Apa itu Manajemen Risiko Proyek? Inilah Semua yang Perlu Anda Ketahui

Kita semua cenderung mencari kemungkinan kegagalan setiap kali kita memulai (atau berpikir untuk memulai) sesuatu yang baru. Skenario ini juga berlaku untuk manajer proyek.

Proyek dapat menjadi usaha yang berisiko, dan jika tidak dikelola dengan baik, mereka dapat dengan cepat keluar jalur. Tanpa manajemen risiko yang tepat, proyek dapat mengalami pembengkakan waktu atau biaya, mengakibatkan tenggat waktu yang terlewat, pengeluaran yang tidak dianggarkan, dan akhirnya gagal.

Jika Anda seorang manajer proyek, cara terbaik untuk menangani risiko adalah mempersiapkannya terlebih dahulu dan menerapkan strategi manajemen risiko untuk menguranginya. Itulah mengapa hari ini, "kemampuan untuk mengelola risiko proyek" adalah keterampilan penting yang dicari pengusaha saat mempekerjakan manajer proyek.

Dalam panduan ini, kami menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang manajemen risiko proyek. Selami lebih dalam dan pelajari cara mengurangi risiko agar proyek Anda tetap pada jalurnya! Tapi pertama-tama, mari kita pahami seluk beluk risiko proyek.

Apa itu risiko proyek?

Risiko proyek adalah masalah potensial yang dapat berdampak negatif terhadap keberhasilan penyelesaian proyek Anda. Risiko bisa karena faktor internal atau eksternal. Misalnya, pemasok utama keluar dari bisnis dan anggota tim kunci meninggalkan organisasi Anda—keduanya memenuhi syarat sebagai risiko proyek.

Apa itu manajemen risiko proyek?

Manajemen risiko proyek adalah proses mengidentifikasi, menilai, dan menanggapi risiko tak terduga yang mungkin memengaruhi tujuan dan kemajuan proyek Anda.

Sederhananya, manajemen risiko proyek adalah suatu proses yang bertujuan untuk mengurangi risiko proyek yang telah terjadi, sedang terjadi, atau kemungkinan akan terjadi di masa depan. Ini berfokus pada pengurangan risiko dengan mengidentifikasi akar penyebab risiko dan meminimalkan dampaknya, jika tidak sepenuhnya menghilangkannya.

Mengapa Anda membutuhkan manajemen risiko proyek?

Sebagai manajer proyek, mengidentifikasi dan menilai risiko adalah bagian penting dari pekerjaan Anda. Ini membantu memprioritaskan upaya manajemen proyek Anda. Jika penilaian risiko menunjukkan bahwa dampak dari ancaman tertentu akan parah, Anda harus mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk menghindari atau mengurangi ancaman tersebut terlebih dahulu.

Untuk setiap proyek, ada banyak risiko yang perlu dipertimbangkan, tetapi yang paling berpengaruh terkait dengan jadwal proyek, biaya, kualitas, teknologi, dan sumber daya.

Jenis umum risiko manajemen proyek (dengan contoh)

Mari kita lihat beberapa jenis risiko proyek yang paling umum yang mungkin Anda temui. Kami juga telah menambahkan contoh untuk menjelaskan risiko dengan lebih baik.

• Risiko proyek individu: Ini adalah peristiwa risiko individu yang, jika terjadi, dapat mempengaruhi kualitas, biaya, waktu, dan/atau ruang lingkup proyek. Contohnya termasuk tidak memiliki sumber daya yang cukup untuk suatu pekerjaan dan harus berurusan dengan cuti sakit atau cuti karyawan selama musim puncak.
• Risiko proyek secara keseluruhan: Risiko ini mengacu pada dampak ketidakpastian pada proyek secara keseluruhan. Risiko proyek secara keseluruhan terdiri dari kumpulan risiko individu ditambah semua sumber ketidakpastian proyek lainnya. Contoh ketidakpastian tersebut termasuk bencana alam, perang, dan perubahan kebijakan pemerintah.
• Risiko variabilitas: Risiko ini terkait dengan fluktuasi atau ketidakakuratan permintaan, pasokan, kualitas, harga, dll., yang dapat memengaruhi hasil proyek. Contohnya termasuk memvariasikan harga bahan baku dan mengubah pemasok komponen produk yang penting.
• Risiko ambiguitas: Risiko ini berasal dari kurangnya kejelasan dalam persyaratan proyek yang dapat menyebabkan salah tafsir atau kesalahan. Contohnya termasuk pengumpulan persyaratan yang tidak akurat dari klien dan interpretasi yang berbeda dari ruang lingkup proyek di antara anggota tim.

5 langkah untuk mengelola risiko proyek

Risiko adalah bagian yang tidak terpisahkan dari proyek apa pun. Meskipun tidak mungkin untuk menghilangkan semua risiko, memang mungkin untuk membatasi dampaknya dengan mengelolanya. Langkah-langkah berikut akan membantu Anda mengurangi dan mengendalikan semua potensi risiko proyek secara kompeten.

1. Identifikasi potensi risiko

Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua potensi risiko yang dapat memengaruhi garis waktu atau tujuan proyek Anda. Ini termasuk menganalisis dengan cermat keseluruhan rencana proyek dan menentukan potensi masalah yang dapat muncul.

Salah satu cara untuk menguasai langkah ini adalah dengan menjadwalkan sesi brainstorming dengan tim proyek Anda dan pemangku kepentingan. Setelah Anda mengidentifikasi risiko, masukkan ke dalam daftar risiko. Ini akan membantu Anda melacak semua risiko beserta detailnya seperti durasi, dampak, prioritas, dan status.

2. Analisis risiko yang teridentifikasi

Setelah Anda mengidentifikasi risiko, mulailah menganalisisnya untuk memahami bagaimana dan sejauh mana risiko tersebut dapat memengaruhi proyek Anda. Fokus pada analisis risiko kuantitatif dan kualitatif. Analisis risiko kuantitatif memberikan nilai numerik untuk probabilitas risiko, sedangkan analisis risiko kualitatif digunakan untuk mengidentifikasi dan menilai risiko yang tidak dapat diukur. Keduanya membantu mengidentifikasi risiko yang membutuhkan perhatian Anda segera.

Saat menilai risiko, pertimbangkan tiga faktor utama: probabilitas risiko (kemungkinan terjadinya peristiwa risiko), dampak risiko (konsekuensi dari peristiwa risiko yang terjadi), dan kerentanan risiko (sejauh mana peristiwa risiko dapat dikendalikan). Ini akan membantu Anda memahami tingkat risiko proyek secara keseluruhan dan merencanakan langkah-langkah mitigasi yang sesuai.

3. Buat rencana tanggapan

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang potensi risiko proyek, saatnya untuk mengembangkan rencana respons. Rencana respons harus mencakup bagaimana Anda akan menangani setiap risiko prioritas tinggi yang teridentifikasi. Rencana tersebut juga harus dapat dicapai, praktis, dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik proyek Anda.

Transfer, mitigasi, penghindaran, dan penerimaan adalah empat cara berbeda untuk merespons risiko. Berdasarkan toleransi risiko Anda, buat rencana respons untuk mentransfer, mengurangi, menghindari, atau menerima potensi risiko proyek.

4. Terapkan rencana respons

Setelah mengembangkan rencana respons, saatnya untuk mengimplementasikannya. Ini akan membutuhkan koordinasi yang erat antara anggota tim dan pemangku kepentingan. Pastikan semua orang yang terlibat dalam proyek menyadari risikonya dan tahu apa yang perlu mereka lakukan untuk menguranginya.

Untuk melaksanakan rencana secara efektif, tunjuk seseorang untuk bertanggung jawab atas setiap langkah sehingga ada kesinambungan dan tidak ada kebingungan. Saat proyek berlangsung, perhatikan risikonya dan buat perubahan pada rencana respons sesuai kebutuhan.

5. Memantau dan mengevaluasi risiko

Manajemen risiko bukanlah aktivitas satu kali; itu adalah proses berkelanjutan yang harus ditinjau kembali secara teratur. Dan itulah mengapa Anda tidak boleh berhenti memantau dan mengevaluasi risiko proyek. Pemantauan berkelanjutan akan memungkinkan Anda untuk melacak kemajuan langkah-langkah mitigasi, memastikannya efektif, dan membuat penyesuaian yang diperlukan bila diperlukan.

Keberhasilan proyek tergantung pada manajemen risiko yang tepat waktu

Ingat, rencana manajemen risiko yang disusun dengan baik akan membawa proyek Anda menuju kesuksesan.

Manajemen risiko yang tepat waktu membantu proyek berhasil dengan mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko sebelum menjadi masalah aktual. Dengan mengambil pendekatan proaktif untuk manajemen risiko, Anda dapat menghindari perangkap umum dan penundaan mahal yang dapat menyebabkan kegagalan proyek. Tinjau kembali proses manajemen risiko di seluruh siklus hidup proyek dan buat proyek Anda sukses besar. Bersulang!

Metodologi survei

Survei Kecerdasan Emosional Capterra di Tempat Kerja dilakukan pada Desember 2021 di antara 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 hingga 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).

Survei Pengguna Manajemen Proyek Capterra dilakukan pada Maret 2021 di antara 422 manajer proyek yang berbasis di AS, 367 di antaranya adalah pengguna perangkat lunak manajemen proyek. Responden yang memenuhi syarat adalah pembuat keputusan atau memiliki keterlibatan signifikan dengan manajemen proyek sehari-hari di organisasi mereka. Kami menyusun pertanyaan untuk memastikan bahwa setiap responden sepenuhnya memahami arti dan topik yang dibahas.