لقد جربت القاعدة 1-3-5 لأبقى على رأس جدول أعمالي

إذا عثرت بطريقة ما على منشور المدونة هذا ، فهذا يعني شيئًا واحدًا فقط - لقد سئمت وتعبت من معلمو الإنتاجية الذين يحاولون بيع دوراتهم التدريبية عبر الإنترنت مقابل 4.99 دولارًا أمريكيًا للبوب.

ومن المفارقات ، أنا هنا للحديث عن شيء مشابه. ولكن ، هناك تغيير في الأمر - لقد جربت بالفعل تقنية إنتاجية مفيدة وسأخبركم جميعًا عن كيفية سيرها مجانًا.

بعد الكفاح من أجل البقاء منتِجًا لأيام متتالية ، بحثت بلا كلل على الإنترنت بحثًا عن أي نصائح مفيدة حول الإنتاجية يمكنني تجربتها ككاتب. لكن دون جدوى ، تركت جالسًا أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بي أحدق في الهاوية وآمل أن تظهر بعض الكلمات أمامي على الأقل.

هذا عندما تمت الإجابة على آمالي بالقاعدة 1-3-5 - وهي طريقة إنتاجية تساعدك على البقاء على رأس جدولك الزمني ، مع توفير الوقت.

بطبيعة الحال ، كنت متشككًا في البداية ، لكن كان عليّ أن أجربها.

هذا هو روايتي لكيفية سير العملية برمتها ، مع كل الأفكار والإيجابيات والسلبيات ، والحكم النهائي على فائدة تقنية الإنتاجية للقاعدة 1-3-5.

ما هي قاعدة 1-3-5؟

يعد وصف القاعدة 1-3-5 أمرًا سهلاً نسبيًا - ولكن وضعها موضع التنفيذ قد يكون أمرًا صعبًا بسبب الطبيعة غير الملموسة لتقنية الإنتاجية هذه.

في جوهرها ، تشير 1-3-5 إلى:

• 1 كبير
• 3 متوسط ​​و
• 5 مهام صغيرة .

للوهلة الأولى ، يبدو أنك تطلب وجبة كاملة في مطعم - لديك وجبات رئيسية بديلة ومقبلات وسلطات ومشروبات وحلويات. وجميعهم لديهم حجم جزء محدد مسبقًا.

بعد ذلك ، عندما تفحص تقنية الإنتاجية هذه بشكل أكبر ، ستدرك أن هذا هو بالضبط - وجبة كاملة من المفترض أن تملأ شهيتك للإنتاجية.

وبالتحديد ، تنص القاعدة 1-3-5 على أنه لكي تظل منتجًا خلال يوم العمل ، عليك أن تحجب أنشطتك ومسؤولياتك من خلال:

• أولوية،
• الحجم و
• صعوبة.

1 مهمة كبيرة

المهمة الكبيرة هي أولويتك لهذا اليوم.

إذا كنت تعمل في بيئة شركة ، فعادة ما تشير المهمة إلى:

• الانتهاء من المشروع ،
• الوفاء بالموعد النهائي ،
• التعامل مع اجتماع مهم ، أو
• مواجهة التحدي الرئيسي اليوم.

بالطبع ، هناك العديد من الأمثلة ، لكنك تفهم الجوهر - المشكلة التي تزعجك طوال اليوم هي المشكلة التي يجب عليك إنهاؤها على الفور.

غالبًا ما أشار براين تريسي ، مؤلف أحد أفضل الكتب عن الإنتاجية ، إلى أكبر مهمة في اليوم باسم " الضفدع ".

استخدم مصطلح " أكل الضفدع " كطريقة لتوضيح أن أفضل طريقة للبقاء منتجًا هي التعامل مع أكبر مهمة في اليوم أولاً ثم الانتقال إلى المهام أو المشاريع التالية في اليوم.

3 مهام متوسطة

بمجرد أن تنتهي مهمتك الكبيرة ذات الأولوية ، يمكنك الانتقال إلى المجموعة التالية من المسؤوليات - المهام المتوسطة الثلاث. تمثل المهام المتوسطة عادةً الأنشطة المرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالمهمة الكبيرة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تنظم اجتماعًا كبيرًا لمناقشة شروط عقد جديد ، فستتضمن المهام المتوسطة ما يلي:

• استدعاء أو إخطار الأطراف ،
• إعداد غرفة الاجتماعات أو إنشاء مساحة عمل افتراضية ، و
• تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة والمتعلقة بجدول أعمال الاجتماع.

اعتمادًا على طبيعة المهمة الكبيرة الأولى ، سيتعين عليك إنشاء قائمة نقطية لتحديد أي من المهام المتوسطة الثلاث التي يجب إكمالها أولاً ووضع ترتيب إكمال عام.

المهام الخمس الصغيرة

أخيرًا ، تنتقل إلى المهام الخمس الأصغر ، والتي توصف عادةً باسم "المهام المزعجة".

إن وصفهم لا يعكس أهميتهم العامة - لكنه يظهر مدى ملاءمتها عند مقارنتها بالمهام البارزة والمتوسطة.

إذا كان يوم عملك يسمح بذلك ، يمكنك تغيير المهام الصغيرة وإكمالها عندما يكون لديك وقت للتنفس.

لا تمنعك القاعدة 1-3-5 من نقل مثل هذه المهام إلى يوم العمل التالي - ولكن فقط إذا كنت تعلم أن لديك وقتًا كافيًا لإكمالها ، جنبًا إلى جنب مع المهام الخمس الجديدة الأصغر.

لماذا تعتبر القاعدة 1-3-5 مفيدة؟

من الناحية النظرية ، تبدو قاعدة الإنتاجية هذه رائعة - تقسم يومك بناءً على أولوياتك ، وتضع قائمة بما يجب عليك فعله ، ثم تفعل ذلك.

ولكن ، كيف يعمل كل هذا عمليًا ولماذا؟

حسنًا ، يعتمد معظم الأشخاص على قوائم المهام التي تتسم بالكفاءة.

ومع ذلك ، إذا كان مجال العمل الذي تعمل فيه متطلبًا للغاية ، فمن المحتمل ألا يكون لديك وقت كافٍ لإنهاء كل شيء كنت قد خططت للقيام به خلال يوم عمل واحد.

في الواقع ، تُظهر الإحصائيات الحديثة أن ما يقرب من 59٪ من جميع قوائم المهام تنتهي خلال اليوم وأن 41٪ من المهام تُترك لتطفو في بُعد "لا يتم إنجازه أبدًا".

تعمل القاعدة 1-3-5 لأنه لا يوجد ضغط على المستخدم لإكمال كل شيء. علاوة على ذلك ، تقدر القاعدة الأولوية أكثر من أي شيء آخر ، ويعمل الهرم 1-3-5 كتعليمات أكثر من كونه التزامًا. كما أنه يتيح التساهل عندما يتعلق الأمر بتغيير الجدول على أساس الاستعجال.

وضع القاعدة 1-3-5 موضع التنفيذ: ملاحظاتي

لذلك ، بعد جمع جميع البيانات وإقناع نفسي بأنني أعرف كل شيء عن القاعدة 1-3-5 ، قررت أن أجربها في اليوم التالي حيث كنت على وشك الشروع في مشروع كتابة جديد.

هذا هو روايتي لكيفية تطور الأيام المذكورة.

اليوم الأول: الجهل

كما يمكنك أن تتخيل من العنوان ، كان اليوم الأول كابوسًا بالنسبة لي.

استيقظت ، وشغّلت جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي ، وبدأت في كتابة مسودة لجميع مسؤولياتي لهذا اليوم. كان الهدف الرئيسي لذلك الإثنين المخيف هو إجراء بحث لمشروع كان من المفترض أن يحتوي على 5000 كلمة على الأقل.

بطبيعة الحال ، لم أشعر بسعادة غامرة - لكنني علمت أن بقية المهام التي كان علي القيام بها في ذلك اليوم كانت بسيطة:

• اتصل بفريق التصميم واطلب منهم إنشاء رسم توضيحي للغلاف لمدونتي التالية ،
• احصل على لقاء مع صديق العمل مع موظف جديد ،
• ناقش مشروع الهندسة المعمارية مع زميل ، و
• ابتكر مفهومًا مرئيًا لما سأكتب عنه.

يبدو سهلا ، أليس كذلك؟ ممكن جدا وقابل للتنفيذ.

حسنًا ، بمجرد أن بدأ جارتي في الطابق العلوي في حفر ثقب في سقفي وحفره عن طريق الخطأ عبر كابل إيثرنت ، تغير كل شيء.

كيف سار أول يوم لي من ممارسة القاعدة 1-3-5

أول شيء في الصباح كان عليّ أن أحزم أمتعتي وأذهب إلى المقهى المحلي وأقوم بأبحاثي هناك.

ومع ذلك ، كان المكان مزدحمًا للغاية وأصبح من المستحيل تقريبًا عقد اجتماعاتي هناك. حتى أنه كان من المنطقي دخول مجموعة من طلاب المدارس الثانوية المبنى في الدقائق التالية برغبة كبيرة في معرفة من يمكنه التحدث بأعلى صوت.

بعد أن تغلبت على القلق ، كنت على وشك الاستسلام وأطلق عليه اسمًا يوميًا ، ولكن بعد ذلك تبلورت فرضية القاعدة 1-3-5 - "أكمل مهمتك البارزة وانتقل إلى المهام التالية وفقًا لذلك."

جمعت أفكاري (و 125 علامة تبويب مفتوحة) وبدأت في القراءة. بمجرد أن ركزت على المهمة ذات الأولوية القصوى وتخلصت من القلق من عدم إنهاء المهام الأخرى ، أدركت أن عبئًا كبيرًا قد رفع عن صدري.

مع تقدم اليوم ، أصبح المقهى أقل ازدحامًا وتمكنت من إجراء الاجتماع مع الزميل الجديد وحتى إنشاء مسودة لعملي بناءً على البحث الذي تم إجراؤه.

عندما كانت الساعة الخامسة مساءً ، أدركت أنني لم أنتهي من كل ما كنت أخطط للقيام به ، لكن مفهوم "عدم الروتين" للقاعدة 1-3-5 سمح لي بتحويل المهام غير المكتملة إلى ما يلي اليوم والذهاب للنوم بسلام.

إليكم مسودة Plaky الخاصة بي للتمثيل 1-3-5:

للتخمين ، استغرق بناء مسودة وإجراء اجتماع رفيق العمل ساعة لكل منهما ، بينما امتد البحث طوال اليوم بأكمله.

بدا اليوم هكذا ، حيث شوهد من خلال عدسات Clockify:

اليوم الثاني: الإدراك

ها نحن ذا مرة أخرى - قهوة ، كمبيوتر محمول وأنا مقابل الآلة.

لكن أولاً ، قررت تخصيص أول ساعتين ونصف الساعة من وقت عملي للانتهاء من المهام التي لم أنتهي منها بالأمس.

لقد اجتمعت مع زميل لمناقشة مفاهيم ومسودات مشاريعنا التالية ، والتي استمرت لمدة ساعة تقريبًا.

بعد ذلك ، قمت بإنشاء إشارات مرئية لمساعدتي في عملية الكتابة ، والتي تضمنت ملاحظات ورسومًا بيانية.

بمجرد أن انتهى ذلك من الطريق ، حان الوقت لتحويل تركيزي إلى مهمتي البارزة في اليوم - كتابة المقدمة والقسم الأول من مشروع الكتابة الخاص بي.

كيف سار يومي الثاني من ممارسة القاعدة 1-3-5

ما لاحظته على الفور هو أن عملية الكتابة بدت غريبة بعض الشيء - صحية ، على وجه الدقة. بعبارة أخرى ، لم أعاني من ضغوط الكتابة "لن أنهي هذا في الوقت المناسب".

كان علي أن أعترف أن القاعدة 1-3-5 أثمرت بعض الثمار في هذه الحالة.

بمعرفة كيف سيجري يومي والجداول الزمنية التي تنتظرني ، يمكنني بالفعل تصور وتيرة وهيكل النص الخاص بي. عندما أنشأت الإشارات المرئية سابقًا ، استغرقت أيضًا 10 دقائق لحجب يومي بناءً على الأنشطة والمهام التي كان علي القيام بها. لم أختبر مثل هذا المستوى من التنظيم حتى جربت هذه التقنية.

أدركت أنه كان عليّ ترك الفتحة بين الساعة 3:00 و 5:00 مساءً لإجراء بحث إضافي ، ولكن كان لدي أيضًا اجتماع للفريق من الساعة 11:30 صباحًا إلى 12:30 مساءً ، مما ترك لي نافذة من 2 و نصف ساعة للتركيز فقط على الكتابة.

بطبيعة الحال ، بدأ "وضع الموعد النهائي" لأنني جعلت نفسي أفكر في أن الكتابة يجب أن تتم في ذلك اليوم - وقد نجحت.

استغرقت كتابة المقدمة وإجراء بحث إضافي حوالي 4 ساعات ونصف ، واستغرقت المهام غير المنجزة جنبًا إلى جنب مع اجتماع الفريق حوالي 3 ساعات ونصف.

لمزيد من التوضيح ، إليك إدخال التقويم الخاص بي في Clockify لهذا اليوم:

اليوم الثالث: القبول

بدافع من الإيمان الجديد بالقاعدة 1-3-5 ، كنت قد شرعت في التغلب في اليوم التالي ، دون أن أعلم أن عاصفة كاملة كانت على وشك أن تضرب.

كانت المهمة البارزة في ذلك اليوم هي كتابة جسم النص ، من الناحية المثالية 1000 كلمة.

ومع ذلك ، فقد تغير كل ذلك بمجرد أن أنشأت مسودتي 1-3-5 لهذا اليوم بالمعلومات التالية:

• تم قفل حسابي المصرفي واضطررت إلى حله في أسرع وقت ممكن ،
• اضطررت إلى تحديد موعد اجتماع لمناقشة العمل الفني لمدونة سابقة كنت قد عملت عليها ،
• كان لدي اجتماع آخر مع الفريق ،
• اضطررت إلى مغادرة شقتي بين الساعة 1:00 و 3:00 مساءً (يضرب الجار مرة أخرى) ، و
• كان علي أن أقوم ببحث إضافي .

لكن ، لم أشعر بالضيق ، لأن 1-3-5 كان هناك لإنقاذي.

حسنًا ، لقد كان نوعًا ما ، ولكن ليس حقًا - سأشرح السبب.

كيف سار يومي الثالث من ممارسة القاعدة 1-3-5

بشكل أساسي ، لقد استخدمت الساعتين التي يقضيها جيراني في الطابق العلوي عادة في إعادة البناء للذهاب إلى البنك والقيام بأبحاث من المقهى - لحسن الحظ ، لم يكن هناك طلاب ثانوية هذه المرة.

عندما عدت ، علمت أنه كان علي التركيز على الكتابة ودفع الاجتماع الآخر للوراء لمدة ساعتين على الأقل ، حتى أتمكن من إنجاز بعض الكتابة. لقد مكثت وقتًا أطول في اليوم للتعويض عن الساعات التي أمضيتها في البنك ، ولكن كان هذا هو الوقت الذي خصصته للاجتماع - وكان مناسبًا تمامًا.

لسوء الحظ ، لم أكتب عدد الكلمات التي كنت أنويها - لكنني علمت أن لدي التزامات أقل في الأيام التالية ، مما سيسمح لي بالتالي بالتركيز فقط على الكتابة.

استمر تشغيل البنك لمدة ساعتين تقريبًا واستمر اجتماع الفريق لمدة ساعة أو نحو ذلك ، والتي بلغت تقريبًا 3 ساعات. عندما بدأ وضع التركيز ، كتبت لمدة ساعتين تقريبًا وبعد ذلك عقدت اجتماعًا مع فريق التصميم.

إلى جانب الرد على رسائل البريد الإلكتروني ، تم تخطيط اليوم بأكمله على النحو التالي:

اليومان التاليان:

مع انتهاء جدولي المحموم ، لم يكن لدي ما أفعله سوى الكتابة.

لذلك ، تألفت الأيام التالية من محاولة جاهدة ألا أفقد عقلي أثناء كتابة 1000 كلمة في اليوم.

بالطبع ، كانت هناك انقطاعات عرضية - المساعدة والحصول على المساعدة من الزملاء ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني ، والمشاركة في ورش العمل والمناقشات عبر الإنترنت.

يمكنني الشعور بجني ثمار الالتزام بالقاعدة 1-3-5.

بصراحة ، هناك وظائف ومهن يمكن أن تشكل فيها هذه الطريقة بشكل كبير ثقافة عمل الشخص - مثل الوظائف التي تتطلب الكثير من المهام اليومية.

بالنسبة لي ، تحقق من الإيجابيات والسلبيات والاستنتاجات التي وجدتها حول قاعدة 1-3-5 في السطور التالية.

إيجابيات القاعدة 1-3-5

لسوء الحظ ، لم أتمكن من تجربة آثار هذه القاعدة في مجدها الكامل حيث لم يكن لدي العديد من المهام في اليوم مثل بعض الأفراد الآخرين.

ومع ذلك ، يمكنني القول أن الأدوات التنظيمية التي تأتي مع استخدام هذه التقنية ساعدت حقًا في تخفيف بعض الأعباء التي نواجهها جميعًا بشكل يومي.

مما وجدته عمليًا ، تسمح لك 1-3-5 بتخطيط يومك مسبقًا ، والعمل على حله عندما تتلقى مهامًا جديدة ، وتوفيق كل شيء بينهما. عندما لا تسير الأمور في طريقك ، يمكنك دائمًا تغيير بعض الأشياء وجعل جدولك أكثر راحة.

علاوة على ذلك ، فإن تخطيط يومك وتنظيم مسؤولياتك في الوقت المناسب سيؤثر بشكل كبير على تتبع الوقت وإدارة المهارات بشكل عام.

سلبيات القاعدة 1-3-5

كما يمكنك أن تقول ، فإن فوائد القاعدة 1-3-5 ليست واضحة تمامًا عندما يكون لديك مهمتان رئيسيتان في اليوم ولا توجد مهام أصغر.

علاوة على ذلك ، لا يمكن أن تساعدك الخطوات 1-3-5 حقًا في التركيز إلا إذا قررت حقًا أن الوقت قد حان لإنجاز شيء ما.

لهذا السبب يوصى باستخدام طرق إضافية لمساعدتك على الاستمرار في التركيز ، جنبًا إلى جنب مع 1-3-5.

على سبيل المثال ، يقترح العديد من الخبراء الاستماع إلى موسيقى ألعاب الفيديو أثناء العمل. تم تصميم الموسيقى التصويرية الأصلية لألعاب الفيديو لإبقاء اللاعب في حالة "نشوة" وانشغال كامل بطريقة اللعب - ولكن أظهرت الأبحاث أنه يمكن تحقيق نفس التأثير في بيئة العمل ، إذا اخترت الموسيقى التصويرية الخاصة بك بحكمة فقط.

على سبيل المثال ، يمكن استخدام موسيقى "الرئيس الرئيسي" أثناء التعامل مع مهمة واحدة كبيرة ، ويمكنك استخدام الموسيقى التصويرية "بناء التوتر" في الخلفية للمهام الأصغر. إنه ممتع ويحسن تركيزك!

تقييمي العام للقاعدة 1-3-5

من تجربتي القصيرة ، خلصت إلى أن عامل الجذب الرئيسي وراء قاعدة 1-3-5 هو عدم وجود عوامل إلزامية.

لا يقتصر أسلوب إدارة الوقت هذا على معتقدات العمل التقليدية.

على الرغم من أنك ربما تعمل في وردية مدتها 8 ساعات ، فإن تقسيم الوقت والمسؤوليات متروك لك وببراعتك التنظيمية - للأفضل أو للأسوأ.

لقد لاحظت أيضًا أنه يمكن تطبيق هذه القاعدة على القضايا غير المتعلقة بالعمل. إذا كنت ذاهبًا في إجازة وتحاول القيام بالعديد من الأنشطة في إجازة لمدة أسبوع واحد ، يمكن أن تكون الطريقة 1-3-5 مفيدة بالتأكيد.

أيضًا ، ليست هناك حاجة إلى قوالب فاخرة عندما تحتاج إلى تخطيط يومك - يمكنك أن تكون على الطراز القديم كما تريد وتدوين كل ما تحتاجه على قطعة من الورق.

التصنيف النهائي : ★★★★ ☆

الأفكار النهائية حول القاعدة 1-3-5

في الأساس ، أوصي بقاعدة 1-3-5 للجميع - الموظفين والطلاب وأي شخص يعاني من الخوف من العمل كثيرًا. يساعدك على البقاء على اطلاع بالأمور ، ووضع أفضل خطة للعمل ، وإنهاء كل شيء في الوقت المناسب.

لن أسميها بالضرورة أفضل تقنية / قاعدة لإدارة الوقت - لكنها تخدم الغرض. إنها طريقة منظمة وواضحة لتجميع نفسك خلال الفترات الفوضوية - وفي نهاية اليوم ، تجعلك تشعر أن وقتك في العمل كان يستحق العناء.

️ هناك العديد من تقنيات وأساليب إدارة الوقت التي يمكنك تجربتها. إذا كنت تعرف واحدًا يختلف عن 1-3-5 ، فتأكد من إخبارنا على [email protected] وقد نقوم بتضمين أفكارك في إحدى مدوناتك التالية. أيضًا ، إذا كنت قد استمتعت بقراءة هذا المنشور ، فيرجى مشاركته مع شخص قد يجده مفيدًا.