Die 7 besten kostenlosen Event-Management-Software

Event-Management-Software ermöglicht Benutzern das Planen, Ausführen und Berichten von Events.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind ein Veranstaltungsplaner, der eine Firmenveranstaltung für hybride Mitarbeiter einer Organisation organisieren und sicherstellen muss, dass alles reibungslos läuft – von der Vorplanung bis zur Nachplanung. Während Sie all diese Aufgaben jonglieren, kämpfen Sie mit unzureichender Budgetierung, unordentlichen Registrierungen und einem nicht engagierten Publikum? Das Eventmanagement erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, die manchmal ziemlich überwältigend sein kann. Hier kann ein Event-Management-Tool helfen.

Eine Event-Management-Software unterstützt Event-Organisatoren bei der Planung, Durchführung und Verwaltung von Online-, Präsenz- und Hybrid-Events. Es bietet Tools, die Benutzern bei der Verwaltung der Teilnehmerregistrierung, der Koordination, des Veranstaltungsmarketings und der Raumverwaltung des Veranstaltungsortes helfen. Aber wenn Sie zunächst nicht investieren möchten, bevor Sie die Funktionen der Software verstehen, warum ziehen Sie dann nicht ein kostenloses Tool für Ihre Event-Management-Anforderungen in Betracht? Dies gibt Ihnen die Freiheit, die Funktionsweise des Systems zu verstehen und auf eine kostenpflichtige Version aufzurüsten, sobald Sie wissen, wie es mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmt.

Dieser Artikel hebt in alphabetischer Reihenfolge die sieben besten kostenlosen Softwareprodukte für das Veranstaltungsmanagement hervor, die auf verifizierten Softwarebewertungen basieren. Weiterlesen.

1. Airmeet: Bietet einen Vorschaumodus für Online-Events

Airmeet ist eine Online-Event-Management-Plattform für virtuelle Gipfeltreffen, Konferenzen, Meetups und Networking-Workshops. Mit dieser Software können Veranstaltungsprofis eine Online-Veranstaltung erstellen und in einem Vorschaumodus anzeigen, ohne die Veranstaltung tatsächlich zu starten. Sie können entweder das Community-Dashboard oder das Ereignis-Dashboard verwenden, um in den Vorschaumodus zu wechseln. Mit dem Tool können Sie in diesem Modus auch Live-Event-Einstellungen anhalten und anpassen.

• Profile der Event-Teilnehmer: Erfahren Sie mehr über die Teilnehmer und initiieren Sie sinnvolle Gespräche, indem Sie in der Social Lounge, dem Willkommensbereich für Online-Teilnehmer, auf ihr Anzeigebild klicken.Das Profil jedes Teilnehmers enthält seine Vorstellung, Interessen und Links zu seinen Social-Media-Konten.

• Sitzungserinnerungen: Setzen Sie ein Lesezeichen für eine Online-Veranstaltung und legen Sie Online-Erinnerungen und -Bestätigungen für Ihre bevorstehenden Sitzungen fest.Als Organisator von Veranstaltungen können Sie Ihre E-Mails auch mit Schriftarten, Bildern und GIFs anpassen und die Zustellzeit für Erinnerungen festlegen.

• Ereignisanalyse: Messen Sie das Engagement Ihrer virtuellen Ereignisse mithilfe der Ereignisanalyseberichte, die auf Ihrem Dashboard verfügbar sind.Einige der vom Tool angebotenen Berichte, die Ihnen dabei helfen können, Einblicke in Veranstaltungen zu gewinnen, umfassen den Master-Bericht, den Q&A-Bericht sowie Chat- und Lounge-Berichte.

Kundensupport-Optionen : Telefon, E-Mail und Chat

2. Bookwhen: Bietet 50 Buchungsplätze pro Monat kostenlos an

Bookwhen ist eine Cloud-basierte Buchungs- und Planungsplattform, die zur Abwicklung von Veranstaltungsreservierungen verwendet werden kann. Mit der Software können Sie Ihre Veranstaltungsbuchungsformulare anpassen, Zahlungen über einen Zahlungsanbieter akzeptieren und E-Mail-Erinnerungen einrichten. Die kostenlose Version der Software bietet Ihnen Zugriff auf 50 Buchungsplätze pro Monat, basierend auf der Anzahl der Teilnehmer pro Buchung.

• 1 Buchungsseite: Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern, Veranstaltungsreservierungen über die Planungsseite zu buchen, zu übertragen oder zu stornieren.Das System bietet in seiner kostenlosen Version 1 Buchungsseite mit einer eindeutigen URL. Sie können mehrere Veranstaltungen auf derselben Buchungsseite auflisten.

• Kostenlose Veranstaltungen: Bewerben Sie kleine, kostenlose Veranstaltungen mit dem kostenlosen Plan von Bookwhen, der bis zu 50 Buchungsplätze pro Monat unterstützt.Der kostenlose Plan erlaubt es Ihnen jedoch nicht, Zahlungen für Ihre Veranstaltungen anzunehmen.

• Website-Integration (iframe oder API): Integrieren Sie Ihre Zeitplan-/Buchungsseite mithilfe der Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) oder der iframe-Funktionsoptionen in Ihre Website.Mit der API-Integration können Sie Ihre Veranstaltungen, Orte, Tickets und Pässe auf Ihrer Planungsseite anzeigen.

Kundensupport-Optionen : E-Mail, Wissensdatenbank und Chat

3. Eventcreate: Ermöglicht es den Teilnehmern, für Veranstaltungen zu bezahlen

Eventcreate ist eine Website-Erstellungs- und Online-Registrierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, anpassbare Event-Websites zu erstellen und Event-Registrierungen zu überwachen. Die Software verfügt auch über ein Event-Management-Dashboard, mit dem Sie Teilnehmer in Echtzeit verfolgen und verwalten können. Darüber hinaus können Ihre Teilnehmer die Veranstaltungsgebühr sowohl online als auch offline bezahlen. Der Zahlungsstatus für Ihre Veranstaltungen kann über das Veranstaltungs-Dashboard abgerufen werden.

• Website-Vorlagen: Wählen Sie aus einer Vielzahl von Website- und Einladungsvorlagen, um Ihre eigene Event-Website zu erstellen.Die Software bietet auch vorgefertigte Inhaltsblöcke wie Kontaktformulare, Karten und Event-Teilnehmerlisten, die zu Ihrer Event-Website hinzugefügt werden können.

• Registrierungen und RSVPs: Sammeln Sie Registrierungen oder RSVPs oder verkaufen Sie Veranstaltungstickets online.Das System ermöglicht es Ihnen, wichtige Teilnehmerinformationen, einschließlich ihrer Namen und Kontaktdaten, über ein Online-Anmeldeformular für Veranstaltungen zu sammeln. Der kostenlose Plan unterstützt bis zu 100 Teilnehmer pro Veranstaltung.

• iOS-Check-in-App: Scannen Sie Tickets und checken Sie Teilnehmer mit der mobilen Anwendung der Software für iOS-Benutzer ein.Die native mobile App erleichtert Ihnen und Ihrem Team die Bestätigung von Veranstaltungsregistrierungen.

Kundensupport-Optionen : E-Mail, Wissensdatenbank und Chat

4. Eventee: Bietet ein benutzerdefiniertes Menü für zusätzliche Ereignisdetails

Eventee ist ein Online-Tool zum Organisieren von virtuellen, persönlichen oder hybriden Veranstaltungen. Die Software bietet einen speziellen Bereich, das so genannte benutzerdefinierte Menü, innerhalb des Tools selbst, in dem Sie zusätzliche Inhalte wie Teilnehmer-/Sponsoring-Details und Empfehlungen hochladen können. Sie können Ihrem Menü Text, Bilder, URL-Links und sogar PDF-Dateien hinzufügen. Eventee bietet ein benutzerdefiniertes Menü für Benutzer in seinem kostenlosen Plan.

• Web- und mobile Apps: Nehmen Sie an virtuellen Veranstaltungen teil, fragen Sie Redner, sehen Sie sich Videos an und treten Sie über Ihre Computer mit Teilnehmern in Kontakt.Die Software bietet auch eine mobile App, die Ihren Teilnehmern auch ohne Internetverbindung Zugriff auf Ihr Veranstaltungsprogramm bietet. Es ermöglicht Ihnen auch, Ihre Veranstaltung zu bewerten, Veranstaltungsdaten zu sammeln, mit Teilnehmern in Kontakt zu treten und mit Veranstaltern und Referenten zu interagieren.

• Event-Homepage: Erstellen Sie eine kostenlose Homepage für jedes Ihrer Events und lassen Sie die Teilnehmer von allen Eventee-Plattformen aus auf Ihre Event-Informationen zugreifen.Sie können Ihre Homepage auch im privaten Vorschaumodus anzeigen, bevor Sie sie veröffentlichen, den Zugriff auf Ihre Homepage freigeben, Veranstaltungs-Werbevideos hinzufügen und Sprecherinformationen über Ihre Veranstaltungs-Homepage verwalten.

• Live-Fragen und Umfragen: Interagieren Sie mithilfe von Live-Fragen und Umfrageoptionen mit Ihrem virtuellen Publikum.Die Plattform ermöglicht es Ihren Teilnehmern, den Referenten in Echtzeit Fragen zu stellen, und erleichtert die Abstimmung für die interessantesten Fragen. Als Veranstalter können Sie auch die Meinungen der Teilnehmer einholen und Live-Ergebnisse teilen.

Kundensupport-Optionen : Telefon, E-Mail und Chat

5. Eventleaf: Verwaltet die Gruppenregistrierung für virtuelle Events

Eventleaf ist eine Event-Management-Plattform, die von Organisatoren verwendet werden kann, um Online-Events wie Geschäftstreffen, Konferenzen, Spendenaktionen und Messen zu erstellen, zu bewerben und zu verwalten. Die Software ermöglicht es Online-Teilnehmern, sich gemeinsam in einer Gruppe anzumelden und einen Teilnehmer als designierten Manager für die Veranstaltung festzulegen. Der Registrierungsmanager kann die Ereignisregistrierung im Namen der Gruppe verwalten und zusätzliche Mitglieder zur Gruppe hinzufügen/entfernen.

• Event-Website: Erstellen Sie mit dem Event-Website-Builder der Software eine Event-Registrierungs-Website.Sie können dieser Website eine Agenda hinzufügen, einschließlich Datum, Uhrzeit, Titel, Beschreibung und Sprecherdetails, die ihren Namen, ein Foto und eine kurze Biografie enthalten können. Wählen Sie eine Sprache für Ihre Zielseite und sehen Sie sich Ihr Design an, während Sie die relevanten Details eingeben.

  

• Veranstaltungsregistrierung: Ermöglichen Sie Teilnehmern, sich selbst für eine Veranstaltung zu registrieren und online auf Veranstaltungsinformationen zuzugreifen.Sie können diese Funktion verwenden, um Registrierungsoptionen für Veranstaltungen zu organisieren, z. B. Registrierungsgebühren, Workshops und Essenspakete. Darüber hinaus können Sie Registrierungen auf diejenigen beschränken, die mithilfe von Veranstaltungspasswörtern und anderen Optionen eingeladen wurden.

• Lobbytrack-Integration: Integrieren Sie die Lobbytrack-Besucherverwaltungssoftware, mit der Sie Besucher zu Ihrer Liste hinzufügen können.Wann immer Sie eine Veranstaltung in Eventleaf planen, egal ob eine Konferenz oder ein Meeting, werden die Teilnehmerdetails automatisch in Lobbytrack gespeichert. Sie können diese Besucherdaten verwenden, um Folgetreffen zu planen, Räume zu buchen und besondere Veranstaltungen für Besucher zu arrangieren.

Kundensupport-Optionen : Telefon, E-Mail und Chat

6. Odoo: Bietet Event-Budget-Management

Odoo ist eine Suite von Business-Management-Tools wie Buchhaltung, Inventar und Projektmanagement, die Ihnen helfen können, Ihre Geschäftsprozesse zu rationalisieren. Die Software bietet auch ein dediziertes Event-Management-Modul, mit dem Event-Profis Online- und Vor-Ort-Events verwalten können. Sie können die Event-Management-App von Odoo verwenden, um Ihr Event-Budget zu verwalten, indem Sie die Ressourcenzuweisung und automatisierte Käufe für Ihr Event verwalten.

• Drag-and-Drop-Editor: Erstellen Sie mit dem Drag-and-Drop-Editor der Software Zielseiten, Rednerbiografien, Agenden und Handlungsaufforderungen.Die Software verfügt über vorgefertigte Inhaltsbausteine, die per Drag-and-Drop verschoben werden können, um Ihre Veranstaltungsseite zu strukturieren.

• Teilnehmerverwaltung: Erstellen Sie eine Gruppe von Teilnehmern und legen Sie die minimale/maximale Teilnehmerkapazität für Ihre Veranstaltung fest.Sie können auch die Teilnehmerverwaltungsfunktionen der Software verwenden, um Eintrittsausweise anzupassen und Teilnehmerprofile zu analysieren.

• E-Mail-Marketing: Planen Sie automatische Kommunikation mit den Teilnehmern und senden Sie ihnen E-Mails, einschließlich Einführungs- und Bestätigungs-E-Mails.Dazu gehören „Save the date“, „Wissen Sie, bevor Sie gehen“, „Danke für Ihre Teilnahme“ und Anmeldebestätigungs-E-Mails.

Kundensupport-Optionen : Telefon, E-Mail und Chat

7. Rechtzeitig: Verfügt über ein kostenloses Kalender-Plugin für WordPress

Timely ist eine Online-Veranstaltungssoftware, die Tools bietet, mit denen Sie Veranstaltungen und Veranstaltungsorte effizient verwalten können. Die Software verfügt über ein kostenloses All-in-One-Plug-in für den Veranstaltungskalender für WordPress, mit dem Benutzer Veranstaltungen mühelos erstellen, verwalten und teilen können. Als Veranstaltungsplaner können Sie Timely verwenden, um Ihre Kalenderansicht mit verschiedenen Schriftarten und Themen anzupassen. Sie können Ihre Veranstaltungen auch farblich kennzeichnen, verschiedene Zeitzonen für Ihren Kalender einrichten und sogar Filterereignisse hinzufügen, um bestimmte Veranstaltungen nach Kategorien, Organisatoren, Veranstaltungsorten und Tags zu durchsuchen.

• Event-Ticketing: Verkaufen Sie Tickets und verwalten Sie Ihre Ticketverkäufe online.Sie können auch verschiedene Ticketarten erstellen, z. B. Stehplatz-, VIP- und zeitabhängige Ticket-Slots für Ihre Veranstaltung, und diese auf Ihrer Veranstaltungsseite anzeigen.

• Bis zu 100 Events: Erstellen und verwalten Sie bis zu 100 Events mit Ihrem kostenlosen Timely-Plan.Als Timely-Benutzer können Sie für Ihre kostenlosen Veranstaltungen werben und die Online-Registrierung für Veranstaltungen auf Ihrer Website aktivieren, unabhängig von Ihrem Veranstaltungstyp – online, physisch oder gemischt.

• Mehrsprachiges Dashboard und öffentliche Benutzeroberfläche: Ändern Sie die Sprache der Dashboards und der öffentlichen Ansicht des Kalenders, um die Anforderungen des globalen Publikums zu erfüllen.Einige der Sprachoptionen hier umfassen Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Italienisch und Niederländisch.

Kundensupport-Optionen : Telefon, E-Mail und Chat

Wie wählen Sie die beste kostenlose Event-Management-Software für Ihr Unternehmen aus?

Hier sind einige allgemeine Überlegungen, auf die Sie bei der Bewertung kostenloser Event-Management-Lösungen für Ihre Bedürfnisse achten sollten.

• Bewerten Sie die Teilnehmerverwaltungsfunktionen: Stellen Sie bei der Bewertung potenzieller Eventverwaltungslösungen und ihrer kostenlosen Versionen sicher, dass Sie mit der Software problemlos Teilnehmer hinzufügen, bearbeiten, löschen und nachverfolgen können.Einige Tools bieten in ihrem kostenlosen Plan auch Ereigniserinnerungen, die Ihnen helfen, mit den Teilnehmern zu kommunizieren und sie an das bevorstehende Ereignis zu erinnern. Sie können auch Anwesenheitsberichte in Betracht ziehen, die verwendet werden können, um die Teilnahme an Veranstaltungen im Laufe der Zeit zu verfolgen.

• Bewerten Sie die Ticketing-Funktionen: Online-Ticketing ist ein Muss für einen Event-Manager.Bevor Sie ein Event-Management-Tool für Ihr Unternehmen fertigstellen, vergewissern Sie sich, dass das System ein sicheres Event-Ticketing bietet, um den Ticketverkauf über Online- und Offline-Kanäle zu erleichtern. Es sollte Ihnen auch die Möglichkeit bieten, mehrere Ticketarten für dieselbe Veranstaltung zu erstellen, was Ihnen hilft, Ihren Sponsoren, Ausstellern und Teilnehmern ein anderes Erlebnis zu bieten.

• Betrachten Sie die Veranstaltungsanalysefunktion: Die Veranstaltungsanalyse ist eine wichtige Funktion der Veranstaltungsverwaltungssoftware, die es Veranstaltern ermöglicht, Veranstaltungsdaten zu analysieren und Dinge in Zukunft zu verbessern.Bevor Sie die beste Event-Management-Software fertigstellen, stellen Sie sicher, dass sie einige grundlegende Kennzahlen wie Net Promoter Score (NPS), Rednerengagement, Rücklaufquoten und Top-Themen bietet, die Ihnen helfen, die Effektivität Ihrer Events zu analysieren.

Wie hoch sind die Kosten für ein Upgrade von einer kostenlosen Event-Management-Software auf eine kostenpflichtige?

Falls Sie Ihre Event-Management-Bemühungen skalieren möchten und zusätzliche Funktionen benötigen, überprüfen Sie die Kosten, die Ihnen beim Upgrade vom kostenlosen Plan entstehen würden. Die meisten Produkte auf dem Markt werden auf Monatsbasis berechnet und können basierend auf ihrem Startpreis in drei gängige Preisstufen unterteilt werden.

Preisklassen*:

• $4 - $32

• $33 - $88

• $88+

*Die enthaltenen Preise gelten für das Einstiegs-/Angebot mit dem niedrigsten Preis, das am 13. Februar 2023 auf Anbieter-Websites zu finden war. Diese Bereiche entsprechen dem 25., 75. und 100. Perzentil der Preisinformationen, die auf Anbieter-Websites von Beispielprodukten gesammelt wurden.

Versteckte Kosten im Zusammenhang mit Event-Management-Software

Die obige Preisliste fasst die Preise für die Basispläne der meisten Produkte zusammen. Ein höherpreisiges Enterprise- oder Premium-Produkt kann zusätzliche Funktionen wie Badge-Management, Gamification und Freiwilligen-Management beinhalten. Wenn Sie den kostenlosen Plan in Betracht ziehen, kann dieser auch einige versteckte Kosten enthalten, wie z. B. Schulungs- und Implementierungskosten, Anpassungskosten, Zusatzgebühren sowie Integrations- und Skalierbarkeitskosten. Bevor Sie eine Wahl treffen, fragen Sie den Softwareanbieter nach solchen versteckten Kosten, um vollständige Preistransparenz zu gewährleisten.

Häufig gestellte Fragen bei der Suche nach kostenloser Event-Management-Software

Es ist wichtig, den Anbietern die richtigen Fragen zu stellen, um festzustellen, ob die Event-App gut zu Ihrem Unternehmen passt oder nicht. Einige häufige Fragen, die Sie dafür berücksichtigen können, sind: