Что такое управление рисками проекта? Вот все, что вам нужно знать

Мы все склонны искать возможность неудачи всякий раз, когда начинаем (или думаем начать) что-то новое. Этот сценарий справедлив и для менеджеров проектов.

Проекты могут быть рискованными, и если ими не управлять должным образом, они могут быстро сойти с рельсов. Без надлежащего управления рисками проекты могут иметь перерасход времени или средств, что приводит к срыву сроков, незапланированным расходам и, в конечном итоге, к провалу.

Если вы руководитель проекта, лучший способ справиться с рисками — заранее подготовиться к ним и внедрить стратегии управления рисками для их снижения. Вот почему сегодня «способность управлять проектными рисками» является важным навыком, на который обращают внимание работодатели при приеме на работу руководителей проектов.

В этом руководстве мы объясним все, что вам нужно знать об управлении рисками проекта. Погрузитесь глубже и узнайте, как снизить риски, чтобы ваши проекты не сбились с пути! Но сначала давайте разберемся в мельчайших деталях рисков проекта.

Что такое проектный риск?

Риск проекта — это любая потенциальная проблема, которая может негативно повлиять на успешное завершение ваших проектов. Риски могут быть связаны с внутренними или внешними факторами. Например, уход ключевого поставщика из бизнеса и уход ключевого члена команды из вашей организации — и то, и другое квалифицируется как риски проекта.

Что такое управление рисками проекта?

Управление рисками проекта — это процесс выявления, оценки и реагирования на непредвиденные риски, которые могут повлиять на цели и ход вашего проекта.

Проще говоря, управление рисками проекта — это процесс, направленный на снижение рисков проекта, которые уже произошли, происходят или могут возникнуть в будущем. Основное внимание уделяется снижению рисков путем выявления основных причин рисков и сведения к минимуму их воздействия, если не полного их устранения.

Зачем нужно управление рисками проекта?

Как менеджер проекта, выявление и оценка рисков является важной частью вашей работы. Это помогает расставить приоритеты в ваших усилиях по управлению проектами. Если оценка риска показывает, что влияние конкретной угрозы будет серьезным, вам следует заранее предпринять необходимые шаги, чтобы избежать или смягчить эту угрозу.

Для любого проекта необходимо учитывать множество рисков, но наиболее важные из них связаны с графиком проекта, стоимостью, качеством, технологиями и ресурсами.

Распространенные типы рисков управления проектами (с примерами)

Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных типов проектных рисков, с которыми вы можете столкнуться. Мы также добавили примеры, чтобы лучше объяснить риски.

• Индивидуальные риски проекта: это отдельные события риска, которые, если они происходят, могут повлиять на качество, стоимость, время и/или объем проекта. Примеры включают нехватку ресурсов для работы и необходимость иметь дело с больничными листами или отгулами сотрудников в пик сезона.
• Общие риски проекта: Эти риски относятся к влиянию неопределенности на весь проект. Общий риск проекта включает совокупность индивидуальных рисков плюс все другие источники неопределенности проекта. Примеры таких неопределенностей включают стихийные бедствия, войны и изменения в государственной политике.
• Риски изменчивости: эти риски связаны с колебаниями или неточностями в спросе, предложении, качестве, цене и т. д., которые могут повлиять на результат проекта. Примеры включают изменение цен на сырье и изменение поставщика важнейшего компонента продукта.
• Риски двусмысленности. Эти риски связаны с отсутствием ясности в требованиях к проекту, что может привести к неправильному толкованию или ошибкам. Примеры включают неточный сбор требований от клиентов и различные интерпретации содержания проекта среди членов команды.

5 шагов для управления рисками проекта

Риски являются неотъемлемой частью любого проекта. Хотя невозможно устранить все риски, действительно можно ограничить их влияние, управляя ими. Следующие шаги помогут вам грамотно снизить и контролировать все потенциальные риски проекта.

1. Определите потенциальные риски

Первым шагом является выявление всех потенциальных рисков, которые могут повлиять на сроки или цели вашего проекта. Он включает в себя тщательный анализ общего плана проекта и определение любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть.

Один из способов выполнить этот шаг — запланировать сеансы мозгового штурма с вашей проектной командой и заинтересованными сторонами. Как только вы определите риски, занесите их в реестр рисков. Это поможет вам отслеживать все риски вместе с их деталями, такими как продолжительность, влияние, приоритет и статус.

2. Проанализируйте выявленные риски

Как только вы определите риски, начните их анализировать, чтобы понять, как и в какой степени они могут повлиять на ваш проект. Сосредоточьтесь на количественном и качественном анализе рисков. Количественный анализ риска присваивает числовое значение вероятности риска, тогда как качественный анализ риска используется для выявления и оценки рисков, которые не могут быть определены количественно. Оба помогают выявить риски, которые требуют вашего немедленного внимания.

При оценке рисков учитывайте три ключевых фактора: вероятность риска (вероятность возникновения события риска), воздействие риска (последствия возникновения события риска) и уязвимость к риску (степень, в которой событие риска можно контролировать). Это поможет вам понять общий уровень риска проекта и соответствующим образом спланировать меры по его снижению.

3. Создайте план реагирования

Теперь, когда вы лучше понимаете потенциальные риски проекта, пришло время разработать план реагирования. План реагирования должен включать в себя то, как вы будете устранять каждый из выявленных высокоприоритетных рисков. План также должен быть достижимым, практичным и адаптированным к конкретным потребностям вашего проекта.

Передача, смягчение, предотвращение и принятие — четыре различных способа реагирования на риски. Основываясь на своей терпимости к риску, создайте план реагирования, чтобы передать, смягчить, избежать или принять потенциальные риски проекта.

4. Реализуйте план реагирования

После разработки плана реагирования пришло время его реализовать. Это потребует тесной координации между членами команды и заинтересованными сторонами. Убедитесь, что все участники проекта осведомлены о рисках и знают, что им необходимо сделать для их снижения.

Для эффективного выполнения плана назначьте ответственного за каждый шаг, чтобы обеспечить непрерывность и отсутствие путаницы. По мере продвижения проекта внимательно следите за рисками и при необходимости вносите изменения в план реагирования.

5. Отслеживайте и оценивайте риски

Управление рисками — это не разовая деятельность; это непрерывный процесс, который следует регулярно пересматривать. И именно поэтому вы никогда не должны прекращать мониторинг и оценку рисков проекта. Непрерывный мониторинг позволит вам отслеживать ход мер по смягчению последствий, обеспечивать их эффективность и при необходимости вносить необходимые коррективы.

Успех проекта зависит от своевременного управления рисками

Помните, хорошо продуманный план управления рисками приведет ваши проекты к успеху.

Своевременное управление рисками помогает проектам добиться успеха, выявляя и снижая потенциальные риски до того, как они станут реальными проблемами. Используя упреждающий подход к управлению рисками, вы можете избежать распространенных ошибок и дорогостоящих задержек, которые могут привести к провалу проекта. Пересмотрите процесс управления рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта и сделайте свой проект успешным. Ваше здоровье!

Методология опроса

Опрос Capterra об эмоциональном интеллекте на рабочем месте был проведен в декабре 2021 года среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своем малом и среднем бизнесе. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от 2 до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).

Опрос пользователей управления проектами Capterra был проведен в марте 2021 года среди 422 менеджеров проектов в США, 367 из которых являются пользователями программного обеспечения для управления проектами. Квалифицированные респонденты являются лицами, принимающими решения, или принимают активное участие в повседневном управлении проектами в своей организации. Мы сформулировали вопросы таким образом, чтобы каждый респондент полностью понял смысл и тему.