비즈니스를 위한 생산적인 워크플로 관리 시스템을 만드는 방법은 무엇입니까?

게시 됨: 2022-07-12

워크플로 관리는 생산적인 조직의 핵심입니다. 작업과 프로젝트를 하나의 시스템으로 간소화하여 시간과 에너지를 낭비함으로써 중복과 혼란을 피할 수 있습니다. 워크플로 관리 시스템을 비즈니스에 구현하면 즉시 결과를 볼 수 있습니다!

워크플로 관리 및 비즈니스에 대한 중요성

워크플로 관리는 작업 또는 프로젝트와 관련된 단계를 구성하고 관리하는 것입니다. 서로 다른 개인과 팀 간의 의사 소통과 조정이 필요한 공동 작업입니다. 조직의 효과적인 워크플로는 관련된 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 이해하고 작업이 신속하고 효율적으로 완료되도록 합니다.

오늘날과 같이 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 워크플로 관리는 그 어느 때보다 중요합니다. 프로젝트의 복잡성이 증가하고 속도와 민첩성 에 대한 요구가 증가함에 따라 기업은 프로세스를 최적화할 방법을 찾아야 합니다.

워크플로 관리는 작업을 간소화하고 병목 현상을 제거하며 커뮤니케이션을 개선함으로써 기업이 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 워크플로 관리는 기업이 성과를 더 잘 측정 및 추적하고, 개선 기회를 식별하고, 프로젝트를 궤도에 유지하기 위해 실시간으로 조정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 요컨대, 워크플로 관리는 최고의 효율성으로 운영되기를 원하는 모든 비즈니스에 필수적입니다.

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생산적인 워크플로 관리 시스템 만들기

생산적인 워크플로 관리 시스템을 만들 때 고려해야 할 몇 가지 핵심 요소가 있습니다.

먼저 시스템에 포함할 작업과 프로젝트를 식별해야 합니다.
다음으로 각 작업과 종속성을 누가 담당할지 결정해야 합니다.
마지막으로 명확한 커뮤니케이션 채널을 구축하고 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 프로세스를 설정해야 합니다.

이러한 각 요인에 대해 더 자세히 살펴보겠습니다.

작업 식별

생산적인 워크플로 관리 시스템을 만드는 첫 번째 단계는 시스템에 포함할 작업과 프로젝트를 식별하는 것입니다. 이것은 어려운 작업처럼 보일 수 있지만 매우 간단합니다.

정기적으로 작업하는 모든 작업 및 프로젝트 목록 만들기: 가장 먼저 해야 할 일은 정기적으로 작업하는 모든 작업과 프로젝트를 나열하는 것입니다. 여기에는 개인 및 전문 작업이 모두 포함됩니다. 목록이 있으면 작업의 우선 순위를 지정하고 분류할 수 있습니다.
작업 우선 순위 지정: 작업 의 전체 목록이 있으면 우선 순위를 지정해야 합니다. 모든 작업이 동일하게 생성되는 것은 아닙니다. 일부는 의심할 여지 없이 다른 것보다 더 중요할 것입니다. 가장 중요한 작업이 맨 위에 있고 가장 덜 중요한 작업이 맨 아래에 있는 중요도 계층을 만드는 것으로 시작합니다.
작업 분류: 다음 단계는 작업을 분류하는 것입니다. 이렇게 하면 워크플로를 구성하고 진행 상황을 추적하는 데 도움이 됩니다. 다양한 방법으로 작업을 분류할 수 있지만 좋은 출발점은 프로젝트별로 그룹화하는 것입니다. 예를 들어 직장, 개인 및 가사 작업 범주가 있을 수 있습니다.

작업과 프로젝트를 분류하고 나면 워크플로 관리 시스템에 포함할 작업과 프로젝트를 식별할 수 있습니다.

책임 결정

생산적인 워크플로 관리 시스템을 만드는 다음 단계는 누가 각 작업과 종속성을 책임질 것인지 결정하는 것입니다. 이는 개인과 팀 간의 혼동과 중복을 방지하는 데 도움이 되기 때문에 매우 중요합니다.

작업을 완료하기 위한 리소스 고려

각 작업을 담당할 사람을 결정할 때 작업을 완료하는 데 필요한 리소스를 고려해야 합니다. 예를 들어 많은 장비가 필요한 작업을 수행하는 경우 필요한 리소스에 액세스할 수 있는 사람에게 할당할 수 있습니다.

반면에 최소한의 리소스로 완료할 수 있는 작업을 수행하는 경우 동일한 수준의 리소스에 대한 액세스 권한이 없는 사람에게 할당할 수 있습니다.

이러한 모든 요소를 고려한 후에는 각 작업을 담당할 사람을 식별할 수 있습니다.

커뮤니케이션 채널 구축

생산적인 워크플로 관리 시스템을 만드는 다음 단계는 명확한 커뮤니케이션 채널을 설정하는 것입니다. 이것은 시스템에 관련된 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 하기 때문에 필수적입니다.

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의사 소통의 빈도를 고려하십시오

관련된 사람들의 요구 사항을 고려하는 것 외에도 의사 소통의 빈도도 고려해야 합니다. 예를 들어, 매일 업데이트가 필요한 작업을 수행하는 경우 매일 체크인 일정을 설정하고 싶을 것입니다.

반면, 지속적인 소통 없이 완료할 수 있는 작업을 수행하는 경우 매주 또는 격주로 체크인 일정을 설정할 수 있습니다.

의사 소통의 형식을 고려하십시오

통신 채널 설정의 마지막 단계는 통신 형식을 고려하는 것입니다. 예를 들어 긴 형식의 업데이트가 필요한 작업을 수행하는 경우 Google 문서 또는 Microsoft Word와 같은 도구를 사용하고 싶을 것입니다.

반면에 짧은 업데이트로 완료할 수 있는 작업을 수행하는 경우 Twitter나 Facebook과 같은 도구를 사용할 수 있습니다.

이러한 모든 요소를 고려하면 명확한 커뮤니케이션 채널을 구축할 수 있습니다.

진행 상황 추적 및 모니터링

생산적인 워크플로 관리 시스템을 만드는 마지막 단계는 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 프로세스를 설정하는 것입니다. 이것은 시스템이 가능한 한 효율적으로 작동하지 않는 영역을 식별하는 데 도움이 되기 때문에 필수적입니다. 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 여러 가지 방법이 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 또는 작업 추적 스프레드시트 사용: 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 프로젝트 관리 소프트웨어 또는 작업 추적 스프레드시트를 사용하는 것입니다. 여러 가지 도구를 사용할 수 있지만 가장 인기 있는 옵션에는 Asana, Trello 및 Basecamp가 있습니다. 이 도구를 사용하면 특정 사람에게 작업을 할당하고, 기한을 설정하고, 각 작업의 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
추적 도구 사용: 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 또 다른 옵션은 RescueTime 또는 Toggl과 같은 추적 도구를 사용하는 것입니다. 이러한 도구를 사용하면 각 작업에 소요하는 시간을 추적하고 시간을 낭비하는 영역을 식별할 수 있습니다.
정기 체크인: 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 또 다른 옵션은 정기 체크인을 설정하는 것입니다. 각 작업의 진행 상황을 검토하는 매일, 매주 또는 격주 회의가 될 수 있습니다.
진행 보고서: 마지막으로 진행 상황을 추적하고 모니터링하는 또 다른 옵션은 정기적인 진행 보고서를 만드는 것입니다. 이는 각 작업의 진행 상황을 자세히 설명하는 주간 또는 월간 보고서일 수 있습니다.

진행 상황을 추적하고 모니터링하여 시스템이 가능한 한 효율적으로 작동하지 않는 영역을 식별할 수 있습니다.

결론

다음 단계를 따르거나 전문 워크플로 관리 소프트웨어 를 사용하여 생산성과 조직을 개선하는 데 도움이 되는 생산적인 워크플로 관리 시스템을 만들 수 있습니다.

비즈니스에 워크플로 관리 시스템을 구현하는 것은 작업과 프로젝트를 간소화하고 중복과 혼동을 피하고 거의 즉시 결과를 볼 수 있는 좋은 방법이 될 수 있습니다!

비즈니스를 위한 워크플로를 만드는 데 도움이 필요하십니까? 언제든지 전문가에게 문의하세요.