Le guide complet pour construire votre processus d'opérations de vente

Faire plus avec moins - le nouveau mantra dans une économie d'avant la récession.

Les entreprises aux ressources limitées ne peuvent pas simplement continuer à étendre la couverture des comptes, à embaucher des commerciaux de première ligne ou à augmenter la capacité de vente.

Dans le monde moderne, les responsables commerciaux sont obligés de repenser leur façon de vendre.

C'est là que les opérations de vente entrent en jeu.

Les opérations de vente ont augmenté de 38 % de 2018 à 2020, une croissance presque 5 fois plus rapide que la fonction de vente globale.

Avoir un processus opérationnel de vente efficace peut débloquer une croissance durable en améliorant les ventes.

Ce guide couvre le processus d'opération de vente et les quatre étapes critiques pour en développer un.

Qu'est-ce qu'un processus d'opération de vente ?

Le seul objectif de l'équipe des opérations de vente est de créer des systèmes et de mettre en œuvre des technologies pour s'assurer que vos équipes de vente atteignent leurs objectifs. En un mot, Sales Operations crée, met en œuvre et optimise les processus, les données et les applications qui soutiennent l'équipe de vente.

L'équipe commerciale fonde son travail sur les données en déterminant des facteurs tels que :

• Quelles technologies empiler pour mettre en œuvre qui conviennent le mieux aux objectifs de l'équipe
• Combien de représentants embaucher
• Comment motiver les commerciaux

Chaque opération de vente a besoin d'un processus sur la façon dont elle prévoit d'améliorer la productivité et l'efficacité.

Bien que chaque entreprise soit unique, voici un aperçu de base de ce à quoi pourrait ressembler votre processus d'opérations de vente :

1. Votre équipe recueille des données pour analyser les performances du processus de vente actuel.
2. Ensuite, ils créeront et mettront en œuvre une stratégie d'opérations de vente pour optimiser l'efficacité.
3. Enfin, ils mesurent les résultats et recommencent le processus.

Ce processus de base peut être appliqué à diverses fonctions de l'équipe de vente.

En ce qui concerne la technologie, les opérations de vente peuvent automatiser les tâches, améliorer le flux de travail et même mettre en œuvre des outils d'aide à la vente.

Un autre exemple est la communication.

L'équipe des opérations de vente facilitera une meilleure communication, en veillant à ce que les données soient partagées entre les équipes.

La connexion de votre outil d'automatisation du marketing comme Encharge à votre système CRM vous donne accès à une mine d'informations, afin que les commerciaux puissent avoir un meilleur plan d'attaque pour conclure plus de transactions.

Bien sûr, cela couvre d'autres fonctions telles que l'intégration, la formation et la gestion des commerciaux. Cela signifie concevoir des plans de rémunération pour retenir et attirer les meilleurs talents possibles.

Et cela implique des rapports sur les ventes, des prévisions et une allocation appropriée des prospects.

En bref, le processus des opérations de vente implique de prendre les données présentées, de concevoir un plan et de mettre en œuvre la stratégie dans toutes les fonctions de vente, telles que l'embauche, la communication, l'exécution des ventes, etc.

Il existe de nombreuses bonnes pratiques pour améliorer l'efficacité et accélérer votre pipeline.

Fonctions clés du processus d'opération de vente

Les opérations de vente servent à aplanir les fissures dans le processus de vente afin que les vendeurs puissent jouer leur rôle sans se soucier des tâches en coulisses. Les opérations commerciales doivent naviguer dans plusieurs domaines, notamment la stratégie, la technologie, les opérations et les performances.

76 % des professionnels des opérations de vente estiment que la gestion de la technologie de vente est leur tâche la plus précieuse. D'autres tâches essentielles incluent la suggestion de stratégies de croissance et la prévision des performances.

Stratégie

Les commerciaux doivent élaborer des stratégies pour rendre le processus de vente plus efficace. Ils utilisent des analyses pour déterminer des mouvements tactiques spécifiques qui peuvent améliorer la productivité des ventes.

Voici des méthodes stratégiques que vos opérations de vente pourraient mettre en œuvre :

• Affectation du territoire de vente et meilleures méthodes de distribution des prospects
• Logiciels et matériel d'aide à la vente
• Adoption de méthodologies de vente spécifiques

Technologie

Les opérations de vente visent à gérer et à mettre en œuvre le logiciel utilisé par les ventes. Ils doivent également accéder aux données et les interpréter pour apporter des améliorations.

L'un des premiers objectifs pourrait être de mettre en place un outil d'automatisation des ventes. 61 % des organisations qui utilisent l'automatisation des ventes ont dépassé leurs objectifs de revenus.

Votre équipe commerciale peut gérer des plates-formes telles que le CRM, l'analyse de données, l'enrichissement des prospects, la communication, la gestion des performances et les logiciels de génération de prospects.

Lorsque vous construisez votre pile de technologies de vente, posez-vous les questions suivantes :

• Quels outils vous aideront à résoudre les obstacles actuels de votre équipe commerciale ?
• Vos outils actuels vous conviennent-ils ?
• Vos outils s'intègrent-ils ?
• Le logiciel propose-t-il une formation ?
• Quels outils peuvent aider votre entreprise à passer au niveau supérieur ?

Lire la suite : 10 façons d'automatiser vos processus de vente

Opérations

Les opérations de vente aident à s'assurer que les nouvelles recrues connaissent bien la méthodologie de vente, la connaissance des produits et le processus de vente.

Il est essentiel de proposer des formations transversales pour fournir aux nouveaux vendeurs une vision complète du fonctionnement de l'ensemble du parcours client.

Dans les composants opérationnels, les commerciaux gèrent tous les composants administratifs afin de mieux les préparer à être sur le terrain de vente.

Voici des exemples de responsabilités des opérations de vente :

• Mise en place d'un programme de rémunération et d'intéressement
• Intégration et formation des représentants
• Maintenir les canaux de communication avec les différents départements

Performance

Les opérations commerciales analysent et communiquent en permanence les mesures de performance à l'ensemble du service commercial. Bien que les métriques soient facilement disponibles via le CRM, il appartient aux membres des opérations de vente de fournir des informations et des étapes d'action basées sur les données.

Il existe un écart considérable entre les prévisions de ventes et les revenus totaux.

Cela peut être dû à des entrées de données inexactes des représentants. Dans ce cas, les opérations peuvent suggérer comment rapporter les données avec précision.

Les membres des opérations commerciales peuvent également consulter l'ensemble des mesures et tactiques de leur service commercial pour déchiffrer les stratégies efficaces et non efficaces.

Par exemple, ils peuvent analyser les plus performants et comment ils passent leur temps par rapport au niveau inférieur. Ensuite, ils peuvent créer des entraînements pour améliorer les performances de chacun.

L'objectif est de prendre des données, de rapporter les informations, puis de prendre des mesures concrètes pour améliorer les performances des ventes.

4 étapes pour construire votre processus d'opérations de vente

Bien que les opérations de vente soient un concept large, vous pouvez diviser le processus en quatre segments distincts. Voici quatre étapes pour avoir une base solide pour votre stratégie d'opérations de vente.

1. Collecte de données

Au fur et à mesure que les ventes ont évolué, le parcours client a également évolué. Il y a plus de données que jamais.

Les équipes commerciales n'ont pas la bande passante nécessaire pour collecter et analyser les données afin d'obtenir des informations.

Les opérations de vente doivent rendre les données exploitables pour permettre aux ventes de prendre des décisions clés plus rapidement.

Lors de la phase de collecte de données, l'équipe des opérations de vente collectera des données sur les performances de l'équipe de vente. Ils analyseront les tendances et rendront compte des prévisions pour le trimestre ou l'année à venir. Cette étape jette les bases de la planification et de l'élaboration de stratégies futures.

Tout d'abord, il est important de définir les KPI et les métriques qui comptent. Examinez le processus de vente et réfléchissez aux mesures qui font avancer le prospect dans le pipeline.

Les commerciaux doivent évaluer les données existantes. Voici ce que vous devriez évaluer dans votre plateforme de vente :

Pour calculer la demande, vous souhaitez examiner les éléments suivants :

• Données de compte de prospect : évaluez les données de compte et de prospect de votre entreprise. Assurez-vous que toutes les données sont exactes.
• Profil client idéal : Segmentez vos prospects en fonction de catégories similaires pour adapter votre messagerie à leurs préoccupations. Les représentants doivent être affectés à une catégorie de prospects pour vendre efficacement à un type de client.
• Notation des prospects : en utilisant la notation des prospects avec Encharge ou un autre outil d'automatisation du marketing, vous pouvez cibler les bons prospects qui correspondent à votre profil de client idéal et qui sont potentiellement intéressés par ce que vous avez à offrir.

Pour suivre les performances de votre équipe de vente, vous devrez suivre les objectifs et les intrants.

Les entrées incluent des mesures telles que les e-mails envoyés, les démos terminées, le temps consacré aux activités de vente, les appels passés, les propositions envoyées, les opportunités créées, etc.

Les objectifs consisteront en des totaux quotidiens des ventes, des revenus totaux, de la croissance des ventes, du taux de réussite, etc.

À l'aide de votre CRM, vous pouvez afficher la plupart de ces métriques.

2. Planification de la demande

À la base, la planification de la demande consiste à anticiper le volume prévu en se préparant aux ventes futures. La prévision des ventes prédit les revenus, tandis que la planification de la demande garantit que vous disposez des ressources appropriées pour réaliser ces nouvelles ventes.

La planification de la demande nécessite l'analyse des tendances de consommation, des données de saisonnalité et des tendances historiques pour optimiser la capacité de votre organisation à répondre efficacement à la demande des clients.

Cela nécessite qu'une équipe d'opérations inter-organisations travaille ensemble pour déterminer quelle sera la demande de produits, quand et où elle se produira.

La demande peut soutenir les ventes de services tels que la main-d'œuvre, où vous avez besoin d'un personnel adéquat pour votre équipe, ou de produits physiques tels que le traitement des bons de commande.

Voici des cas d'utilisation pour la planification de la demande :

Agences ou entreprises de services

Vous pouvez réserver autant d'appels commerciaux et de clients que possible, mais votre équipe doit être en mesure de remplir ces obligations contractuelles.

Les opérations commerciales travailleront avec l'équipe marketing pour déterminer le nombre attendu de prospects qualifiés pour la vente obtenus sur une période définie.

Vos opérations de vente veilleront à ce qu'un nombre suffisant de sous-traitants, d'assistance ou de sous-traitants soient embauchés pour satisfaire les clients.

Editeurs de logiciels :

La planification de la demande peut ne pas être aussi importante pour les abonnements d'entrée de gamme. Cependant, les entreprises clientes auront besoin d'un soutien et d'une consultation plus importants. Par conséquent, le bon nombre de personnel de soutien est nécessaire pour aider les clients haut de gamme.

Encharge peut aider à la planification de la demande en utilisant la fonction de notation des prospects.

Au fur et à mesure que vous cultivez vos prospects, il y aura des indicateurs clés qui signalent la demande.

Vous aurez une bonne idée de la demande à court terme pour votre produit en notant vos prospects.

Tous les prospects avec des «scores de prospects élevés» peuvent vous aider à prévoir les ventes futures, vous permettant de créer des systèmes qui soutiennent votre équipe de vente.

La connexion d'Encharge à des outils tels que Slack et votre CRM vous permet de connecter des prospects à score élevé à vos commerciaux.

3. Planification de l'approvisionnement

La planification de l'approvisionnement consiste à faire correspondre la demande des clients à l'offre de produits en utilisant une stratégie de tarification, des prévisions et des techniques de gestion des stocks.

L'équipe commerciale et le service financier évalueront la capacité. Ils détermineront s'il y a des contraintes de fournisseurs, de personnes ou de machines.

La planification de la demande se concentre sur la demande des clients, tandis que la planification de l'approvisionnement se penche sur le contrôle des stocks et les processus internes.

La planification de l'approvisionnement repose sur une planification précise de la demande.

Vous pouvez concevoir une meilleure stratégie de tarification, un nouveau lancement ou des opportunités promotionnelles avec la planification de l'approvisionnement.

Une fois que vous connaissez la demande, vous devez planifier la quantité de production, de matériaux, de technologie ou d'autres fournitures nécessaires pour répondre à la demande.

Bien que la planification de la chaîne d'approvisionnement puisse sembler non pertinente pour les entreprises numériques, il existe de nombreuses facettes de la chaîne d'approvisionnement autres que les biens physiques.

Par exemple, une petite entreprise avec seulement quelques commerciaux peut décider d'abandonner les feuilles de calcul pour un système plus unifié et basé sur le cloud.

Une organisation de taille moyenne ou une entreprise peut décider que l'efficacité des ventes peut être améliorée grâce à une équipe ou à un logiciel d'aide à la vente développé.

Le développement d'une équipe d'aide à la vente distincte permet à l'équipe de vente d'atteindre ses objectifs et de répondre à la demande pour son produit ou service.

4. Réconciliation et mise en œuvre du plan

Une fois que la demande et l'offre ont été consultées, l'équipe commerciale peut élaborer le plan d'ajustements.

Chaque organisation aura une stratégie unique en fonction de sa planification de la demande et de l'offre.

Cependant, voici quelques implémentations générales que l'équipe des opérations commerciales peut exécuter. Les grandes organisations consacreront du personnel à chacune de ces exécutions.

En outre, les entreprises peuvent avoir besoin de cadres de niveau C pour approuver ces ajustements avant qu'ils ne puissent être mis en œuvre.

En règle générale, cela nécessitera des ajustements dans ces différents composants :

• Technologie : en fonction de la situation actuelle de votre organisation et de vos objectifs, quelle pile technologique correspond à votre équipe de vente ? Les opérations de vente ajouteront ou élimineront la technologie pour mieux faciliter l'automatisation ou mieux comprendre les performances des ventes.
• Processus de vente : les opérations de vente viseront à rendre leur processus de vente plus efficace. Peut-être que l'attribution d'une répartition appropriée des prospects à certains représentants permettra un taux de conversion plus élevé. Ou l'incorporation de plus de réunions de vente et de marketing permet à l'équipe de se concentrer sur une meilleure clôture de comptes spécifiques.
• Embauche, intégration et formation : les opérations commerciales développeront des protocoles d'embauche, d'intégration et de formation pour s'assurer que leurs commerciaux sont bien préparés pour atteindre leurs objectifs. Ils pourraient mettre en place un nouveau plan de rémunération qui incite mieux les commerciaux.
• Communication : l'équipe de vente doit se sentir à l'aise de collaborer avec d'autres départements pour les aider à atteindre leurs objectifs. Travailler avec les équipes marketing pour les supports de vente ou la formation sur les produits prépare mieux les vendeurs.

Nous pouvons résumer le processus en quatre étapes :

1. Recueillir des données.
2. Demande prévue.
3. Prévoir l'offre nécessaire pour répondre à la demande.
4. Élaborez des stratégies et mettez-les en œuvre en fonction de vos conclusions.

Le livre "Sales & Operations Planning" de Thomas F. Wallace et Robert A. Stahl met en lumière un processus d'opération de vente similaire.

Structure idéale de l'équipe des opérations de vente

La constitution de votre équipe commerciale dépend du stade de votre entreprise.

Une organisation dont les revenus annuels récurrents (ARR) sont inférieurs à 1 million de dollars devrait embaucher un représentant des opérations techniques. Ce professionnel est responsable de la gestion du CRM pour les rapports et les analyses, le calcul des commissions et la mise en œuvre d'une stratégie de croissance.

Une fois qu'une entreprise atteint un ARR de 1 à 10 millions de dollars, elle peut embaucher un responsable de l'efficacité des ventes responsable de l'intégration et de la formation de l'équipe de vente.

Les entreprises qui atteignent 10 millions de dollars devraient embaucher un directeur des opérations commerciales pour façonner les décisions stratégiques. Ils vous aideront avec le plan de croissance, la conception du territoire, la force de vente, le lieu de rémunération, etc.

Chaque organisation est unique dans ses besoins. Cependant, cette matrice vous donne une idée de la façon dont vous souhaitez que votre équipe des opérations de vente.

Utilisez Encharge pour améliorer votre équipe commerciale.

Les données sont la base fondamentale d'une équipe commerciale efficace. Sans données, vos ventes ne disposeront pas d'informations concrètes pour prendre des décisions de croissance.

Votre service des ventes est en première ligne pour parler aux clients et se concentrer sur leurs responsabilités.

Une équipe des opérations est le cerveau de l'opération.

Avec la prolifération des données, vous avez besoin d'une équipe commerciale pour synthétiser ces informations afin d'aider les équipes commerciales.

Des outils comme Encharge rendent cela possible.

Nous nous intégrons à toutes les plates-formes logicielles, des outils CRM aux analyses marketing.

Les données collectées donnent à votre équipe de vente plus d'informations, afin qu'elle puisse se concentrer sur les activités qui produisent de meilleurs résultats. Boostez votre équipe commerciale avec Encharge. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit de 14 jours !