Panduan Lengkap untuk Membangun Proses Operasi Penjualan Anda

Lakukan lebih banyak dengan lebih sedikit — mantra baru dalam ekonomi pra-resesi.

Perusahaan dengan sumber daya terbatas tidak bisa begitu saja terus memperluas cakupan akun, merekrut tenaga penjualan garis depan, atau menutupi kapasitas penjualan.

Di dunia modern, para pemimpin penjualan dipaksa untuk memikirkan kembali cara mereka menjual.

Di situlah operasi penjualan ikut bermain.

Operasi penjualan telah tumbuh sebesar 38% dari 2018 hingga 2020, pertumbuhan hampir 5 kali lebih cepat daripada fungsi penjualan secara keseluruhan.

Memiliki proses operasi penjualan yang efektif dapat membuka pertumbuhan yang berkelanjutan dengan meningkatkan penjualan.

Panduan ini mencakup proses operasi penjualan dan empat langkah penting untuk mengembangkannya.

Apa itu proses operasi penjualan?

Satu-satunya tujuan tim operasi penjualan adalah untuk membangun sistem dan menerapkan teknologi untuk memastikan tim penjualan Anda mencapai target mereka. Singkatnya, Sales Operations membuat, mengimplementasikan, dan mengoptimalkan proses, data, dan aplikasi yang mendukung tim penjualan.

Tim operasi penjualan mendasarkan pekerjaan mereka dalam data dengan menentukan faktor-faktor seperti:

• Teknologi apa yang harus diterapkan yang paling sesuai dengan tujuan tim
• Berapa banyak repetisi yang harus disewa
• Cara memberi insentif kepada repetisi

Setiap operasi penjualan membutuhkan proses tentang bagaimana mereka berencana untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi.

Meskipun setiap perusahaan itu unik, berikut adalah ikhtisar dasar tentang seperti apa proses operasi penjualan Anda:

1. Tim Anda mengumpulkan data untuk menganalisis bagaimana kinerja proses penjualan saat ini.
2. Kemudian, mereka akan membuat dan menerapkan strategi operasi penjualan untuk mengoptimalkan efisiensi.
3. Akhirnya, mereka mengukur hasil dan memulai kembali prosesnya.

Proses dasar ini dapat diterapkan pada berbagai fungsi tim penjualan.

Mengenai teknologi, operasi penjualan dapat mengotomatiskan tugas, meningkatkan alur kerja, dan bahkan mengimplementasikan alat pemberdayaan penjualan.

Contoh lainnya adalah komunikasi.

Tim operasi penjualan akan memfasilitasi komunikasi yang lebih baik, memastikan bahwa data dibagikan ke seluruh tim.

Menghubungkan alat otomatisasi pemasaran Anda seperti Encharge ke sistem CRM Anda memberi Anda akses ke banyak informasi, sehingga perwakilan penjualan dapat memiliki rencana serangan yang lebih baik untuk menutup lebih banyak transaksi.

Tentu saja, ini mencakup fungsi lain seperti orientasi, pelatihan, dan pengelolaan tenaga penjualan. Ini berarti merancang rencana kompensasi untuk mempertahankan dan menarik bakat terbaik.

Dan itu melibatkan pelaporan penjualan, peramalan, dan alokasi prospek yang tepat.

Singkatnya, proses operasi penjualan melibatkan pengambilan data yang disajikan, menyusun rencana, dan menerapkan strategi di semua fungsi penjualan, seperti perekrutan, komunikasi, pelaksanaan penjualan, dll.

Ada banyak praktik terbaik untuk meningkatkan efisiensi dan mempercepat saluran Anda.

Fungsi utama dari proses operasi penjualan

Operasi penjualan berfungsi untuk memuluskan celah dalam proses penjualan sehingga tenaga penjualan dapat menjalankan peran mereka tanpa mengkhawatirkan tugas di belakang layar. Ada beberapa area yang harus dinavigasi oleh operasi penjualan, termasuk strategi, teknologi, operasi, dan kinerja.

76% profesional operasi penjualan percaya bahwa mengelola teknologi penjualan adalah tugas mereka yang paling berharga. Tugas penting lainnya termasuk menyarankan strategi pertumbuhan dan kinerja peramalan.

Strategi

Operasi penjualan harus menyusun strategi bagaimana mereka dapat membuat proses penjualan lebih efisien. Mereka menggunakan analisis untuk menentukan langkah taktis tertentu yang dapat meningkatkan produktivitas penjualan.

Berikut adalah metode strategis yang dapat diterapkan oleh operasi penjualan Anda:

• Penugasan wilayah penjualan dan metode distribusi prospek yang lebih baik
• Perangkat lunak dan materi pemberdayaan penjualan
• Adopsi metodologi penjualan tertentu

Teknologi

Operasi penjualan bertujuan untuk mengelola dan mengimplementasikan perangkat lunak yang digunakan penjualan. Mereka juga harus mengakses dan menafsirkan data untuk melakukan perbaikan.

Salah satu tujuan pertama adalah menerapkan alat otomatisasi penjualan. 61% organisasi yang menggunakan otomatisasi penjualan mengungguli target pendapatan mereka.

Tim operasi penjualan Anda mungkin mengelola platform termasuk CRM, analisis data, pengayaan prospek, komunikasi, manajemen kinerja, dan perangkat lunak pembuatan prospek.

Saat membangun tumpukan teknologi penjualan Anda, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Alat apa yang akan membantu Anda memecahkan hambatan tim penjualan Anda saat ini?
• Apakah alat Anda saat ini bekerja dengan baik untuk Anda?
• Apakah alat Anda terintegrasi?
• Apakah perangkat lunak menawarkan pelatihan?
• Alat apa yang dapat membantu bisnis Anda naik ke tingkat berikutnya?

Baca lebih lanjut: 10 Cara Mengotomatiskan Proses Penjualan Anda

Operasi

Operasi penjualan membantu memastikan karyawan baru berpengalaman dalam metodologi penjualan, pengetahuan produk, dan proses penjualan.

Sangat penting untuk menawarkan pelatihan lintas departemen untuk memberi penjual baru pandangan lengkap tentang cara kerja seluruh perjalanan pelanggan.

Dalam komponen operasi, operasi penjualan menangani semua komponen administratif untuk mempersiapkan mereka dengan lebih baik untuk berada di lantai penjualan.

Contoh tanggung jawab Sales Ops meliputi:

• Pelaksanaan program kompensasi dan insentif
• Orientasi dan perwakilan pelatihan
• Memelihara saluran komunikasi dengan departemen yang berbeda

Pertunjukan

Operasi penjualan terus menganalisis dan melaporkan metrik kinerja ke seluruh departemen penjualan. Meskipun metrik sudah tersedia melalui CRM, terserah kepada anggota operasi penjualan untuk memberikan wawasan dan langkah-langkah tindakan berdasarkan data.

Ada perbedaan yang cukup besar antara peramalan penjualan dan total pendapatan.

Bisa jadi karena input data yang tidak akurat dari repetisi. Dalam hal ini, ops dapat menyarankan cara melaporkan data secara akurat.

Anggota operasi penjualan juga dapat melihat metrik dan taktik seluruh departemen penjualan mereka untuk menguraikan strategi yang efektif dan tidak efektif.

Misalnya, mereka dapat menganalisis kinerja terbaik dan bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka dibandingkan dengan tingkat bawah. Kemudian, mereka dapat membuat pelatihan untuk meningkatkan kinerja semua orang.

Tujuannya adalah untuk mengambil data, melaporkan wawasan, dan kemudian mengambil langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan kinerja penjualan.

4 langkah untuk membangun proses operasi penjualan Anda

Meskipun operasi penjualan adalah konsep yang luas, Anda dapat memecah proses menjadi empat segmen berbeda. Berikut adalah empat langkah untuk memiliki dasar yang kuat untuk strategi operasi penjualan Anda.

1. Pengumpulan data

Seiring dengan berkembangnya penjualan, begitu pula perjalanan pelanggan. Ada lebih banyak data dari sebelumnya.

Tim penjualan tidak memiliki bandwidth untuk mengumpulkan dan menganalisis data untuk wawasan.

Operasi penjualan harus membuat data dapat ditindaklanjuti untuk memungkinkan penjualan membuat keputusan penting lebih cepat.

Pada tahap pengumpulan data, tim sales ops akan mengumpulkan data kinerja tim penjualan. Mereka akan menganalisis tren dan melaporkan perkiraan untuk kuartal atau tahun mendatang. Tahap ini menetapkan dasar untuk perencanaan dan penyusunan strategi di masa depan.

Pertama, penting untuk menentukan KPI dan metrik yang penting. Lihatlah proses penjualan dan pertimbangkan metrik apa yang menggerakkan prospek ke bawah.

Operasi penjualan harus menilai data yang ada. Inilah yang harus Anda evaluasi di platform penjualan Anda:

Untuk menghitung permintaan, Anda ingin melihat hal berikut:

• Data akun prospek: Evaluasi prospek dan data akun perusahaan Anda. Pastikan semua data akurat.
• Profil pelanggan ideal: Segmentasikan prospek Anda berdasarkan kategori serupa untuk menyesuaikan pesan Anda dengan kekhawatiran mereka. Perwakilan harus ditugaskan ke satu kategori prospek untuk secara efektif menjual ke satu jenis pelanggan.
• Penilaian prospek: Menggunakan penilaian prospek dengan Encharge atau alat otomatisasi pemasaran lainnya, Anda dapat menargetkan prospek yang tepat yang sesuai dengan profil pelanggan ideal Anda dan berpotensi tertarik dengan apa yang Anda tawarkan.

Untuk melacak kinerja tim penjualan Anda, Anda harus melacak sasaran dan masukan.

Masukan termasuk metrik seperti email yang dikirim, demo yang diselesaikan, waktu yang dihabiskan untuk aktivitas penjualan, panggilan yang dilakukan, proposal yang dikirim, peluang yang dibuat, dll.

Sasarannya akan terdiri dari total penjualan harian, total pendapatan, pertumbuhan penjualan, tingkat kemenangan, dll.

Dengan menggunakan CRM, Anda dapat melihat sebagian besar metrik ini.

2. Perencanaan permintaan

Pada intinya, perencanaan permintaan melibatkan mendahului volume yang diantisipasi dengan mempersiapkan penjualan di masa depan. Peramalan penjualan memprediksi pendapatan, sementara perencanaan permintaan memastikan Anda memiliki sumber daya yang tepat untuk memenuhi penjualan baru tersebut.

Perencanaan permintaan memerlukan analisis tren konsumen, data musiman, dan tren historis untuk mengoptimalkan kemampuan organisasi Anda dalam memenuhi permintaan pelanggan secara efisien.

Ini membutuhkan tim operasi lintas organisasi untuk bekerja sama untuk menentukan berapa banyak permintaan produk yang akan ada dan kapan dan di mana itu akan terjadi.

Permintaan dapat mendukung penjualan layanan seperti tenaga kerja, di mana Anda membutuhkan staf yang tepat untuk tim Anda, atau produk fisik seperti mengisi pesanan pembelian.

Berikut adalah kasus penggunaan untuk perencanaan permintaan:

Agensi atau bisnis berbasis layanan

Anda dapat memesan panggilan penjualan dan klien sebanyak mungkin, tetapi tim Anda harus dapat memenuhi kewajiban kontraktual tersebut.

Operasi penjualan akan bekerja dengan tim pemasaran untuk menentukan jumlah prospek yang diharapkan dari penjualan berkualitas yang diperoleh selama periode yang ditentukan.

Operasi penjualan Anda akan memastikan bahwa pemenuhan, dukungan, atau kontraktor pihak ketiga yang cukup dipekerjakan untuk memuaskan klien.

Perusahaan perangkat lunak:

Perencanaan permintaan mungkin tidak sepenting langganan tingkat pemula. Namun, klien perusahaan akan membutuhkan dukungan dan konsultasi yang lebih besar. Oleh karena itu, jumlah staf pendukung yang tepat diperlukan untuk membantu klien kelas atas.

Encharge dapat membantu perencanaan permintaan dengan menggunakan fungsi penilaian prospek.

Saat Anda memelihara prospek Anda, akan ada indikator kunci yang menandakan permintaan.

Anda akan memiliki ide bagus tentang permintaan jangka pendek untuk produk Anda dengan menilai prospek Anda.

Semua prospek dengan "skor prospek tinggi" dapat membantu Anda memperkirakan penjualan di masa mendatang, memungkinkan Anda membuat sistem yang mendukung tim penjualan Anda.

Menghubungkan Encharge ke alat seperti Slack dan CRM Anda memungkinkan Anda menghubungkan prospek skor tinggi dengan perwakilan Anda.

3. Perencanaan pasokan

Perencanaan pasokan melibatkan pencocokan permintaan pelanggan dengan pasokan produk menggunakan strategi penetapan harga, peramalan, dan teknik manajemen persediaan.

Tim operasi penjualan dan departemen keuangan akan mengevaluasi kapasitas. Mereka akan menentukan apakah ada kendala pemasok, orang, atau mesin.

Perencanaan permintaan berfokus pada permintaan pelanggan, sementara perencanaan pasokan melihat ke dalam pengendalian persediaan dan proses internal.

Perencanaan pasokan bergantung pada perencanaan permintaan yang akurat.

Anda dapat merancang strategi penetapan harga yang lebih baik, peluncuran baru, atau peluang promosi dengan perencanaan pasokan.

Setelah mengetahui permintaan, Anda perlu merencanakan berapa banyak produksi, bahan, teknologi, atau persediaan lain yang diperlukan untuk memenuhi permintaan.

Sementara perencanaan rantai pasokan mungkin tampak tidak relevan untuk bisnis digital, ada banyak aspek rantai pasokan selain barang fisik.

Misalnya, sebuah perusahaan kecil dengan hanya beberapa tenaga penjualan dapat memutuskan untuk membuang spreadsheet untuk sistem yang lebih terpadu dan berbasis cloud.

Organisasi menengah atau perusahaan dapat memutuskan bahwa efisiensi penjualan dapat ditingkatkan melalui tim atau perangkat lunak pemberdayaan penjualan yang dikembangkan.

Mengembangkan tim pemberdayaan penjualan yang terpisah memungkinkan tim penjualan untuk mencapai target mereka dan memenuhi permintaan untuk produk atau layanan mereka.

4. Merencanakan rekonsiliasi dan implementasi

Setelah permintaan dan penawaran telah diakses, tim operasi penjualan dapat menyusun rencana untuk penyesuaian.

Setiap organisasi akan memiliki strategi yang unik tergantung pada perencanaan permintaan dan penawarannya.

Namun, berikut adalah beberapa implementasi umum yang dapat dijalankan oleh tim operasi penjualan. Organisasi yang lebih besar akan mendedikasikan staf untuk masing-masing eksekusi ini.

Selain itu, perusahaan perusahaan mungkin memerlukan eksekutif tingkat-c untuk menandatangani penyesuaian ini sebelum dapat diterapkan.

Biasanya, itu akan memerlukan penyesuaian dalam berbagai komponen ini:

• Teknologi: Berdasarkan di mana organisasi Anda saat ini dan tujuan Anda, tumpukan teknologi apa yang sesuai dengan tim penjualan Anda? Operasi penjualan akan menambah atau menghilangkan teknologi untuk memfasilitasi otomatisasi atau wawasan yang lebih baik tentang kinerja penjualan.
• Proses penjualan: Operasi penjualan akan bertujuan untuk membuat proses penjualan mereka lebih efisien. Mungkin menetapkan distribusi prospek yang tepat ke perwakilan tertentu akan memungkinkan tingkat konversi yang lebih tinggi. Atau menggabungkan lebih banyak rapat penjualan dan pemasaran memungkinkan tim untuk fokus pada penutupan akun tertentu yang lebih baik.
• Perekrutan, orientasi, dan pelatihan: Operasi penjualan akan mengembangkan protokol perekrutan, orientasi, dan pelatihan untuk membantu memastikan perwakilan mereka siap untuk mencapai tujuan mereka. Mereka mungkin menerapkan rencana kompensasi baru yang memberi insentif lebih baik kepada perwakilan penjualan.
• Komunikasi: Tim penjualan harus merasa nyaman berkolaborasi dengan departemen lain untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka. Bekerja dengan tim pemasaran untuk jaminan penjualan atau pelatihan produk mempersiapkan penjual dengan lebih baik.

Kita dapat meringkas proses dalam empat langkah:

1. Mengumpulkan data.
2. Perkiraan permintaan.
3. Perkiraan pasokan yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.
4. Buat strategi dan terapkan berdasarkan temuan Anda.

Buku "Sales & Operations Planning" oleh Thomas F. Wallace dan Robert A. Stahl menyoroti proses operasi penjualan yang serupa.

Struktur tim operasi penjualan yang ideal

Membangun tim operasi penjualan Anda tergantung pada tahap bisnis Anda.

Sebuah organisasi dengan pendapatan berulang tahunan (ARR) kurang dari $1 juta harus mempekerjakan perwakilan operasi teknis. Profesional ini bertanggung jawab untuk mengelola CRM untuk pelaporan dan analitik, menghitung komisi, dan mencoba menerapkan strategi pertumbuhan.

Setelah perusahaan mencapai ARR $1 hingga $10 juta, perusahaan dapat mempekerjakan manajer efektivitas penjualan yang bertanggung jawab atas orientasi dan pelatihan tim penjualan.

Perusahaan yang mencapai $10 juta harus mempekerjakan direktur operasi penjualan untuk membentuk keputusan strategis. Mereka akan membantu dengan rencana pertumbuhan, desain wilayah, tenaga penjualan, tempat kompensasi, dll.

Setiap organisasi unik dalam kebutuhannya. Namun, matriks ini memberi Anda gambaran tentang bagaimana Anda menginginkan tim operasi penjualan Anda.

Gunakan Encharge untuk meningkatkan tim operasi penjualan Anda.

Data adalah fondasi fundamental untuk tim operasi penjualan yang efektif. Tanpa data, penjualan Anda tidak akan memiliki informasi konkret untuk mendorong keputusan pertumbuhan.

Departemen penjualan Anda berada di garis depan berbicara dengan pelanggan dan berfokus pada tanggung jawab mereka.

Tim operasi adalah otak dari operasi.

Dengan proliferasi data, Anda memerlukan tim operasi penjualan untuk mensintesis informasi tersebut untuk memungkinkan tim penjualan.

Alat seperti Encharge memungkinkan hal itu.

Kami berintegrasi dengan semua platform perangkat lunak, mulai dari alat CRM hingga analitik pemasaran.

Data yang dikumpulkan memberi tim penjualan Anda lebih banyak wawasan, sehingga mereka dapat fokus pada aktivitas yang menghasilkan hasil yang lebih baik. Tingkatkan kekuatan tim operasi penjualan Anda dengan Encharge. Daftar untuk uji coba 14 hari gratis hari ini!