Ce este managementul riscului de proiect? Iată tot ce trebuie să știți

Cu toții avem tendința să căutăm posibilități de eșec ori de câte ori începem (sau ne gândim să începem) ceva nou. Acest scenariu este valabil și pentru managerii de proiect.

Proiectele pot fi demersuri riscante și, dacă nu sunt gestionate corespunzător, pot ieși rapid din funcțiune. Fără un management adecvat al riscului, proiectele pot avea depășiri de timp sau costuri, ceea ce duce la nerespectarea termenelor limită, cheltuieli nebugetate și, în cele din urmă, eșec.

Dacă sunteți manager de proiect, cel mai bun mod de a face față riscurilor este să vă pregătiți în prealabil pentru acestea și să implementați strategii de management al riscurilor pentru a le atenua. De aceea, astăzi, „capacitatea de a gestiona riscurile de proiect” este o abilitate esențială pe care angajatorii o caută atunci când angajează manageri de proiect.

În acest ghid, explicăm tot ce trebuie să știți despre managementul riscului de proiect. Păstrați-vă adânc și învățați cum să reduceți riscurile pentru a vă menține proiectele pe drumul cel bun! Dar mai întâi, să înțelegem esențialul riscurilor proiectului.

Ce este riscul proiectului?

Riscul de proiect este orice problemă potențială care ar putea afecta negativ finalizarea cu succes a proiectelor dumneavoastră. Riscurile pot fi cauzate de factori interni sau externi. De exemplu, un furnizor cheie și-a pierdut activitatea și un membru cheie al echipei care părăsește organizația dvs. – ambele se califică drept riscuri ale proiectului.

Ce este managementul riscului de proiect?

Managementul riscului de proiect este procesul de identificare, evaluare și răspuns la riscurile neașteptate care ar putea afecta obiectivele și progresul proiectului.

Mai simplu spus, managementul riscului de proiect este un proces care are ca scop reducerea riscurilor de proiect care au apărut deja, au loc sau sunt probabil să apară în viitor. Se concentrează pe reducerea riscurilor prin identificarea cauzelor fundamentale ale riscurilor și minimizarea impactului acestora, dacă nu chiar eliminându-le complet.

De ce aveți nevoie de managementul riscului de proiect?

În calitate de manager de proiect, identificarea și evaluarea riscurilor este o parte esențială a muncii dumneavoastră. Vă ajută să vă prioritizați eforturile de management de proiect. Dacă o evaluare a riscurilor indică faptul că impactul unei anumite amenințări va fi sever, ar trebui să luați măsurile necesare pentru a evita sau a atenua acea amenințare în avans.

Pentru orice proiect, există multe riscuri de luat în considerare, dar cele mai influente sunt legate de programul proiectului, cost, calitate, tehnologie și resurse.

Tipuri comune de riscuri de management de proiect (cu exemple)

Să trecem prin unele dintre cele mai comune tipuri de riscuri de proiect pe care le puteți întâlni. Am adăugat și exemple pentru a explica mai bine riscurile.

• Riscuri individuale ale proiectului: Acestea sunt evenimente de risc individuale care, dacă apar, pot afecta calitatea, costul, timpul și/sau domeniul de aplicare al unui proiect. Exemplele includ lipsa de resurse suficiente pentru un loc de muncă și nevoia de a face față concediilor medicale sau concediilor angajaților în timpul sezonului de vârf.
• Riscuri generale ale proiectului: Aceste riscuri se referă la impactul incertitudinii asupra întregului proiect. Riscul global al proiectului cuprinde un agregat de riscuri individuale plus toate celelalte surse de incertitudine a proiectului. Exemple de astfel de incertitudini includ calamități naturale, războaie și schimbări în politicile guvernamentale.
• Riscuri de variabilitate: Aceste riscuri sunt asociate cu fluctuații sau inexactități ale cererii, ofertei, calității, prețului etc., care pot afecta rezultatul proiectului. Exemplele includ variarea prețurilor materiilor prime și schimbarea furnizorului unei componente esențiale a produsului.
• Riscuri de ambiguitate: Aceste riscuri provin din lipsa de claritate a cerințelor proiectului care poate duce la interpretări greșite sau greșeli. Exemplele includ colectarea de cerințe incorecte de la clienți și interpretări diferite ale domeniului proiectului în rândul membrilor echipei.

5 pași pentru gestionarea riscurilor proiectului

Riscurile sunt o parte inerentă a oricărui proiect. Deși este imposibil să eliminați toate riscurile, este într-adevăr posibil să le limitați impactul prin gestionarea lor. Următorii pași vă vor ajuta să reduceți și să controlați în mod competent toate riscurile potențiale ale proiectului.

1. Identificați riscurile potențiale

Primul pas este identificarea tuturor riscurilor potențiale care ar putea afecta calendarul sau obiectivele proiectului. Include analizarea atentă a planului general al proiectului și determinarea oricăror probleme potențiale care ar putea apărea.

O modalitate de a face acest pas este prin programarea unor sesiuni de brainstorming cu echipa de proiect și cu părțile interesate. Odată ce identificați riscurile, introduceți-le într-un registru de risc. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți toate riscurile împreună cu detaliile lor, cum ar fi durata, impactul, prioritatea și starea.

2. Analizați riscurile identificate

Odată ce identificați riscurile, începeți să le analizați pentru a înțelege cum și în ce măsură pot avea impact asupra proiectului dvs. Concentrați-vă pe analiza cantitativă și calitativă a riscurilor. Analiza cantitativă a riscului atribuie o valoare numerică probabilității riscului, în timp ce analiza calitativă a riscului este utilizată pentru a identifica și evalua riscurile care nu pot fi cuantificate. Ambele ajută la identificarea riscurilor care necesită atenția dumneavoastră imediată.

Atunci când evaluați riscurile, luați în considerare trei factori cheie: probabilitatea riscului (probabilitatea apariției unui eveniment de risc), impactul riscului (consecințele apariției unui eveniment de risc) și vulnerabilitatea la risc (măsura în care un eveniment de risc poate fi controlat). Acestea vă vor ajuta să înțelegeți nivelul general de risc al proiectului și să planificați măsurile de atenuare în consecință.

3. Creați un plan de răspuns

Acum că aveți o mai bună înțelegere a potențialelor riscuri ale proiectului, este timpul să dezvoltați un plan de răspuns. Planul de răspuns ar trebui să includă modul în care veți aborda fiecare dintre riscurile cu prioritate ridicată identificate. De asemenea, planul ar trebui să fie realizabil, practic și adaptat pentru a se potrivi nevoilor specifice ale proiectului dumneavoastră.

Transferul, atenuarea, evitarea și acceptarea sunt patru moduri diferite de a răspunde la riscuri. Pe baza toleranței dumneavoastră la risc, creați un plan de răspuns pentru a transfera, atenua, evita sau accepta potențiale riscuri ale proiectului.

4. Implementați planul de răspuns

După elaborarea unui plan de răspuns, este timpul să-l implementați. Acest lucru va necesita o coordonare strânsă între membrii echipei și părțile interesate. Asigurați-vă că toți cei implicați în proiect sunt conștienți de riscuri și știu ce trebuie să facă pentru a le atenua.

Pentru a executa planul în mod eficient, desemnați pe cineva care să se ocupe de fiecare pas, astfel încât să existe continuitate și fără confuzie. Pe măsură ce proiectul progresează, urmăriți îndeaproape riscurile și aduceți modificări planului de răspuns, după cum este necesar.

5. Monitorizați și evaluați riscurile

Managementul riscului nu este o activitate unică; este un proces în desfășurare care ar trebui revizuit în mod regulat. Și de aceea nu ar trebui să încetați niciodată să monitorizați și să evaluați riscurile proiectului. Monitorizarea continuă vă va permite să urmăriți progresul măsurilor de atenuare, să vă asigurați că acestea sunt eficiente și să faceți ajustările necesare atunci când este necesar.

Succesul proiectului depinde de managementul oportun al riscului

Amintiți-vă, un plan de management al riscului bine conceput vă va duce proiectele către succes.

Managementul oportun al riscurilor ajută proiectele să reușească prin identificarea și atenuarea riscurilor potențiale înainte ca acestea să devină probleme reale. Luând o abordare proactivă a managementului riscului, puteți evita capcanele comune și întârzierile costisitoare care pot duce la eșecul proiectului. Revizuiți procesul de gestionare a riscurilor de-a lungul ciclului de viață al proiectului și faceți-vă proiectul un mare succes. Noroc!

Metodologia sondajului

Sondajul Capterra privind inteligența emoțională la locul de muncă a fost realizat în decembrie 2021 în rândul a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 până la 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).

Sondajul Capterra asupra utilizatorilor de management de proiect a fost realizat în martie 2021 în rândul a 422 de manageri de proiect din SUA, dintre care 367 sunt utilizatori de software de management de proiect. Respondenții calificați sunt factori de decizie sau au o implicare semnificativă în managementul zilnic al proiectelor din cadrul organizației lor. Am formulat întrebările pentru a ne asigura că fiecare respondent a înțeles pe deplin sensul și subiectul la îndemână.