Comment créer un système de gestion de flux de travail productif pour votre entreprise ?

La gestion des flux de travail est la clé d'une organisation productive. Vous pouvez éviter les chevauchements et la confusion en rationalisant vos tâches et vos projets dans un seul système, ce qui vous fait perdre du temps et de l'énergie. Vous pouvez immédiatement commencer à voir des résultats en mettant en œuvre un système de gestion des flux de travail dans votre entreprise !

La gestion des flux de travail et son importance pour les entreprises

La gestion des flux de travail consiste à organiser et à gérer les étapes impliquées dans une tâche ou un projet. Il s'agit d'un effort de collaboration qui nécessite une communication et une coordination entre différentes personnes et équipes. Un flux de travail efficace dans une organisation garantit que toutes les personnes impliquées comprennent leurs rôles et responsabilités et que les tâches sont exécutées rapidement et efficacement.

Dans l'environnement d'affaires en évolution rapide d'aujourd'hui, la gestion des flux de travail est plus critique que jamais. Avec la complexité croissante des projets et le besoin de rapidité et d' agilité , les entreprises doivent trouver des moyens d'optimiser leurs processus.

La gestion des flux de travail peut aider les entreprises à atteindre ces objectifs en rationalisant les tâches, en éliminant les goulots d'étranglement et en améliorant la communication.

En outre, la gestion des flux de travail peut aider les entreprises à mieux mesurer et suivre les performances, à identifier les opportunités d'amélioration et à effectuer des ajustements en temps réel pour maintenir les projets sur la bonne voie. En bref, la gestion des flux de travail est essentielle pour toute entreprise qui souhaite fonctionner avec une efficacité maximale.

Créer un système de gestion de flux de travail productif

Il y a quelques facteurs clés à prendre en compte lors de la création d'un système de gestion de flux de travail productif.

• Tout d'abord, vous devez identifier les tâches et les projets que vous souhaitez inclure dans votre système.
• Ensuite, vous devez déterminer qui sera responsable de chaque tâche et des dépendances.
• Enfin, vous devez établir des canaux de communication clairs et mettre en place un processus de suivi et de contrôle des progrès.

Examinons plus en détail chacun de ces facteurs.

Identification de la tâche

La première étape de la création d'un système de gestion de flux de travail productif consiste à identifier les tâches et les projets que vous souhaitez inclure dans votre système. Cela peut sembler une tâche ardue, mais c'est assez simple.

• Faites une liste de toutes les tâches et projets sur lesquels vous travaillez régulièrement : la première chose à faire est de répertorier toutes les tâches et projets sur lesquels vous travaillez régulièrement. Cela inclut les tâches personnelles et professionnelles. Une fois que vous avez votre liste, vous pouvez commencer à prioriser et catégoriser vos tâches.
• Hiérarchisez vos tâches : une fois que vous avez une liste complète de vos tâches, vous devez les hiérarchiser. Toutes les tâches ne sont pas égales ; certains seront sans doute plus importants que d'autres. Commencez par créer une hiérarchie d'importance, avec les tâches les plus critiques en haut et les tâches les moins importantes en bas.
• Catégorisez vos tâches : L'étape suivante consiste à classer vos tâches. Cela vous aidera à organiser votre flux de travail et à suivre vos progrès. Vous pouvez classer vos tâches de différentes manières, mais un bon point de départ consiste à les regrouper par projet. Par exemple, vous pouvez avoir des catégories de tâches professionnelles, personnelles et ménagères.

Une fois que vous avez catégorisé vos tâches et vos projets, vous pouvez commencer à identifier ceux que vous souhaitez inclure dans votre système de gestion des flux de travail.

Détermination des responsabilités

La prochaine étape dans la création d'un système de gestion de flux de travail productif consiste à déterminer qui sera responsable de chaque tâche et des dépendances. Ceci est crucial car cela vous aidera à éviter la confusion et les chevauchements entre les individus et les équipes.

Considérez les compétences et les connaissances des personnes impliquées

Lorsque vous déterminez qui sera responsable de chaque tâche, vous devez tenir compte des compétences et des connaissances des personnes impliquées. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite des connaissances en ingénierie, vous souhaiterez confier cette tâche à une personne ayant une formation en ingénierie.

D'autre part, si vous travaillez sur une tâche plus administrative, vous pouvez l'attribuer à quelqu'un avec moins d'expertise technique.

Tenir compte de la disponibilité des personnes impliquées

En plus de tenir compte des compétences et des connaissances des personnes impliquées, vous devez également tenir compte de leur disponibilité. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui doit être terminée de toute urgence, vous souhaiterez l'attribuer à une personne disponible pour y travailler immédiatement.

A l'inverse, si vous travaillez sur une tâche qui peut être réalisée à tout moment, vous pouvez l'attribuer à une personne moins disponible.

Considérez les ressources pour accomplir la tâche

Lorsque vous déterminez qui sera responsable de chaque tâche, vous devez tenir compte des ressources nécessaires pour accomplir la tâche. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite beaucoup d'équipement, vous voudrez l'attribuer à quelqu'un qui a accès aux ressources nécessaires.

D'un autre côté, si vous travaillez sur une tâche qui peut être accomplie avec un minimum de ressources, vous pouvez l'attribuer à quelqu'un qui n'a pas accès au même niveau de ressources.

Une fois que vous avez pris en compte tous ces facteurs, vous pouvez commencer à identifier qui sera responsable de chaque tâche.

Établir des canaux de communication

La prochaine étape dans la création d'un système de gestion de workflow productif consiste à établir des canaux de communication clairs . Ceci est essentiel car cela garantira que toutes les personnes impliquées dans le système sont sur la même longueur d'onde.

Tenir compte des besoins des personnes concernées

La première étape dans l'établissement de canaux de communication consiste à tenir compte des besoins des personnes concernées. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite une communication en temps réel, vous voudrez utiliser un outil de chat.

En revanche, si vous travaillez sur une tâche qui peut être réalisée de manière asynchrone, vous pouvez utiliser des e-mails ou un outil de gestion de projet.

Tenir compte de la fréquence de communication

En plus de tenir compte des besoins des personnes concernées, vous devez également tenir compte de la fréquence des communications. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite des mises à jour quotidiennes, vous souhaiterez établir un calendrier d'enregistrement quotidien.

D'un autre côté, si vous travaillez sur une tâche qui peut être accomplie sans communication constante, vous pouvez établir un horaire de vérification hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Tenir compte du format de communication

La dernière étape dans l'établissement des canaux de communication consiste à considérer le format de communication. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche qui nécessite des mises à jour détaillées, vous voudrez utiliser un outil comme Google Docs ou Microsoft Word.

D'autre part, si vous travaillez sur une tâche qui peut être complétée par de courtes mises à jour, vous pouvez utiliser un outil comme Twitter ou Facebook.

Une fois que vous avez pris en compte tous ces facteurs, vous pouvez établir des canaux de communication clairs.

Suivi et suivi des progrès

La dernière étape de la création d'un système de gestion de flux de travail productif consiste à établir un processus de suivi et de contrôle des progrès. Ceci est essentiel car cela vous aidera à identifier les domaines où le système ne fonctionne pas aussi efficacement qu'il pourrait l'être. Il existe plusieurs façons de suivre et de surveiller les progrès.

• Utilisez un logiciel de gestion de projet ou une feuille de calcul de suivi des tâches : L'un des moyens les plus simples de suivre et de surveiller les progrès consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet ou une feuille de calcul de suivi des tâches. Vous pouvez utiliser plusieurs outils différents, mais certaines des options les plus populaires incluent Asana, Trello et Basecamp. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches à des personnes spécifiques, de définir des dates d'échéance et de suivre l'avancement de chaque tâche.
• Utilisez un outil de suivi : Une autre option pour suivre et surveiller les progrès consiste à utiliser un outil de suivi comme RescueTime ou Toggl. Ces outils vous permettront de suivre le temps que vous passez sur chaque tâche et d'identifier les domaines où vous perdez du temps.
• Vérifications régulières : une autre option pour suivre et surveiller les progrès consiste à établir des vérifications régulières. Il peut s'agir de réunions quotidiennes, hebdomadaires ou bihebdomadaires où vous passez en revue l'avancement de chaque tâche.
• Rapports d'avancement : Enfin, une autre option pour suivre et surveiller les progrès consiste à créer des rapports d'avancement réguliers. Il peut s'agir de rapports hebdomadaires ou mensuels détaillant l'avancement de chaque tâche.

En suivant et en surveillant les progrès, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels le système ne fonctionne pas aussi efficacement qu'il pourrait l'être.

Conclusion

En suivant ces étapes ou en utilisant un logiciel de gestion de flux de travail professionnel , vous pouvez créer un système de gestion de flux de travail productif qui vous aidera à améliorer votre productivité et votre organisation.

La mise en œuvre d'un système de gestion des flux de travail dans votre entreprise peut être un excellent moyen de rationaliser vos tâches et vos projets, d'éviter les chevauchements et la confusion, et de commencer à voir des résultats presque immédiatement !

Vous voulez de l'aide pour créer un flux de travail pour votre entreprise ? N'hésitez pas à contacter nos experts.