7 melhores softwares gratuitos de gerenciamento de eventos

O software de gerenciamento de eventos permite que os usuários planejem, executem e relatem eventos.

Imagine o seguinte: você é um planejador de eventos que precisa organizar um evento corporativo para funcionários híbridos de uma organização e garantir que tudo corra bem - do pré-planejamento ao pós-planejamento. Enquanto faz malabarismos com todas essas tarefas, você se depara com orçamentos inadequados, registros confusos e um público não envolvente? O gerenciamento de eventos requer planejamento e execução cuidadosos, o que às vezes pode ser bastante complicado. É aqui que uma ferramenta de gerenciamento de eventos pode ajudar.

Um software de gerenciamento de eventos auxilia os organizadores de eventos no planejamento, execução e gerenciamento de eventos online, presenciais e híbridos. Ele oferece ferramentas que ajudam os usuários a gerenciar o registro de participantes, coordenação, marketing de eventos e gerenciamento de espaço do local. Mas, se você não quer investir inicialmente antes de entender as funcionalidades do software, por que não considerar uma ferramenta gratuita para suas necessidades de gestão de eventos? Isso lhe dará a liberdade de entender como o sistema funciona e atualizar para uma versão paga depois de saber como ele se alinha com seus objetivos de negócios.

Este artigo destaca, em ordem alfabética, os sete melhores produtos de software de gerenciamento de eventos gratuitos com base em análises de software verificadas. Consulte Mais informação.

1. Airmeet: apresenta modo de visualização para eventos online

O Airmeet é uma plataforma de gerenciamento de eventos online para cimeiras virtuais, conferências, encontros e workshops de networking. Com este software, os profissionais de eventos podem criar um evento online e visualizá-lo em um modo de visualização sem realmente iniciar o evento. Você pode usar o painel da comunidade ou o painel do evento para entrar no modo de visualização. A ferramenta também permite pausar e personalizar as configurações de eventos ao vivo neste modo.

• Perfis dos participantes do evento: saiba mais sobre os participantes e inicie conversas significativas clicando sobre a imagem de exibição no lounge social, que é a área de boas-vindas para os participantes online.O perfil de cada participante inclui sua introdução, interesses e links para suas contas de mídia social.

• Lembretes de sessão: marque um evento online e defina lembretes e confirmações online para suas próximas sessões.Como organizador de eventos, você também pode personalizar seus e-mails usando fontes, imagens e GIFs e definir o tempo de entrega de lembretes.

• Análise de eventos: meça o engajamento de seus eventos virtuais usando os relatórios de análise de eventos, disponíveis em seu painel.Alguns dos relatórios oferecidos pela ferramenta que podem ajudá-lo a obter informações sobre eventos incluem o relatório principal, o relatório de perguntas e respostas e os relatórios de bate-papo e lounge.

Opções de suporte ao cliente : telefone, e-mail e chat

2. Reserve quando: Oferece 50 espaços de reserva por mês gratuitamente

Bookwhen é uma plataforma de reserva e agendamento baseada em nuvem que pode ser usada para lidar com reservas de eventos. O software permite que você personalize seus formulários de reserva de eventos, aceite pagamentos por meio de um provedor de pagamento e configure lembretes por e-mail. A versão gratuita do software oferece acesso a 50 espaços de reserva por mês, com base no número de participantes por reserva.

• 1 página de reserva: permita que seus participantes reservem, transfiram ou cancelem reservas de eventos por meio da página de agendamento.O sistema oferece 1 página de reserva com URL exclusiva em sua versão gratuita. Você pode listar vários eventos na mesma página de reserva.

• Eventos gratuitos: anuncie eventos pequenos e gratuitos com o plano gratuito da Bookwhen, que suporta até 50 espaços de reserva por mês.O plano gratuito, no entanto, não permite que você aceite pagamentos para seus eventos.

• Integração do site (iframe ou API): integre sua página de agendamento/reserva em seu site usando a interface de programação de aplicativo (API) ou as opções de recursos do iframe.Com a integração da API, você pode exibir seus eventos, locais, ingressos e passes em sua página de agendamento.

Opções de suporte ao cliente : e-mail, base de conhecimento e bate-papo

3. Eventcreate: permite que os participantes paguem pelos eventos

Eventcreate é uma plataforma de construção de sites e registro online que permite às empresas criar sites de eventos personalizáveis ​​e monitorar registros de eventos. O software também possui um painel de gerenciamento de eventos que permite rastrear e gerenciar participantes em tempo real. Além disso, permite que seus participantes paguem a taxa do evento online e offline. O status de pagamento de seus eventos pode ser acessado por meio do painel de eventos.

• Modelos de sites: selecione entre uma variedade de modelos de sites e convites para criar seu próprio site de eventos.O software também apresenta blocos de conteúdo pré-construídos, como formulários de contato, mapas e listas de participantes de eventos que podem ser adicionados ao site do evento.

• Inscrições e RSVPs: Colete registros ou RSVPs ou venda ingressos para eventos online.O sistema permite que você colete informações importantes dos participantes, incluindo seus nomes e detalhes de contato por meio de um formulário de registro de evento online. O plano gratuito suporta até 100 participantes por evento.

• Aplicativo de check-in para iOS: digitalize tíquetes e participantes de check-in usando o aplicativo móvel do software para usuários de iOS.O aplicativo móvel nativo torna mais fácil para você e sua equipe confirmar os registros do evento.

Opções de suporte ao cliente : e-mail, base de conhecimento e bate-papo

4. Evento: fornece um menu personalizado para detalhes adicionais do evento

Eventee é uma ferramenta online para organização de eventos virtuais, presenciais ou híbridos. O software oferece um espaço especial, chamado de menu personalizado dentro da própria ferramenta, que permite fazer upload de conteúdo adicional, como detalhes e recomendações de participantes/patrocínios. Você pode adicionar texto, imagens, links de URL e até mesmo arquivos PDF ao seu menu. O Eventee oferece um menu personalizado para usuários em seu plano gratuito.

• Aplicativos móveis e da Web: participe de eventos virtuais, pergunte aos palestrantes, assista a vídeos e conecte-se com os participantes usando seus computadores.O software também oferece um aplicativo móvel que oferece aos participantes acesso ao programa do evento, mesmo sem conexão com a Internet. Ele também permite que você avalie seu evento, colete dados do evento, conecte-se com os participantes e interaja com os organizadores e palestrantes do evento.

• Página inicial do evento: crie uma página inicial gratuita para cada um dos seus eventos e permita que os participantes acessem as informações do evento em todas as plataformas do Eventee.Você também pode visualizar sua página inicial usando o modo de visualização privada antes de torná-la pública, compartilhar o acesso à sua página inicial, adicionar vídeos de promoção de eventos e gerenciar as informações do palestrante por meio da página inicial do evento.

• Perguntas ao vivo e enquetes: interaja com seu público virtual usando perguntas ao vivo e opções de enquetes.A plataforma permite que seus participantes façam perguntas aos palestrantes em tempo real e facilita a votação das perguntas mais interessantes. Como organizador de eventos, você também pode buscar a opinião dos participantes e compartilhar os resultados ao vivo.

Opções de suporte ao cliente : telefone, e-mail e chat

5. Eventleaf: Gerencia o registro do grupo para eventos virtuais

Eventleaf é uma plataforma de gerenciamento de eventos que pode ser usada por organizadores para criar, promover e gerenciar eventos online, como reuniões de negócios, conferências, arrecadação de fundos e feiras. O software permite que os participantes online se registrem juntos em um grupo e dediquem um participante como gerente designado para o evento. O gerente de registro pode administrar o registro do evento em nome do grupo e adicionar/remover membros adicionais do grupo.

• Site do evento: crie um site de registro de eventos usando o construtor de sites de eventos do software.Você pode adicionar uma agenda a este site, incluindo data, hora, título, descrição e detalhes do palestrante, que podem incluir seu nome, fotografia e uma breve biografia. Selecione um idioma para sua página de destino e visualize seu design enquanto preenche os detalhes relevantes.

  

• Registro de evento: permite que os participantes se registrem em um evento e acessem as informações do evento online.Você pode usar esse recurso para organizar opções de inscrição em eventos, como taxas de inscrição, workshops e pacotes de alimentação. Além disso, você pode restringir as inscrições apenas para os convidados usando senhas de eventos e outras opções.

• Integração Lobbytrack: Integre-se com o software de gerenciamento de visitantes Lobbytrack que ajuda você a adicionar visitantes à sua lista.Sempre que você agendar um evento no Eventleaf, seja uma conferência ou uma reunião, os detalhes do participante são armazenados automaticamente no Lobbytrack. Você pode usar os dados desses visitantes para agendar reuniões de acompanhamento, reservar espaços e organizar eventos especiais para os visitantes.

Opções de suporte ao cliente : telefone, e-mail e chat

6. Odoo: oferece gerenciamento de orçamento de eventos

Odoo é um conjunto de ferramentas de gerenciamento de negócios, como contabilidade, inventário e gerenciamento de projetos, que pode ajudar a simplificar seus processos de negócios. O software também oferece um módulo de gerenciamento de eventos dedicado que permite aos profissionais de eventos gerenciar eventos on-line e no local. Você pode usar o aplicativo de gerenciamento de eventos do Odoo para gerenciar o orçamento do seu evento, administrando a alocação de recursos e as compras automatizadas para o seu evento.

• Editor de arrastar e soltar: crie páginas de destino, biografias de palestrantes, agendas e frases de chamariz usando o editor de arrastar e soltar do software.O software apresenta blocos de construção de conteúdo pré-fabricados que podem ser arrastados e soltos para estruturar sua página de evento.

• Gerenciamento de participantes: crie um grupo de participantes e defina a capacidade mínima/máxima de participantes para o seu evento.Você também pode usar os recursos de gerenciamento de participantes do software para personalizar os crachás de entrada e analisar os perfis dos participantes.

• Marketing por e-mail: agende comunicações automáticas com os participantes e envie-lhes e-mails, incluindo e-mails introdutórios e de confirmação.Isso pode incluir salvar a data, saber antes de ir, obrigado por participar e e-mails de confirmação de inscrição.

Opções de suporte ao cliente : telefone, e-mail e chat

7. Oportuna: apresenta um plug-in de calendário gratuito para WordPress

O Timely é um software de eventos online que oferece ferramentas para ajudá-lo a gerenciar eventos e locais com eficiência. O software apresenta um plug-in de calendário de eventos tudo-em-um gratuito para WordPress que permite aos usuários criar, gerenciar e compartilhar eventos com facilidade. Como planejador de eventos, você pode usar o Timely para personalizar sua exibição de calendário usando diferentes fontes e temas. Você também pode codificar seus eventos com cores, configurar diferentes fusos horários para seu calendário e até mesmo adicionar eventos de filtro para pesquisar eventos específicos por categorias, organizadores, locais e tags.

• Venda de ingressos para eventos: venda ingressos e gerencie suas vendas de ingressos online.Você também pode criar diferentes tipos de ingressos, como admissão geral, VIP e horários de ingressos para o seu evento, e exibi-los na página do evento.

• Até 100 eventos: crie e gerencie até 100 eventos com seu plano Timely gratuito.Como usuário do Timely, você pode promover seus eventos gratuitos e ativar o registro de eventos online em seu site, independentemente do tipo de evento - online, físico ou misto.

• Painel multilíngue e interface pública: Altere o idioma de visualização pública do painel e do calendário para atender aos requisitos do público global.Algumas das opções de idioma aqui incluem inglês, francês, espanhol, português, alemão, italiano e holandês.

Opções de suporte ao cliente : telefone, e-mail e chat

Como escolher o melhor software gratuito de gestão de eventos para o seu negócio?

Aqui estão algumas considerações comuns a serem observadas ao avaliar soluções gratuitas de gerenciamento de eventos para suas necessidades.

• Avalie os recursos de gerenciamento de participantes: Ao avaliar possíveis soluções de gerenciamento de eventos e suas versões gratuitas, verifique se o software permite adicionar, editar, excluir e rastrear participantes com facilidade.Algumas ferramentas também oferecem lembretes de eventos em seu plano gratuito que ajudam você a se comunicar com os participantes e lembrá-los do próximo evento. Você também pode considerar o relatório de participação, que pode ser usado para rastrear a participação em eventos ao longo do tempo.

• Avalie os recursos de emissão de bilhetes: A emissão de bilhetes online é um recurso obrigatório para um gerente de eventos.Antes de finalizar uma ferramenta de gestão de eventos para o seu negócio, certifique-se de que o sistema oferece uma bilheteria segura para facilitar a venda de ingressos por meio de canais online e offline. Ele também deve oferecer a opção de criar vários tipos de ingressos para o mesmo evento, o que o ajudará a oferecer uma experiência diferente para seus patrocinadores, expositores e participantes.

• Considere o recurso de análise de eventos: A análise de eventos é um recurso importante do software de gerenciamento de eventos que permite que os organizadores de eventos analisem os dados do evento e melhorem as coisas no futuro.Antes de escolher o melhor software de gerenciamento de eventos, certifique-se de que ele oferece algumas métricas básicas, como pontuação líquida do promotor (NPS), envolvimento do palestrante, taxas de resposta e tópicos de alto desempenho para ajudá-lo a analisar a eficácia de seus eventos.

Qual é o custo para atualizar de um software de gerenciamento de eventos gratuito para um pago?

Caso você queira dimensionar seus esforços de gerenciamento de eventos e precisar de recursos adicionais, verifique o custo incorrido ao atualizar do plano gratuito. A maioria dos produtos no mercado tem preços mensais e pode ser dividida em três níveis de preços comuns com base no preço inicial.

Faixas de preço*:

• $ 4 - $ 32

• $ 33 - $ 88

• $88+

*O preço incluído é para a oferta básica/de preço mais baixo encontrada nos sites dos fornecedores em 13 de fevereiro de 2023. Essas faixas correspondem aos percentis 25, 75 e 100 das informações de preços coletadas nos sites dos fornecedores de produtos de amostra.

Custos ocultos associados ao software de gerenciamento de eventos

A lista de preços acima resume os preços dos planos básicos da maioria dos produtos. Um produto empresarial ou premium com preço mais alto pode incluir recursos adicionais, como gerenciamento de crachás, gamificação e gerenciamento de voluntários. Se você está considerando o plano gratuito, ele também pode incluir algumas cobranças ocultas, como custos de treinamento e implementação, custos de personalização, cobranças adicionais e custos de integração e escalabilidade. Antes de fazer uma escolha, pergunte ao fornecedor do software sobre essas cobranças ocultas para garantir total transparência nos preços.

Perguntas comuns a serem feitas ao procurar um software de gerenciamento de eventos gratuito

É importante fazer as perguntas certas aos fornecedores para determinar se o aplicativo do evento é adequado para o seu negócio ou não. Algumas perguntas comuns que você pode considerar para isso são: