Cum să creezi un sistem productiv de management al fluxului de lucru pentru afacerea ta?

Managementul fluxului de lucru este cheia unei organizații productive. Puteți evita suprapunerea și confuzia simplificându-vă sarcinile și proiectele într-un singur sistem, pierzând timp și energie. Puteți începe imediat să vedeți rezultate prin implementarea unui sistem de management al fluxului de lucru în afacerea dvs.!

Managementul fluxului de lucru și importanța sa pentru afaceri

Managementul fluxului de lucru este organizarea și gestionarea pașilor implicați într-o sarcină sau proiect. Este un efort de colaborare care necesită comunicare și coordonare între diferiți indivizi și echipe. Un flux de lucru eficient într-o organizație asigură că toți cei implicați își înțeleg rolurile și responsabilitățile și că sarcinile sunt îndeplinite prompt și eficient.

În mediul de afaceri rapid de astăzi, gestionarea fluxului de lucru este mai critică ca niciodată. Odată cu creșterea complexității proiectelor și nevoia de viteză și agilitate , companiile trebuie să găsească modalități de a-și optimiza procesele.

Gestionarea fluxului de lucru poate ajuta companiile să atingă aceste obiective prin eficientizarea sarcinilor, eliminarea blocajelor și îmbunătățirea comunicării.

În plus, gestionarea fluxului de lucru poate ajuta companiile să măsoare și să urmărească mai bine performanța, să identifice oportunitățile de îmbunătățire și să facă ajustări în timp real pentru a menține proiectele pe drumul cel bun. Pe scurt, managementul fluxului de lucru este esențial pentru orice afacere care dorește să funcționeze la eficiență maximă.

Creați un sistem productiv de management al fluxului de lucru

Există câțiva factori cheie de care trebuie să luați în considerare atunci când creați un sistem productiv de management al fluxului de lucru.

• În primul rând, trebuie să identificați sarcinile și proiectele pe care doriți să le includeți în sistemul dvs.
• Apoi, trebuie să determinați cine va fi responsabil pentru fiecare sarcină și dependențe.
• În cele din urmă, trebuie să stabiliți canale de comunicare clare și să stabiliți un proces de urmărire și monitorizare a progresului.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra fiecăruia dintre acești factori mai detaliat.

Identificarea sarcinilor

Primul pas în crearea unui sistem productiv de management al fluxului de lucru este identificarea sarcinilor și proiectelor pe care doriți să le includeți în sistemul dumneavoastră. Aceasta poate părea o sarcină descurajantă, dar este destul de simplă.

• Faceți o listă cu toate sarcinile și proiectele la care lucrați în mod regulat: primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să enumerați toate sarcinile și proiectele la care lucrați în mod regulat. Aceasta include atât sarcini personale, cât și profesionale. Odată ce aveți lista, puteți începe să prioritizați și să vă clasificați sarcinile.
• Prioritizează-ți sarcinile: odată ce ai o listă completă a sarcinilor tale, trebuie să le prioritizezi. Nu toate sarcinile sunt create egale; unele vor fi, fără îndoială, mai importante decât altele. Începeți prin a crea o ierarhie de importanță, cu sarcinile cele mai critice în partea de sus și sarcinile cele mai puțin importante în partea de jos.
• Clasificați-vă sarcinile: Următorul pas este să vă clasificați sarcinile. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați fluxul de lucru și să vă urmăriți progresul. Vă puteți clasifica sarcinile în diferite moduri, dar un bun punct de plecare este să le grupați pe proiecte. De exemplu, este posibil să aveți categorii de sarcini de serviciu, personale și casnice.

Odată ce v-ați clasificat sarcinile și proiectele, puteți începe să identificați pe care doriți să le includeți în sistemul dvs. de management al fluxului de lucru.

Determinarea responsabilităților

Următorul pas în crearea unui sistem productiv de management al fluxului de lucru este determinarea cine va fi responsabil pentru fiecare sarcină și dependențe. Acest lucru este crucial, deoarece vă va ajuta să evitați confuzia și suprapunerea între indivizi și echipe.

Luați în considerare abilitățile și cunoștințele persoanelor implicate

Atunci când determinați cine va fi responsabil pentru fiecare sarcină, trebuie să luați în considerare abilitățile și cunoștințele persoanelor implicate. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care necesită cunoștințe de inginerie, veți dori să atribuiți acea sarcină unei persoane cu experiență în inginerie.

Pe de altă parte, dacă lucrați la o sarcină mai administrativă, o puteți atribui unei persoane cu mai puțină expertiză tehnică.

Luați în considerare disponibilitatea persoanelor implicate

Pe lângă abilitățile și cunoștințele persoanelor implicate, trebuie să luați în considerare și disponibilitatea acestora. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care trebuie finalizată urgent, veți dori să o atribuiți cuiva disponibil să lucreze la ea imediat.

În schimb, dacă lucrați la o sarcină care poate fi finalizată în orice moment, o puteți atribui cuiva care este mai puțin disponibil.

Luați în considerare resursele pentru a finaliza sarcina

Atunci când determinați cine va fi responsabil pentru fiecare sarcină, trebuie să luați în considerare resursele necesare pentru a finaliza sarcina. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care necesită mult echipament, veți dori să o atribuiți cuiva care are acces la resursele necesare.

Pe de altă parte, dacă lucrați la o sarcină care poate fi finalizată cu resurse minime, o puteți atribui cuiva care nu are acces la același nivel de resurse.

Odată ce ai luat în considerare toți acești factori, poți începe să identifici cine va fi responsabil pentru fiecare sarcină.

Stabilirea canalelor de comunicare

Următorul pas în crearea unui sistem productiv de management al fluxului de lucru este stabilirea unor canale de comunicare clare . Acest lucru este esențial deoarece se va asigura că toți cei implicați în sistem sunt pe aceeași pagină.

Luați în considerare nevoile persoanelor implicate

Primul pas în stabilirea canalelor de comunicare este luarea în considerare a nevoilor persoanelor implicate. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care necesită comunicare în timp real, veți dori să utilizați un instrument de chat.

Pe de altă parte, dacă lucrați la o sarcină care poate fi finalizată asincron, puteți utiliza e-mailuri sau un instrument de management de proiect.

Luați în considerare frecvența comunicării

Pe lângă nevoile persoanelor implicate, trebuie să luați în considerare și frecvența comunicării. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care necesită actualizări zilnice, veți dori să stabiliți un program zilnic de check-in.

Pe de altă parte, dacă lucrați la o sarcină care poate fi finalizată fără comunicare constantă, puteți stabili un program de check-in săptămânal sau bisăptămânal.

Luați în considerare formatul de comunicare

Pasul final în stabilirea canalelor de comunicare este luarea în considerare a formatului de comunicare. De exemplu, dacă lucrați la o sarcină care necesită actualizări de formă lungă, veți dori să utilizați un instrument precum Google Docs sau Microsoft Word.

Pe de altă parte, dacă lucrați la o sarcină care poate fi finalizată cu actualizări scurte, puteți utiliza un instrument precum Twitter sau Facebook.

Odată ce ați luat în considerare toți acești factori, puteți stabili canale de comunicare clare.

Urmărirea și monitorizarea progresului

Pasul final în crearea unui sistem productiv de management al fluxului de lucru este stabilirea unui proces de urmărire și monitorizare a progresului. Acest lucru este esențial deoarece vă va ajuta să identificați zonele în care sistemul nu funcționează la fel de eficient pe cât ar putea fi. Există mai multe moduri diferite de a urmări și monitoriza progresul.

• Utilizați un software de gestionare a proiectelor sau o foaie de calcul de urmărire a sarcinilor: una dintre cele mai ușoare modalități de a urmări și monitoriza progresul este să utilizați un software de management de proiect sau o foaie de calcul de urmărire a sarcinilor. Puteți folosi mai multe instrumente diferite, dar unele dintre cele mai populare opțiuni includ Asana, Trello și Basecamp. Aceste instrumente vă vor permite să atribuiți sarcini anumitor persoane, să stabiliți termene limită și să urmăriți progresul fiecărei sarcini.
• Utilizați un instrument de urmărire: o altă opțiune pentru urmărirea și monitorizarea progresului este utilizarea unui instrument de urmărire precum RescueTime sau Toggl. Aceste instrumente vă vor permite să urmăriți cât timp petreceți pentru fiecare sarcină și să identificați zonele în care pierdeți timpul.
• Înregistrări regulate: o altă opțiune pentru urmărirea și monitorizarea progresului este stabilirea de check-inuri regulate. Acestea pot fi întâlniri zilnice, săptămânale sau bisăptămânale în care revizuiți progresul fiecărei sarcini.
• Rapoarte de progres: în sfârșit, o altă opțiune pentru urmărirea și monitorizarea progresului este crearea unor rapoarte regulate de progres. Acestea pot fi rapoarte săptămânale sau lunare care detaliază progresul fiecărei sarcini.

Prin urmărirea și monitorizarea progresului, puteți identifica zonele în care sistemul nu funcționează la fel de eficient pe cât ar putea fi.

Concluzie

Urmând acești pași sau utilizând un software profesional de gestionare a fluxului de lucru , puteți crea un sistem productiv de gestionare a fluxului de lucru care vă va ajuta să vă îmbunătățiți productivitatea și organizarea.

Implementarea unui sistem de management al fluxului de lucru în afacerea dvs. poate fi o modalitate excelentă de a vă simplifica sarcinile și proiectele, de a evita suprapunerea și confuzia și de a începe să vedeți rezultate aproape imediat!

Doriți ajutor în crearea fluxului de lucru pentru afacerea dvs.? Nu ezitați să contactați experții noștri.