İşletmeniz için verimli bir iş akışı yönetim sistemi nasıl oluşturulur?

İş akışı yönetimi, üretken bir organizasyonun anahtarıdır. Görevlerinizi ve projelerinizi tek bir sistemde düzenleyerek, zaman ve enerji harcayarak çakışma ve karışıklığı önleyebilirsiniz. İşletmenize bir iş akışı yönetim sistemi uygulayarak sonuçları hemen görmeye başlayabilirsiniz!

İş akışı yönetimi ve işletmeler için önemi

İş akışı yönetimi, bir görev veya projede yer alan adımları organize ediyor ve yönetiyor. Farklı bireyler ve ekipler arasında iletişim ve koordinasyon gerektiren işbirlikçi bir çabadır. Bir kuruluşta etkili bir iş akışı, dahil olan herkesin rollerini ve sorumluluklarını anlamasını ve görevlerin hızlı ve verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Günümüzün hızlı iş ortamında, iş akışı yönetimi her zamankinden daha kritik. Projelerin artan karmaşıklığı ve hız ve çeviklik ihtiyacı ile işletmelerin süreçlerini optimize etmenin yollarını bulması gerekiyor.

İş akışı yönetimi, görevleri kolaylaştırarak, darboğazları ortadan kaldırarak ve iletişimi geliştirerek işletmelerin bu hedeflere ulaşmasına yardımcı olabilir.

Ayrıca iş akışı yönetimi, işletmelerin performansı daha iyi ölçmesine ve izlemesine, iyileştirme fırsatlarını belirlemesine ve projeleri yolunda tutmak için gerçek zamanlı ayarlamalar yapmasına yardımcı olabilir. Kısacası, iş akışı yönetimi, en yüksek verimlilikte çalışmak isteyen herhangi bir işletme için esastır.

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturun

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluştururken dikkate alınması gereken birkaç önemli faktör vardır.

• Öncelikle, sisteminize dahil etmek istediğiniz görevleri ve projeleri belirlemeniz gerekir.
• Ardından, her görevden ve bağımlılıklardan kimin sorumlu olacağını belirlemelisiniz.
• Son olarak, net iletişim kanalları oluşturmanız ve ilerlemeyi izlemek ve izlemek için bir süreç oluşturmanız gerekir.

Bu faktörlerin her birine daha ayrıntılı olarak daha yakından bakalım.

Görev tanımlama

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturmanın ilk adımı, sisteminize dahil etmek istediğiniz görevleri ve projeleri belirlemektir. Bu göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak oldukça basittir.

• Düzenli olarak üzerinde çalıştığınız tüm Görevlerin ve projelerin bir listesini yapın: Yapmanız gereken ilk şey, düzenli olarak üzerinde çalıştığınız tüm görevleri ve projeleri listelemektir. Buna hem kişisel hem de profesyonel görevler dahildir. Listenizi aldıktan sonra, görevlerinizi önceliklendirmeye ve kategorilere ayırmaya başlayabilirsiniz.
• Görevlerinize öncelik verin: Görevlerinizin tam bir listesine sahip olduğunuzda, onlara öncelik vermeniz gerekir. Tüm görevler eşit yaratılmamıştır; bazıları şüphesiz diğerlerinden daha önemli olacaktır. En kritik görevler en üstte ve en az önemli görevler en altta olacak şekilde bir önem hiyerarşisi oluşturarak başlayın.
• Görevlerinizi kategorilere ayırın: Bir sonraki adım, görevlerinizi kategorilere ayırmaktır. Bu, iş akışınızı düzenlemenize ve ilerlemenizi izlemenize yardımcı olacaktır. Görevlerinizi çeşitli şekillerde kategorilere ayırabilirsiniz, ancak bunları projeye göre gruplandırmak iyi bir başlangıç ​​noktasıdır. Örneğin, iş, kişisel ve ev görevleri kategorileriniz olabilir.

Görevlerinizi ve projelerinizi kategorize ettikten sonra, iş akışı yönetim sisteminize hangilerini dahil etmek istediğinizi belirlemeye başlayabilirsiniz.

sorumlulukların belirlenmesi

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturmanın bir sonraki adımı, her görevden ve bağımlılıklardan kimin sorumlu olacağını belirlemektir. Bu çok önemlidir çünkü bireyler ve ekipler arasında karışıklığı ve çakışmayı önlemenize yardımcı olacaktır.

İlgili kişilerin bilgi ve becerilerini göz önünde bulundurun

Her görevden kimin sorumlu olacağını belirlerken, ilgili kişilerin becerilerini ve bilgilerini göz önünde bulundurmanız gerekir. Örneğin, mühendislik bilgisi gerektiren bir görev üzerinde çalışıyorsanız, o görevi mühendislik geçmişine sahip birine atamak isteyeceksiniz.

Öte yandan, daha idari bir görev üzerinde çalışıyorsanız, bunu daha az teknik uzmanlığa sahip birine atayabilirsiniz.

İlgili kişilerin mevcudiyetini göz önünde bulundurun

İlgili kişilerin beceri ve bilgilerini dikkate almanın yanı sıra, uygunluklarını da göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, acilen tamamlanması gereken bir görev üzerinde çalışıyorsanız, onu hemen üzerinde çalışabilecek birine atamak isteyeceksiniz.

Tersine, herhangi bir zamanda tamamlanabilecek bir görev üzerinde çalışıyorsanız, onu daha az müsait olan birine atayabilirsiniz.

Görevi tamamlamak için kaynakları düşünün

Her görevden kimin sorumlu olacağını belirlerken, görevi tamamlamak için gereken kaynakları göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, çok fazla ekipman gerektiren bir görev üzerinde çalışıyorsanız, bunu gerekli kaynaklara erişimi olan birine atamak isteyeceksiniz.

Öte yandan, minimum kaynaklarla tamamlanabilecek bir görev üzerinde çalışıyorsanız, onu aynı düzeyde kaynaklara erişimi olmayan birine atayabilirsiniz.

Tüm bu faktörleri göz önünde bulundurduğunuzda, her bir görevden kimin sorumlu olacağını belirlemeye başlayabilirsiniz.

İletişim kanallarının kurulması

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturmanın bir sonraki adımı, net iletişim kanalları oluşturmaktır . Bu önemlidir çünkü sisteme dahil olan herkesin aynı sayfada olmasını sağlayacaktır.

İlgili kişilerin ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun

İletişim kanalları kurmanın ilk adımı, ilgili kişilerin ihtiyaçlarını dikkate almaktır. Örneğin, gerçek zamanlı iletişim gerektiren bir görev üzerinde çalışıyorsanız, bir sohbet aracı kullanmak isteyeceksiniz.

Öte yandan, eşzamansız olarak tamamlanabilecek bir görev üzerinde çalışıyorsanız, e-postaları veya bir proje yönetim aracını kullanabilirsiniz.

İletişim sıklığını göz önünde bulundurun

İlgili kişilerin ihtiyaçlarını dikkate almanın yanı sıra, iletişim sıklığını da göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, günlük güncellemeler gerektiren bir görev üzerinde çalışıyorsanız, günlük bir check-in programı oluşturmak isteyeceksiniz.

Öte yandan, sürekli iletişim olmadan tamamlanabilecek bir görev üzerinde çalışıyorsanız, haftalık veya iki haftalık bir check-in programı oluşturabilirsiniz.

İletişim biçimini düşünün

İletişim kanallarının kurulmasındaki son adım, iletişim biçimini dikkate almaktır. Örneğin, uzun süreli güncellemeler gerektiren bir görev üzerinde çalışıyorsanız, Google Dokümanlar veya Microsoft Word gibi bir araç kullanmak isteyeceksiniz.

Öte yandan, kısa güncellemelerle tamamlanabilecek bir görev üzerinde çalışıyorsanız, Twitter veya Facebook gibi bir araç kullanabilirsiniz.

Tüm bu faktörleri göz önünde bulundurduğunuzda net iletişim kanalları oluşturabilirsiniz.

İlerlemeyi izleme ve izleme

Verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturmanın son adımı, ilerlemeyi izlemek ve izlemek için bir süreç oluşturmaktır. Bu önemlidir çünkü sistemin olabildiğince verimli çalışmadığı alanları belirlemenize yardımcı olacaktır. İlerlemeyi izlemenin ve izlemenin birkaç farklı yolu vardır.

• Bir proje yönetimi yazılımı veya görev izleme elektronik tablosu kullanın: İlerlemeyi izlemenin ve izlemenin en kolay yollarından biri, bir proje yönetimi yazılımı veya görev izleme elektronik tablosu kullanmaktır. Birkaç farklı araç kullanabilirsiniz, ancak en popüler seçeneklerden bazıları Asana, Trello ve Basecamp'tır. Bu araçlar, belirli kişilere görevler atamanıza, son tarihler belirlemenize ve her bir görevin ilerlemesini izlemenize olanak tanır.
• Bir izleme aracı kullanın: İlerlemeyi izlemek ve izlemek için başka bir seçenek, RescueTime veya Toggl gibi bir izleme aracı kullanmaktır. Bu araçlar, her bir göreve ne kadar zaman harcadığınızı izlemenize ve zaman kaybettiğiniz alanları belirlemenize olanak tanır.
• Düzenli check-in'ler: İlerlemeyi izlemek ve izlemek için başka bir seçenek de düzenli check-in'ler oluşturmaktır. Bunlar, her görevin ilerlemesini gözden geçirdiğiniz günlük, haftalık veya iki haftalık toplantılar olabilir.
• İlerleme raporları: Son olarak, ilerlemeyi izlemek ve izlemek için başka bir seçenek de düzenli ilerleme raporları oluşturmaktır. Bunlar, her bir görevin ilerlemesini detaylandıran haftalık veya aylık raporlar olabilir.

İlerlemeyi takip ederek ve izleyerek, sistemin olabildiğince verimli çalışmadığı alanları belirleyebilirsiniz.

Çözüm

Bu adımları izleyerek veya profesyonel bir iş akışı yönetim yazılımı kullanarak üretkenliğinizi ve organizasyonunuzu geliştirmenize yardımcı olacak verimli bir iş akışı yönetim sistemi oluşturabilirsiniz.

İşinize bir iş akışı yönetim sistemi uygulamak, görevlerinizi ve projelerinizi düzene sokmanın, çakışma ve karışıklığı önlemenin ve sonuçları neredeyse anında görmeye başlamanın harika bir yolu olabilir!

İşletmeniz için iş akışı oluşturma konusunda yardım ister misiniz? Uzmanlarımızla iletişime geçmekten çekinmeyin.