7 najlepszych darmowych programów do zarządzania wydarzeniami

Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami umożliwia użytkownikom planowanie, wykonywanie i raportowanie wydarzeń.

Wyobraź sobie taką sytuację: jesteś planistą wydarzeń, który musi zorganizować imprezę firmową dla hybrydowych pracowników organizacji i upewnić się, że wszystko przebiegnie bezproblemowo — od planowania wstępnego po planowanie. Żonglując wszystkimi tymi zadaniami, borykasz się z nieodpowiednim budżetem, niechlujnymi rejestracjami i mało angażującą publicznością? Zarządzanie wydarzeniami wymaga starannego planowania i realizacji, co czasami może być dość przytłaczające. Tutaj może pomóc narzędzie do zarządzania wydarzeniami.

Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami pomaga organizatorom wydarzeń w planowaniu, realizacji i zarządzaniu wydarzeniami online, osobistymi i hybrydowymi. Oferuje narzędzia, które pomagają użytkownikom zarządzać rejestracją uczestników, koordynacją, marketingiem wydarzeń i zarządzaniem przestrzenią lokalową. Ale jeśli nie chcesz inwestować na początku przed zrozumieniem funkcji oprogramowania, dlaczego nie rozważyć bezpłatnego narzędzia do zarządzania wydarzeniami? To da Ci swobodę zrozumienia, jak działa system i uaktualnienia do wersji płatnej, gdy już wiesz, w jaki sposób jest on zgodny z Twoimi celami biznesowymi.

W tym artykule wymieniono, w porządku alfabetycznym, siedem najlepszych bezpłatnych programów do zarządzania wydarzeniami na podstawie zweryfikowanych recenzji oprogramowania. Czytaj więcej.

1. Airmeet: Tryb podglądu funkcji dla wydarzeń online

Airmeet to internetowa platforma do zarządzania wydarzeniami dla wirtualnych szczytów, konferencji, spotkań i warsztatów networkingowych. Dzięki temu oprogramowaniu profesjonaliści mogą stworzyć wydarzenie online i wyświetlić je w trybie podglądu bez faktycznego rozpoczynania wydarzenia. Aby przejść do trybu podglądu, możesz użyć pulpitu nawigacyjnego społeczności lub pulpitu nawigacyjnego wydarzeń. Narzędzie pozwala również wstrzymywać i dostosowywać ustawienia wydarzeń na żywo w tym trybie.

• Profile uczestników wydarzenia: Dowiedz się więcej o uczestnikach i inicjuj znaczące rozmowy, klikając ich zdjęcie w salonie społecznościowym, który jest obszarem powitalnym dla uczestników online.Profil każdego uczestnika zawiera jego wprowadzenie, zainteresowania i linki do jego kont w mediach społecznościowych.

• Przypomnienia o sesjach: Dodaj wydarzenie online do zakładek i ustaw przypomnienia i potwierdzenia online dla nadchodzących sesji.Jako organizator wydarzeń możesz również dostosować swoje wiadomości e-mail za pomocą czcionek, obrazów i plików GIF oraz ustawić czas dostarczania przypomnień.

• Analityka zdarzeń: mierz zaangażowanie swoich wirtualnych wydarzeń, korzystając z raportów analizy zdarzeń, dostępnych na Twoim pulpicie nawigacyjnym.Niektóre z raportów oferowanych przez to narzędzie, które mogą pomóc w uzyskaniu wglądu w wydarzenia, obejmują raport główny, raport pytań i odpowiedzi oraz raporty czatu i poczekalni.

Opcje obsługi klienta : telefon, e-mail i czat

2. Kiedy zarezerwować: Oferuje 50 miejsc do rezerwacji miesięcznie za darmo

Bookwhen to oparta na chmurze platforma do rezerwacji i planowania, której można używać do obsługi rezerwacji wydarzeń. Oprogramowanie pozwala dostosować formularze rezerwacji wydarzeń, akceptować płatności za pośrednictwem dostawcy usług płatniczych i konfigurować przypomnienia e-mail. Darmowa wersja oprogramowania zapewnia dostęp do 50 miejsc rezerwacyjnych miesięcznie, w oparciu o liczbę uczestników na rezerwację.

• 1 strona rezerwacji: Pozwól swoim uczestnikom rezerwować, przenosić lub anulować rezerwacje wydarzeń za pośrednictwem strony planowania.System oferuje 1 stronę rezerwacji z unikalnym adresem URL w wersji darmowej. Możesz wymienić wiele wydarzeń na tej samej stronie rezerwacji.

• Bezpłatne wydarzenia: reklamuj małe, bezpłatne wydarzenia dzięki bezpłatnemu planowi Bookwhen, który obsługuje do 50 miejsc do rezerwacji miesięcznie.Darmowy plan nie pozwala jednak na przyjmowanie płatności za Twoje wydarzenia.

• Integracja z witryną (iframe lub API): Zintegruj stronę harmonogramu/rezerwacji ze swoją witryną za pomocą interfejsu programowania aplikacji (API) lub opcji funkcji iframe.Dzięki integracji API możesz wyświetlać swoje wydarzenia, lokalizacje, bilety i karnety na stronie planowania.

Opcje obsługi klienta : e-mail, baza wiedzy i czat

3. Eventcreate: Umożliwia uczestnikom płacenie za wydarzenia

Eventcreate to platforma do tworzenia stron internetowych i rejestracji online, która umożliwia firmom tworzenie dostosowywalnych stron internetowych wydarzeń i monitorowanie rejestracji wydarzeń. Oprogramowanie zawiera również pulpit zarządzania wydarzeniami, który umożliwia śledzenie uczestników i zarządzanie nimi w czasie rzeczywistym. Co więcej, pozwala Twoim uczestnikom uiścić opłatę za wydarzenie zarówno online, jak i offline. Dostęp do statusu płatności za wydarzenia można uzyskać za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego wydarzeń.

• Szablony witryn internetowych: Wybierz spośród wielu szablonów witryn internetowych i zaproszeń, aby utworzyć własną witrynę internetową wydarzeń.Oprogramowanie zawiera również gotowe bloki treści, takie jak formularze kontaktowe, mapy i listy uczestników wydarzenia, które można dodać do witryny wydarzenia.

• Rejestracje i RSVP: Zbieraj rejestracje lub RSVP lub sprzedawaj bilety na wydarzenia online.System umożliwia zbieranie ważnych informacji o uczestnikach, w tym ich imion i nazwisk oraz danych kontaktowych za pośrednictwem internetowego formularza rejestracji na wydarzenie. Bezpłatny plan obsługuje do 100 uczestników na wydarzenie.

• Aplikacja do odprawy na iOS: skanuj bilety i melduj się uczestników za pomocą aplikacji mobilnej oprogramowania dla użytkowników iOS.Natywna aplikacja mobilna ułatwia Tobie i Twojemu zespołowi potwierdzanie rejestracji na wydarzenia.

Opcje obsługi klienta : e-mail, baza wiedzy i czat

4. Eventee: Zapewnia niestandardowe menu dla dodatkowych szczegółów wydarzenia

Eventee to narzędzie online do organizowania wydarzeń wirtualnych, osobistych lub hybrydowych. Oprogramowanie oferuje specjalną przestrzeń, zwaną niestandardowym menu w samym narzędziu, która umożliwia przesyłanie dodatkowych treści, takich jak szczegóły i rekomendacje uczestników/sponsorów. Możesz dodać tekst, obrazy, linki URL, a nawet pliki PDF do swojego menu. Eventee oferuje jedno niestandardowe menu dla użytkowników w swoim bezpłatnym abonamencie.

• Aplikacje internetowe i mobilne: bierz udział w wirtualnych wydarzeniach, pytaj prelegentów, oglądaj filmy i łącz się z uczestnikami za pomocą swoich komputerów.Oprogramowanie oferuje również aplikację mobilną, która zapewnia uczestnikom dostęp do programu wydarzenia nawet bez połączenia z Internetem. Umożliwia także ocenę wydarzenia, zbieranie danych o wydarzeniu, łączenie się z uczestnikami oraz interakcję z organizatorami wydarzenia i prelegentami.

• Strona główna wydarzenia: Utwórz bezpłatną stronę główną dla każdego wydarzenia i pozwól uczestnikom na dostęp do informacji o wydarzeniu ze wszystkich platform Eventee.Możesz także wyświetlić podgląd swojej strony głównej w trybie prywatnego podglądu przed jej opublikowaniem, udostępnić dostęp do swojej strony głównej, dodawać filmy promujące wydarzenie i zarządzać informacjami o prelegentach za pośrednictwem strony głównej wydarzenia.

• Pytania na żywo i ankiety: angażuj swoją wirtualną publiczność za pomocą pytań na żywo i opcji ankiet.Platforma umożliwia Twoim uczestnikom zadawanie pytań prelegentom w czasie rzeczywistym oraz ułatwia głosowanie na najciekawsze pytania. Jako organizator wydarzenia możesz również zasięgnąć opinii uczestników i udostępniać wyniki na żywo.

Opcje obsługi klienta : telefon, e-mail i czat

5. Eventleaf: Zarządza rejestracją grup na wydarzenia wirtualne

Eventleaf to platforma do zarządzania wydarzeniami, za pomocą której organizatorzy mogą tworzyć, promować i zarządzać wydarzeniami online, takimi jak spotkania biznesowe, konferencje, zbiórki pieniędzy i targi. Oprogramowanie umożliwia uczestnikom online rejestrację razem w grupie i wyznaczenie jednego uczestnika jako wyznaczonego menedżera wydarzenia. Menedżer rejestracji może administrować rejestracją wydarzeń w imieniu grupy oraz dodawać/usuwać dodatkowych członków z grupy.

• Witryna wydarzenia: utwórz witrynę rejestracji wydarzenia za pomocą narzędzia do tworzenia witryn wydarzenia w oprogramowaniu.Możesz dodać agendę do tej witryny, w tym datę, godzinę, tytuł, opis i dane prelegenta, które mogą obejmować jego imię i nazwisko, zdjęcie i krótką biografię. Wybierz język dla swojej strony docelowej i wyświetlaj podgląd projektu podczas wypełniania odpowiednich informacji.

  

• Rejestracja wydarzenia: Pozwól uczestnikom zarejestrować się na wydarzenie i uzyskać dostęp do informacji o wydarzeniu online.Możesz użyć tej funkcji do organizowania opcji rejestracji na wydarzenia, takich jak opłaty rejestracyjne, warsztaty i paczki żywnościowe. Dodatkowo możesz ograniczyć rejestracje tylko do zaproszonych osób, korzystając z haseł do wydarzeń i innych opcji.

• Integracja Lobbytrack: Zintegruj się z oprogramowaniem do zarządzania gośćmi Lobbytrack, które pomaga dodawać gości do Twojej listy.Za każdym razem, gdy planujesz wydarzenie w Eventleaf, czy to konferencję, czy spotkanie, dane uczestników są automatycznie zapisywane w Lobbytrack. Możesz wykorzystać dane tych gości do planowania kolejnych spotkań, rezerwacji miejsc i organizowania specjalnych wydarzeń dla gości.

Opcje obsługi klienta : telefon, e-mail i czat

6. Odoo: Oferuje zarządzanie budżetem wydarzeń

Odoo to zestaw narzędzi do zarządzania biznesem, takich jak księgowość, zapasy i zarządzanie projektami, które mogą pomóc usprawnić procesy biznesowe. Oprogramowanie oferuje również dedykowany moduł zarządzania wydarzeniami, który umożliwia profesjonalistom zarządzanie wydarzeniami online i na miejscu. Możesz użyć aplikacji Odoo do zarządzania wydarzeniami, aby zarządzać budżetem wydarzenia, zarządzając alokacją zasobów i automatycznymi zakupami na wydarzenie.

• Edytor typu „przeciągnij i upuść”: Twórz strony docelowe, biogramy prelegentów, programy i wezwania do działania za pomocą edytora typu „przeciągnij i upuść” w oprogramowaniu.Oprogramowanie zawiera gotowe bloki treści, które można przeciągać i upuszczać w celu uporządkowania strony wydarzenia.

• Zarządzanie uczestnikami: Utwórz grupę uczestników i ustaw minimalną/maksymalną liczbę uczestników wydarzenia.Możesz także skorzystać z funkcji zarządzania uczestnikami oprogramowania, aby dostosować identyfikatory wejściowe i przeanalizować profile uczestników.

• Marketing e-mailowy: Zaplanuj automatyczną komunikację z uczestnikami i wysyłaj im e-maile, w tym e-maile wprowadzające i potwierdzające.Mogą one obejmować zapisanie daty, informację przed wyjazdem, podziękowania za udział oraz e-maile z potwierdzeniem rejestracji.

Opcje obsługi klienta : telefon, e-mail i czat

7. Terminowe: zawiera bezpłatną wtyczkę kalendarza dla WordPress

Timely to oprogramowanie do obsługi wydarzeń online, które oferuje narzędzia ułatwiające efektywne zarządzanie wydarzeniami i obiektami. Oprogramowanie zawiera bezpłatną, wszechstronną wtyczkę kalendarza wydarzeń dla WordPress, która umożliwia użytkownikom łatwe tworzenie, zarządzanie i udostępnianie wydarzeń. Jako planista wydarzeń możesz użyć Timely, aby dostosować widok kalendarza za pomocą różnych czcionek i motywów. Możesz także kodować wydarzenia kolorami, ustawiać różne strefy czasowe w kalendarzu, a nawet dodawać filtry wydarzeń, aby wyszukiwać określone wydarzenia według kategorii, organizatorów, miejsc i tagów.

• Sprzedaż biletów na wydarzenia: sprzedawaj bilety i zarządzaj sprzedażą biletów online.Możesz także tworzyć różne typy biletów, takie jak bilety wstępu ogólnego, VIP i przedziały czasowe na swoje wydarzenie, i wyświetlać je na stronie wydarzenia.

• Do 100 wydarzeń: Stwórz i zarządzaj nawet 100 wydarzeniami dzięki bezpłatnemu planowi Timely.Jako użytkownik Timely możesz promować swoje bezpłatne wydarzenia i umożliwiać rejestrację wydarzeń online na swojej stronie internetowej, niezależnie od rodzaju wydarzenia – online, fizyczne lub mieszane.

• Wielojęzyczny pulpit nawigacyjny i interfejs publiczny: Zmień język widoku publicznego pulpitu nawigacyjnego i kalendarza, aby spełnić globalne wymagania odbiorców.Niektóre opcje językowe obejmują angielski, francuski, hiszpański, portugalski, niemiecki, włoski i holenderski.

Opcje obsługi klienta : telefon, e-mail i czat

Jak wybrać najlepsze darmowe oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami dla swojej firmy?

Oto kilka typowych kwestii, na które należy zwrócić uwagę przy ocenie bezpłatnych rozwiązań do zarządzania wydarzeniami dostosowanych do Twoich potrzeb.

• Oceń funkcje zarządzania uczestnikami: Oceniając potencjalne rozwiązania do zarządzania wydarzeniami i ich bezpłatne wersje, upewnij się, że oprogramowanie umożliwia łatwe dodawanie, edytowanie, usuwanie i śledzenie uczestników.Niektóre narzędzia oferują również przypomnienia o wydarzeniach w swoim bezpłatnym abonamencie, które pomagają komunikować się z uczestnikami i przypominać im o nadchodzącym wydarzeniu. Możesz również rozważyć raportowanie obecności, które można wykorzystać do śledzenia obecności na wydarzeniu w czasie.

• Oceń możliwości sprzedaży biletów: Sprzedaż biletów online to niezbędna funkcja dla menedżera wydarzeń.Przed sfinalizowaniem narzędzia do zarządzania wydarzeniami dla swojej firmy upewnij się, że system oferuje bezpieczne bilety na wydarzenia, aby ułatwić sprzedaż biletów w kanałach online i offline. Powinien również oferować możliwość tworzenia wielu typów biletów na to samo wydarzenie, co pomoże zaoferować sponsorom, wystawcom i uczestnikom inne wrażenia.

• Rozważ funkcję analizy wydarzeń: analiza wydarzeń to ważna funkcja oprogramowania do zarządzania wydarzeniami, która umożliwia organizatorom wydarzeń analizowanie danych wydarzeń i ulepszanie ich w przyszłości.Przed sfinalizowaniem najlepszego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami upewnij się, że oferuje ono podstawowe wskaźniki, takie jak wynik promotora netto (NPS), zaangażowanie mówców, wskaźniki odpowiedzi i najlepsze tematy, które pomogą Ci przeanalizować skuteczność wydarzeń.

Jaki jest koszt przejścia z bezpłatnego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami na płatne?

Jeśli chcesz skalować swoje wysiłki związane z zarządzaniem wydarzeniami i potrzebujesz dodatkowych funkcji, sprawdź koszt, który poniesiesz przy przejściu z bezpłatnego planu. Większość produktów na rynku ma ceny miesięczne i można je podzielić na trzy wspólne poziomy cenowe w oparciu o ich cenę początkową.

Przedziały cenowe*:

• 4 USD - 32 USD

• 33 USD - 88 USD

• 88 $ +

*Zawarte ceny dotyczą oferty podstawowej/najniższej ceny znalezionej na stronach internetowych dostawców w dniu 13 lutego 2023 r. Zakresy te odpowiadają 25., 75. i 100. percentylowi informacji o cenach zebranych z witryn internetowych dostawców przykładowych produktów.

Ukryte koszty związane z oprogramowaniem do zarządzania wydarzeniami

Powyższy cennik podsumowuje ceny planów podstawowych większości produktów. Produkt dla przedsiębiorstw lub produkt premium, który jest droższy, może zawierać dodatkowe funkcje, takie jak zarządzanie odznakami, grywalizacja i zarządzanie wolontariatem. Jeśli rozważasz bezpłatny plan, może on również obejmować pewne ukryte opłaty, takie jak koszty szkolenia i wdrożenia, koszty dostosowywania, opłaty dodatkowe oraz koszty integracji i skalowalności. Przed dokonaniem wyboru zapytaj dostawcę oprogramowania o wszelkie takie ukryte opłaty, aby zapewnić pełną przejrzystość cen.

Często zadawane pytania, gdy szukasz bezpłatnego oprogramowania do zarządzania wydarzeniami

Ważne jest, aby zadać sprzedawcom odpowiedni zestaw pytań, aby określić, czy aplikacja eventowa jest odpowiednia dla Twojej firmy, czy nie. Niektóre typowe pytania, które możesz rozważyć w tym celu, to: