Wypróbowałem zasadę 1-3-5, aby pozostać na szczycie mojego harmonogramu

Jeśli w jakiś sposób natknąłeś się na ten wpis na blogu, może to oznaczać tylko jedno — masz dość guru produktywności, którzy próbują sprzedawać Ci swoje kursy online za 4,99 USD za sztukę.

Jak na ironię, jestem tutaj, aby porozmawiać o podobnej sprawie. Ale jest w tym pewien zwrot — rzeczywiście wypróbowałem użyteczną technikę zwiększania produktywności i opowiem ci wszystko, jak to poszło, za darmo.

Po wielu dniach zmagań o utrzymanie produktywności, niestrudzenie przeszukiwałem Internet w poszukiwaniu przydatnych wskazówek dotyczących produktywności, które mógłbym wypróbować jako pisarz. Ale bezskutecznie siedziałem przed komputerem wpatrując się w otchłań i mając nadzieję, że przynajmniej kilka słów pojawi się przede mną.

Wtedy moje nadzieje spełniły się dzięki zasadzie 1-3-5 — metodzie produktywności, która pomaga utrzymać się na szczycie harmonogramu i mieć zapas czasu.

Oczywiście początkowo byłem sceptyczny, ale musiałem spróbować.

To jest mój opis przebiegu całego procesu, ze wszystkimi spostrzeżeniami, zaletami i wadami oraz ostatecznym werdyktem na temat przydatności techniki produktywności opartej na regułach 1-3-5.

Jaka jest zasada 1-3-5?

Opisanie zasady 1-3-5 jest stosunkowo łatwe — ale wdrożenie jej w praktyce może być trudne ze względu na niematerialny charakter tej techniki produktywności.

W skrócie 1-3-5 oznacza:

• 1 duża,
• 3 średnie , i
• 5 małych zadań.

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że zamawiasz pełny posiłek w restauracji — masz swoje główne naprzemienne posiłki, przystawki, sałatki, napoje i desery. Wszystkie mają ustaloną wielkość porcji.

Następnie, kiedy dokładniej przyjrzysz się tej technice produktywności, zdasz sobie sprawę, że to jest dokładnie to, czym jest — pełnodaniowy posiłek, który ma zaspokoić Twój apetyt na produktywność.

Mianowicie, zasada 1-3-5 mówi, że aby zachować produktywność w ciągu dnia roboczego, będziesz musiał blokować swoje działania i obowiązki poprzez:

• Priorytet,
• Rozmiar i
• Trudność.

1 duże zadanie

Duże zadanie jest Twoim priorytetem na cały dzień.

Jeśli pracujesz w środowisku korporacyjnym, zadanie zazwyczaj dotyczy:

• Zakończenie projektu,
• Dotrzymanie terminu,
• Obsługa ważnego spotkania lub
• Stawianie czoła głównemu wyzwaniu dnia.

Oczywiście jest wiele przykładów, ale rozumiesz — problem, który irytuje cię przez cały dzień, to ten, który powinieneś natychmiast zakończyć.

Brian Tracy, autor jednej z najlepszych książek o produktywności, często określał największe zadanie dnia jako „ żabę ”.

Użył terminu „ zjedz żabę ” jako sposobu wyjaśnienia, że ​​najlepszym sposobem na zachowanie produktywności jest zajęcie się najpierw największym zadaniem dnia, a dopiero potem przejście do kolejnych zadań lub projektów dnia.

3 średnie zadania

Gdy Twoje duże, priorytetowe zadanie zniknie z drogi, możesz przejść do następnego bloku obowiązków — 3 średnich zadań. Średnie zadania zwykle reprezentują czynności, które są ściśle związane z dużym zadaniem.

Na przykład, jeśli organizujesz duże spotkanie w celu omówienia warunków nowego kontraktu, średnie zadania będą oznaczać:

• Dzwonienie lub powiadamianie stron,
• Konfigurowanie sali konferencyjnej lub tworzenie wirtualnej przestrzeni roboczej oraz
• Dostarczenie uczestnikom niezbędnych informacji dotyczących programu spotkania.

W zależności od charakteru 1 dużego zadania będziesz musiał sporządzić listę punktowaną, aby określić, które z 3 średnich zadań będzie musiało zostać wykonane jako pierwsze, i opracować ogólną kolejność wykonania.

5 małych zadań

Na koniec przechodzisz do 5 mniejszych zadań, które zwykle określa się jako „uciążliwe zadania”.

Ich opis nie odzwierciedla ich ogólnego znaczenia, ale pokazuje ich znaczenie w porównaniu z najważniejszymi i średnimi zadaniami.

Jeśli Twój dzień pracy na to pozwala, możesz przesuwać małe zadania i wykonywać je, gdy masz chwilę na oddech.

Zasada 1-3-5 nie ogranicza możliwości przeniesienia takich zadań na następny dzień roboczy — ale tylko wtedy, gdy wiesz, że będziesz mieć wystarczająco dużo czasu na ich wykonanie, wraz z nowymi 5 mniejszymi zadaniami.

Dlaczego zasada 1-3-5 jest przydatna?

Teoretycznie ta zasada produktywności brzmi świetnie — dzielisz swój dzień na podstawie swoich priorytetów, robisz listę tego, co powinieneś zrobić, a potem to robisz.

Ale jak to wszystko działa w praktyce i dlaczego?

Cóż, większość ludzi polega na listach rzeczy do zrobienia, które są wydajne.

Jeśli jednak branża, w której się znajdujesz, jest bardzo wymagająca, prawdopodobnie nie będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby ukończyć wszystko, co zamierzałeś zrobić w ciągu jednego dnia roboczego.

W rzeczywistości współczesne statystyki pokazują, że około 59% wszystkich list rzeczy do zrobienia jest kończonych w ciągu dnia, a 41% zadań pozostaje w wymiarze „nigdy nie można wykonać”.

Zasada 1-3-5 działa, ponieważ nie ma presji na użytkownika, aby wszystko dokończył. Co więcej, zasada ceni priorytety bardziej niż cokolwiek innego, a piramida 1-3-5 służy bardziej jako instrukcja niż obowiązek. Pozwala również na wyrozumiałość, jeśli chodzi o przesuwanie harmonogramu w zależności od pilności.

Zastosowanie zasady 1-3-5 w praktyce: moje obserwacje

Tak więc, po zebraniu wszystkich danych i przekonaniu się, że wiem wszystko o zasadzie 1-3-5, postanowiłem spróbować następnego dnia, ponieważ właśnie miałem rozpocząć nowy projekt pisarski.

Oto moja relacja z przebiegu tych dni.

Dzień 1: Ignorancja

Jak można się domyślić z nagłówka, pierwszy dzień był dla mnie koszmarem.

Obudziłem się, włączyłem laptopa i zacząłem pisać projekt wszystkich moich obowiązków na dany dzień. Głównym celem tego strasznego poniedziałku było przeprowadzenie badań do projektu, który miał mieć co najmniej 5000 słów.

Oczywiście nie byłem ani trochę zachwycony — ale wiedziałem, że reszta zadań, które musiałem wykonać tego dnia, była prosta:

• Skontaktuj się z zespołem projektowym i poproś o stworzenie ilustracji okładki do mojego następnego bloga,
• Spotkaj się z kolegami z pracy z nowym pracownikiem,
• Przedyskutuj projekt architektury z kolegą i
• Stwórz wizualną koncepcję tego, o czym będę pisać.

Brzmi łatwo, prawda? Bardzo wykonalne i bardzo wykonalne.

Cóż, kiedy mój sąsiad z góry zaczął wiercić dziurę w suficie i przypadkowo przewiercić kabel ethernetowy, wszystko się zmieniło.

Jak minął mój pierwszy dzień praktykowania zasady 1-3-5

Rano musiałem się spakować, pójść do lokalnej kawiarni i tam poszukać informacji.

Było jednak dość tłoczno i ​​prawie niemożliwe stało się organizowanie tam moich spotkań. Było nawet sensowne, że w ciągu następnych minut do lokalu weszła grupa licealistów z ogromną chęcią sprawdzenia, kto może mówić najgłośniej.

Ogarnięty niepokojem, miałem się poddać i nazwać to dniem, ale wtedy olśniło mnie założenie zasady 1-3-5 – „ Zakończ swoje najistotniejsze zadanie i odpowiednio przejdź do następnych”.

Zebrałem myśli (i moje 125 otwartych kart) i zacząłem czytać. Kiedy skoncentrowałem się na zadaniu o najwyższym priorytecie i wyeliminowałem lęk przed niedokończeniem innych zadań, zdałem sobie sprawę, że z mojej klatki piersiowej spadł ogromny ciężar.

W miarę upływu dnia w kawiarni zrobiło się mniej tłoczno i ​​udało mi się przeprowadzić spotkanie z nowym kolegą, a nawet stworzyć szkic mojej pracy na podstawie przeprowadzonych badań.

Kiedy była 17:00, zdałem sobie sprawę, że nie skończyłem wszystkiego, co miałem do zrobienia, ale koncepcja „braku rutyny” zasady 1-3-5 pozwoliła mi przesunąć niedokończone zadania na następujące dzień i spokojnie idź spać.

Oto moja wersja robocza Plaky 1-3-5:

Domyślam się, że stworzenie szkicu i przeprowadzenie spotkania z kolegami z pracy zajęło mi godzinę, podczas gdy badania trwały przez cały dzień.

Dzień wyglądał tak, widziany przez soczewki Clockify:

Dzień 2: Realizacja

I znów zaczynamy — kawa, laptop i ja kontra maszyna.

Ale najpierw postanowiłem poświęcić pierwsze 2 i pół godziny czasu pracy na zadania, których nie ukończyłem wczoraj.

Miałem spotkanie z kolegą, aby omówić koncepcje i szkice naszych kolejnych projektów, które trwały około godziny.

Następnie stworzyłem wizualne wskazówki, które pomogły mi w procesie pisania, które obejmowały notatki i wykresy.

Kiedy już to zniknęło, nadszedł czas, aby skupić się na najistotniejszym zadaniu dnia — napisaniu wstępu i pierwszej części mojego projektu pisarskiego.

Jak minął mój drugi dzień praktykowania zasady 1-3-5

Od razu zauważyłem, że proces pisania wydawał się nieco osobliwy — zdrowy, jeśli chodzi o ścisłość. Innymi słowy, nie doświadczyłem stresu związanego z pisaniem „Nigdy tego nie skończę na czas”.

Musiałem przyznać, że zasada 1-3-5 przyniosła w tym przypadku pewne owoce.

Wiedząc, jak potoczy się mój dzień i harmonogramy, które na mnie czekały, mogłem już wyobrazić sobie tempo i strukturę mojego tekstu. Kiedy wcześniej tworzyłem wskazówki wizualne, poświęciłem również 10 minut na zablokowanie dnia na podstawie czynności i zadań, które musiałem wykonać. Nie doświadczyłem takiego poziomu organizacji, dopóki nie wypróbowałem tej techniki.

Zdałem sobie sprawę, że muszę opuścić czas między 15:00 a 17:00, aby przeprowadzić dodatkowe badania, ale miałem też spotkanie zespołu od 11:30 do 12:30, co pozostawiło mi okno 2 i pół godziny na skupienie się wyłącznie na pisaniu.

Naturalnie włączył się „tryb terminu”, ponieważ przyzwyczaiłem się do myślenia, że ​​pisanie musi być napisane tego dnia – i zadziałało.

Napisanie wstępu i wykonanie dodatkowych badań zajęło mi około 4 i pół godziny, a niedokończone zadania połączone ze spotkaniem zespołu trwały około 3 i pół godziny.

Aby uzyskać dalsze wyjaśnienia, oto mój wpis kalendarza Clockify na ten dzień:

Dzień 3: Akceptacja

Kierując się nowo odkrytą wiarą w zasadę 1-3-5, następnego dnia wyruszyłem na podbój, nie wiedząc, że za chwilę nadejdzie idealna burza.

Najważniejszym zadaniem dnia było napisanie całego tekstu, najlepiej 1000 słów.

Jednak wszystko się zmieniło, gdy utworzyłem szkic 1-3-5 na ten dzień z następującymi informacjami:

• Moje konto bankowe zostało zablokowane i musiałem to jak najszybciej rozwiązać,
• Musiałem umówić się na spotkanie w celu omówienia grafiki do poprzedniego bloga, nad którym pracowałem,
• miałem kolejne spotkanie zespołu,
• Musiałem opuścić mieszkanie między 13:00 a 15:00 (sąsiad znowu uderza) i
• Musiałem przeprowadzić dodatkowe badania.

Ale martw się, że nie, ponieważ 1-3-5 był tam, aby mnie uratować.

Cóż, trochę tak było, ale nie do końca — wyjaśnię dlaczego.

Jak minął mój trzeci dzień praktykowania zasady 1-3-5?

Zasadniczo wykorzystałem te dwie godziny, które moi sąsiedzi z góry zwykle spędzają na przebudowie, aby pójść do banku i poszukać informacji w kawiarni – na szczęście tym razem nie ma licealistów.

Kiedy wróciłem, wiedziałem, że muszę skupić się na pisaniu i przesunąć drugie spotkanie na co najmniej 2 godziny, abym mógł trochę napisać. Zostałem dłużej w ciągu dnia, żeby zrekompensować sobie godziny w banku, ale to był czas, który przeznaczyłem na spotkanie – i pasowało idealnie.

Niestety nie napisałem tyle słów, ile zaplanowałem — wiedziałem jednak, że w kolejnych dniach będę miał mniej obowiązków, co w konsekwencji pozwoliłoby mi skupić się wyłącznie na pisaniu.

Bieg bankowy trwał około 2 godzin, a spotkanie zespołu trwało około godziny, co w przybliżeniu wyniosło 3 godziny. Kiedy włączył się tryb ostrości, pisałem przez około 2 godziny, a później spotkałem się z zespołem projektowym.

Oprócz odpowiadania na e-maile, cały dzień został rozplanowany w następujący sposób:

Kolejne kilka dni: Finalizacja

Gdy mój napięty harmonogram dobiegł końca, nie miałem nic do roboty poza pisaniem.

Dlatego kolejne dni to czas, w którym bardzo starałem się nie stracić rozumu, pisząc 1000 słów dziennie.

Oczywiście zdarzały się sporadyczne przerwy — pomaganie i uzyskiwanie pomocy od kolegów, odpowiadanie na e-maile, uczestnictwo w warsztatach i dyskusjach online.

Mogłem odczuwać i czerpać korzyści z przestrzegania zasady 1-3-5.

Szczerze mówiąc, istnieją zawody i zawody, w których ta metoda może w dużym stopniu ukształtować kulturę pracy danej osoby — na przykład wymagające prace z mnóstwem codziennych zadań.

Jeśli chodzi o mnie, sprawdź moje 2 centy na plusy, minusy i wnioski, które znalazłem na temat zasady 1-3-5 w następujących wierszach.

Plusy zasady 1-3-5

Niestety, nie mogłem doświadczyć efektów tej zasady w pełnej krasie, ponieważ nie miałem tylu zadań dziennie, co niektóre inne osoby.

Mogłem jednak powiedzieć, że narzędzia organizacyjne, które są związane z wykorzystaniem tej techniki, naprawdę pomogły złagodzić niektóre obciążenia, których wszyscy doświadczamy na co dzień.

Z tego, co odkryłem w praktyce, 1-3-5 pozwala zaplanować dzień z wyprzedzeniem, obejść go po otrzymaniu nowych zadań i żonglować wszystkim pomiędzy. Kiedy coś nie idzie po Twojej myśli, zawsze możesz zmienić niektóre rzeczy i sprawić, by Twój harmonogram był wygodniejszy.

Co więcej, planowanie dnia i organizowanie obowiązków w odpowiednim czasie znacznie wpłynie na ogólne umiejętności śledzenia czasu i zarządzania.

Wady zasady 1-3-5

Jak widać, korzyści płynące z zasady 1-3-5 nie są w pełni widoczne, gdy masz kilka głównych zadań w ciągu dnia i nie ma mniejszych.

Co więcej, 1-3-5 nie mogą naprawdę pomóc ci się skoncentrować, chyba że naprawdę zdecydujesz, że nadszedł czas, aby coś zrobić.

Dlatego zaleca się korzystanie z dodatkowych metod, które pomogą Ci zachować koncentrację, obok 1-3-5.

Na przykład wielu ekspertów sugeruje słuchanie muzyki z gier wideo podczas pracy. Oryginalne ścieżki dźwiękowe gier wideo zostały zaprojektowane tak, aby utrzymać gracza w „transu” i w pełni zaabsorbować rozgrywką — ale badania wykazały, że ten sam efekt można osiągnąć w środowisku pracy, jeśli tylko mądrze wybierzesz ścieżkę dźwiękową.

Na przykład muzyka „głównego szefa” może być używana podczas wykonywania jednego dużego zadania, a ścieżki dźwiękowe „budujące napięcie” w tle można wykorzystać do mniejszych zadań. To zabawne i poprawia koncentrację!

Moja ogólna ocena zasady 1-3-5

Z mojego krótkiego doświadczenia doszedłem do wniosku, że główną atrakcją stojącą za zasadą 1-3-5 jest brak obowiązkowych czynników.

Ta technika zarządzania czasem nie ogranicza cię do tradycyjnych dogmatów roboczych.

Nawet jeśli prawdopodobnie pracujesz na 8-godzinnej zmianie, podział czasu i obowiązków zależy od Ciebie i Twojej sprawności organizacyjnej — na dobre lub na złe.

Zauważyłem również, że ta zasada może być stosowana do spraw niezwiązanych z pracą. Jeśli wybierasz się na wakacje i próbujesz zapakować dużo zajęć w jeden tygodniowy wypad, metoda 1-3-5 z pewnością może być korzystna.

Ponadto nie ma potrzeby tworzenia wymyślnych szablonów, gdy musisz zaplanować swój dzień — możesz być tak staromodny, jak tylko chcesz i zapisać wszystko, czego potrzebujesz na kartce papieru.

Ocena końcowa : ★★★★☆

Końcowe przemyślenia na temat zasady 1-3-5

Zasadniczo poleciłbym zasadę 1-3-5 wszystkim — pracownikom, studentom i każdemu, kto boi się zbyt dużo pracować. Pomaga być na bieżąco, opracowywać najlepszy plan działania i kończyć wszystko na czas.

Niekoniecznie nazwałbym to najlepszą techniką/zasadą zarządzania czasem — ale służy temu celowi. Jest to zgrabny i przejrzysty sposób na zebranie się w trudnych chwilach — a pod koniec dnia sprawia, że ​​czujesz, że warto poświęcić swój czas na pracę.

️ Istnieje wiele technik i metod zarządzania czasem, które można wypróbować. Jeśli znasz taki, który różni się od 1-3-5, daj nam znać pod adresem [email protected], a my możemy uwzględnić Twoje przemyślenia w jednym z Twoich następnych blogów. Jeśli spodobał Ci się ten post, podziel się nim z kimś, komu może się on przydać.