7 лучших бесплатных программ для управления мероприятиями

Программное обеспечение для управления событиями позволяет пользователям планировать, выполнять события и составлять отчеты о них.

Представьте себе: вы организатор мероприятий, которому нужно организовать корпоративное мероприятие для гибридных сотрудников организации и обеспечить бесперебойную работу — от предварительного планирования до постпланирования. Выполняя все эти задачи, вы сталкиваетесь с неадекватным бюджетом, беспорядочной регистрацией и неинтересной аудиторией? Управление событиями требует тщательного планирования и выполнения, что иногда может быть довольно сложным. Здесь может помочь инструмент управления событиями.

Программное обеспечение для управления мероприятиями помогает организаторам мероприятий планировать, проводить и управлять онлайн-, личными и гибридными мероприятиями. Он предлагает инструменты, которые помогают пользователям управлять регистрацией посетителей, координацией, маркетингом событий и управлением пространством. Но если вы не хотите изначально инвестировать, пока не разберетесь в функциях программного обеспечения, почему бы не рассмотреть бесплатный инструмент для управления вашими мероприятиями? Это даст вам возможность понять, как работает система, и перейти на платную версию, как только вы узнаете, насколько она соответствует вашим бизнес-целям.

В этой статье в алфавитном порядке представлены семь лучших бесплатных программных продуктов для управления мероприятиями, основанные на проверенных обзорах программного обеспечения. Читать далее.

1. Airmeet: режим предварительного просмотра для онлайн-мероприятий.

Airmeet — это онлайн-платформа управления мероприятиями для виртуальных саммитов, конференций, встреч и сетевых семинаров. С помощью этого программного обеспечения специалисты по организации мероприятий могут создавать онлайн-мероприятия и просматривать их в режиме предварительного просмотра, фактически не запуская мероприятие. Вы можете использовать панель инструментов сообщества или панель событий, чтобы войти в режим предварительного просмотра. Инструмент также позволяет приостанавливать и настраивать параметры прямых трансляций в этом режиме.

• Профили участников мероприятия: узнайте больше об участниках и начните содержательные разговоры, щелкнув их изображение в социальной гостиной, которая является приветственной зоной для онлайн-участников.Профиль каждого участника включает их представление, интересы и ссылки на их учетные записи в социальных сетях.

• Напоминания о сеансах: добавьте в закладки онлайн-мероприятие и установите онлайн-напоминания и подтверждения для предстоящих сеансов.Как организатор мероприятий, вы также можете настраивать свои электронные письма, используя шрифты, изображения и GIF-файлы, а также устанавливать время доставки напоминаний.

• Аналитика событий. Измеряйте вовлеченность ваших виртуальных событий с помощью отчетов аналитики событий, доступных на панели инструментов.Некоторые из отчетов, предлагаемых инструментом, которые могут помочь вам получить представление о событиях, включают основной отчет, отчет о вопросах и ответах, а также отчеты о чате и гостиной.

Варианты поддержки клиентов : телефон, электронная почта и чат.

2. Bookwhen: предлагает 50 мест для бронирования в месяц бесплатно.

Bookwhen — это облачная платформа бронирования и планирования, которую можно использовать для бронирования мероприятий. Программное обеспечение позволяет настраивать формы бронирования мероприятий, принимать платежи через поставщика платежных услуг и настраивать напоминания по электронной почте. Бесплатная версия программного обеспечения предоставляет вам доступ к 50 местам для бронирования в месяц в зависимости от количества участников на бронирование.

• 1 страница бронирования. Позвольте вашим посетителям бронировать, передавать или отменять бронирование мероприятий через страницу планирования.В бесплатной версии система предлагает 1 страницу бронирования с уникальным URL-адресом. Вы можете перечислить несколько событий на одной странице бронирования.

• Бесплатные мероприятия: рекламируйте небольшие бесплатные мероприятия с помощью бесплатного плана Bookwhen, который поддерживает до 50 мест для бронирования в месяц.Однако бесплатный план не позволяет принимать платежи за ваши мероприятия.

• Интеграция с веб-сайтом (iframe или API): интегрируйте страницу расписания/бронирования на свой веб-сайт, используя интерфейс прикладного программирования (API) или параметры функции iframe.Благодаря интеграции API вы можете отображать свои мероприятия, места, билеты и пропуска на странице расписания.

Варианты поддержки клиентов : электронная почта, база знаний и чат.

3. Eventcreate: позволяет участникам оплачивать мероприятия.

Eventcreate — это платформа для создания веб-сайтов и онлайн-регистрации, которая позволяет компаниям создавать настраиваемые веб-сайты событий и отслеживать регистрацию событий. Программное обеспечение также имеет панель управления событиями, которая позволяет отслеживать участников и управлять ими в режиме реального времени. Кроме того, это позволяет вашим посетителям оплачивать сбор за мероприятие как онлайн, так и офлайн. Статус оплаты для ваших событий можно получить через панель управления событиями.

• Шаблоны веб-сайтов: выберите из множества шаблонов веб-сайтов и приглашений для создания собственного веб-сайта мероприятия.Программное обеспечение также содержит предварительно созданные блоки контента, такие как контактные формы, карты и списки участников мероприятия, которые можно добавить на веб-сайт вашего мероприятия.

• Регистрация и RSVP: собирайте регистрации или RSVP или продавайте билеты на мероприятия онлайн.Система позволяет собирать важную информацию об участниках, включая их имена и контактные данные, через онлайн-форму регистрации на мероприятие. Бесплатный план поддерживает до 100 участников на мероприятие.

• Приложение для регистрации iOS: сканируйте билеты и регистрируйте участников с помощью мобильного приложения программного обеспечения для пользователей iOS.Собственное мобильное приложение упрощает вам и вашей команде подтверждение регистрации на мероприятие.

Варианты поддержки клиентов : электронная почта, база знаний и чат.

4. Eventee: Предоставляет пользовательское меню для дополнительных сведений о событии.

Eventee — это онлайн-инструмент для организации виртуальных, личных или гибридных мероприятий. Программное обеспечение предлагает специальное пространство, называемое пользовательским меню в самом инструменте, которое позволяет загружать дополнительный контент, такой как сведения об участниках / спонсорах и рекомендации. Вы можете добавлять в меню текст, изображения, URL-ссылки и даже PDF-файлы. Eventee предлагает одно пользовательское меню для пользователей в бесплатном плане.

• Веб-приложения и мобильные приложения: посещайте виртуальные мероприятия, спрашивайте докладчиков, смотрите видео и общайтесь с посетителями с помощью своих компьютеров.Программное обеспечение также предлагает мобильное приложение, которое предлагает вашим посетителям доступ к программе вашего мероприятия даже без подключения к Интернету. Это также позволяет вам оценивать ваше мероприятие, собирать данные о мероприятии, связываться с посетителями и взаимодействовать с организаторами мероприятия и спикерами.

• Домашняя страница мероприятия. Создайте бесплатную домашнюю страницу для каждого из ваших мероприятий и предоставьте участникам доступ к информации о вашем мероприятии со всех платформ Eventee.Вы также можете предварительно просмотреть свою домашнюю страницу в режиме приватного предварительного просмотра перед тем, как сделать ее общедоступной, поделиться доступом к своей домашней странице, добавить рекламные видеоролики мероприятия и управлять информацией о докладчиках через домашнюю страницу мероприятия.

• Живые вопросы и опросы. Взаимодействуйте со своей виртуальной аудиторией, используя живые вопросы и варианты опросов.Платформа позволяет вашим посетителям задавать вопросы спикерам в режиме реального времени и облегчает голосование за наиболее интересные вопросы. Как организатор мероприятия, вы также можете узнавать мнения участников и делиться результатами в режиме реального времени.

Варианты поддержки клиентов : телефон, электронная почта и чат.

5. Eventleaf: управляет групповой регистрацией на виртуальные мероприятия.

Eventleaf — это платформа управления событиями, которую организаторы могут использовать для создания, продвижения и управления онлайн-мероприятиями, такими как деловые встречи, конференции, сбор средств и торговые выставки. Программное обеспечение позволяет онлайн-участникам регистрироваться вместе в группе и выделять одного участника в качестве назначенного менеджера мероприятия. Менеджер регистрации может управлять регистрацией событий от имени группы и добавлять/удалять дополнительных участников из группы.

• Веб-сайт мероприятия: создайте веб-сайт регистрации мероприятия с помощью конструктора веб-сайтов мероприятий программного обеспечения.Вы можете добавить повестку дня на этот веб-сайт, включая дату, время, название, описание и сведения о докладчике, которые могут включать их имя, фотографию и краткую биографию. Выберите язык для своей целевой страницы и просмотрите свой дизайн, заполняя соответствующие данные.

  

• Регистрация на мероприятие. Разрешите посетителям зарегистрироваться на мероприятие и получить доступ к информации о мероприятии в Интернете.Вы можете использовать эту функцию для организации вариантов регистрации событий, таких как регистрационные сборы, семинары и продуктовые наборы. Кроме того, вы можете ограничить регистрацию только теми, кто приглашен с помощью паролей событий и других параметров.

• Интеграция с Lobbytrack: интегрируйтесь с программным обеспечением для управления посетителями Lobbytrack, которое поможет вам добавлять посетителей в свой список.Всякий раз, когда вы планируете мероприятие в Eventleaf, будь то конференция или собрание, сведения об участниках автоматически сохраняются в Lobbytrack. Вы можете использовать данные этих посетителей для планирования последующих встреч, бронирования мест и организации специальных мероприятий для посетителей.

Варианты поддержки клиентов : телефон, электронная почта и чат.

6. Odoo: предлагает управление бюджетом мероприятия

Odoo — это набор инструментов для управления бизнесом, таких как бухгалтерский учет, инвентаризация и управление проектами, которые могут помочь оптимизировать ваши бизнес-процессы. Программное обеспечение также предлагает специальный модуль управления событиями, который позволяет специалистам по организации мероприятий управлять онлайн-мероприятиями и событиями на месте. Вы можете использовать приложение Odoo для управления мероприятиями, чтобы управлять бюджетом мероприятия, управляя распределением ресурсов и автоматическими покупками для вашего мероприятия.

• Редактор перетаскивания: создавайте целевые страницы, биографии докладчиков, повестки дня и призывы к действию с помощью редактора перетаскивания программного обеспечения.Программное обеспечение содержит готовые строительные блоки контента, которые можно перетаскивать, чтобы структурировать страницу вашего мероприятия.

• Управление посетителями: создайте группу участников и установите минимальное/максимальное количество участников для вашего мероприятия.Вы также можете использовать возможности программного обеспечения для управления посетителями, чтобы настраивать входные значки и анализировать профили посетителей.

• Маркетинг по электронной почте: планируйте автоматическое общение с посетителями и отправляйте им электронные письма, в том числе вводные и подтверждающие.Они могут включать в себя сохранение даты, знать, прежде чем идти, спасибо за участие и электронные письма с подтверждением регистрации.

Варианты поддержки клиентов : телефон, электронная почта и чат.

7. Timely: бесплатный плагин календаря для WordPress.

Timely — это программное обеспечение для онлайн-мероприятий, которое предлагает инструменты, которые помогут вам эффективно управлять событиями и площадками. Программное обеспечение включает бесплатный универсальный плагин календаря событий для WordPress, который позволяет пользователям легко создавать, управлять и делиться событиями. Как планировщик мероприятий, вы можете использовать Timely для настройки представления календаря с использованием различных шрифтов и тем. Вы также можете раскрасить свои события, настроить разные часовые пояса для своего календаря и даже добавить фильтр событий для поиска определенных событий по категориям, организаторам, местам проведения и тегам.

• Продажа билетов на мероприятия: продавайте билеты и управляйте продажами билетов онлайн.Вы также можете создавать различные типы билетов, такие как общий вход, VIP и билеты с ограниченным сроком действия для вашего мероприятия, и отображать их на странице вашего мероприятия.

• До 100 событий: Создавайте и управляйте до 100 событий с помощью бесплатного плана Timely.Как пользователь Timely, вы можете рекламировать свои бесплатные мероприятия и активировать регистрацию онлайн-мероприятий на своем веб-сайте, независимо от типа вашего мероприятия — онлайн, физического или смешанного.

• Многоязычная информационная панель и общедоступный интерфейс: измените язык общедоступной информационной панели и календаря в соответствии с требованиями глобальной аудитории.Некоторые из языковых вариантов здесь включают английский, французский, испанский, португальский, немецкий, итальянский и голландский.

Варианты поддержки клиентов : телефон, электронная почта и чат.

Как выбрать лучшее бесплатное программное обеспечение для управления мероприятиями для вашего бизнеса?

Вот несколько общих соображений, на которые следует обратить внимание при оценке бесплатных решений для управления мероприятиями для ваших нужд.

• Оцените функции управления посетителями. Оценивая потенциальные решения для управления мероприятиями и их бесплатные версии, убедитесь, что программное обеспечение позволяет легко добавлять, редактировать, удалять и отслеживать участников.Некоторые инструменты также предлагают напоминания о событиях в своем бесплатном плане, которые помогают вам общаться с посетителями и напоминать им о предстоящем событии. Вы также можете рассмотреть отчеты о посещаемости, которые можно использовать для отслеживания посещаемости мероприятий с течением времени.

• Оцените возможности продажи билетов: онлайн-продажа билетов — обязательная функция для менеджера мероприятий.Прежде чем завершить работу над инструментом управления мероприятиями для своего бизнеса, убедитесь, что система предлагает безопасную продажу билетов на мероприятия, чтобы упростить продажу билетов через онлайн и офлайн каналы. Он также должен предлагать вам возможность создавать несколько типов билетов для одного и того же мероприятия, что поможет вам предложить различный опыт вашим спонсорам, экспонентам и посетителям.

• Рассмотрим функцию анализа событий: анализ событий — важная функция программного обеспечения для управления событиями, которая позволяет организаторам событий анализировать данные о событиях и улучшать ситуацию в будущем.Прежде чем завершить работу над лучшим программным обеспечением для управления мероприятиями, убедитесь, что оно предлагает некоторые основные показатели, такие как чистый рейтинг промоутера (NPS), вовлеченность спикеров, процент ответов и наиболее эффективные темы, которые помогут вам проанализировать эффективность ваших мероприятий.

Какова стоимость перехода с бесплатного программного обеспечения для управления мероприятиями на платное?

Если вы хотите масштабировать свои усилия по управлению мероприятиями и вам требуются дополнительные функции, проверьте стоимость, которую вы понесете при обновлении с бесплатного плана. Большинство продуктов на рынке оцениваются на ежемесячной основе и могут быть разбиты на три общих ценовых уровня в зависимости от их начальной цены.

Диапазоны цен*:

• $4 - $32

• $33 - $88

• $88+

*Указанные цены относятся к предложениям начального/самого низкого уровня, представленным на веб-сайтах поставщиков по состоянию на 13 февраля 2023 г. Эти диапазоны соответствуют 25-му, 75-му и 100-му процентилю информации о ценах, полученной на веб-сайтах поставщиков образцов продуктов.

Скрытые расходы, связанные с программным обеспечением для управления событиями

В приведенном выше прайс-листе указаны цены на базовые планы большинства продуктов. Корпоративный или премиальный продукт с более высокой ценой может включать дополнительные функции, такие как управление значками, геймификация и управление волонтерами. Если вы рассматриваете бесплатный план, он также может включать в себя некоторые скрытые расходы, такие как расходы на обучение и внедрение, расходы на настройку, дополнительные расходы, а также расходы на интеграцию и масштабируемость. Прежде чем сделать выбор, узнайте у поставщика программного обеспечения о любых таких скрытых платежах, чтобы обеспечить полную прозрачность ценообразования.

Общие вопросы, которые следует задать при поиске бесплатного программного обеспечения для управления мероприятиями

Важно задать поставщикам правильный набор вопросов, чтобы определить, подходит ли приложение для проведения мероприятий вашему бизнесу или нет. Некоторые общие вопросы, которые вы можете рассмотреть для этого: