Ich habe die 1-3-5-Regel ausprobiert, um meinen Zeitplan im Griff zu behalten

Wenn Sie irgendwie über diesen Blogbeitrag gestolpert sind, kann das nur eines bedeuten – Sie haben es satt, dass Produktivitätsgurus versuchen, Ihnen ihre Online-Kurse für 4,99 $ pro Stück zu verkaufen.

Ironischerweise bin ich hier, um über eine ähnliche Sache zu sprechen. Aber es gibt eine Wendung – ich habe tatsächlich eine nützliche Produktivitätstechnik ausprobiert und werde Ihnen kostenlos alles darüber erzählen, wie es gelaufen ist.

Nachdem ich tagelang darum gekämpft habe, produktiv zu bleiben, habe ich unermüdlich das Internet nach nützlichen Produktivitätstipps durchsucht, die ich als Autor ausprobieren könnte. Aber vergeblich saß ich vor meinem Computer, starrte in den Abgrund und hoffte, dass zumindest ein paar Worte vor mir auftauchen würden.

Das war der Zeitpunkt, an dem meine Hoffnungen mit der 1-3-5-Regel beantwortet wurden – eine Produktivitätsmethode, die Ihnen hilft, Ihren Zeitplan einzuhalten und Zeit zu sparen.

Natürlich war ich anfangs skeptisch, aber ich musste es versuchen.

Dies ist mein Bericht darüber, wie der gesamte Prozess verlief, mit all den Erkenntnissen, Vor- und Nachteilen und dem endgültigen Urteil über die Nützlichkeit der 1-3-5-Regel-Produktivitätstechnik.

Was ist die 1-3-5-Regel?

Die 1-3-5-Regel zu beschreiben ist relativ einfach – aber sie in die Praxis umzusetzen, kann aufgrund der immateriellen Natur dieser Produktivitätstechnik eine Herausforderung darstellen.

Im Wesentlichen steht das 1-3-5 für:

• 1 groß,
• 3 mittel und
• 5 kleine Aufgaben.

Auf den ersten Blick hört es sich so an, als ob Sie ein komplettes Menü in einem Restaurant bestellen – Sie haben Ihre wichtigsten wechselnden Mahlzeiten, Vorspeisen, Salate, Getränke und Desserts. Und sie alle haben eine vordefinierte Portionsgröße.

Wenn Sie diese Produktivitätstechnik dann weiter untersuchen, stellen Sie fest, dass es genau das ist – ein Menü mit mehreren Gängen, das Ihren Appetit auf Produktivität stillen soll.

Die 1-3-5-Regel besagt nämlich, dass Sie, um während eines Arbeitstages produktiv zu bleiben, Ihre Aktivitäten und Verantwortlichkeiten blockieren müssen durch:

• Priorität,
• Größe und
• Schwierigkeit.

Die 1 große Aufgabe

Die große Aufgabe ist Ihre Priorität für den Tag.

Wenn Sie in einem Unternehmensumfeld arbeiten, bezieht sich die Aufgabe normalerweise auf:

• Abschluss eines Projekts,
• Frist einhalten,
• Umgang mit einem wichtigen Meeting, oder
• Bewältigung der größten Herausforderung des Tages.

Natürlich gibt es eine Vielzahl von Beispielen, aber Sie verstehen das Wesentliche – das Problem, das Sie den ganzen Tag über ärgert, ist dasjenige, das Sie sofort erledigen sollten.

Brian Tracy, der Autor eines der besten Bücher über Produktivität, bezeichnete die größte Aufgabe des Tages oft als „ den Frosch “.

Er benutzte den Begriff „ Friss den Frosch “ , um zu erklären, dass der beste Weg, um produktiv zu bleiben, darin besteht, zuerst die größte Aufgabe des Tages anzugehen und erst dann mit den nächsten Aufgaben oder Projekten des Tages fortzufahren.

Die 3 mittleren Aufgaben

Sobald Ihre große, vorrangige Aufgabe aus dem Weg geräumt ist, können Sie mit dem nächsten Verantwortungsbereich fortfahren – den 3 mittleren Aufgaben. Die mittleren Aufgaben stellen in der Regel die Aktivitäten dar, die eng mit der großen Aufgabe verbunden sind.

Wenn Sie beispielsweise ein großes Meeting organisieren, um die Bedingungen eines neuen Vertrags zu besprechen, würden die mittleren Aufgaben Folgendes beinhalten:

• Anrufen oder Benachrichtigen der Parteien,
• Einrichten des Konferenzraums oder Erstellen eines virtuellen Arbeitsplatzes und
• Versorgen der Teilnehmer mit den notwendigen Informationen, die sich auf die Tagesordnung des Meetings beziehen.

Abhängig von der Art der 1 großen Aufgabe müssen Sie eine Aufzählung erstellen, um zu bestimmen, welche der 3 mittleren Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, und eine allgemeine Erledigungsreihenfolge erstellen.

Die 5 kleinen Aufgaben

Schließlich gehen Sie zu den 5 kleineren Aufgaben über, die normalerweise als „lästige Aufgaben“ bezeichnet werden.

Ihre Beschreibung spiegelt nicht ihre allgemeine Bedeutung wider – aber sie zeigt ihre Relevanz im Vergleich zu den herausragenden und mittleren Aufgaben.

Wenn es Ihr Arbeitstag zulässt, können Sie kleine Aufgaben verschieben und erledigen, wenn Sie einen Moment zum Durchatmen haben.

Die 1-3-5-Regel hindert Sie nicht daran, solche Aufgaben auf den nächsten Werktag zu verschieben – aber nur, wenn Sie wissen, dass Sie neben den neuen 5 kleineren Aufgaben genügend Zeit haben werden, sie zu erledigen.

Warum ist die 1-3-5-Regel nützlich?

Theoretisch klingt diese Produktivitätsregel großartig – Sie teilen Ihren Tag basierend auf Ihren Prioritäten auf, erstellen eine Liste mit dem, was Sie tun sollten, und dann tun Sie es.

Aber wie funktioniert das alles in der Praxis und warum?

Nun, die meisten Menschen verlassen sich auf To-do-Listen, die effizient sind.

Wenn Ihre Arbeit jedoch sehr anspruchsvoll ist, haben Sie wahrscheinlich nicht genug Zeit, um alles, was Sie sich vorgenommen haben, an einem Arbeitstag zu erledigen.

Tatsächlich zeigen moderne Statistiken, dass ungefähr 59 % aller To-do-Listen im Laufe des Tages erledigt werden und 41 % der Aufgaben in der „niemals erledigt“-Dimension verbleiben.

Die 1-3-5-Regel funktioniert, weil der Benutzer nicht unter Druck gesetzt wird, alles zu erledigen. Darüber hinaus legt die Regel Wert auf Priorisierung und die 1-3-5-Pyramide dient eher als Anweisung denn als Verpflichtung. Es ermöglicht auch Nachsicht, wenn es darum geht, den Zeitplan je nach Dringlichkeit zu verschieben.

Die 1-3-5-Regel in die Praxis umsetzen: Meine Beobachtungen

Nachdem ich also alle Daten gesammelt und mich davon überzeugt hatte, dass ich alles über die 1-3-5-Regel wusste, beschloss ich, es am nächsten Tag zu versuchen, da ich gerade dabei war, ein neues Schreibprojekt zu starten.

Hier ist mein Bericht darüber, wie sich die besagten Tage entwickelt haben.

Tag 1: Unwissenheit

Wie Sie der Überschrift entnehmen können, war der erste Tag für mich ein Albtraum.

Ich wachte auf, schaltete meinen Laptop ein und begann, einen Entwurf für all meine Aufgaben für den Tag zu schreiben. Das Hauptziel dieses gefürchteten Montags war die Recherche für ein Projekt, das mindestens 5.000 Wörter umfassen sollte.

Natürlich war ich kein bisschen begeistert – aber ich wusste, dass die restlichen Aufgaben, die ich an diesem Tag erledigen musste, einfach waren:

• Wenden Sie sich an das Designteam und bitten Sie es, eine Titelillustration für meinen nächsten Blog zu erstellen.
• ein Work-Buddy-Meeting mit einem neuen Mitarbeiter haben,
• Diskutieren Sie den Architekturentwurf mit einem Kollegen und
• Erstellen Sie ein visuelles Konzept dessen, worüber ich schreiben werde.

Klingt einfach, oder? Sehr machbar und sehr machbar.

Nun, als mein Nachbar im Obergeschoss anfing, ein Loch in meine Decke zu bohren und versehentlich das Ethernet-Kabel durchbohrte, änderte sich alles.

So verlief mein erster Tag, an dem ich die 1-3-5-Regel praktizierte

Morgens musste ich als erstes packen, ins örtliche Café gehen und dort recherchieren.

Es war jedoch ziemlich voll und es wurde fast unmöglich, meine Meetings dort abzuhalten. Es machte sogar Sinn, dass in den folgenden Minuten eine Horde Highschooler das Gelände betrat, mit einem riesigen Verlangen zu sehen, wer am lautesten sprechen konnte.

Von Angst überwältigt, wollte ich schon aufgeben und Schluss machen, aber dann dämmerte mir die Prämisse der 1-3-5-Regel – „Beenden Sie Ihre herausragende Aufgabe und fahren Sie entsprechend mit der nächsten fort.“

Ich sammelte meine Gedanken (und meine 125 geöffneten Tabs) und begann zu lesen. Sobald ich mich auf die Aufgabe mit der höchsten Priorität konzentrierte und die Angst beseitigte, die anderen Aufgaben nicht zu erledigen, wurde mir klar, dass eine riesige Last von meiner Brust genommen wurde.

Im Laufe des Tages wurde das Café weniger voll und ich konnte das Meeting mit dem neuen Kollegen durchführen und sogar einen Entwurf meiner Arbeit auf der Grundlage der durchgeführten Recherchen erstellen.

Als es 17:00 Uhr war, wurde mir klar, dass ich nicht alles fertig hatte, was ich mir vorgenommen hatte, aber das „No-Routine“-Konzept der 1-3-5-Regel erlaubte es mir, die unerledigten Aufgaben auf die folgenden zu verschieben Tag und schlafe ruhig ein.

Hier ist meine Plaky-Entwurfsdarstellung des 1-3-5:

Vermutlich dauerte die Erstellung eines Entwurfs und die Durchführung des Arbeitskollegentreffens jeweils eine Stunde, während sich die Recherche über den ganzen Tag erstreckte.

Der Tag sah so aus, betrachtet durch Clockify-Objektive:

Tag 2: Verwirklichung

Hier sind wir wieder – Kaffee, Laptop und ich gegen die Maschine.

Aber zuerst habe ich beschlossen, die ersten zweieinhalb Stunden meiner Arbeitszeit für die Aufgaben zu reservieren, die ich gestern nicht erledigt habe.

Ich hatte ein Treffen mit einem Kollegen, um die Konzepte und Entwürfe unserer folgenden Projekte zu besprechen, was ungefähr eine Stunde dauerte.

Anschließend erstellte ich visuelle Hinweise, die mir beim Schreibprozess helfen sollten, einschließlich Notizen und Grafiken.

Als das erledigt war, war es an der Zeit, mich auf meine herausragende Aufgabe des Tages zu konzentrieren – das Schreiben der Einleitung und des ersten Abschnitts meines Schreibprojekts.

Wie mein zweiter Tag mit dem Üben der 1-3-5-Regel verlief

Was mir sofort auffiel, war, dass sich der Schreibprozess etwas eigenartig anfühlte – gesund, um genau zu sein. Mit anderen Worten, ich habe den Schreibstress von „Ich werde das nie rechtzeitig beenden“ nicht erlebt.

Ich musste zugeben, dass die 1-3-5-Regel in diesem Fall einige Früchte getragen hat.

Da ich wusste, wie sich mein Tag entwickeln würde und welche Zeitpläne mich erwarteten, konnte ich mir bereits das Tempo und die Struktur meines Textes vorstellen. Als ich zuvor die visuellen Hinweise erstellt hatte, nahm ich mir auch 10 Minuten Zeit, um meinen Tag basierend auf den Aktivitäten und Aufgaben, die ich zu erledigen hatte, zu blockieren. Ich habe ein solches Organisationsniveau noch nie erlebt, bis ich diese Technik ausprobiert habe.

Mir wurde klar, dass ich den Slot zwischen 15:00 und 17:00 Uhr auslassen musste, um zusätzliche Recherchen zu machen, aber ich hatte auch ein Teammeeting von 11:30 bis 12:30 Uhr. Dadurch blieb mir ein Zeitfenster von 2 und eine halbe Stunde, um sich ausschließlich auf das Schreiben zu konzentrieren.

Natürlich trat der „Deadline-Modus“ ein, weil ich mich darauf konditioniert hatte zu denken, dass das Schreiben an diesem Tag fertig sein musste – und es funktionierte.

Das Schreiben der Einleitung und weitere Recherchen dauerten ungefähr 4,5 Stunden, und die unerledigten Aufgaben zusammen mit dem Teammeeting dauerten ungefähr 3,5 Stunden.

Zur weiteren Verdeutlichung hier mein Clockify-Kalendereintrag für den Tag:

Tag 3: Annahme

Angetrieben von dem neu gefundenen Glauben an die 1-3-5-Regel hatte ich mich am nächsten Tag auf den Weg gemacht, um zu erobern, ohne zu wissen, dass ein perfekter Sturm bevorstand.

Die herausragende Aufgabe des Tages bestand darin, den Hauptteil des Textes zu schreiben, idealerweise 1.000 Wörter.

Das änderte sich jedoch, als ich meinen 1-3-5-Entwurf für den Tag mit den folgenden Informationen erstellte:

• Mein Bankkonto wurde gesperrt und ich musste es so schnell wie möglich lösen,
• Ich musste ein Treffen vereinbaren, um das Artwork für einen früheren Blog zu besprechen, an dem ich gearbeitet hatte,
• Ich hatte ein weiteres Teammeeting,
• Ich musste meine Wohnung zwischen 13:00 und 15:00 Uhr verlassen (der Nachbar streikt wieder), und
• Ich musste zusätzliche Recherchen anstellen.

Aber ich habe mich nicht geärgert, denn das 1-3-5 war da, um mich zu retten.

Nun, es war irgendwie so, aber nicht wirklich – ich werde erklären, warum.

Wie mein dritter Tag mit dem Üben der 1-3-5-Regel verlief

Im Wesentlichen nutzte ich die zwei Stunden, die meine Nachbarn im Obergeschoss normalerweise mit dem Umbau verbringen, um zur Bank zu gehen und im Café zu recherchieren – zum Glück diesmal keine Highschooler.

Als ich zurückkam, wusste ich, dass ich mich auf das Schreiben konzentrieren und das andere Meeting um mindestens 2 Stunden nach hinten verschieben musste, damit ich etwas schreiben kann. Ich blieb zwar länger am Tag, um die Stunden in der Bank auszugleichen, aber das war die Zeit, die ich für das Meeting einplante – und es passte perfekt.

Leider habe ich nicht die beabsichtigte Anzahl von Wörtern geschrieben – aber ich wusste, dass ich in den folgenden Tagen weniger Verpflichtungen hatte, wodurch ich mich ausschließlich auf das Schreiben konzentrieren konnte.

Der Bankrun dauerte ungefähr 2 Stunden und das Teammeeting dauerte ungefähr eine Stunde, was ungefähr 3 Stunden ausmachte. Als der Fokusmodus einsetzte, schrieb ich etwa 2 Stunden lang und hatte später ein Meeting mit dem Designteam.

Neben der Beantwortung von E-Mails war der gesamte Tag wie folgt geplant:

Die folgenden paar Tage: Finalisierung

Als mein hektischer Terminkalender zu Ende ging, hatte ich außer dem Schreiben nichts zu tun.

Daher bestanden die folgenden Tage darin, dass ich mich wirklich bemühte, nicht den Verstand zu verlieren, während ich 1.000 Wörter pro Tag schrieb.

Natürlich gab es gelegentliche Unterbrechungen – Kollegen zu helfen und Hilfe zu bekommen, E-Mails zu beantworten und an Online-Workshops und -Diskussionen teilzunehmen.

Ich konnte die Vorteile der Einhaltung der 1-3-5-Regel spüren und ernten.

Ehrlich gesagt gibt es Jobs und Berufe, in denen diese Methode die Arbeitskultur einer Person stark prägen könnte – wie zum Beispiel anspruchsvolle Jobs mit einer Vielzahl von täglichen Aufgaben.

Was mich betrifft, sehen Sie sich meine 2 Cent zu den Vor- und Nachteilen und Schlussfolgerungen an, die ich zur 1-3-5-Regel in den folgenden Zeilen gefunden habe.

Die Vorteile der 1-3-5-Regel

Leider konnte ich die Auswirkungen dieser Regel nicht in ihrer vollen Pracht erleben, da ich nicht so viele Aufgaben pro Tag hatte wie manch anderer Mensch.

Ich konnte jedoch sagen, dass die organisatorischen Werkzeuge, die mit der Anwendung dieser Technik einhergehen, wirklich dazu beigetragen haben, einige der Belastungen zu lindern, denen wir alle täglich ausgesetzt sind.

Wie ich in der Praxis festgestellt habe, ermöglicht Ihnen das 1-3-5, Ihren Tag im Voraus zu planen, ihn zu umgehen, wenn Sie neue Aufgaben erhalten, und alles dazwischen zu jonglieren. Wenn etwas nicht nach Ihren Wünschen läuft, können Sie immer einige Dinge verschieben und Ihren Zeitplan angenehmer gestalten.

Darüber hinaus wirkt sich die Planung Ihres Tages und die rechtzeitige Organisation Ihrer Verantwortlichkeiten stark auf Ihre Zeiterfassungs- und -managementfähigkeiten im Allgemeinen aus.

Die Nachteile der 1-3-5-Regel

Wie Sie sehen können, sind die Vorteile der 1-3-5-Regel nicht vollständig sichtbar, wenn Sie an einem Tag ein paar große Aufgaben und keine kleineren Aufgaben haben.

Darüber hinaus kann Ihnen das 1-3-5 nicht wirklich helfen, sich zu konzentrieren, es sei denn, Sie entscheiden wirklich, dass es an der Zeit ist, etwas zu erledigen.

Aus diesem Grund wird empfohlen, dass Sie neben dem 1-3-5 zusätzliche Methoden anwenden, die Ihnen helfen, konzentriert zu bleiben.

Beispielsweise schlagen viele Experten vor, während der Arbeit Videospielmusik zu hören. Ursprüngliche Videospiel-Soundtracks wurden entwickelt, um den Spieler in „Trance“ zu halten und sich voll und ganz mit dem Gameplay zu beschäftigen – aber Untersuchungen haben gezeigt, dass der gleiche Effekt in einer Arbeitsumgebung erzielt werden kann, wenn Sie Ihren Soundtrack nur mit Bedacht auswählen.

Zum Beispiel kann die „Hauptboss“-Musik verwendet werden, während Sie sich mit der 1 großen Aufgabe befassen, und Sie können die Hintergrund-Soundtracks zum „Spannungsaufbau“ für kleinere Aufgaben verwenden. Es macht Spaß und verbessert deine Konzentration!

Meine Gesamtbewertung der 1-3-5-Regel

Aus meiner kurzen Erfahrung folgerte ich, dass die Hauptattraktion hinter der 1-3-5-Regel das Fehlen obligatorischer Faktoren ist.

Diese Zeitmanagementtechnik beschränkt Sie nicht auf die traditionellen Arbeitsdogmen.

Auch wenn Sie wahrscheinlich eine 8-Stunden-Schicht arbeiten, liegt die Aufteilung von Zeit und Verantwortlichkeiten bei Ihnen und Ihren organisatorischen Fähigkeiten – zum Guten oder zum Schlechten.

Mir ist auch aufgefallen, dass diese Regel auf nicht arbeitsbezogene Angelegenheiten angewendet werden kann. Wenn Sie in den Urlaub fahren und versuchen, viele Aktivitäten in einen einwöchigen Kurzurlaub zu packen, kann die 1-3-5-Methode sicherlich von Vorteil sein.

Außerdem sind keine ausgefallenen Vorlagen erforderlich, wenn Sie Ihren Tag planen müssen – Sie können so altmodisch sein, wie Sie möchten, und alles, was Sie brauchen, auf einem Blatt Papier notieren.

Endwertung : ★★★★ ☆

Abschließende Gedanken zur 1-3-5-Regel

Im Wesentlichen würde ich die 1-3-5-Regel jedem empfehlen – Angestellten, Studenten und allen, die unter der Angst leiden, zu viel zu arbeiten. Es hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, den besten Aktionsplan zu entwickeln und alles rechtzeitig fertigzustellen.

Ich würde es nicht unbedingt als die beste Zeitmanagement-Technik/Regel da draußen bezeichnen – aber es erfüllt seinen Zweck. Es ist eine saubere und klar strukturierte Art, sich in chaotischen Zeiten zu sammeln – und am Ende des Tages gibt es Ihnen das Gefühl, dass sich Ihre Zeit gelohnt hat.

️ Es gibt viele Zeitmanagementtechniken und Methoden zum Ausprobieren. Wenn Sie einen kennen, der sich von 1-3-5 unterscheidet, teilen Sie uns dies bitte unter [email protected] mit und wir werden Ihre Gedanken möglicherweise in einem Ihrer nächsten Blogs berücksichtigen. Wenn Sie diesen Beitrag gerne gelesen haben, teilen Sie ihn bitte mit jemandem, der ihn nützlich finden könnte.