Am încercat regula 1-3-5 pentru a fi în frunte cu programul meu

Dacă ai dat cumva de această postare de pe blog, asta poate însemna doar un lucru - te-ai săturat de guru ai productivității care încearcă să-ți vândă cursurile lor online pentru 4,99 USD per pop.

În mod ironic, sunt aici să vorbesc despre un lucru asemănător. Dar, există o întorsătură – de fapt, am încercat o tehnică de productivitate utilă și o să vă spun totul despre cum a mers, gratuit.

După ce m-am străduit să rămân productiv zile în șir, am căutat neobosit pe internet pentru orice sfaturi utile de productivitate pe care le-aș putea încerca ca scriitor. Dar, fără niciun rezultat, am rămas așezată în fața computerului meu uitându-mă în abis și sperând că măcar niște cuvinte vor apărea în fața mea.

Atunci speranțele mele au primit răspunsul cu regula 1-3-5 — o metodă de productivitate care te ajută să fii la curent cu programul tău, cu timp liber.

Desigur, am fost sceptic la început, dar a trebuit să încerc.

Acesta este relatarea mea despre cum a decurs întregul proces, cu toate perspectivele, argumentele pro și contra și verdictul final asupra utilității tehnicii de productivitate a regulilor 1-3-5.

Care este regula 1-3-5?

Descrierea regulii 1-3-5 este relativ ușoară - dar punerea în practică poate fi o provocare din cauza naturii intangibile a acestei tehnici de productivitate.

În esență, 1-3-5 înseamnă:

• 1 mare,
• 3 mediu și
• 5 sarcini mici .

La prima vedere, se pare că ați comandat o masă cu fel de mâncare complet la un restaurant - aveți principalele dvs. mese alternative, aperitive, salate, băuturi și deserturi. Și toate au o dimensiune predefinită a porției.

Apoi, când inspectați în continuare această tehnică de productivitate, vă dați seama că exact asta este - o masă cu feluri complete menită să vă umple pofta de productivitate.

Și anume, regula 1-3-5 prevede că, pentru a rămâne productiv în timpul unei zile lucrătoare, va trebui să-ți blochezi activitățile și responsabilitățile prin:

• Prioritate,
• Dimensiunea și
• Dificultate.

1 sarcină mare

Sarcina mare este prioritatea ta pentru ziua respectivă.

Dacă lucrați într-un mediu corporativ, sarcina se referă de obicei la:

• Finalizarea unui proiect,
• Respectarea unui termen limită,
• Gestionarea unei întâlniri importante, sau
• Abordarea provocării principale a zilei.

Desigur, există o multitudine de exemple, dar înțelegi esența — problema care te enervează pe tot parcursul zilei este cea pe care ar trebui să o termini imediat.

Brian Tracy, autorul uneia dintre cele mai bune cărți despre productivitate, s-a referit adesea la cea mai mare sarcină a zilei ca „ broasca ”.

El a folosit termenul „ eat the frog ” ca o modalitate de a explica că cel mai bun mod de a rămâne productiv este de a aborda mai întâi cea mai mare sarcină a zilei și abia apoi de a trece la următoarele sarcini sau proiecte ale zilei.

Cele 3 sarcini medii

Odată ce sarcina dvs. mare și prioritară este eliminată, puteți trece la următorul bloc de responsabilități - cele 3 sarcini medii. Sarcinile medii reprezintă de obicei activitățile care sunt strâns legate de sarcina mare.

De exemplu, dacă organizați o întâlnire mare pentru a discuta condițiile unui nou contract, sarcinile medii ar implica:

• Apelarea sau notificarea părților,
• Configurarea sălii de conferințe sau crearea unui spațiu de lucru virtual și
• Furnizarea participanților cu informațiile necesare referitoare la ordinea de zi a ședinței.

În funcție de natura unei sarcini mari, va trebui să faceți o listă cu marcatori pentru a determina care dintre cele 3 sarcini medii va trebui finalizată mai întâi și a crea o ordine generală de finalizare.

Cele 5 sarcini mici

În cele din urmă, treceți la cele 5 sarcini mai mici, care sunt de obicei descrise ca „sarcini neplăcute”.

Descrierea lor nu reflectă importanța lor generală - dar arată relevanța lor în comparație cu sarcinile importante și medii.

Dacă ziua de lucru vă permite, puteți schimba sarcini mici și le puteți finaliza atunci când aveți un moment de respirație.

Regula 1-3-5 nu vă împiedică să mutați astfel de sarcini în următoarea zi lucrătoare - dar numai dacă știți că veți avea suficient timp pentru a le finaliza, alături de noile 5 sarcini mai mici.

De ce este utilă regula 1-3-5?

În teorie, această regulă de productivitate sună grozav - îți împarți ziua în funcție de prioritățile tale, faci o listă cu ceea ce ar trebui să faci și apoi o faci.

Dar, cum funcționează totul în practică și de ce?

Ei bine, majoritatea oamenilor se bazează pe liste de activități, care sunt eficiente.

Cu toate acestea, dacă activitatea în care vă aflați este foarte solicitantă, sunt șanse să nu aveți suficient timp pentru a finaliza tot ceea ce v-ați propus în decursul unei zile lucrătoare.

De fapt, statisticile moderne arată că aproximativ 59% din toate listele de sarcini sunt terminate în timpul zilei și 41% dintre sarcini sunt lăsate să plutească în dimensiunea „nu se termină niciodată”.

Regula 1-3-5 funcționează deoarece nu există nicio presiune asupra utilizatorului pentru a finaliza totul. Mai mult decât atât, regula pune în valoare prioritizarea mai mult decât orice altceva, iar piramida 1-3-5 servește ca instrucțiune mai mult decât ca obligație. De asemenea, permite clemență atunci când vine vorba de schimbarea programului în funcție de urgență.

Punerea în practică a regulii 1-3-5: Observațiile mele

Așa că, după ce am strâns toate datele și m-am convins că știam totul despre regula 1-3-5, am decis să încerc a doua zi, deoarece tocmai eram pe cale să mă lansez într-un nou proiect de scriere.

Iată relatarea mea despre cum s-au desfășurat zilele menționate.

Ziua 1: Ignoranța

După cum puteți presupune din titlu, prima zi a fost un coșmar pentru mine.

M-am trezit, mi-am pornit laptopul și am început să scriu o schiță pentru toate responsabilitățile mele pentru ziua respectivă. Scopul principal al acelei temute luni a fost să facă cercetări pentru un proiect care ar fi trebuit să aibă cel puțin 5.000 de cuvinte.

Desigur, nu am fost deloc încântat - dar știam că restul sarcinilor pe care trebuia să le fac în ziua aceea erau simple:

• Contactați echipa de proiectare și rugați-i să creeze o ilustrație de copertă pentru următorul meu blog,
• Aveți o întâlnire cu prietenii de muncă cu un nou angajat,
• Discutați proiectul de arhitectură cu un coleg și
• Creați un concept vizual despre ceea ce voi scrie.

Sună ușor, nu? Foarte fezabil și foarte realizabil.

Ei bine, odată ce vecinul meu de la etaj a început să-mi facă o gaură în tavan și a găurit accidental prin cablul ethernet, totul s-a schimbat.

Cum a decurs prima mea zi de exersare a regulii 1-3-5

La prima oră dimineață, a trebuit să-mi fac bagajele, să merg la cafeneaua locală și să-mi fac cercetări acolo.

Cu toate acestea, era destul de aglomerat și aproape că a devenit imposibil să am întâlnirile mele acolo. Chiar a avut sens ca o haită de liceeni să intre în incintă în minutele următoare cu o dorință uriașă de a vedea cine poate vorbi cel mai tare.

Depășit de anxietate, eram pe cale să renunț și să renunț la o zi, dar apoi mi-a răsărit premisa regulii 1-3-5: „ Termină-ți sarcina importantă și trece la următoarele în consecință.”

Mi-am adunat gândurile (și cele 125 de file deschise) și am început să citesc. Odată ce m-am concentrat pe sarcina cu prioritate maximă și am eliminat anxietatea de a nu termina celelalte sarcini, mi-am dat seama că mi-a fost ridicată o povară uriașă de pe piept.

Pe măsură ce ziua s-a desfășurat, cafeneaua a devenit mai puțin aglomerată și am putut să conduc întâlnirea cu noul coleg și chiar să creez o schiță a lucrării mele pe baza cercetărilor efectuate.

Când a fost ora 17:00, mi-am dat seama că nu am terminat tot ce mi-am propus, dar conceptul de „fără rutină” al regulii 1-3-5 mi-a permis să mut sarcinile neterminate la următoarele zi și du-te la culcare liniștită.

Iată reprezentarea mea în schiță Plaky a 1-3-5:

Pentru a presupune, construirea unui proiect și desfășurarea întâlnirii cu prietenii de lucru mi-a luat o oră fiecare, în timp ce cercetarea s-a extins pe parcursul întregii zile.

Ziua arăta astfel, privită prin lentilele Clockify:

Ziua 2: Realizare

Iată-ne din nou - cafea, laptop și eu însumi față de aparat.

Dar mai întâi, am decis să-mi pun deoparte primele 2 ore și jumătate din timpul meu de lucru pentru a mă ocupa de sarcinile pe care nu le-am terminat ieri.

Am avut o întâlnire cu un coleg pentru a discuta despre conceptele și proiectele următoarelor noastre proiecte, care a durat aproximativ o oră.

Ulterior, am creat indicii vizuale care să mă ajute în procesul de scriere, care includea note și grafice.

Odată ce acest lucru a fost îndepărtat, era timpul să-mi orientez atenția către sarcina mea principală a zilei - să scriu introducerea și prima secțiune a proiectului meu de scriere.

Cum a mers a doua zi de exersare a regulii 1-3-5

Ceea ce am observat imediat a fost că procesul de scriere s-a simțit puțin ciudat - sănătos, mai exact. Cu alte cuvinte, nu am experimentat stresul scris de „Nu voi termina niciodată asta la timp”.

A trebuit să recunosc că regula 1-3-5 a dat ceva roade în acest caz.

Știind cum se va desfășura ziua mea și programele care mă așteptau, îmi puteam deja imagina ritmul și structura textului meu. Când am creat anterior indiciile vizuale, mi-am luat și 10 minute pentru a-mi bloca ziua în funcție de activitățile și sarcinile pe care trebuia să le fac. Nu am experimentat un asemenea nivel de organizare până când am încercat această tehnică.

Mi-am dat seama că trebuie să opresc intervalul între 15:00 și 17:00 pentru a face cercetări suplimentare, dar am avut și o întâlnire de echipă de la 11:30 la 12:30. Asta mi-a lăsat o fereastră de 2 și jumătate de oră pentru a se concentra doar pe scris.

Bineînțeles, „modul termenului limită” a început pentru că m-am condiționat să cred că scrisul trebuie făcut în acea zi – și a funcționat.

Scrierea introducerii și cercetarea suplimentară mi-a luat aproximativ 4 ore și jumătate, iar sarcinile neterminate combinate cu întâlnirea echipei au durat aproximativ 3 ore și jumătate.

Pentru clarificări suplimentare, iată intrarea mea din calendarul Clockify pentru ziua respectivă:

Ziua 3: Acceptare

Mânat de nou-găsită credință în regula 1-3-5, îmi propusesem să cuceresc a doua zi, neștiind că o furtună perfectă era pe cale să lovească.

Sarcina principală a zilei a fost scrierea corpului textului, în mod ideal 1.000 de cuvinte.

Totuși, totul s-a schimbat odată ce mi-am creat schița 1-3-5 pentru ziua respectivă cu următoarele informații:

• Contul meu bancar a fost blocat și a trebuit să rezolv cât mai curând posibil,
• A trebuit să programez o întâlnire pentru a discuta despre opera de artă pentru un blog anterior la care lucrasem,
• Am avut o altă întâlnire de echipă,
• A trebuit să părăsesc apartamentul meu între 13:00 și 15:00 (vecina lovește din nou) și
• A trebuit să fac cercetări suplimentare .

Dar, îngrijorează-te că nu am făcut-o, pentru că 1-3-5 a fost acolo să mă salveze.

Ei bine, a fost oarecum, dar nu chiar – o să explic de ce.

Cum a mers a treia zi de exersare a regulii 1-3-5

În esență, am folosit cele două ore pe care vecinii mei de la etaj petrec de obicei reamenajărilor pentru a merge la bancă și a face cercetări de la cafenea - din fericire, de data aceasta nu liceeni.

Când m-am întors, știam că trebuie să mă concentrez asupra scrisului și să împing cealaltă întâlnire înapoi timp de cel puțin 2 ore, astfel încât să pot termina ceva de scris. Am stat mai mult în timpul zilei pentru a compensa orele petrecute la bancă, dar acesta a fost timpul pe care l-am alocat întâlnirii - și s-a potrivit perfect.

Din păcate, nu am scris numărul de cuvinte pe care mi-am propus - dar știam că am mai puține obligații în zilele următoare, ceea ce mi-ar permite, în consecință, să mă concentrez exclusiv pe scris.

Funcționarea băncii a durat aproximativ 2 ore, iar întâlnirea echipei a durat aproximativ o oră, ceea ce a însumat aproximativ 3 ore. Când a început modul de focalizare, am scris aproximativ 2 ore și mai târziu am avut o întâlnire cu echipa de proiectare.

Pe lângă răspunsul la e-mailuri, întreaga zi a fost planificată astfel:

Următoarele două zile: Finalizare

Pe măsură ce programul meu agitat s-a încheiat, nu aveam nimic de făcut în afară de scris.

Prin urmare, zilele următoare au constat în faptul că încerc din greu să nu-mi pierd mințile în timp ce scriu 1.000 de cuvinte pe zi.

Desigur, au existat întreruperi ocazionale - ajutor și ajutor de la colegi, răspuns la e-mailuri și participare la ateliere și discuții online.

Aș putea simți și culege beneficiile respectării regulii 1-3-5.

Sincer, există locuri de muncă și profesii în care această metodă ar putea modela în mare măsură cultura muncii unei persoane - cum ar fi locurile de muncă foarte solicitante, cu o multitudine de sarcini zilnice.

În ceea ce mă privește, verificați cei 2 cenți ai mei despre argumentele pro, contra și concluziile pe care le-am găsit despre regula 1-3-5 în rândurile următoare.

Avantajele regulii 1-3-5

Din păcate, nu am putut experimenta efectele acestei reguli în toată gloria ei, deoarece nu aveam atâtea sarcini pe zi cât ar avea alți indivizi.

Cu toate acestea, aș putea spune că instrumentele organizaționale care vin cu utilizarea acestei tehnici au ajutat cu adevărat la ușurarea unora dintre poverile pe care le trăim cu toții în fiecare zi.

Din ceea ce am găsit în practică, 1-3-5 vă permite să vă planificați ziua în avans, să o rezolvați atunci când primiți sarcini noi și să jonglați cu toate celelalte. Când ceva nu vă merge, puteți oricând să schimbați unele lucruri și să vă faceți programul mai confortabil.

În plus, planificarea zilei și organizarea responsabilităților într-o manieră potrivită vă va afecta foarte mult abilitățile de urmărire și gestionare a timpului, în general.

Dezavantajele regulii 1-3-5

După cum vă puteți da seama, beneficiile regulii 1-3-5 nu sunt pe deplin vizibile atunci când aveți câteva sarcini majore într-o zi și nu sarcini mai mici.

Mai mult, 1-3-5 nu te poate ajuta cu adevărat să te concentrezi decât dacă decizi cu adevărat că este timpul să faci ceva.

De aceea, este recomandat să folosiți metode suplimentare pentru a vă ajuta să rămâneți concentrat, alături de 1-3-5.

De exemplu, mulți experți sugerează să ascultați muzică de jocuri video în timpul serviciului. Coloanele sonore originale ale jocurilor video au fost concepute pentru a menține jucătorul într-o „transă” și pe deplin ocupat cu jocul – dar cercetările au arătat că același efect poate fi obținut într-un mediu de lucru, doar dacă îți alegi coloana sonoră cu înțelepciune.

De exemplu, muzica „șeful principal” poate fi folosită în timp ce aveți de-a face cu 1 sarcină mare și puteți utiliza coloana sonoră de fundal pentru „credirea tensiunii” pentru sarcini mai mici. Este distractiv și îți îmbunătățește concentrarea!

Evaluarea mea generală a regulii 1-3-5

Din scurta mea experiență, am ajuns la concluzia că principala atracție din spatele regulii 1-3-5 este lipsa factorilor obligatorii.

Această tehnică de gestionare a timpului nu te limitează la dogmele tradiționale de lucru.

Chiar dacă probabil că lucrați într-o tură de 8 ore, împărțirea timpului și a responsabilităților depinde de dvs. și de priceperea organizațională - la bine și la rău.

Am observat, de asemenea, că această regulă poate fi aplicată în probleme non-muncă. Dacă pleci într-o vacanță și încerci să împachetezi o mulțime de activități într-o evadare de o săptămână, metoda 1-3-5 poate fi cu siguranță benefică.

De asemenea, nu este nevoie de șabloane fanteziste atunci când trebuie să-ți planifici ziua - poți fi la fel de demodat pe cât vrei și poți nota tot ce ai nevoie pe o bucată de hârtie.

Evaluare finală : ★★★★☆

Gânduri finale despre regula 1-3-5

În esență, aș recomanda regula 1-3-5 tuturor - angajaților, studenților și oricui suferă teama de a lucra prea mult. Vă ajută să rămâneți la curent cu lucrurile, să elaborați cel mai bun plan de acțiune și să finalizați totul la timp.

Nu aș numi-o neapărat cea mai bună tehnică/regulă de gestionare a timpului de acolo - dar servește scopului. Este un mod ordonat și clar structurat de a te aduna în perioadele dezordonate - și, la sfârșitul zilei, te face să simți că timpul tău de lucru a meritat.

️ Există multe tehnici și metode de gestionare a timpului de încercat. Dacă cunoașteți unul care diferă de 1-3-5, asigurați-vă că ne anunțați la [email protected] și s-ar putea să vă includem gândurile într-unul dintre următoarele bloguri. De asemenea, dacă ți-a plăcut să citești această postare, împărtășește-o cu cineva căruia i-ar putea fi util.