Cum să creați un plan eficient de management al riscului pentru proiectele dvs
Publicat: 2022-05-07Un plan bine gândit de gestionare a riscurilor vă ajută proiectul să reușească.
Adele, un manager de proiect, a căutat mereu modalități de a-și dovedi valoarea, arătându-și capacitatea de a gestiona proiecte dificile. Într-o zi, ea a preluat un proiect pe care majoritatea managerilor l-ar fi evitat. Proiectul a fost complex și a inclus mai mulți factori de risc; au fost multe care ar putea merge prost, dar potențiala recompensă era mare. Adele a fost suficient de încrezătoare pentru a face un plan strategic de management al riscului și astfel a reușit.
În fiecare zi, oamenii din afaceri își asumă riscuri. Uneori aceste riscuri dau roade, alteori nu. Dar ceea ce îi separă pe cei care asumă riscuri de succes precum Adele de cei care eșuează este pregătirea lor pentru planificarea managementului riscului.
La fel ca Adele, dacă ești un manager de proiect care se ocupă de proiecte complexe și dorește să atenueze toate riscurile potențiale, crearea unui plan de management al riscului de proiect este calea de urmat.
A nu avea o strategie de management al riscului este o rețetă sigură pentru dezastru, dar, în același timp, crearea uneia poate părea descurajantă. De aceea, am compilat cinci pași simpli pentru a vă ajuta să creați un plan de management al riscurilor. Vă explicăm în primul rând cum acești pași previn potențialele probleme să apară. Dar mai întâi, să învățăm elementele de bază ale planificării managementului riscului.
Ce este un plan de management al riscului?
Un plan de management al riscurilor conturează pașii de identificare, analiză, evaluare și răspuns la riscuri. De asemenea, include strategii de monitorizare a riscurilor și de minimizare a impactului acestora asupra proiectelor, cu scopul de a maximiza rezultatele pozitive ale proiectelor.
| Componentele cheie ale unui plan de management al riscului de proiect | |
|---|---|
| Contextul de risc al proiectului | Aceasta include o descriere a proiectului, obiectivele acestuia și o listă a tuturor părților interesate implicate. |
| Metodologie | Aceasta include o descriere a procesului de management al riscului care trebuie utilizat și a instrumentelor și tehnicilor care trebuie utilizate în timpul procesului. |
| Structura de defalcare a riscului | Aceasta include o defalcare a tuturor riscurilor proiectului în funcție de tip, cum ar fi cele tehnice, financiare sau organizaționale. |
| Categorii de risc | Aceasta include o descriere amănunțită a tuturor categoriilor de risc care există, cum ar fi ridicat, mediu sau scăzut. |
| Matricea de evaluare a riscurilor | Acesta include un tabel care enumeră toți factorii de risc potențiali, impactul lor și probabilitatea de apariție. |
| Plan de răspuns la risc | Aceasta include o descriere a acțiunilor care trebuie întreprinse atunci când are loc un eveniment de risc, cum ar fi evitarea, atenuarea sau transferul. |
| Roluri si responsabilitati | Aceasta include o listă a persoanelor responsabile cu îndeplinirea diferitelor sarcini legate de managementul riscurilor. |
De ce ar trebui să aveți un plan de management al riscului?
Niciun proiect nu este lipsit de riscuri. Prin gândirea și planificarea riscurilor în prealabil, recunoașteți că acestea sunt prezente și că trebuie abordate. Cu un plan de management al riscului bine gândit, puteți evita sau atenua potențialele probleme înainte ca acestea să devină obstacole copleșitoare.
Implementarea unor planuri adecvate de management al riscului și luarea măsurilor necesare pentru reducerea riscului asigură că proiectele dumneavoastră rămân pe drumul cel bun și își ating obiectivele dorite. De aceea, mulți recrutori, în timp ce angajează manageri de proiect, subliniază capacitatea de a gestiona riscurile proiectului și o consideră una dintre cele mai importante abilități ale candidaților.
Un plan de management al riscului de proiect bine format ajută la:
- Păstrați proiectele pe cale și programare
- Evita surprizele costisitoare
- Reduceți riscurile înainte ca acestea să devină probleme mari
- Facilitează comunicarea între membrii echipei
- Protejați reputația companiei dvs
Până acum, este clar că un plan de management al riscului este o parte crucială a oricărui proiect. Nu puteți controla piața, vremea sau concurenții, dar puteți întotdeauna să luați măsurile de precauție necesare pentru a gestiona riscurile. Mai jos, avem cinci pași simpli pentru a crea un plan eficient de răspuns la risc pentru proiectele dvs.
1. Identificați riscurile și creați un registru al riscurilor
Primul pas este să identifici toate riscurile care ar putea afecta obiectivele proiectului tău. Când este realizată la începutul ciclului de viață al proiectului, identificarea riscurilor ajută la luarea măsurilor potrivite pentru a atenua potențialele probleme.
Stăpânește acest pas prin brainstorming cu echipa ta; analiza proiectelor anterioare; și efectuarea unei analize amănunțite a punctelor dvs. tari, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor, cunoscute sub numele de analiză SWOT.
Riscuri comune de identificat în proiectul dvs.:
- Întârzieri sau termene limită ratate: acest lucru se poate întâmpla din diverse motive, cum ar fi subestimarea volumului de muncă necesar, probleme cu furnizorii sau alți factori externi.
- Sfera de aplicare: Acesta este momentul în care domeniul de aplicare al unui proiect se extinde și vă treziți să adăugați din ce în ce mai multe funcții sau sarcini. Poate fi tentant să continui, dar extinderea domeniului de aplicare poate duce rapid la depășiri de costuri și de timp.
- Depășiri de costuri: Acest lucru poate fi cauzat de costuri neprevăzute (de exemplu, prețuri ale materialelor mai mari decât cele așteptate) sau de scăderea domeniului de aplicare (atunci când domeniul de aplicare al proiectului se extinde dincolo de ceea ce sa convenit inițial).
- Probleme neprevăzute cu tehnologia sau echipamentele: acestea pot fi orice, de la defecțiuni hardware la probleme de compatibilitate software.
Odată ce aveți „riscurile identificate” în mână, adăugați-le într-un registru de riscuri. Un registru de risc este un document care enumeră toate riscurile, impactul lor potențial și probabilitatea lor de apariție. Este un instrument vital care ajută la urmărirea tuturor riscurilor și a stării acestora.
2. Analizați riscurile și evaluați impactul acestora
Evaluarea riscurilor este o etapă critică în procesul de management al riscului. După ce ați identificat și adăugat toate riscurile la un registru de riscuri, este timpul să începeți analiza riscurilor. Pentru fiecare risc, trebuie să analizați impactul și probabilitatea.
Impactul este potențiala pierdere financiară sau operațională care ar putea apărea dacă riscul se materializează, iar probabilitatea este probabilitatea ca riscul să apară efectiv. Evaluați atât impactul, cât și probabilitatea pe o scară, cum ar fi scăzut, mediu sau ridicat. Acest lucru vă va ajuta să identificați riscurile care trebuie prioritizate.
Câteva moduri de a evalua impactul și probabilitatea riscului:
- Utilizați o matrice de risc: acest instrument ajută la vizualizarea riscurilor și a impactului lor potențial asupra proiectului.
- Utilizați o evaluare a probabilității și a impactului: Aceasta implică evaluarea probabilității de apariție a fiecărui risc și a impactului său potențial, în cazul în care apare.
- Utilizați metoda Delphi: această tehnică implică obținerea de informații despre riscuri și impactul potențial al acestora de la un grup de experți.
- Utilizați un instrument de clasificare a riscurilor: acest instrument clasifică riscurile în funcție de impactul și probabilitatea acestora, utilizând o scală cum ar fi scăzut, mediu și ridicat.
3. Stabiliți cum să faceți față riscurilor
Acum că știți impactul potențial și probabilitatea fiecărui risc, stabiliți cum să le faceți față. În funcție de risc și de severitatea acestuia, puteți dezvolta o strategie de atenuare a riscului, puteți transfera riscul unei alte părți sau puteți accepta riscul. Cel mai important lucru este să înțelegeți care sunt riscurile și ce puteți face pentru a le atenua.
Câteva modalități comune de a face față riscurilor:
- Transferați riscul: Acesta este momentul în care transferați riscul unei alte părți, cum ar fi o companie de asigurări. Acest lucru se poate face pentru riscuri financiare (de exemplu, depășiri ale costurilor), riscuri operaționale sau probleme cu tehnologia.
- Acceptați riscul: este atunci când decideți că impactul potențial al unui risc este acceptabil și nu luați nicio măsură pentru a-l atenua. Acest lucru ar trebui făcut numai după o analiză atentă și nu trebuie utilizat ușor.
- Evitați riscul: Acesta este momentul în care luați măsuri pentru a evita cu totul riscul. De exemplu, dacă există riscul de furt de date, instalați software de securitate pentru a vă proteja rețeaua.
Asigurați-vă că alegeți o metodă care completează riscul proiectului și vă ajută să obțineți rezultatul dorit. Procedând astfel, puteți ține sub control riscurile proiectului și puteți minimiza șansele de surprize nedorite.
4. Elaborați un plan fezabil pentru a aborda riscurile
Odată ce ați determinat modul corect de a face față riscurilor, trebuie să dezvoltați un plan pentru abordarea acestora. Acest plan ar trebui să fie realist, realizabil și adaptat proiectului dumneavoastră specific.
Ar trebui să includă o cronologie, astfel încât să puteți urmări progresul pașilor de atenuare. Este esențial să ne amintim că unele riscuri nu pot fi niciodată eliminate în totalitate; pot fi gestionate doar pentru a minimiza impactul la un anumit nivel.
Mathias Ahlgren, fondator/CEO la Website Rating, a vorbit cu Capterra despre importanța existenței unui plan de gestionare a riscurilor viabil și și-a împărtășit punctul de vedere.
Lucruri de luat în considerare atunci când creați un plan de management al riscului:
- Stabiliți un scop clar: planul ar trebui să aibă un scop clar, astfel încât toți cei implicați să înțeleagă pentru ce este.
- Identificați cine este responsabil pentru fiecare sarcină: asigurați-vă că identificați cine este responsabil pentru fiecare sarcină din plan. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că sarcinile sunt finalizate la timp.
- Atribuiți termene limită: Atribuiți termene limită fiecărei sarcini din plan pentru a menține toată lumea pe drumul cel bun și concentrat.
- Creați un plan de comunicare: asigurați-vă că aveți un plan pentru a informa membrii echipei și părțile interesate despre riscuri și modul în care acestea sunt abordate.
5. Monitorizați și revizuiți riscurile în mod regulat
Deoarece managementul riscurilor este un proces continuu, este esențial să monitorizați și să revizuiți în permanență riscurile. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că riscurile sunt abordate în mod adecvat și că planul este în continuare eficient.
De asemenea, este important să actualizați planul de gestionare a riscurilor pe măsură ce apar noi riscuri sau sunt finalizați pașii de atenuare. Urmând îndeaproape riscurile, vă puteți asigura că proiectele dvs. rămân pe drumul cel bun.
Câteva modalități dovedite de monitorizare și revizuire regulată a riscurilor:
- Programați întâlniri regulate: programați întâlniri regulate cu echipa de proiect pentru a discuta riscurile și modul în care acestea sunt abordate.
- Comunicați cu părțile interesate în mod regulat: Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toată lumea este conștientă de riscuri și de modul în care acestea sunt abordate.
- Examinați riscurile la fiecare etapă a proiectului: acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că riscurile sunt abordate în mod eficient și că planurile sunt încă pe drumul cel bun.
- Utilizați software de management al riscurilor : utilizați-l pentru a identifica și evalua riscurile la începutul ciclului proiectului, pentru a crea planuri detaliate de atenuare și pentru a monitoriza și revizui riscurile în mod continuu.
Asigurați-vă succesul cu planificarea riscului de proiect bazată pe rezultate
Realizarea unui plan de management al riscului este un pas esential in orice proiect. De la atacuri cibernetice la situații financiare neașteptate, riscurile pot fi obstacole dificile de depășit.
Cu toate acestea, cu o abordare bazată pe rezultate, puteți dezvolta o înțelegere cuprinzătoare a riscurilor implicate în proiectul dvs. și puteți elabora un plan eficient pentru a le aborda.
Dacă te străduiești să gestionezi riscurile proiectului tău sau te confrunți cu altele noi care par imposibil de cucerit, pașii „ușor de implementat” menționați mai sus vă pot ajuta să obțineți succesul.
Doriți să fiți la curent cu cele mai recente știri din domeniul managementului de proiect? Consultați aceste resurse Capterra:
- Cum să gestionați riscurile: un ghid pentru managerii de proiect
- 4 strategii de management al riscului pentru execuția cu succes a proiectului
- Viitorul managementului de proiect este hibrid
- Cum să construiți stiva potrivită de management de proiect pentru afacerea dvs
Metodologia sondajului
Capterra a condus sondajul Emotional Intelligence in the Workplace în decembrie 2021 a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 – 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).