Proje Risk Yönetimi Nedir? İşte Bilmeniz Gereken Her Şey

Yeni bir şeye başladığımızda (veya başlamayı düşündüğümüzde) hepimiz başarısızlık olasılıklarını aramaya meyilliyiz. Bu senaryo proje yöneticileri için de geçerlidir.

Projeler riskli girişimler olabilir ve düzgün yönetilmezlerse hızla raydan çıkabilirler. Uygun risk yönetimi olmadan, projelerde zaman veya maliyet aşımları olabilir, bu da teslim tarihlerinin kaçırılmasına, bütçelenmemiş giderlere ve nihayetinde başarısızlığa neden olabilir.

Bir proje yöneticisiyseniz, risklerle başa çıkmanın en iyi yolu, bunlara önceden hazırlanmak ve bunları azaltmak için risk yönetimi stratejileri uygulamaktır. Bu nedenle bugün “proje risklerini yönetme yeteneği” , işverenlerin proje yöneticilerini işe alırken aradığı temel bir beceridir.

Bu kılavuzda, proje risk yönetimi hakkında bilmeniz gereken her şeyi açıklıyoruz. Derinlere dalın ve projelerinizi yolunda tutmak için riskleri nasıl azaltacağınızı öğrenin! Ama önce, proje risklerinin esasını anlayalım.

Proje riski nedir?

Proje riski, projelerinizin başarıyla tamamlanmasını olumsuz etkileyebilecek herhangi bir potansiyel sorundur. Riskler iç veya dış faktörlerden kaynaklanabilir. Örneğin, kilit bir tedarikçinin işini kaybetmesi ve kilit bir ekip üyesinin kuruluşunuzdan ayrılması - her ikisi de proje riski olarak nitelendirilir.

Proje risk yönetimi nedir?

Proje risk yönetimi, projenizin hedeflerini ve ilerlemesini etkileyebilecek beklenmeyen riskleri belirleme, değerlendirme ve bunlara yanıt verme sürecidir.

Basitçe söylemek gerekirse, proje risk yönetimi, halihazırda meydana gelen, meydana gelen veya gelecekte ortaya çıkması muhtemel proje risklerini azaltmayı amaçlayan bir süreçtir. Risklerin temel nedenlerini belirleyerek ve bunları tamamen ortadan kaldırmasa da etkilerini en aza indirerek risk azaltmaya odaklanır.

Neden proje risk yönetimine ihtiyacınız var?

Bir proje yöneticisi olarak riskleri belirlemek ve değerlendirmek işinizin önemli bir parçasıdır. Proje yönetimi çabalarınızı önceliklendirmenize yardımcı olur. Bir risk değerlendirmesi, belirli bir tehdidin etkisinin şiddetli olacağını gösteriyorsa, bu tehdidi önlemek veya azaltmak için önceden gerekli adımları atmalısınız.

Herhangi bir proje için dikkate alınması gereken birçok risk vardır, ancak en etkili olanları proje takvimi, maliyet, kalite, teknoloji ve kaynaklarla ilgilidir.

Ortak proje yönetimi riskleri türleri (örneklerle birlikte)

Karşılaşabileceğiniz en yaygın proje risklerinden bazılarını inceleyelim. Riskleri daha iyi açıklamak için örnekler de ekledik.

• Bireysel proje riskleri: Bunlar, meydana geldikleri takdirde bir projenin kalitesini, maliyetini, süresini ve/veya kapsamını etkileyebilecek bireysel risk olaylarıdır. Örnekler, bir iş için yeterli kaynağa sahip olmamak ve yoğun sezonda hastalık izinleri veya çalışan izinleriyle uğraşmak zorunda kalmaktır.
• Genel proje riskleri: Bu riskler, belirsizliğin genel proje üzerindeki etkisini ifade eder. Genel proje riski, bireysel risklerin bir toplamını ve diğer tüm proje belirsizliği kaynaklarını içerir. Bu tür belirsizliklere örnek olarak doğal afetler, savaşlar ve hükümet politikalarındaki değişiklikler verilebilir.
• Değişkenlik riskleri: Bu riskler, proje sonucunu etkileyebilecek talep, arz, kalite, fiyat vb.'deki dalgalanmalar veya yanlışlıklar ile ilişkilidir. Örnekler arasında değişen hammadde fiyatları ve önemli bir ürün bileşeninin tedarikçisinin değiştirilmesi sayılabilir.
• Belirsizlik riskleri: Bu riskler, yanlış yorumlamalara veya hatalara yol açabilecek proje gereksinimlerindeki netlik eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Örnekler, müşterilerden toplanan yanlış gereksinimleri ve ekip üyeleri arasında proje kapsamının farklı yorumlarını içerir.

Proje risklerini yönetmek için 5 adım

Riskler, herhangi bir projenin doğal bir parçasıdır. Tüm riskleri ortadan kaldırmak imkansız olsa da, onları yöneterek etkilerini sınırlamak gerçekten mümkündür. Aşağıdaki adımlar, tüm potansiyel proje risklerini yetkin bir şekilde azaltmanıza ve kontrol etmenize yardımcı olacaktır.

1. Potansiyel riskleri belirleyin

İlk adım, projenizin zaman çizelgesini veya hedeflerini etkileyebilecek tüm potansiyel riskleri belirlemektir. Genel proje planını yakından analiz etmeyi ve ortaya çıkabilecek olası sorunları belirlemeyi içerir.

Bu adımı gerçekleştirmenin bir yolu, proje ekibiniz ve paydaşlarınızla beyin fırtınası oturumları planlamaktır. Riskleri belirledikten sonra, onları bir risk listesine koyun. Bu, tüm riskleri süre, etki, öncelik ve durum gibi ayrıntılarıyla birlikte izlemenize yardımcı olacaktır.

2. Belirlenen riskleri analiz edin

Riskleri belirledikten sonra, projenizi nasıl ve ne ölçüde etkileyebileceklerini anlamak için bunları analiz etmeye başlayın. Nicel ve nitel risk analizine odaklanın. Nicel risk analizi, risk olasılığına sayısal bir değer atar, nitel risk analizi ise nicelleştirilemeyen riskleri belirlemek ve değerlendirmek için kullanılır. Her ikisi de hemen ilgilenmeniz gereken riskleri belirlemenize yardımcı olur.

Riskleri değerlendirirken, üç temel faktörü göz önünde bulundurun: risk olasılığı (bir risk olayının meydana gelme olasılığı), risk etkisi (bir risk olayının gerçekleşmesinin sonuçları) ve risk hassasiyeti (bir risk olayının kontrol edilebilme derecesi). Bunlar, genel proje risk seviyesini anlamanıza ve buna göre etki azaltma önlemleri planlamanıza yardımcı olacaktır.

3. Bir yanıt planı oluşturun

Artık potansiyel proje risklerini daha iyi anladığınıza göre, bir müdahale planı geliştirmenin zamanı geldi. Müdahale planı, tanımlanan yüksek öncelikli risklerin her birini nasıl ele alacağınızı içermelidir. Plan aynı zamanda ulaşılabilir, pratik ve projenizin özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmış olmalıdır.

Transfer, azaltma, kaçınma ve kabul, risklere yanıt vermenin dört farklı yoludur. Risk toleransınıza bağlı olarak, potansiyel proje risklerini transfer etmek, azaltmak, önlemek veya kabul etmek için bir yanıt planı oluşturun.

4. Müdahale planını uygulayın

Bir müdahale planı geliştirdikten sonra, onu uygulama zamanı. Bu, ekip üyeleri ve paydaşlar arasında yakın koordinasyon gerektirecektir. Projeye dahil olan herkesin risklerin farkında olduğundan ve bunları azaltmak için ne yapmaları gerektiğini bildiğinden emin olun.

Planı etkili bir şekilde uygulamak için, süreklilik ve karışıklık olmaması için her adımdan sorumlu olacak birini belirleyin. Proje ilerledikçe, riskleri yakından takip edin ve gerektiğinde müdahale planında değişiklikler yapın.

5. Riskleri izleyin ve değerlendirin

Risk yönetimi tek seferlik bir faaliyet değildir; düzenli olarak tekrar gözden geçirilmesi gereken devam eden bir süreçtir. İşte bu yüzden proje risklerini izlemeyi ve değerlendirmeyi asla bırakmamalısınız. Sürekli izleme, etki azaltma önlemlerinin ilerlemesini izlemenize, bunların etkili olduğundan emin olmanıza ve gerektiğinde gerekli ayarlamaları yapmanıza olanak tanır.

Proje başarısı iyi zamanlanmış risk yönetimine bağlıdır

İyi tasarlanmış bir risk yönetim planının projelerinizi başarıya götüreceğini unutmayın.

Zamanında risk yönetimi, potansiyel riskleri gerçek sorunlar haline gelmeden önce belirleyerek ve azaltarak projelerin başarılı olmasına yardımcı olur. Risk yönetimine proaktif bir yaklaşım benimseyerek, proje başarısızlığına yol açabilecek yaygın tuzaklardan ve maliyetli gecikmelerden kaçınabilirsiniz. Proje yaşam döngüsü boyunca risk yönetimi sürecini tekrar gözden geçirin ve projenizi büyük bir başarı haline getirin. Şerefe!

Anket metodolojisi

Capterra'nın İşyerinde Duygusal Zeka Anketi, Aralık 2021'de küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında gerçekleştirildi. Ankete katılanlar, istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (2 ila 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.

Capterra'nın Proje Yönetimi Kullanıcı Anketi, Mart 2021'de 367'si proje yönetimi yazılımı kullanıcısı olan 422 ABD merkezli proje yöneticisi arasında gerçekleştirildi. Nitelikli katılımcılar, karar vericilerdir veya kuruluşlarında günlük proje yönetimine önemli ölçüde dahil olurlar. Her katılımcının eldeki anlamı ve konuyu tam olarak anlamasını sağlamak için soruları ifade ettik.