วิธีการเขียนอีเมลธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ? (กระบวนการและเคล็ดลับ)
เผยแพร่แล้ว: 2022-09-19อีเมลกลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
หากคุณคิดเกี่ยวกับมัน ไม่มีวันผ่านไปโดยที่คุณไม่ได้รับอีเมล จากการศึกษาพบว่าคนทั่วไปได้รับอีเมลมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน!
ด้วยผู้คนมากกว่า 4 พันล้านคนที่ใช้อีเมลทุกวัน การกล่าวว่าอีเมลเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารจึงปลอดภัย ใช่ แม้ว่าจะเป็นเรื่องของธุรกิจก็ตาม! ธุรกิจเกือบทุกแห่งในโลกจำเป็นต้องส่งอีเมลเพื่อสื่อสารกับสมาชิกในทีม ลูกค้า ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คู่ค้า ซัพพลายเออร์ และอื่นๆ
การเขียนอีเมลถึงเพื่อนหรือครอบครัวอาจเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม การเขียนอีเมลธุรกิจถึงลูกค้าหรือเจ้านายอาจรู้สึกข่มขู่เล็กน้อย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คำหรือประโยคที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดการสื่อสารผิดพลาดได้
ดังนั้น หากคุณต้องการเขียนอีเมลธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ ที่นี่คือที่ที่ใช่! ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับกระบวนการทีละขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการเขียนอีเมลธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ และช่วยคุณปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจโดยรวมของคุณ!
คุณพร้อมที่จะเริ่มต้นหรือยัง? แล้วโดดเข้าไปเลย!
อีเมลธุรกิจคืออะไร?
อีเมลธุรกิจ เป็นเพียงอีเมลที่ใช้โดยองค์กรหรือบริษัทเฉพาะ เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญสำหรับพนักงาน ลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สมาชิก และองค์กรภายนอกอื่นๆ
โดยปกติ อีเมลธุรกิจจะมีความชัดเจน กระชับ และเขียนโดยมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูล มีส่วนร่วม และสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อ่าน อีเมลธุรกิจส่วนใหญ่ใช้เพื่อทำการตลาดผลิตภัณฑ์ สนับสนุนลูกค้า จัดการข้อร้องเรียน แบ่งปันข้อมูลอัปเดตและข้อมูล และอื่นๆ โดยสรุปแล้ว มันคือสัดส่วนหลักของการสื่อสารขององค์กร
อีเมลธุรกิจโดยทั่วไปประกอบด้วยห้าส่วนหลัก:
- หัวเรื่อง
- คำทักทายอย่างเป็นทางการ
- เนื้อหาอีเมล
- วลีปิด/การลงชื่อออก
- ลายเซ็น
การปฏิบัติตามรูปแบบการเขียนอีเมลข้างต้นจะช่วยให้คุณจัดโครงสร้างและเขียนอีเมลธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพภายในไม่กี่นาที
เมื่อคุณทราบแล้วว่าอีเมลธุรกิจคืออะไร มาดูวิธีสร้างอีเมลกันเลย!
จะเขียนอีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพได้อย่างไร (ขั้นตอน)
1. รู้จักผู้ชมของคุณ
สิ่งแรกและสำคัญที่สุดที่คุณต้องทำก่อนเริ่มเขียนอีเมลธุรกิจคือการทำความรู้จักกับผู้ชมของคุณ วิธีที่คุณเขียนอีเมลนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณเขียนถึงใคร คุณต้องถามตัวเองว่า ใครคือผู้ชมของฉัน?
ผู้ชมของคุณจะเป็นผู้กำหนดทุกอย่างเกี่ยวกับอีเมลของคุณ ตั้งแต่น้ำเสียงไปจนถึงเนื้อหา ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำการ วิจัยอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับผู้อ่าน อีเมลของคุณ ภูมิหลัง ความรู้ และสิ่งอื่นใดที่จะทำให้คุณทราบว่าพวกเขาเป็นใคร การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่น่าสนใจยิ่งขึ้นถึงพวกเขา
2. รวมหัวเรื่อง
ปฏิเสธไม่ได้ว่าหัวเรื่องพูดมาก เพราะเป็นสิ่งแรกที่ผู้อ่านของคุณจะเห็นก่อนที่จะเปิดอีเมลธุรกิจของคุณด้วยซ้ำ ดังนั้นการที่พวกเขาตัดสินใจเปิดอีเมลของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าหัวเรื่องของคุณคืออะไรและเขียนอย่างไร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องในอีเมลธุรกิจของคุณนั้น เรียบง่าย เจาะจง ชัดเจน และสะดุดตา ต้องมีคำหลักที่จะสรุปสั้น ๆ และถ่ายทอดเนื้อหาของข้อความของคุณในรูปลักษณ์เดียว
3. เริ่มต้นด้วยคำทักทาย
อีเมลทุกฉบับต้องขึ้นต้นด้วยคำทักทาย ควรมีความชัดเจน รัดกุม และเป็นทางการ ขึ้นอยู่กับบริบทของข้อความที่คุณกำลังส่ง คุณสามารถเลือกที่จะระบุชื่อบุคคลโดยเฉพาะได้ แต่มีบางครั้งที่คุณจะไม่เอ่ยชื่อหากคุณส่งไปยังบุคคลที่ไม่ระบุชื่อ
ตัวอย่างคำทักทายทั่วไปบางส่วนที่คุณสามารถใส่ไว้ในอีเมลธุรกิจได้ เช่น คำทักทาย สวัสดีตอนเช้า สวัสดีตอนบ่าย สวัสดีตอนเย็น หรือเพียงแค่ Dear Dr./Mr./Miss/Mrs. เป็นต้น
4. รวมความสุขสั้น ๆ
สิ่งต่อไปที่คุณควรทำคือเริ่มต้นอีเมลธุรกิจด้วยความเพลิดเพลินสั้นๆ รวม บรรทัดเริ่มต้นที่เชื่อมต่อ คุณและผู้รับอีเมล
ซึ่งอาจรวมถึงบรรทัดที่พูดถึงวิธีที่คุณเชื่อมต่อกับผู้อ่าน เพื่อให้พวกเขาได้รับการเตือนเกี่ยวกับการโต้ตอบของคุณและมีบริบทสำหรับอีเมลของคุณ
ตัวอย่างเช่น – ยินดีที่ได้พบคุณที่งานเครือข่ายของวันสุดท้าย
หากคุณได้รับบางอย่างจากผู้รับ คุณสามารถเริ่มต้นความสุขด้วยการขอบคุณพวกเขาที่เสนอคำแนะนำหรือความช่วยเหลือ หรือสำหรับการส่งข้อมูลหรือเนื้อหา
ตัวอย่างเช่น ขอขอบคุณสำหรับการแบ่งปันบทความของคุณเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง และฉันขอขอบคุณที่สละเวลาและความพยายามของคุณเพื่อช่วยฉันทำโปรเจกต์
หากคุณต้องการให้อีเมลธุรกิจของคุณเป็นแบบทั่วไป คุณสามารถอวยพรได้โดยพูดประมาณว่า – ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี
5. เขียนเนื้อหาอีเมล
ถึงเวลาจัดการจริงแล้ว – เนื้อหาของอีเมล
เนื้อหาอีเมลของคุณต้องปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติของอีเมลที่เรียกว่า ' กฎสิ่งเดียว ' และ มุ่งเน้นที่การดำเนินการ เดียวเท่านั้นแทนที่จะเป็นหลายรายการ เมื่อมีการกล่าวถึงการดำเนินการหลายอย่างในอีเมล จะทำให้เกิดความสับสน คุณควรใส่เพียงสิ่งเดียวเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
กำหนดวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณตั้งแต่เริ่มต้น เจาะจงและตรงไปตรงมาเกี่ยวกับสิ่งที่อีเมลกล่าวถึง
ตัวอย่างเช่น – อีเมลนี้อ้างอิงถึงการประชุมงบประมาณที่เรามีเมื่อวันพุธที่แล้ว ฉันได้สร้างโครงร่างคร่าวๆ ของงบประมาณตามค่าใช้จ่ายที่คาดหวังและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โปรดให้ข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับงบประมาณ
คุณต้องเข้าใจว่าไม่มีใครชอบอีเมลยาวๆ ยิ่งอีเมลของคุณยาวเท่าไร โอกาสที่ผู้อ่านของคุณจะอ่านก็ยิ่งน้อยลงเท่านั้น ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณเขียนย่อหน้าสั้น ๆ ด้วยสองสามประโยค พูดสั้นๆ ให้สั้นและเรียบง่าย คุณยังสามารถเพิ่มรายการลำดับเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่ายขึ้น
6. รวมข้อมูลเพิ่มเติม
บางครั้ง ผู้อ่านอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบางสิ่ง เช่น ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูล การชี้แจงเกี่ยวกับงานและกิจกรรม ตัวอย่าง ฯลฯ ดังนั้น คุณต้องรวมเนื้อหาหรือรายละเอียดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในอีเมลธุรกิจของคุณ
7. เขียนคำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA)
โดยปกติ วัตถุประสงค์หลักของการส่งอีเมลธุรกิจคือการทำงานหรือการดำเนินการให้สำเร็จ ดังนั้นในตอนท้ายของอีเมล คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าผู้อ่านคาดหวังจะทำอะไร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเขียนคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือ CTA โดยเฉพาะเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนหรือการตีความผิด และผู้อ่านของคุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่พวกเขาควรทำ นี้จะช่วยให้ตอบสนองได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการเช่นกัน
8. สรุปอีเมล
ตอนนี้คุณใกล้จะเสร็จสิ้นกับอีเมลธุรกิจแล้ว สิ่งที่คุณต้องทำก็คือปิดท้ายด้วย บรรทัดปิดที่สร้าง มาอย่างดี คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการขอบคุณผู้อ่านที่ทิ้งท้ายอีเมลไว้อย่างมีความสุข
ตัวอย่างเช่น – ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ หรือ ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ ฉันหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณ / ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณในไม่ช้า
สุดท้าย คุณสามารถใช้บรรทัดปิดหรือวลีเพื่อสรุปเรื่องราวทั้งหมดได้ วลีปิดที่ใช้บ่อยและเหมาะสมที่สุด ได้แก่ ' ขอแสดงความนับถือ / ขอแสดงความนับถือ ' ขอแสดงความนับถือ ' ด้วยความปรารถนาดี ' อย่างอบอุ่น ' ฯลฯ
9. ชื่อและให้ข้อมูลติดต่อ
สุดท้าย เซ็นชื่อของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมลและให้ข้อมูลติดต่อของคุณด้านล่าง คุณสามารถระบุชื่อเต็มของคุณในกรณีที่เป็นอีเมลที่เป็นทางการหรือเพียงแค่ชื่อจริงของคุณหากเป็นชื่อที่ไม่เป็นทางการ รวมถึงข้อมูลติดต่อของคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ หรือเว็บไซต์ของคุณ
เมื่อคุณทราบขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการเขียนอีเมลธุรกิจแล้ว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและกลเม็ดบางประการที่คุณต้องคำนึงถึงในระหว่างกระบวนการ มาดูกัน!
อ่านเพิ่มเติม: 9 เครื่องมือสร้างลายเซ็นอีเมลที่ดีที่สุดในปี 2022
เคล็ดลับในการเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมืออาชีพ
1. ใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการ
อีเมลธุรกิจของคุณต้องมีความเป็นมืออาชีพและเป็นทางการเสมอ ควรมีความ สุภาพ ตรงไปตรงมา และมั่นใจ ดังนั้น พยายามหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ การใช้ถ้อยคำทางอารมณ์ คำย่อ หรือการย่อ ไม่ต้องพูดถึง ใช้วลีหรือประโยคที่มีความยาวเต็มเพื่อให้ดูเป็นทางการมากขึ้น
2. มุ่งเน้นไปที่รูปแบบ
สิ่งที่เกี่ยวกับอีเมลคือไม่ใช่ทุกคนที่มีเวลาอ่านอย่างถี่ถ้วนหรือละเอียดถี่ถ้วน คนส่วนใหญ่จึงมองข้ามมันไป ด้วยเหตุนี้ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีรูปแบบ ที่ปราศจากสิ่งรบกวน และ ราบรื่น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่ว่างรอบๆ เพียงพอ ทำให้ย่อหน้าสั้นลง รวมหัวข้อย่อยและรายการ และแยกแนวคิดด้วยหัวเรื่องและชื่อเรื่อง วิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านอ่านผ่านอีเมลได้อย่างง่ายดาย
3. พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร พิสูจน์อักษร
สุดท้ายนี้ ไม่มีงานเขียนใดที่สมบูรณ์หากไม่มีการพิสูจน์อักษร ท้ายที่สุดแล้ว ในธรรมชาติของมนุษย์ที่จะทำผิดพลาดและผิดพลาด ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณ ปราศจากไวยากรณ์ที่ไม่ดี การสะกดผิด การพิมพ์ผิด โครงสร้างประโยคที่น่าอึดอัด เครื่องหมายวรรคตอน และอื่นๆ ใช้ตัวตรวจสอบไวยากรณ์หรือซอฟต์แวร์ตรวจสอบการเขียนเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีคุณภาพสูงสุด!
… และ voila – คุณพร้อมที่จะเขียนอีเมลธุรกิจแล้ว! และเรามั่นใจว่าคุณต้องการเริ่มต้นและทำให้ผู้ชมของคุณประทับใจด้วยเนื้อหาที่น่าทึ่ง
ตอนนี้คุณเป็นมืออาชีพในการร่างอีเมลธุรกิจแบบมืออาชีพแล้ว เรามีเคล็ดลับโบนัสให้คุณ!
เคล็ดลับโบนัส: คุณเคยต้องการสร้างอีเมลธุรกิจที่มีปุ่ม หัวเรื่อง รูปภาพ ลิงก์ที่สมบูรณ์ และอื่นๆ หรือไม่? เราเข้าใจดีว่ามีบางครั้งที่คุณต้องส่งอีเมลประกาศทางธุรกิจ อัปเดตการประชาสัมพันธ์ สรุปทีมประจำสัปดาห์ อีเมลเกี่ยวกับลูกค้า และอื่นๆ
เรามีแพลตฟอร์มที่จะสร้างความประทับใจให้ผู้ชมของคุณและช่วยให้คุณสร้างอีเมลโต้ตอบแบบมืออาชีพที่สวยงามได้ในเวลาไม่กี่นาที! อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม!
Elink: เครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการสร้างอีเมลธุรกิจ!
หากคุณกำลังทำธุรกิจ มีโอกาสที่คุณกำลังยุ่งมากและต้องการความช่วยเหลือในการสร้างอีเมลธุรกิจเชิงโต้ตอบที่สวยงามได้อย่างรวดเร็ว!
โชคดีที่เรามีบางสิ่งที่จะช่วยให้คุณสร้างอีเมลธุรกิจที่ใช้ HTML ได้อย่างน่าทึ่ง – elink.io เป็นวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการสร้างและส่งอีเมลที่ดูสวยงามและตอบสนองได้ภายในไม่กี่นาที!
elink ใช้งบประมาณเพียงเล็กน้อย ใช้งานง่าย และมาพร้อมกับคุณสมบัติทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างและแชร์อีเมลธุรกิจอันน่าทึ่งที่ผู้คนต้องการคลิกผ่าน
แพลตฟอร์มนี้มีเทมเพลตที่ตอบสนองอย่างเต็มที่มากมาย! คุณสามารถเลือกเทมเพลต เพิ่มลิงก์ไปยังเนื้อหาที่คุณต้องการแชร์ และ elink จะสร้างอีเมลธุรกิจเชิงโต้ตอบที่น่าทึ่งและตอบสนองได้อย่างเต็มที่สำหรับคุณทันที!
ดูเทมเพลต elink เหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจว่าเรากำลังพูดถึงอะไร!
ส่วนที่ดีที่สุดเกี่ยวกับเทมเพลตเหล่านี้คือคุณสามารถปรับแต่งได้ตามที่คุณต้องการ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มรูปภาพ ข้อความ รายการหัวข้อย่อย รายการที่มีหมายเลข ปุ่ม ไอคอนโซเชียล และตัวแบ่งในส่วนหัวและส่วนท้ายของอีเมลธุรกิจของคุณ
และคุณสมบัติที่น่าทึ่งที่สุดของ elink คือระบบอัตโนมัติของเนื้อหา! ช่วยให้คุณสามารถสร้างเนื้อหาสำหรับอีเมลธุรกิจของคุณได้โดยอัตโนมัติ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกแหล่งที่มาและเพิ่มตัวกรองเพื่อทำให้เนื้อหาของคุณมีประสิทธิภาพและมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น
ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นการสร้างประกาศของบริษัท หรือแบ่งปันข่าวอุตสาหกรรมกับลูกค้าของคุณ elink เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณ!
อ่านเพิ่มเติม: สร้างจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพโดยใช้ Elink! แม่แบบและตัวอย่าง
บทสรุป
อีเมลธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ ใช้อย่างถูกวิธีแล้วคุณจะเห็นว่าพวกเขาทำสิ่งมหัศจรรย์สำหรับธุรกิจของคุณ!
การเขียนอีเมลธุรกิจอาจไม่ใช่ความเชี่ยวชาญของคุณ แต่เราหวังว่าบล็อกโพสต์นี้จะเปลี่ยนแปลงสิ่งนั้นสำหรับคุณ!
ตอนนี้ สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่ elink สร้างอีเมลธุรกิจของคุณ และเริ่มส่งออกได้เลย! ขอให้มีความสุขกับการส่งอีเมลนะคะทุกคน! เชา!
อ่านเพิ่มเติม:
7 ประเภทอีเมลที่คุณต้องส่งถึงลูกค้า!
ปรับปรุงอัตราการเปิดอีเมลด้วย 11 เคล็ดลับและเทคนิคอันทรงพลังเหล่านี้!
ความสามารถในการส่งอีเมล: มันคืออะไร ทำไมมันถึงสำคัญ และเครื่องมือที่คุณสามารถใช้ได้!
11 เครื่องมือยืนยันอีเมลที่จะชำระเงินในปี 2022
