我嘗試了 1-3-5 規則來保持我的日程安排

如果您以某種方式偶然發現了這篇博文，那隻能意味著一件事——您厭倦了生產力專家試圖以 4.99 美元的價格向您出售他們的在線課程。

具有諷刺意味的是，我在這裡談論類似的事情。 但是，它有一個轉折點——我實際上已經嘗試了一種有用的生產力技術，我將免費告訴你它是如何進行的。

在連續幾天努力保持生產力之後，我不知疲倦地在互聯網上搜尋任何我可以作為作家嘗試的有用的生產力技巧。 但是，無濟於事，我只能坐在電腦前，凝視著深淵，希望至少有一些話會出現在我面前。

就在那時，我的希望得到了 1-3-5 規則的回應——這是一種提高效率的方法，可以幫助您保持在日程安排之上，並有空閒時間。

當然，起初我持懷疑態度，但我不得不試一試。

這是我對整個過程如何進行的描述，包括所有見解、優點和缺點，以及對 1-3-5 規則生產力技術有用性的最終判斷。

什麼是 1-3-5 規則？

描述 1-3-5 規則相對容易——但由於這種生產力技術的無形特性，將其付諸實踐可能具有挑戰性。

本質上，1-3-5 代表：

• 1個大號，
• 3中等, 和
• 5個小任務。

乍一看，這聽起來像是您在餐廳點了一頓全餐——您有主要的交替餐、開胃菜、沙拉、飲料和甜點。 它們都有預定義的份量。

然後，當您進一步檢查這種生產力技術時，您會意識到這正是它的本質——一頓旨在滿足您對生產力的胃口的全餐。

也就是說，1-3-5 規則規定，為了在工作日保持高效，您必須通過以下方式阻止您的活動和責任：

• 優先，
• 尺寸，和
• 困難。

1大任務

大任務是您當天的首要任務。

如果您在公司環境中工作，任務通常是指：

• 完成一個項目，
• 遇到最後期限，
• 處理重要會議，或
• 應對當天的主要挑戰。

當然，有很多例子，但你明白了要點——整天讓你煩惱的問題是你應該立即完成的問題。

最好的生產力書籍之一的作者布萊恩·特雷西（Brian Tracy）經常將一天中最大的任務稱為“青蛙”。

他使用“吃掉青蛙”這個詞來解釋保持生產力的最佳方法是先解決一天中最大的任務，然後才繼續處理當天的下一個任務或項目。

3 中等任務

一旦您完成了大型優先任務，您就可以繼續執行下一個職責——3 個中等任務。 中等任務通常代表與大任務密切相關的活動。

例如，如果您正在組織一次大型會議來討論新合同的條件，那麼中等任務意味著：

• 致電或通知當事人，
• 設置會議室或創建虛擬工作空間，以及
• 向與會者提供與會議議程相關的必要信息。

根據 1 個大型任務的性質，您必須製作一個項目符號列表，以確定必須首先完成 3 個中等任務中的哪一個，並設計一個總體完成順序。

5個小任務

最後，您繼續進行 5 個較小的任務，這些任務通常被描述為“令人討厭的任務”。

它們的描述並不能反映它們的普遍重要性——但與突出和中等任務相比，它確實顯示了它們的相關性。

如果你的工作日允許，你可以轉移一些小任務，並在你有時間喘口氣的時候完成它們。

1-3-5 規則並不限制您將此類任務移至下一個工作日——但前提是您知道您將有足夠的時間來完成它們，以及新的 5 個較小的任務。

為什麼 1-3-5 規則有用？

從理論上講，這個生產力規則聽起來很棒——你根據你的優先級劃分你的一天，列出你應該做什麼，然後你就去做。

但是，這一切在實踐中是如何運作的，為什麼？

好吧，大多數人都依賴待辦事項清單，這很有效。

但是，如果您從事的工作要求非常高，那麼您很可能沒有足夠的時間在一個工作日內完成您打算完成的所有事情。

事實上，現代統計數據顯示，大約 59% 的待辦事項清單在白天完成，41% 的任務留在“永遠無法完成”維度中。

1-3-5 規則之所以有效，是因為用戶沒有完成所有事情的壓力。 此外，該規則更重視優先級，而 1-3-5 金字塔更像是一種指令，而不是一種義務。 在根據緊急情況改變時間表時，它還允許寬大處理。

將 1-3-5 規則付諸實踐：我的觀察

因此，在收集了所有數據並說服自己我完全了解 1-3-5 規則之後，我決定在第二天試一試，因為我正要開始一個新的寫作項目。

這是我對上述日子如何展開的描述。

第一天：無知

正如你可以從標題中推測的那樣，第一天對我來說是一場噩夢。

我醒來，打開筆記本電腦，開始為我當天的所有職責寫一份草稿。 那個可怕的星期一的主要目標是為一個應該有至少 5,000 字的項目進行研究。

當然，我並沒有一點興奮——但我知道那天我必須做的其他任務很簡單：

• 聯繫設計團隊，請他們為我的下一篇博客製作封面插圖，
• 與新員工舉行工作夥伴會議，
• 與同事討論架構草案，並
• 為我將要寫的內容創建一個視覺概念。

聽起來很容易，對吧？ 非常可行和高度可行。

好吧，一旦我樓上的鄰居開始在我的天花板上鑽一個洞，不小心鑽穿了以太網電纜，一切都變了。

我練習 1-3-5 規則的第一天是如何進行的

早上第一件事，我必須收拾行李，去當地的咖啡店，在那裡做我的研究。

然而，那裡非常擁擠，幾乎不可能在那裡舉行我的會議。 甚至在接下來的幾分鐘內，一群高中生帶著巨大的渴望進入了校園，看看誰的聲音最大，這甚至是有道理的。

我被焦慮所淹沒，正要放棄並收工，但隨後我突然想到了 1-3-5 規則的前提——“完成你的突出任務，然後相應地繼續下一個任務。”

我收集了我的想法（以及我打開的 125 個標籤）並開始閱讀。 當我專注於最重要的任務，消除了其他任務沒有完成的焦慮時，我意識到一個巨大的負擔從我的胸口卸下了。

隨著時間的推移，咖啡店變得不那麼擁擠，我能夠與新同事開會，甚至根據所進行的研究創建我的工作草稿。

下午 5:00 時，我意識到我沒有完成我打算做的所有事情，但是 1-3-5 規則的“無套路”概念讓我可以將未完成的任務轉移到以下一天，然後安詳入睡。

這是我對 1-3-5 的 Plaky 草案表示：

據推測，起草一份草稿和召開工作夥伴會議每個都花了我一個小時，而研究則持續了一整天。

從 Clockify 鏡頭看，這一天看起來是這樣的：

第 2 天：實現

我們又來了——咖啡、筆記本電腦和我自己與機器。

但首先，我決定把頭兩個半小時的工作時間留給我昨天沒有完成的任務。

我和一位同事開會，討論了我們接下來的項目的概念和草稿，持續了大約一個小時。

之後，我創建了視覺提示來幫助我完成寫作過程，其中包括筆記和圖表。

一旦這一切都結束了，就該將我的注意力轉移到我當天的主要任務上——寫引言和我寫作項目的第一部分。

我練習 1-3-5 規則的第二天過得怎麼樣

我立即註意到的是，寫作過程感覺有點奇怪——確切地說是健康的。 換句話說，我沒有經歷過“我永遠不會按時完成”的寫作壓力。

我不得不承認 1-3-5 規則在這種情況下取得了一些成果。

知道我的一天將如何展開以及等待我的日程安排，我已經可以想像我的文本的節奏和結構。 當我之前創建視覺提示時，我還花了 10 分鐘來根據我必須做的活動和任務來安排我的一天。 在嘗試這種技術之前，我還沒有經歷過這樣的組織水平。

我意識到我必須在下午 3:00 到 5:00 之間留出空檔來做更多的研究，但我還在上午 11:30 到下午 12:30 舉行了一次團隊會議，這給我留下了 2 個窗口和半小時專注於寫作。

自然地，“截止日期模式”開始了，因為我已經讓自己認為必須在那天完成寫作——而且它奏效了。

寫介紹和做補充研究花了我大約4個半小時，未完成的任務加上團隊會議持續了大約3個半小時。

為了進一步澄清，這是我當天的 Clockify 日曆條目：

第 3 天：驗收

在對 1-3-5 規則的新信念的驅使下，我第二天就開始征服，不知道一場完美的風暴即將來臨。

當天的主要任務是寫正文，最好是 1000 字。

但是，一旦我使用以下信息創建了當天的 1-3-5 草案，這一切都改變了：

• 我的銀行賬戶被鎖定了，我必須盡快解決，
• 我不得不安排一個會議來討論我以前寫過的博客的藝術作品，
• 我又開了一次團隊會議，
• 我不得不在下午 1:00 到 3:00 之間離開我的公寓（鄰居再次罷工），並且
• 我不得不做額外的研究。

但是，我沒有擔心，因為 1-3-5 在那裡救了我。

嗯，有點像，但不是真的——我會解釋為什麼。

我練習 1-3-5 規則的第三天過得怎麼樣

基本上，我利用樓上鄰居通常花在裝修上的兩個小時去銀行，在咖啡店做研究——幸運的是，這次沒有高中生。

當我回來時，我知道我必須專注於寫作並將另一個會議推遲至少 2 小時，這樣我才能完成一些寫作。 我確實在一天中逗留了更長的時間來彌補在銀行的時間，但那是我分配給會議的時間——而且非常合適。

不幸的是，我沒有寫出我想要的字數——但我知道在接下來的日子裡我的任務更少了，因此我可以專注於寫作。

銀行擠兌大約持續了2個小時，團隊會議持續了一個小時左右，大約3個小時。 當焦點模式啟動時，我寫了大約 2 個小時，然後與設計團隊開會。

除了回复郵件，一整天的日程安排如下：

接下來的幾天：完成

當我忙碌的日程結束時，除了寫作我無事可做。

因此，接下來的日子裡，我每天寫 1000 字，努力不讓自己失去理智。

當然，偶爾也會出現中斷——幫助同事並從同事那裡獲得幫助、回復電子郵件以及參加在線研討會和討論。

我可以感受到並收穫遵守 1-3-5 規則的好處。

老實說，在某些工作和職業中，這種方法可以極大地塑造一個人的工作文化——例如具有大量日常任務的高要求工作。

至於我，請查看我在以下幾行中發現的關於 1-3-5 規則的優點、缺點和結論的 2 美分。

1-3-5規則的優點

不幸的是，我無法充分體驗這條規則的效果，因為我每天的任務不如其他人多。

但是，我可以說，使用這種技術帶來的組織工具確實有助於減輕我們每天都經歷的一些負擔。

根據我在實踐中的發現，1-3-5 可以讓你提前規劃好你的一天，在你收到新任務時解決它，並在兩者之間兼顧一切。 當某些事情不如你意時，你總是可以改變一些事情，讓你的日程安排更舒適。

此外，總體而言，計劃好你的一天並安排好你的職責將極大地影響你的時間跟踪和管理技能。

1-3-5規則的缺點

如您所知，當您在一天中有幾個主要任務並且沒有較小的任務時，1-3-5 規則的好處並不完全可見。

此外，除非您真正決定是時候完成某事，否則 1-3-5 並不能真正幫助您集中註意力。

這就是為什麼建議您使用其他方法來幫助您保持專注，以及 1-3-5。

例如，許多專家建議在工作期間聽視頻遊戲音樂。 原創視頻遊戲配樂旨在讓玩家保持“恍惚”狀態並完全沉浸在遊戲中——但研究表明，如果您明智地選擇配樂，在工作環境中也可以達到同樣的效果。

例如，當您處理一項大型任務時，可以使用“主要老闆”音樂，而您可以在較小的任務中使用背景“緊張情緒”配樂。 這很有趣，它可以提高你的注意力！

我對 1-3-5 規則的總體評價

根據我短暫的經驗，我得出結論，1-3-5 規則背後的主要吸引力在於缺乏強制性因素。

這種時間管理技術並不局限於傳統的工作教條。

即使您可能每天輪班工作 8 小時，但時間和職責的劃分取決於您和您的組織能力——無論好壞。

我還注意到，這條規則可以應用於非工作問題。 如果您要去度假，並且想在一周的假期中安排很多活動，那麼 1-3-5 方法肯定是有益的。

此外，當你需要規劃你的一天時，不需要花哨的模板——你可以隨心所欲地過時，並在一張紙上記下你需要的一切。

最終評分：★★★★☆

關於 1-3-5 規則的最終想法

從本質上講，我會向所有人推薦 1-3-5 規則——員工、學生以及任何害怕工作太多的人。 它可以幫助您掌握最新信息，制定最佳行動計劃並及時完成所有事情。

我不一定會稱其為最好的時間管理技術/排除方法——但它可以達到目的。 這是在混亂時期收集自己的一種整潔且結構清晰的方式——而且，在一天結束的時候，它會讓你覺得你的工作時間是值得的。

️ 有很多時間管理技巧和方法可以嘗試。 如果您知道與 1-3-5 不同的版本，請務必通過 [email protected] 告訴我們，我們可能會將您的想法包含在您的下一篇博客中。 另外，如果您喜歡閱讀這篇文章，請與可能覺得有用的人分享。