Probé la regla 1-3-5 para mantenerme al tanto de mi horario

Si de alguna manera te topaste con esta publicación de blog, eso solo puede significar una cosa: estás harto y cansado de que los gurús de la productividad intenten venderte sus cursos en línea por $ 4.99 cada uno.

Irónicamente, estoy aquí para hablar de algo similar. Pero hay un giro: de hecho, probé una técnica de productividad útil y les contaré todo sobre cómo funcionó, de forma gratuita.

Después de luchar para mantenerme productivo durante días, busqué incansablemente en Internet algunos consejos útiles de productividad que podría probar como escritor. Pero, en vano, me quedé sentado frente a mi computadora mirando al abismo y esperando que al menos algunas palabras aparecieran frente a mí.

Fue entonces cuando mis esperanzas se cumplieron con la regla 1-3-5, un método de productividad que lo ayuda a mantenerse al tanto de su agenda, con tiempo de sobra.

Naturalmente, era escéptico al principio, pero tenía que intentarlo.

Este es mi relato de cómo fue todo el proceso, con todos los puntos de vista, los pros y los contras, y el veredicto final sobre la utilidad de la técnica de productividad de la regla 1-3-5.

¿Qué es la regla 1-3-5?

Describir la regla 1-3-5 es relativamente fácil, pero ponerla en práctica puede ser un desafío debido a la naturaleza intangible de esta técnica de productividad.

En esencia, el 1-3-5 significa:

• 1 grande,
• 3 medio , y
• 5 pequeñas tareas.

A primera vista, parece que está ordenando una comida completa en un restaurante: tiene sus principales comidas alternas, aperitivos, ensaladas, bebidas y postres. Y todos tienen un tamaño de porción predefinido.

Luego, cuando examina más a fondo esta técnica de productividad, se da cuenta de que eso es exactamente lo que es: una comida completa destinada a llenar su apetito por la productividad.

Es decir, la regla 1-3-5 establece que, para mantenerse productivo durante un día laboral, deberá bloquear sus actividades y responsabilidades por su:

• Prioridad,
• tamaño, y
• Dificultad.

La 1 gran tarea

La gran tarea es su prioridad para el día.

Si está trabajando en un entorno corporativo, la tarea generalmente se refiere a:

• Terminando un proyecto,
• Cumplir con un plazo,
• Manejar una reunión importante, o
• Abordar el principal desafío del día.

Por supuesto, hay una multitud de ejemplos, pero entiendes la esencia: el problema que te molesta durante todo el día es el que debes terminar de inmediato.

Brian Tracy, el autor de uno de los mejores libros sobre productividad, a menudo se refería a la tarea más grande del día como “ la rana ”.

Usó el término " comer la rana " como una forma de explicar que la mejor manera de mantenerse productivo es abordar primero la tarea más grande del día y solo luego pasar a las siguientes tareas o proyectos del día.

Las 3 tareas medianas

Una vez que su gran tarea prioritaria esté fuera del camino, puede pasar al siguiente bloque de responsabilidades: las 3 tareas medianas. Las tareas medianas suelen representar las actividades que están estrechamente relacionadas con la tarea grande.

Por ejemplo, si está organizando una gran reunión para discutir las condiciones de un nuevo contrato, las tareas medianas implicarían:

• Llamar o notificar a las partes,
• Configurar la sala de conferencias o crear un espacio de trabajo virtual, y
• Proporcionar a los participantes la información necesaria relacionada con la agenda de la reunión.

Dependiendo de la naturaleza de la 1 tarea grande, deberá hacer una lista de viñetas para determinar cuál de las 3 tareas medianas deberá completarse primero y diseñar un orden de finalización general.

Las 5 pequeñas tareas

Finalmente, pasa a las 5 tareas más pequeñas, que generalmente se describen como "tareas molestas".

Su descripción no es un reflejo de su importancia general, pero muestra su relevancia en comparación con las tareas sobresalientes y medianas.

Si su día de trabajo lo permite, puede cambiar tareas pequeñas y completarlas cuando tenga un momento para respirar.

La regla 1-3-5 no le impide mover dichas tareas al siguiente día hábil, pero solo si sabe que tendrá suficiente tiempo para completarlas, junto con las nuevas 5 tareas más pequeñas.

¿Por qué es útil la regla 1-3-5?

En teoría, esta regla de productividad suena genial: divides tu día en función de tus prioridades, haces una lista de lo que debes hacer y luego lo haces.

Pero, ¿cómo funciona todo en la práctica y por qué?

Bueno, la mayoría de la gente confía en las listas de tareas pendientes, que son eficientes.

Sin embargo, si la línea de trabajo en la que se encuentra es muy exigente, es probable que no tenga suficiente tiempo para terminar todo lo que se ha propuesto hacer durante un día laboral.

De hecho, las estadísticas modernas muestran que aproximadamente el 59 % de todas las listas de tareas se completan durante el día y el 41 % de las tareas se dejan flotar en la dimensión de “nunca se termina”.

La regla 1-3-5 funciona porque no hay presión sobre el usuario para completar todo. Además, la regla valora la priorización más que cualquier otra cosa, y la pirámide 1-3-5 sirve más como una instrucción que como una obligación. También permite indulgencia cuando se trata de cambiar el horario según la urgencia.

Poniendo en práctica la regla 1-3-5: Mis observaciones

Entonces, después de recopilar todos los datos y convencerme de que sabía todo sobre la regla 1-3-5, decidí intentarlo al día siguiente cuando estaba a punto de embarcarme en un nuevo proyecto de escritura.

Aquí está mi relato de cómo se desarrollaron dichos días.

Día 1: Ignorancia

Como se puede suponer por el título, el primer día fue una pesadilla para mí.

Me desperté, encendí mi computadora portátil y comencé a escribir un borrador de todas mis responsabilidades del día. El objetivo principal de ese temido lunes era hacer una investigación para un proyecto que se suponía debía tener al menos 5.000 palabras.

Naturalmente, no estaba muy emocionado, pero sabía que el resto de las tareas que tenía que hacer ese día eran simples:

• Póngase en contacto con el equipo de diseño y pídales que creen una ilustración de portada para mi próximo blog,
• Tener una reunión de compañeros de trabajo con un nuevo empleado,
• Discutir el proyecto de arquitectura con un colega, y
• Crear un concepto visual de lo que voy a escribir.

Suena fácil, ¿verdad? Muy factible y altamente factible.

Bueno, una vez que mi vecino de arriba comenzó a perforar un agujero en mi techo y accidentalmente perforó el cable de ethernet, todo cambió.

Cómo fue mi primer día de practicar la regla 1-3-5

A primera hora de la mañana, tenía que empacar, ir a la cafetería local e investigar allí.

Sin embargo, estaba bastante lleno y casi se hizo imposible tener mis reuniones allí. Incluso tuvo sentido que una manada de estudiantes de secundaria ingresara al local en los siguientes minutos con un gran deseo de ver quién podía hablar más alto.

Abrumado por la ansiedad, estaba a punto de darme por vencido y darlo por terminado, pero luego me di cuenta de la premisa de la regla 1-3-5: " Termine su tarea principal y continúe con las siguientes en consecuencia".

Reuní mis pensamientos (y mis 125 pestañas abiertas) y comencé a leer. Una vez que me concentré en la tarea de mayor prioridad y eliminé la ansiedad de no terminar las otras tareas, me di cuenta de que me quité un gran peso de encima.

A medida que avanzaba el día, la cafetería se volvió menos concurrida y pude realizar la reunión con el nuevo colega e incluso crear un borrador de mi trabajo basado en la investigación realizada.

Cuando eran las 5:00 p. m., me di cuenta de que no terminé todo lo que me había propuesto hacer, pero el concepto de "no rutina" de la regla 1-3-5 me permitió cambiar las tareas inconclusas a las siguientes día e ir a dormir en paz.

Aquí está mi representación preliminar de Plaky del 1-3-5:

Para suponer, la elaboración de un borrador y la realización de la reunión de compañeros de trabajo me llevó una hora cada uno, mientras que la investigación se prolongó durante todo el día.

El día se veía así, visto a través de los lentes de Clockify:

Día 2: Realización

Aquí vamos de nuevo: café, computadora portátil y yo contra la máquina.

Pero primero, decidí apartar las primeras 2 horas y media de mi tiempo de trabajo para atender las tareas que no terminé ayer.

Tuve una reunión con un colega para discutir los conceptos y los borradores de nuestros siguientes proyectos, que duró aproximadamente una hora.

Luego, creé señales visuales para ayudarme con el proceso de escritura, que incluían notas y gráficos.

Una vez que eso estuvo fuera del camino, era hora de cambiar mi enfoque a mi tarea principal del día: escribir la introducción y la primera sección de mi proyecto de escritura.

Cómo fue mi segundo día de practicar la regla 1-3-5

Lo que noté de inmediato fue que el proceso de escritura se sentía un poco peculiar, saludable, para ser exactos. En otras palabras, no experimenté el estrés de escribir de "Nunca terminaré esto a tiempo".

Tuve que admitir que la regla 1-3-5 dio algunos frutos en este caso.

Sabiendo cómo se desarrollaría mi día y los horarios que me esperaban, ya podía imaginar el ritmo y la estructura de mi texto. Cuando previamente había creado las señales visuales, también me tomé 10 minutos para bloquear mi día en función de las actividades y tareas que tenía que hacer. No había experimentado tal nivel de organización hasta que probé esta técnica.

Me di cuenta de que tenía que dejar fuera el espacio entre las 3:00 y las 5:00 p. m. para investigar más, pero también tuve una reunión de equipo de 11:30 a. m. a 12:30 p. m. media hora para dedicarme únicamente a escribir.

Naturalmente, el "modo de fecha límite" se activó porque me había condicionado a mí mismo a pensar que la escritura tenía que hacerse ese día, y funcionó.

Escribir la introducción y hacer investigaciones adicionales me tomó alrededor de 4 horas y media, y las tareas pendientes combinadas con la reunión del equipo duraron alrededor de 3 horas y media.

Para más aclaraciones, aquí está mi entrada de calendario de Clockify para el día:

Día 3: Aceptación

Impulsado por la nueva fe en la regla 1-3-5, me dispuse a conquistar el día siguiente, sin saber que una tormenta perfecta estaba a punto de estallar.

La tarea más destacada del día fue escribir el cuerpo del texto, idealmente 1000 palabras.

Sin embargo, todo eso cambió una vez que creé mi borrador 1-3-5 para el día con la siguiente información:

• Mi cuenta bancaria estaba bloqueada y tuve que resolverla lo antes posible,
• Tuve que programar una reunión para discutir la obra de arte de un blog anterior en el que había trabajado,
• Tuve otra reunión de equipo,
• Tuve que salir de mi apartamento entre la 1:00 y las 3:00 pm (el vecino ataca de nuevo), y
• Tuve que hacer una investigación adicional .

Pero no me preocupé, porque el 1-3-5 estaba allí para rescatarme.

Bueno, más o menos lo fue, pero no realmente. Explicaré por qué.

Cómo fue mi tercer día de practicar la regla 1-3-5

Esencialmente, usé las dos horas que mis vecinos de arriba suelen pasar remodelando para ir al banco e investigar desde la cafetería; afortunadamente, esta vez no hay estudiantes de secundaria.

Cuando regresé, sabía que tenía que concentrarme en la escritura y retrasar la otra reunión durante al menos 2 horas, para poder escribir algo. Me quedé más tiempo en el día para compensar las horas en el banco, pero ese fue el tiempo que asigné para la reunión, y encajó perfectamente.

Desafortunadamente, no escribí la cantidad de palabras que pretendía, pero sabía que tenía menos obligaciones en los días siguientes, lo que me permitiría concentrarme únicamente en escribir.

La corrida bancaria duró aproximadamente 2 horas y la reunión del equipo duró aproximadamente una hora, lo que equivale aproximadamente a 3 horas. Cuando se activó el modo de enfoque, escribí durante aproximadamente 2 horas y luego tuve una reunión con el equipo de diseño.

Además de responder correos electrónicos, todo el día se planeó así:

El siguiente par de días: Finalización

Cuando mi apretada agenda llegó a su fin, no tenía nada que hacer además de escribir.

Por lo tanto, los siguientes días consistieron en esforzarme mucho para no perder la cabeza mientras escribía 1,000 palabras por día.

Por supuesto, hubo interrupciones ocasionales: ayudar y obtener ayuda de colegas, responder correos electrónicos y participar en talleres y debates en línea.

Pude sentir y cosechar los beneficios de cumplir con la regla 1-3-5.

Honestamente, hay trabajos y profesiones en los que este método podría moldear en gran medida la cultura laboral de una persona, como trabajos muy exigentes con una multitud de tareas diarias.

En cuanto a mí, revisa mis 2 centavos sobre los pros, los contras y las conclusiones que encontré sobre la regla 1-3-5 en las siguientes líneas.

Los pros de la regla 1-3-5

Desafortunadamente, no pude experimentar los efectos de esta regla en todo su esplendor ya que no tenía tantas tareas por día como otras personas tendrían.

Sin embargo, puedo decir que las herramientas organizativas que vienen con el uso de esta técnica realmente ayudaron a aliviar algunas de las cargas que todos experimentamos a diario.

Por lo que encontré en la práctica, el 1-3-5 te permite planificar tu día con anticipación, solucionarlo cuando recibes nuevas tareas y hacer malabarismos con todo lo demás. Cuando algo no sale como quieres, siempre puedes cambiar algunas cosas y hacer que tu horario sea más cómodo.

Además, planear su día y organizar sus responsabilidades de manera oportuna afectará en gran medida sus habilidades de seguimiento y gestión del tiempo, en general.

Los contras de la regla 1-3-5

Como puede ver, los beneficios de la regla 1-3-5 no son completamente visibles cuando tiene un par de tareas importantes en un día y ninguna tarea menor.

Además, el 1-3-5 realmente no puede ayudarlo a concentrarse a menos que realmente decida que es hora de hacer algo.

Es por eso que se recomienda que use métodos adicionales para ayudarlo a mantenerse enfocado, junto con el 1-3-5.

Por ejemplo, muchos expertos sugieren escuchar música de videojuegos durante el trabajo. Las bandas sonoras originales de los videojuegos se diseñaron para mantener al jugador en "trance" y completamente ocupado con el juego, pero las investigaciones han demostrado que se puede lograr el mismo efecto en un entorno de trabajo, si solo elige sabiamente su banda sonora.

Por ejemplo, la música del "jefe principal" se puede usar mientras se ocupa de una tarea grande, y puede usar las bandas sonoras de fondo para "crear tensión" para tareas más pequeñas. ¡Es divertido y mejora tu concentración!

Mi calificación general de la regla 1-3-5

De mi corta experiencia, llegué a la conclusión de que el principal atractivo detrás de la regla 1-3-5 es la falta de factores obligatorios.

Esta técnica de gestión del tiempo no te limita a los dogmas de trabajo tradicionales.

Aunque probablemente esté trabajando en un turno de 8 horas, la división del tiempo y las responsabilidades depende de usted y de su destreza organizativa, para bien o para mal.

También he notado que esta regla se puede aplicar a cuestiones no laborales. Si se va de vacaciones y está tratando de incluir muchas actividades en una escapada de una semana, el método 1-3-5 seguramente puede ser beneficioso.

Además, no hay necesidad de plantillas sofisticadas cuando necesita planificar su día: puede ser tan anticuado como quiera y anotar todo lo que necesita en una hoja de papel.

Calificación final : ★★★★☆

Reflexiones finales sobre la regla 1-3-5

En esencia, recomendaría la regla 1-3-5 a todos: empleados, estudiantes y cualquiera que sufra el temor de trabajar demasiado. Te ayuda a estar al tanto de las cosas, diseñar el mejor plan de acción y terminar todo a tiempo.

No lo llamaría necesariamente la mejor regla/técnica de gestión del tiempo que existe, pero cumple su propósito. Es una forma ordenada y claramente estructurada de reunirte durante los períodos desordenados y, al final del día, te hace sentir que tu tiempo de trabajo valió la pena.

️ Hay muchas técnicas y métodos de gestión del tiempo para probar. Si conoce uno que difiere del 1-3-5, asegúrese de hacérnoslo saber en [email protected] y podríamos incluir sus pensamientos en uno de sus próximos blogs. Además, si disfrutaste leyendo esta publicación, compártela con alguien a quien le pueda resultar útil.