كيف تصنع نظام إدارة سير عمل منتج لعملك؟

إدارة سير العمل هي مفتاح منظمة منتجة. يمكنك تجنب التداخل والارتباك من خلال تبسيط مهامك ومشاريعك في نظام واحد ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت والطاقة. يمكنك البدء فورًا في رؤية النتائج من خلال تطبيق نظام إدارة سير العمل في عملك!

إدارة سير العمل وأهميتها للأعمال

إدارة سير العمل هي تنظيم وإدارة الخطوات المتضمنة في مهمة أو مشروع. إنه جهد تعاوني يتطلب التواصل والتنسيق بين مختلف الأفراد والفرق. يضمن سير العمل الفعال في المؤسسة أن يفهم كل فرد مشارك أدواره ومسؤولياته وأن المهام يتم إكمالها بسرعة وكفاءة.

في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم ، أصبحت إدارة سير العمل أكثر أهمية من أي وقت مضى. مع التعقيد المتزايد للمشاريع والحاجة إلى السرعة والمرونة ، يجب على الشركات إيجاد طرق لتحسين عملياتها.

يمكن أن تساعد إدارة سير العمل الشركات على تحقيق هذه الأهداف من خلال تبسيط المهام والقضاء على الاختناقات وتحسين الاتصال.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد إدارة سير العمل الشركات على قياس الأداء وتتبعه بشكل أفضل ، وتحديد فرص التحسين ، وإجراء تعديلات في الوقت الفعلي لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح. باختصار ، تعد إدارة سير العمل ضرورية لأي عمل يريد أن يعمل بأقصى كفاءة.

إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج

هناك بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج.

• أولاً ، تحتاج إلى تحديد المهام والمشاريع التي تريد تضمينها في نظامك.
• بعد ذلك ، يجب عليك تحديد المسؤول عن كل مهمة والتبعيات.
• أخيرًا ، تحتاج إلى إنشاء قنوات اتصال واضحة وإعداد عملية لتتبع ورصد التقدم.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل من هذه العوامل بمزيد من التفصيل.

تحديد المهمة

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج في تحديد المهام والمشاريع التي تريد تضمينها في نظامك. قد تبدو هذه مهمة شاقة ، لكنها بسيطة جدًا.

• قم بعمل قائمة بجميع المهام والمشاريع التي تعمل عليها بانتظام: أول شيء عليك القيام به هو سرد جميع المهام والمشاريع التي تعمل عليها بانتظام. وهذا يشمل كلا من المهام الشخصية والمهنية. بمجرد الحصول على قائمتك ، يمكنك البدء في تحديد أولويات مهامك وتصنيفها.
• حدد أولويات مهامك: بمجرد أن يكون لديك قائمة كاملة بمهامك ، تحتاج إلى ترتيبها حسب الأولوية. لم يتم إنشاء جميع المهام على قدم المساواة ؛ البعض سيكون بلا شك أكثر أهمية من البعض الآخر. ابدأ بإنشاء تسلسل هرمي للأهمية ، مع المهام الأكثر أهمية في الأعلى والمهام الأقل أهمية في الأسفل.
• صنف مهامك: الخطوة التالية هي تصنيف مهامك. سيساعدك هذا في تنظيم سير عملك وتتبع تقدمك. يمكنك تصنيف مهامك بطرق مختلفة ، ولكن نقطة البداية الجيدة هي تجميعها حسب المشروع. على سبيل المثال ، قد يكون لديك فئات العمل والمهام الشخصية والمنزلية.

بمجرد تصنيف المهام والمشاريع الخاصة بك ، يمكنك البدء في تحديد المهام والمشاريع التي تريد تضمينها في نظام إدارة سير العمل الخاص بك.

تحديد المسؤوليات

تتمثل الخطوة التالية في إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج في تحديد المسؤول عن كل مهمة والتبعيات. هذا أمر بالغ الأهمية لأنه سيساعدك على تجنب الارتباك والتداخل بين الأفراد والفرق.

ضع في اعتبارك مهارات ومعارف الأشخاص المعنيين

عند تحديد الشخص المسؤول عن كل مهمة ، عليك التفكير في مهارات ومعارف الأشخاص المعنيين. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب معرفة هندسية ، فستحتاج إلى تعيين هذه المهمة إلى شخص لديه خلفية هندسية.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل على مهمة إدارية أكثر ، يمكنك تعيينها إلى شخص لديه خبرة فنية أقل.

ضع في اعتبارك مدى توفر الأشخاص المعنيين

بالإضافة إلى النظر في مهارات ومعارف الأشخاص المعنيين ، تحتاج أيضًا إلى مراعاة مدى توفرها. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تحتاج إلى إكمال بشكل عاجل ، فستحتاج إلى تعيينها إلى شخص متاح للعمل عليها على الفور.

على العكس من ذلك ، إذا كنت تعمل على مهمة يمكن إكمالها في أي وقت ، فيمكنك تعيينها إلى شخص أقل توفرًا.

ضع في اعتبارك الموارد اللازمة لإكمال المهمة

عند تحديد المسؤول عن كل مهمة ، يجب أن تأخذ في الاعتبار الموارد المطلوبة لإكمال المهمة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب الكثير من المعدات ، فستحتاج إلى تعيينها إلى شخص لديه حق الوصول إلى الموارد اللازمة.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل على مهمة يمكن إكمالها بأقل قدر من الموارد ، فيمكنك تعيينها إلى شخص ليس لديه حق الوصول إلى نفس المستوى من الموارد.

بمجرد أن تفكر في كل هذه العوامل ، يمكنك البدء في تحديد المسؤول عن كل مهمة.

إنشاء قنوات اتصال

تتمثل الخطوة التالية في إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج في إنشاء قنوات اتصال واضحة . هذا ضروري لأنه سيضمن أن يكون جميع المشاركين في النظام على نفس الصفحة.

ضع في اعتبارك احتياجات الأشخاص المعنيين

تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء قنوات الاتصال في مراعاة احتياجات الأشخاص المعنيين. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب اتصالاً في الوقت الفعلي ، فستحتاج إلى استخدام أداة دردشة.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل على مهمة يمكن إكمالها بشكل غير متزامن ، فيمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني أو أداة إدارة المشروع.

ضع في اعتبارك تواتر الاتصال

بالإضافة إلى مراعاة احتياجات الأشخاص المعنيين ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في وتيرة الاتصال. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب تحديثات يومية ، فستحتاج إلى إنشاء جدول تسجيل وصول يومي.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل على مهمة يمكن إكمالها دون اتصال مستمر ، فيمكنك إنشاء جدول تسجيل وصول أسبوعي أو كل أسبوعين.

ضع في اعتبارك شكل الاتصال

الخطوة الأخيرة في إنشاء قنوات الاتصال هي النظر في تنسيق الاتصال. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة تتطلب تحديثات طويلة ، فستحتاج إلى استخدام أداة مثل محرر مستندات Google أو Microsoft Word.

من ناحية أخرى ، إذا كنت تعمل على مهمة يمكن إكمالها بتحديثات قصيرة ، فيمكنك استخدام أداة مثل Twitter أو Facebook.

بمجرد أن تفكر في كل هذه العوامل ، يمكنك إنشاء قنوات اتصال واضحة.

تتبع ورصد التقدم

تتمثل الخطوة الأخيرة في إنشاء نظام إدارة سير عمل منتج في إنشاء عملية لتتبع ورصد التقدم. هذا ضروري لأنه سيساعدك على تحديد المجالات التي لا يعمل فيها النظام بكفاءة كما ينبغي. هناك عدة طرق مختلفة لتتبع ورصد التقدم.

• استخدم برنامج إدارة مشروع أو جدول بيانات تتبع المهام: من أسهل الطرق لتتبع التقدم ومراقبته هو استخدام برنامج إدارة المشروع أو جدول بيانات تتبع المهام. يمكنك استخدام العديد من الأدوات المختلفة ، ولكن بعض الخيارات الأكثر شيوعًا تشمل Asana و Trello و Basecamp. ستتيح لك هذه الأدوات تعيين المهام لأشخاص محددين ، وتعيين تواريخ الاستحقاق ، وتتبع تقدم كل مهمة.
• استخدم أداة تتبع: هناك خيار آخر لتتبع التقدم ومراقبته وهو استخدام أداة تتبع مثل RescueTime أو Toggl. ستتيح لك هذه الأدوات تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في كل مهمة وتحديد المجالات التي تضيع فيها الوقت.
• تسجيلات الوصول المنتظمة: هناك خيار آخر لتتبع التقدم ومراقبته وهو إنشاء عمليات تسجيل وصول منتظمة. يمكن أن تكون هذه اجتماعات يومية أو أسبوعية أو نصف أسبوعية حيث تقوم بمراجعة تقدم كل مهمة.
• تقارير التقدم: أخيرًا ، هناك خيار آخر لتتبع ورصد التقدم وهو إنشاء تقارير مرحلية منتظمة. يمكن أن تكون هذه تقارير أسبوعية أو شهرية توضح بالتفصيل تقدم كل مهمة.

من خلال تتبع التقدم ومراقبته ، يمكنك تحديد المجالات التي لا يعمل فيها النظام بكفاءة كما ينبغي.

استنتاج

باتباع هذه الخطوات أو باستخدام برنامج احترافي لإدارة سير العمل ، يمكنك إنشاء نظام إدارة سير عمل إنتاجي يساعدك على تحسين إنتاجيتك ومؤسستك.

يمكن أن يكون تنفيذ نظام إدارة سير العمل في عملك طريقة رائعة لتبسيط مهامك ومشاريعك ، وتجنب التداخل والارتباك ، والبدء في رؤية النتائج على الفور تقريبًا!

هل تريد أي مساعدة في إنشاء سير العمل لعملك؟ لا تتردد في الاتصال بخبرائنا.