Che cos'è la gestione del rischio di progetto? Ecco tutto ciò che devi sapere

Tendiamo tutti a cercare possibilità di fallimento ogni volta che iniziamo (o pensiamo di iniziare) qualcosa di nuovo. Questo scenario vale anche per i project manager.

I progetti possono essere attività rischiose e, se non gestiti correttamente, possono rapidamente andare fuori strada. Senza un'adeguata gestione del rischio, i progetti possono avere tempi o costi eccessivi, con conseguente mancato rispetto delle scadenze, spese fuori budget e, in definitiva, fallimento.

Se sei un project manager, il modo migliore per affrontare i rischi è prepararli in anticipo e attuare strategie di gestione dei rischi per mitigarli. Ecco perché oggi la "capacità di gestire i rischi di progetto" è un'abilità essenziale che i datori di lavoro cercano quando assumono i project manager.

In questa guida spieghiamo tutto ciò che devi sapere sulla gestione del rischio di progetto. Immergiti in profondità e impara come ridurre i rischi per mantenere i tuoi progetti in carreggiata! Ma prima, comprendiamo il nocciolo dei rischi del progetto.

Cos'è il rischio di progetto?

Il rischio di progetto è qualsiasi potenziale problema che potrebbe avere un impatto negativo sul completamento con successo dei tuoi progetti. I rischi possono essere dovuti a fattori interni o esterni. Ad esempio, un fornitore chiave che cessa l'attività e un membro chiave del team che lascia la tua organizzazione, entrambi si qualificano come rischi di progetto.

Che cos'è la gestione del rischio di progetto?

La gestione del rischio di progetto è il processo di identificazione, valutazione e risposta a rischi imprevisti che potrebbero influenzare gli obiettivi e il progresso del progetto.

In poche parole, la gestione del rischio di progetto è un processo che mira a ridurre i rischi di progetto che si sono già verificati, si stanno verificando o potrebbero verificarsi in futuro. Si concentra sulla riduzione del rischio identificando le cause profonde dei rischi e riducendo al minimo il loro impatto, se non eliminandoli completamente.

Perché hai bisogno di una gestione del rischio di progetto?

In qualità di project manager, identificare e valutare i rischi è una parte essenziale del tuo lavoro. Aiuta a dare priorità agli sforzi di gestione del progetto. Se una valutazione del rischio indica che l'impatto di una particolare minaccia sarà grave, è necessario adottare le misure necessarie per evitare o mitigare tale minaccia in anticipo.

Per qualsiasi progetto, ci sono molti rischi da considerare, ma i più influenti sono legati alla pianificazione del progetto, ai costi, alla qualità, alla tecnologia e alle risorse.

Tipi comuni di rischi di gestione del progetto (con esempi)

Esaminiamo alcuni dei tipi più comuni di rischi di progetto che potresti incontrare. Abbiamo anche aggiunto esempi per spiegare meglio i rischi.

• Rischi di singoli progetti: si tratta di eventi di rischio individuali che, se si verificano, possono influire sulla qualità, sui costi, sui tempi e/o sull'ambito di un progetto. Gli esempi includono non avere risorse sufficienti per un lavoro e dover affrontare congedi per malattia o assenze dei dipendenti durante l'alta stagione.
• Rischi complessivi del progetto: questi rischi si riferiscono all'impatto dell'incertezza sul progetto complessivo. Il rischio complessivo del progetto comprende un aggregato dei rischi individuali più tutte le altre fonti di incertezza del progetto. Esempi di tali incertezze includono calamità naturali, guerre e cambiamenti nelle politiche del governo.
• Rischi di variabilità: questi rischi sono associati a fluttuazioni o imprecisioni nella domanda, nell'offerta, nella qualità, nel prezzo, ecc., che possono influire sul risultato del progetto. Gli esempi includono la variazione dei prezzi delle materie prime e il cambio del fornitore di un componente fondamentale del prodotto.
• Rischi di ambiguità: questi rischi derivano dalla mancanza di chiarezza nei requisiti del progetto che può portare a interpretazioni errate o errori. Gli esempi includono la raccolta di requisiti imprecisi dai clienti e diverse interpretazioni dell'ambito del progetto tra i membri del team.

5 passaggi per gestire i rischi del progetto

I rischi sono una parte intrinseca di qualsiasi progetto. Sebbene sia impossibile eliminare tutti i rischi, è effettivamente possibile limitarne l'impatto gestendoli. I seguenti passaggi ti aiuteranno a ridurre e controllare in modo competente tutti i potenziali rischi del progetto.

1. Identifica i potenziali rischi

Il primo passo è identificare tutti i potenziali rischi che potrebbero influenzare la sequenza temporale o gli obiettivi del tuo progetto. Include un'analisi approfondita del piano generale del progetto e la determinazione di eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Un modo per superare questo passaggio è programmare sessioni di brainstorming con il team di progetto e le parti interessate. Una volta identificati i rischi, inserirli in un registro dei rischi. Questo ti aiuterà a tenere traccia di tutti i rischi insieme ai loro dettagli come durata, impatto, priorità e stato.

2. Analizzare i rischi individuati

Una volta identificati i rischi, inizia ad analizzarli per capire come e in che misura possono influire sul tuo progetto. Focus sull'analisi quantitativa e qualitativa del rischio. L'analisi quantitativa del rischio assegna un valore numerico alla probabilità di rischio, mentre l'analisi qualitativa del rischio viene utilizzata per identificare e valutare i rischi che non possono essere quantificati. Entrambi aiutano a identificare i rischi che richiedono la tua attenzione immediata.

Quando si valutano i rischi, considerare tre fattori chiave: probabilità del rischio (probabilità che si verifichi un evento di rischio), impatto del rischio (conseguenze del verificarsi di un evento di rischio) e vulnerabilità al rischio (misura in cui un evento di rischio può essere controllato). Questi ti aiuteranno a comprendere il livello di rischio complessivo del progetto e a pianificare le misure di mitigazione di conseguenza.

3. Crea un piano di risposta

Ora che hai una migliore comprensione dei potenziali rischi del progetto, è tempo di sviluppare un piano di risposta. Il piano di risposta dovrebbe includere il modo in cui affronterai ciascuno dei rischi ad alta priorità identificati. Il piano dovrebbe anche essere realizzabile, pratico e su misura per soddisfare le esigenze specifiche del tuo progetto.

Trasferimento, mitigazione, evitamento e accettazione sono quattro modi diversi per rispondere ai rischi. In base alla tua tolleranza al rischio, crea un piano di risposta per trasferire, mitigare, evitare o accettare potenziali rischi di progetto.

4. Implementare il piano di risposta

Dopo aver sviluppato un piano di risposta, è il momento di implementarlo. Ciò richiederà uno stretto coordinamento tra i membri del team e le parti interessate. Assicurati che tutte le persone coinvolte nel progetto siano consapevoli dei rischi e sappiano cosa devono fare per mitigarli.

Per eseguire il piano in modo efficace, designa qualcuno che si occupi di ogni passaggio in modo che ci sia continuità e nessuna confusione. Man mano che il progetto avanza, tieni d'occhio i rischi e apporta le modifiche al piano di risposta secondo necessità.

5. Monitorare e valutare i rischi

La gestione del rischio non è un'attività una tantum; è un processo continuo che dovrebbe essere rivisto regolarmente. Ed è per questo che non dovresti mai smettere di monitorare e valutare i rischi del progetto. Il monitoraggio continuo ti consentirà di monitorare l'avanzamento delle misure di mitigazione, assicurarne l'efficacia e apportare le modifiche necessarie quando necessario.

Il successo del progetto dipende da una tempestiva gestione del rischio

Ricorda, un piano di gestione del rischio ben concepito porterà i tuoi progetti al successo.

La gestione tempestiva del rischio aiuta i progetti ad avere successo identificando e mitigando i potenziali rischi prima che diventino problemi reali. Adottando un approccio proattivo alla gestione del rischio, puoi evitare insidie ​​comuni e costosi ritardi che possono portare al fallimento del progetto. Rivedi il processo di gestione del rischio durante tutto il ciclo di vita del progetto e rendi il tuo progetto un grande successo. Saluti!

Metodologia di indagine

L'Emotional Intelligence in the Workplace Survey di Capterra è stata condotta nel dicembre 2021 tra 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).

Il sondaggio sugli utenti di Project Management di Capterra è stato condotto nel marzo 2021 tra 422 project manager con sede negli Stati Uniti, 367 dei quali sono utenti di software di project management. Gli intervistati qualificati sono decisori o hanno un coinvolgimento significativo con la gestione quotidiana dei progetti presso la loro organizzazione. Abbiamo formulato le domande per garantire che ogni intervistato comprendesse appieno il significato e l'argomento in questione.