ما هي إدارة مخاطر المشروع؟ إليك كل ما تحتاج إلى معرفته

نميل جميعًا إلى البحث عن احتمالات الفشل عندما نبدأ (أو نفكر في بدء) شيء جديد. ينطبق هذا السيناريو أيضًا على مديري المشاريع.

يمكن أن تكون المشاريع مساع محفوفة بالمخاطر ، وإذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح ، فيمكن أن تخرج عن المسار بسرعة. بدون إدارة المخاطر المناسبة ، يمكن أن يكون للمشاريع وقت أو تجاوز في التكلفة ، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، والنفقات غير المدرجة في الميزانية ، والفشل في النهاية.

إذا كنت مدير مشروع ، فإن أفضل طريقة للتعامل مع المخاطر هي الاستعداد لها مسبقًا وتنفيذ استراتيجيات إدارة المخاطر للتخفيف منها. لهذا السبب ، تعد "القدرة على إدارة مخاطر المشروع" اليوم مهارة أساسية يبحث عنها أصحاب العمل عند تعيين مديري المشاريع.

في هذا الدليل ، نشرح كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة مخاطر المشروع. تعمق في الغوص وتعلم كيفية تقليل المخاطر لإبقاء مشاريعك على المسار الصحيح! لكن أولاً ، دعونا نفهم التفاصيل الجوهرية لمخاطر المشروع.

ما هي مخاطر المشروع؟

مخاطر المشروع هي أي مشكلة محتملة يمكن أن تؤثر سلبًا على إكمال مشاريعك بنجاح. قد تكون المخاطر ناتجة عن عوامل داخلية أو خارجية. على سبيل المثال ، مورد رئيسي يخرج من العمل وعضو رئيسي في الفريق يترك مؤسستك - كلاهما مؤهل كمخاطر للمشروع.

ما هي إدارة مخاطر المشروع؟

إدارة مخاطر المشروع هي عملية تحديد وتقييم والاستجابة للمخاطر غير المتوقعة التي قد تؤثر على أهداف مشروعك وتقدمه.

ببساطة ، إدارة مخاطر المشروع هي عملية تهدف إلى تقليل مخاطر المشروع التي حدثت بالفعل ، أو تحدث ، أو من المحتمل أن تحدث في المستقبل. يركز على الحد من المخاطر من خلال تحديد الأسباب الجذرية للمخاطر وتقليل تأثيرها ، إن لم يكن القضاء عليها تمامًا.

لماذا تحتاج إدارة مخاطر المشروع؟

بصفتك مدير مشروع ، يعد تحديد وتقييم المخاطر جزءًا أساسيًا من وظيفتك. يساعد في تحديد أولويات جهود إدارة المشروع. إذا أشار تقييم المخاطر إلى أن تأثير تهديد معين سيكون شديدًا ، فيجب عليك اتخاذ الخطوات اللازمة لتجنب هذا التهديد أو تخفيفه مقدمًا.

بالنسبة لأي مشروع ، هناك العديد من المخاطر التي يجب مراعاتها ، ولكن أكثرها تأثيرًا تتعلق بجدول المشروع والتكلفة والجودة والتكنولوجيا والموارد.

الأنواع الشائعة لمخاطر إدارة المشروع (مع أمثلة)

لنستعرض بعض أكثر أنواع مخاطر المشروع شيوعًا التي قد تواجهها. أضفنا أيضًا أمثلة لشرح المخاطر بشكل أفضل.

• مخاطر المشروع الفردية: هذه هي أحداث المخاطر الفردية التي ، في حالة حدوثها ، يمكن أن تؤثر على الجودة و / أو التكلفة و / أو الوقت و / أو نطاق المشروع. تشمل الأمثلة عدم وجود موارد كافية للحصول على وظيفة والاضطرار إلى التعامل مع الإجازات المرضية أو إجازة الموظف خلال موسم الذروة.
• مخاطر المشروع الإجمالية: تشير هذه المخاطر إلى تأثير عدم اليقين على المشروع ككل. تشتمل مخاطر المشروع الإجمالية على إجمالي المخاطر الفردية بالإضافة إلى جميع المصادر الأخرى لعدم اليقين في المشروع. تتضمن أمثلة حالات عدم اليقين هذه الكوارث الطبيعية والحروب والتغييرات في سياسات الحكومة.
• مخاطر التقلبات: ترتبط هذه المخاطر بالتقلبات أو عدم الدقة في الطلب والعرض والجودة والسعر وما إلى ذلك ، والتي يمكن أن تؤثر على نتيجة المشروع. تشمل الأمثلة تغيير أسعار المواد الخام وتغيير مورد أحد مكونات المنتج المهمة.
• مخاطر الغموض: تنبع هذه المخاطر من عدم وضوح متطلبات المشروع مما قد يؤدي إلى سوء التفسير أو الأخطاء. ومن الأمثلة على ذلك جمع المتطلبات غير الدقيقة من العملاء والتفسيرات المختلفة لنطاق المشروع بين أعضاء الفريق.

5 خطوات لإدارة مخاطر المشروع

المخاطر جزء لا يتجزأ من أي مشروع. في حين أنه من المستحيل القضاء على جميع المخاطر ، فمن الممكن بالفعل الحد من تأثيرها من خلال إدارتها. ستساعدك الخطوات التالية في تقليل جميع مخاطر المشروع المحتملة والتحكم فيها بكفاءة.

1. تحديد المخاطر المحتملة

تتمثل الخطوة الأولى في تحديد جميع المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على الجدول الزمني لمشروعك أو أهدافه. يتضمن التحليل الدقيق لخطة المشروع الشاملة وتحديد أي قضايا محتملة قد تنشأ.

تتمثل إحدى طرق تحقيق هذه الخطوة في جدولة جلسات العصف الذهني مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة. بمجرد تحديد المخاطر ، ضعها في سجل المخاطر. سيساعدك هذا على تتبع جميع المخاطر جنبًا إلى جنب مع تفاصيلها مثل المدة والتأثير والأولوية والحالة.

2. تحليل المخاطر المحددة

بمجرد تحديد المخاطر ، ابدأ في تحليلها لفهم كيف وإلى أي مدى يمكن أن تؤثر على مشروعك. التركيز على التحليل الكمي والنوعي للمخاطر. يخصص التحليل الكمي للمخاطر قيمة عددية لاحتمالية المخاطر ، بينما يستخدم التحليل النوعي للمخاطر لتحديد وتقييم المخاطر التي لا يمكن قياسها كمياً. كلاهما يساعد في تحديد المخاطر التي تحتاج إلى اهتمامك الفوري.

عند تقييم المخاطر ، ضع في اعتبارك ثلاثة عوامل رئيسية: احتمال الخطر (احتمال وقوع حدث خطر) ، وتأثير المخاطر (عواقب وقوع حدث خطر) ، وقابلية التعرض للمخاطر (مدى إمكانية التحكم في حدث الخطر). سيساعدك ذلك على فهم المستوى العام لمخاطر المشروع والتخطيط لتدابير التخفيف وفقًا لذلك.

3. إنشاء خطة استجابة

الآن وقد أصبح لديك فهم أفضل لمخاطر المشروع المحتملة ، فقد حان الوقت لتطوير خطة استجابة. يجب أن تتضمن خطة الاستجابة كيفية معالجة كل من المخاطر ذات الأولوية العالية المحددة. يجب أن تكون الخطة أيضًا قابلة للتحقيق وعملية ومصممة لتناسب الاحتياجات المحددة لمشروعك.

يعد التحويل والتخفيف والتجنب والقبول أربع طرق مختلفة للاستجابة للمخاطر. بناءً على تحملك للمخاطر ، قم بإنشاء خطة استجابة إما لنقل مخاطر المشروع المحتملة أو التخفيف منها أو تجنبها أو قبولها.

4. تنفيذ خطة الاستجابة

بعد وضع خطة الاستجابة ، حان الوقت لتنفيذها. سيتطلب ذلك تنسيقًا وثيقًا بين أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. تأكد من أن جميع المشاركين في المشروع على دراية بالمخاطر ويعرفون ما يتعين عليهم القيام به للتخفيف منها.

لتنفيذ الخطة بشكل فعال ، قم بتعيين شخص ما ليكون مسؤولاً عن كل خطوة حتى يكون هناك استمرارية ولا لبس. مع تقدم المشروع ، راقب المخاطر عن كثب وقم بإجراء تغييرات على خطة الاستجابة حسب الحاجة.

5. رصد وتقييم المخاطر

إدارة المخاطر ليست نشاطا لمرة واحدة ؛ إنها عملية مستمرة يجب إعادة النظر فيها بانتظام. ولهذا السبب يجب ألا تتوقف أبدًا عن مراقبة وتقييم مخاطر المشروع. تسمح لك المراقبة المستمرة بتتبع التقدم المحرز في تدابير التخفيف ، والتأكد من فعاليتها ، وإجراء التعديلات اللازمة عند الحاجة.

يعتمد نجاح المشروع على إدارة المخاطر في الوقت المناسب

تذكر أن خطة إدارة المخاطر المصممة جيدًا ستقود مشاريعك إلى النجاح.

تساعد إدارة المخاطر في الوقت المناسب المشاريع على النجاح من خلال تحديد المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها قبل أن تصبح مشكلات فعلية. من خلال اتباع نهج استباقي لإدارة المخاطر ، يمكنك تجنب المزالق الشائعة والتأخيرات المكلفة التي قد تؤدي إلى فشل المشروع. أعد النظر في عملية إدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع وحقق نجاحًا كبيرًا في مشروعك. هتافات!

منهجية المسح

تم إجراء استطلاع Capterra للذكاء العاطفي في مكان العمل في ديسمبر 2021 بين 528 متخصصًا في الولايات المتحدة يديرون المشاريع في أعمالهم التجارية الصغيرة والمتوسطة. تم فحص المستجيبين لحالة التوظيف (بدوام كامل) ، وحجم العمل (2 إلى 500 موظف) ، والمشاركة في إدارة المشروع (متورط للغاية).

تم إجراء استبيان مستخدم إدارة المشاريع من Capterra في مارس 2021 بين 422 مدير مشروع في الولايات المتحدة ، 367 منهم من مستخدمي برامج إدارة المشاريع. المستجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو لديهم مشاركة كبيرة في إدارة المشروع اليومية في مؤسستهم. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.