게 많이 있습니다! 템플릿을 선택하고 공유해야 하는 콘텐츠에 대한 링크를 추가할 수 있습니다. 그러면 elink는 즉시 놀랍고 완벽하게 반응하는 대화형 비즈니스 이메일을 생성합니다!

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이 템플릿의 가장 좋은 점은 원하는 대로 사용자 지정할 수 있다는 것입니다. 즉, 이미지, 텍스트, 글머리 기호 목록, 번호 매기기 목록, 버튼, 소셜 아이콘 및 구분선을 비즈니스 이메일의 머리글과 바닥글에 추가할 수 있습니다.

그리고 elink의 가장 놀라운 기능은 컨텐츠 자동화입니다! 이를 통해 비즈니스 이메일에 대한 콘텐츠 생성을 자동화할 수 있습니다. 소스를 선택하고 필터를 추가하여 콘텐츠를 보다 효과적이고 관련성 있게 만들기만 하면 됩니다.

따라서 회사 발표를 작성하든 고객과 업계 뉴스를 공유하든 elink는 완벽한 도구입니다!

더 읽어보기: Elink를 사용하여 전문적인 뉴스레터를 만드십시오! 템플릿 및 예제

결론

비즈니스 이메일은 비즈니스 목표를 달성하기 위한 핵심 구성 요소입니다. 올바른 방법으로 사용하면 귀하의 비즈니스에 놀라운 일을 하는 것을 보게 될 것입니다!

비즈니스 이메일 작성은 전문 분야가 아닐 수도 있지만 이 블로그 게시물이 귀하의 전문 분야를 바꾸었길 바랍니다!

이제 elink로 이동하여 비즈니스 이메일을 작성하고 발송하기만 하면 됩니다! 즐거운 이메일 보내세요, 여러분! 챠오!

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