O guia completo para construir seu processo de operações de vendas

Faça mais com menos – o novo mantra em uma economia pré-recessão.

As empresas com recursos limitados não podem simplesmente continuar a expandir as coberturas das contas, contratar representantes de vendas da linha de frente ou sobrepor a capacidade de vendas.

No mundo moderno, os líderes de vendas são forçados a repensar como vendem.

É aí que as operações de vendas entram em cena.

As operações de vendas cresceram 38% de 2018 a 2020, um crescimento quase 5 vezes mais rápido do que a função geral de vendas.

Ter um processo de operação de vendas eficaz pode desbloquear o crescimento sustentável, melhorando as vendas.

Este guia abrange o processo de operação de vendas e as quatro etapas críticas para o desenvolvimento de um.

O que é um processo de operação de vendas?

O único objetivo da equipe de operações de vendas é construir sistemas e implementar tecnologias para garantir que suas equipes de vendas atinjam suas metas. Em poucas palavras, o Sales Operations cria, implementa e otimiza os processos, dados e aplicativos que dão suporte à equipe de vendas.

A equipe de operações de vendas baseia seu trabalho em dados determinando fatores como:

• Qual tecnologia empilha para implementar que melhor se adapte aos objetivos da equipe
• Quantos representantes contratar
• Como incentivar os representantes

Toda operação de vendas precisa de um processo sobre como planeja melhorar a produtividade e a eficiência.

Embora cada empresa seja única, aqui está uma visão geral básica de como pode ser o seu processo de operações de vendas:

1. Sua equipe coleta dados para analisar o desempenho do processo de vendas atual.
2. Em seguida, eles criarão e implementarão uma estratégia de operação de vendas para otimizar a eficiência.
3. Finalmente, eles medem os resultados e reiniciam o processo novamente.

Esse processo básico pode ser aplicado a diversas funções da equipe de vendas.

Com relação à tecnologia, as operações de vendas podem automatizar tarefas, melhorar o fluxo de trabalho e até mesmo implementar ferramentas de capacitação de vendas.

Outro exemplo é a comunicação.

A equipe de operações de vendas facilitará uma melhor comunicação, garantindo que os dados sejam compartilhados entre as equipes.

Conectar sua ferramenta de automação de marketing como o Encharge ao seu sistema de CRM oferece acesso a uma grande quantidade de informações, para que os representantes de vendas possam ter um plano de ataque melhor para fechar mais negócios.

Obviamente, isso abrange outras funções, como integração, treinamento e gerenciamento de representantes de vendas. Isso significa projetar planos de remuneração para reter e atrair os melhores talentos possíveis.

E envolve relatórios de vendas, previsão e alocação adequada de leads.

Em suma, o processo de operações de vendas envolve coletar os dados apresentados, elaborar um plano e implementar a estratégia em todas as funções de vendas, como contratação, comunicação, execução de vendas etc.

Existem muitas práticas recomendadas para melhorar a eficiência e acelerar seu pipeline.

Principais funções do processo de operação de vendas

As operações de vendas servem para suavizar as falhas no processo de vendas para que os vendedores possam desempenhar seu papel sem se preocupar com as tarefas dos bastidores. Existem várias áreas em que as operações de vendas devem navegar, incluindo estratégia, tecnologia, operações e desempenho.

76% dos profissionais de operações de vendas acreditam que gerenciar a tecnologia de vendas é sua tarefa mais valiosa. Outros deveres essenciais incluem sugerir estratégias de crescimento e prever o desempenho.

Estratégia

As operações de vendas devem criar estratégias para tornar o processo de vendas mais eficiente. Eles usam análises para determinar movimentos táticos específicos que podem melhorar a produtividade das vendas.

Aqui estão os métodos estratégicos que suas operações de vendas podem implementar:

• Atribuição de território de vendas e melhores métodos de distribuição de leads
• Software e material de capacitação de vendas
• Adoção de metodologias específicas de vendas

Tecnologia

As operações de vendas visam gerenciar e implementar o software que as vendas usam. Eles também precisam acessar e interpretar dados para fazer melhorias.

Um dos primeiros objetivos poderia ser a implementação de uma ferramenta de automação de vendas. 61% das organizações que usam automação de vendas superaram suas metas de receita.

Sua equipe de operações de vendas pode gerenciar plataformas, incluindo CRM, análise de dados, enriquecimento de leads, comunicação, gerenciamento de desempenho e software de geração de leads.

Ao construir sua pilha de tecnologia de vendas, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

• Quais ferramentas ajudarão você a resolver os obstáculos atuais da sua equipe de vendas?
• Suas ferramentas atuais estão funcionando bem para você?
• Suas ferramentas se integram?
• O software oferece treinamento?
• Quais ferramentas podem ajudar sua empresa a chegar ao próximo nível?

Leia mais: 10 maneiras de automatizar seus processos de vendas

Operações

As operações de vendas ajudam a garantir que os novos contratados sejam bem versados ​​na metodologia de vendas, no conhecimento do produto e no processo de vendas.

É vital oferecer treinamento interdepartamental para fornecer aos novos vendedores uma visão completa de como funciona toda a jornada do cliente.

Nos componentes de operações, os ops de vendas lidam com todos os componentes administrativos para melhor prepará-los para estarem na área de vendas.

Exemplos de responsabilidades de operações de vendas incluem:

• Implementação de programa de remuneração e incentivos
• Representantes de integração e treinamento
• Manter canais de comunicação com os diferentes departamentos

atuação

As operações de vendas analisam e relatam continuamente as métricas de desempenho para todo o departamento de vendas. Embora as métricas estejam prontamente disponíveis por meio do CRM, cabe aos membros das operações de vendas fornecer insights e etapas de ação com base nos dados.

Há uma discrepância considerável entre a previsão de vendas e a receita total.

Pode ser devido a entradas de dados imprecisas dos representantes. Nesse caso, as operações podem sugerir como relatar os dados com precisão.

Os membros de operações de vendas também podem visualizar as métricas e táticas de todo o departamento de vendas para decifrar as estratégias que são eficazes e não eficazes.

Por exemplo, eles podem analisar os melhores desempenhos e como eles gastam seu tempo em comparação com o nível inferior. Então, eles podem criar treinamentos para melhorar o desempenho de todos.

O objetivo é coletar dados, relatar os insights e, em seguida, tomar medidas acionáveis ​​para melhorar o desempenho de vendas.

4 passos para construir seu processo de operações de vendas

Embora as operações de vendas sejam um conceito amplo, você pode dividir o processo em quatro segmentos distintos. Aqui estão quatro etapas para ter uma base sólida para sua estratégia de operações de vendas.

1. Coleta de dados

À medida que as vendas evoluíram, a jornada do cliente também evoluiu. Há mais dados do que nunca.

As equipes de vendas não têm largura de banda para coletar e analisar dados para obter insights.

As operações de vendas devem tornar os dados acionáveis ​​para permitir que as vendas tomem decisões importantes mais rapidamente.

Na etapa de coleta de dados, a equipe de operações de vendas coletará dados sobre o desempenho da equipe de vendas. Eles analisarão tendências e relatarão previsões para o próximo trimestre ou ano. Esta fase define a base para o planejamento e estratégias futuras.

Primeiro, é importante definir os KPIs e as métricas que importam. Observe o processo de vendas e considere quais métricas estão levando o cliente potencial ao longo do pipeline.

As operações de vendas devem avaliar os dados existentes. Veja o que você deve avaliar em sua plataforma de vendas:

Para calcular a demanda, você deseja observar o seguinte:

• Dados da conta do lead: avalie os dados do lead e da conta da sua empresa. Certifique-se de que todos os dados estejam corretos.
• Perfil de cliente ideal: segmente seus clientes em potencial com base em categorias semelhantes para adequar suas mensagens às preocupações deles. Os representantes devem ser atribuídos a uma categoria de clientes em potencial para vender efetivamente para um tipo de cliente.
• Pontuação de leads: usando a pontuação de leads com o Encharge ou outra ferramenta de automação de marketing, você pode segmentar os clientes em potencial certos que se encaixam no seu perfil de cliente ideal e estão potencialmente interessados ​​no que você tem a oferecer.

Para acompanhar o desempenho de sua equipe de vendas, você precisará acompanhar metas e insumos.

As entradas incluem métricas como e-mails enviados, demonstrações concluídas, tempo gasto em atividades de vendas, chamadas feitas, propostas enviadas, oportunidades criadas, etc.

As metas consistirão em totais diários de vendas, receita total, crescimento de vendas, taxa de ganhos, etc.

Usando seu CRM, você pode visualizar a maioria dessas métricas.

2. Planejamento de demanda

Em sua essência, o planejamento de demanda envolve antecipar o volume previsto, preparando-se para vendas futuras. A previsão de vendas prevê a receita, enquanto o planejamento de demanda garante que você tenha os recursos adequados para atender a essas novas vendas.

O planejamento da demanda requer a análise de tendências do consumidor, dados de sazonalidade e tendências históricas para otimizar a capacidade de sua organização de atender à demanda do cliente com eficiência.

Ela exige que uma equipe de operações de toda a organização trabalhe em conjunto para determinar quanta demanda de produto haverá e quando e onde ela ocorrerá.

A demanda pode apoiar as vendas de serviços como mão de obra, onde você precisa de pessoal adequado para sua equipe, ou produtos físicos, como o preenchimento de pedidos de compra.

Aqui estão os casos de uso para planejamento de demanda:

Agências ou negócios baseados em serviços

Você pode agendar o maior número possível de ligações de vendas e clientes, mas sua equipe deve ser capaz de cumprir essas obrigações contratuais.

As operações de vendas trabalharão com a equipe de marketing para determinar o número esperado de leads qualificados para vendas obtidos em um determinado período.

Suas operações de vendas garantirão que o atendimento, suporte ou contratados terceirizados suficientes sejam contratados para satisfazer os clientes.

Empresas de software:

O planejamento de demanda pode não ser tão importante para assinaturas de nível básico. No entanto, os clientes corporativos precisarão de maior suporte e consultoria. Portanto, o número certo de pessoal de suporte é necessário para ajudar os clientes de alto nível.

O Encharge pode ajudar no planejamento de demanda usando a função de pontuação de leads.

À medida que você nutre seus leads, haverá indicadores-chave que sinalizam a demanda.

Você terá uma boa ideia da demanda de curto prazo pelo seu produto pontuando seus leads.

Todos os leads com “pontuações altas de leads” podem ajudá-lo a prever vendas futuras, permitindo que você crie sistemas que suportem sua equipe de vendas.

Conectar o Encharge a ferramentas como o Slack e seu CRM permite que você conecte os clientes em potencial de alta pontuação aos seus representantes.

3. Planejamento de fornecimento

O planejamento de suprimentos envolve combinar a demanda do cliente com o fornecimento do produto usando estratégias de preços, previsão e técnicas de gerenciamento de estoque.

A equipe de operações de vendas e o departamento financeiro avaliarão a capacidade. Eles determinarão se há restrições de fornecedores, pessoas ou máquinas.

O planejamento de demanda concentra-se na demanda do cliente, enquanto o planejamento de fornecimento analisa o controle de estoque e os processos internos.

O planejamento da oferta depende de um planejamento preciso da demanda.

Você pode elaborar uma melhor estratégia de preços, um novo lançamento ou oportunidades promocionais com planejamento de suprimentos.

Depois de conhecer a demanda, você precisará planejar quanta produção, materiais, tecnologia ou outros suprimentos serão necessários para atender à demanda.

Embora o planejamento da cadeia de suprimentos possa parecer irrelevante para negócios digitais, há muitas facetas na cadeia de suprimentos além de bens físicos.

Por exemplo, uma pequena empresa com apenas alguns representantes de vendas pode decidir abandonar as planilhas para um sistema mais unificado e baseado em nuvem.

Uma organização de médio porte ou empresarial pode decidir que a eficiência de vendas pode ser melhorada por meio de uma equipe ou software de capacitação de vendas desenvolvido.

O desenvolvimento de uma equipe de capacitação de vendas separada permite que a equipe de vendas atinja suas metas e atenda à demanda por seu produto ou serviço.

4. Planeje a reconciliação e implementação

Uma vez que a demanda e a oferta tenham sido acessadas, a equipe de operações de vendas pode reunir o plano para ajustes.

Cada organização terá uma estratégia única, dependendo de seu planejamento de demanda e oferta.

No entanto, aqui estão algumas implementações gerais que a equipe de operações de vendas pode executar. Organizações maiores dedicarão pessoal a cada uma dessas execuções.

Além disso, as empresas podem precisar de executivos de nível C para aprovar esses ajustes antes que possam ser implementados.

Normalmente, isso exigirá ajustes nesses vários componentes:

• Tecnologia: Com base em onde sua organização está atualmente e em seus objetivos, qual pilha de tecnologia se alinha com sua equipe de vendas? As operações de vendas adicionarão ou eliminarão a tecnologia para facilitar melhor a automação ou maior percepção do desempenho de vendas.
• Processo de vendas: as operações de vendas terão como objetivo tornar seu processo de vendas mais eficiente. Talvez atribuir uma distribuição de leads adequada a determinados representantes permita uma taxa de conversão mais alta. Ou incorporar mais reuniões de vendas e marketing permite que a equipe se concentre no melhor fechamento de contas específicas.
• Contratação, integração e treinamento: as operações de vendas desenvolverão protocolos de contratação, integração e treinamento para ajudar a garantir que seus representantes estejam bem preparados para atingir suas metas. Eles podem implementar um novo plano de remuneração que incentive melhor os representantes de vendas.
• Comunicação: A equipe de vendas deve se sentir à vontade para colaborar com outros departamentos para ajudá-los a alcançar seus objetivos. Trabalhar com equipes de marketing para garantias de vendas ou treinamento de produtos prepara melhor os vendedores.

Podemos resumir o processo em quatro etapas:

1. Reúna dados.
2. Previsão de demanda.
3. Previsão de oferta necessária para atender a demanda.
4. Crie estratégias e implemente com base em suas descobertas.

O livro “Planejamento de Vendas e Operações” de Thomas F. Wallace e Robert A. Stahl destaca um processo de operação de vendas semelhante.

Estrutura ideal da equipe de operações de vendas

Construir sua equipe de operação de vendas depende do estágio do seu negócio.

Uma organização com receita recorrente anual (ARR) inferior a US$ 1 milhão deve contratar um representante técnico de operações. Esse profissional é responsável por gerenciar o CRM para relatórios e análises, calcular comissões e tentar implementar uma estratégia de crescimento.

Quando uma empresa atinge um ARR de US$ 1 milhão a US$ 10 milhões, ela pode contratar um gerente de eficácia de vendas responsável pela integração e treinamento da equipe de vendas.

As empresas que atingem US$ 10 milhões devem contratar um diretor de operações de vendas para moldar as decisões estratégicas. Eles ajudarão com o plano de crescimento, design do território, força de vendas, local de remuneração, etc.

Cada organização é única em suas necessidades. No entanto, essa matriz dá uma ideia de como você deseja que sua equipe de operações de vendas.

Use o Encharge para aprimorar sua equipe de operações de vendas.

Os dados são a base fundamental para uma equipe de operações de vendas eficaz. Sem dados, suas vendas não terão informações concretas para impulsionar as decisões de crescimento.

Seu departamento de vendas está na linha de frente conversando com os clientes e focando em suas responsabilidades.

Uma equipe de operações é o cérebro da operação.

Com a proliferação de dados, você precisa de uma equipe de operações de vendas para sintetizar essas informações para capacitar as equipes de vendas.

Ferramentas como o Encharge tornam isso possível.

Integramos com todas as plataformas de software, desde ferramentas de CRMs até análises de marketing.

Os dados coletados dão à sua equipe de vendas mais insights, para que eles possam se concentrar em atividades que produzam melhores resultados. Turbine sua equipe de operações de vendas com o Encharge. Inscreva-se para uma avaliação gratuita de 14 dias hoje!