Jak zbudować i wdrożyć plan przejrzystości projektu w 4 prostych krokach

Plany komunikacji zarządzania projektem muszą uwzględniać przejrzystość wszystkich interesariuszy, aby zapewnić postęp projektu zgodnie z planem. Dzięki temu interesariusze są w zadaniu, na czas i na palcach. Plany przejrzystości projektu umożliwiają właścicielowi małej firmy lub kierownikowi projektu rozliczanie wszystkich z terminów, aby projekt mógł posuwać się do przodu.

W rzeczywistości pracownicy i kierownicy projektów wolą mieć jakiś rodzaj oprogramowania do współpracy wraz z narzędziami do zarządzania projektami. Przedstawiliśmy ten i inne powody, aby zapewnić przejrzystość projektu w części pierwszej naszej serii dotyczącej priorytetowego traktowania przejrzystości w planowaniu zarządzania projektami, zamiast robić to dopiero po namyśle.

W części drugiej zagłębimy się w kluczowe czynniki, które sprawiają, że plany komunikacji zarządzania projektami są skuteczne, cztery kroki do zbudowania skutecznego planu komunikacji oraz narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć sukces.

Jakie są krytyczne czynniki w komunikacji zarządzania projektami?

W szerszym zakresie strategii PM (zarządzania projektami) Twój plan komunikacji zarządzania projektami powinien koncentrować się na czterech kluczowych elementach skutecznej komunikacji. Przejrzysta komunikacja pomaga zespołom wewnętrznym wykonywać zadania i terminowo, prowadząc do pomyślnego zakończenia projektu.

Kanały

Każdy powinien korzystać z tych samych kanałów komunikacji do omawiania projektów, mając do nich równy dostęp. Dla wygody możesz tworzyć grupy w ramach systemów przesyłania wiadomości i nazywać je według kategorii projektu, poziomów interesariuszy (kierownicy, dyrektorzy, liderzy zespołów), rodzajów zadań (badania i rozwój, prototypowanie, inżynieria) lub nazw zespołów (tygrys, lew, dziobak).

Na przykład możesz skonfigurować grupy e-mailowe w swoim systemie, które wysyłają wiadomości do każdego członka zespołu w celu dyskusji. Aby ułatwić komunikację, wiele opcji oprogramowania do czatu na żywo pozwala grupom rozmawiać jednocześnie.

Wyniki

Jakie wyniki lub cele chcesz osiągnąć? Jakie są końcowe cele każdego zadania, które muszą wykonać Twoi interesariusze, aby projekt mógł posuwać się do przodu? Komunikacja między interesariuszami musi odnosić się do konkretnego zadania, aby wszyscy rozumieli, do czego się odnosi, aby osiągnąć cele zadania i uzyskać wyniki.

Publiczność

Odbiorca, który widzi przekaz, musi jak najprościej przekazać mu znaczenie. Jest to ważne, ponieważ interesariusze wewnętrzni i zewnętrzni mogą nie mieć takiego samego poziomu zaangażowania w projekt. Możesz wyznaczyć, kto kontaktuje się z kim, kiedy nakreślasz plan komunikacji zarządzania projektem.

Załóżmy, że kierownik projektu spotyka się raz w miesiącu z zarządem klienta. Menedżer powinien dostarczać komunikaty, które z łatwością zrozumieją, bez wdawania się w zbyt wiele szczegółów, jednocześnie będąc w stanie wypowiedzieć się na temat wszelkich pisemnych raportów rozpowszechnionych w tym czasie.

Wiadomość

Komunikaty do interesariuszy muszą przekazywać znaczenie przy minimalnym tarciu i jak najbardziej jasne, proste znaczenie. Czemu? Dzięki temu osoby otrzymujące wiadomość mogą w razie potrzeby podjąć odpowiednie działania.

Przeanalizuj te cztery praktyczne kroki, aby zbudować plan komunikacji PM

Gotowy do stworzenia przejrzystego planu komunikacji zarządzania projektami?

Rozważ zastosowanie zwinnej metodyki i zintegrowanych metod zarządzania projektami. Każdy kierownik projektu ma inne podejście do zarządzania cyklem życia projektu. W naszym badaniu ^[*] stwierdziliśmy, że tylko 17% menedżerów polega wyłącznie na metodach zwinnych, podczas gdy 51% wierzy w zintegrowane metody zarządzania projektami. Połączenie obu daje lepsze rezultaty.

Istnieje wiele możliwości wyboru oprogramowania do zarządzania projektami. Z ponad 1350 dostępnych, możesz wybrać taki, który odpowiada Twoim potrzebom, jeśli jeszcze go nie masz. Odpowiednie oprogramowanie ułatwia współpracę dzięki prostym kanałom komunikacji i systemom alertów.

Oprogramowanie PM z kompleksowymi platformami oferuje automatyzację, która może automatycznie przesuwać osie czasu do przodu po zakończeniu zadań, jednocześnie śledząc czas realizacji zadań i projektów. Wybierz taki, który jest łatwy w użyciu i ma funkcje raportowania.

Wszyscy w projekcie powinni rozumieć rolę każdego członka zespołu w systemie zarządzania projektami. Możesz to nakreślić w dokumencie planowania, który wszyscy przeglądają podczas spotkania z udziałem wszystkich interesariuszy, aby rozpocząć projekt. Powodem spotkania jest to, że ludzie zadają pytania takie jak: „Komu mam zgłosić, jeśli zdarzy się X?” Organizuj regularne spotkania po pierwszym inauguracji, aby uzyskać pytania i odpowiedzi, ponieważ nigdy nie wiesz, kto może potrzebować ich wysłuchania.

Dwight Eisenhower ^[1] powiedział kiedyś: „Plany są bezużyteczne, ale planowanie jest niezbędne”.

Bez względu na to, jak dobrze ułożysz swoje plany, coś pójdzie nie tak lub przynajmniej zasugeruje inny sposób działania. Dlatego musisz planować zmienne i elastyczne w ramach projektu. Terminy powinny być przestrzegane w jak największym stopniu, ale w trakcie projektu należy pozostawić trochę miejsca na nieprzewidziane okoliczności, takie jak osoby opuszczające firmę lub klienci/klienci z odmową.

Oprócz regularnych spotkań organizuj spotkania aktualizacyjne, gdy zespoły osiągną określone kamienie milowe. Są one ważne, aby przekazać je wszystkim zainteresowanym, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, jakie są następne kroki i co musi się wydarzyć.

Wybierz odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, aby wspierać przejrzystość i komunikację

Narzędzia cyfrowe mogą umożliwić realizację planu komunikacji zarządzania projektem, zapewniając praktyczne ramy dla ludzi, w tym zespołów zdalnych, do czatowania, przesyłania dokumentów, wprowadzania poprawek, wyznaczania terminów i wysyłania wyników.

Szukaj w pełni zintegrowanych platform do zarządzania projektami, które mają udostępnione kalendarze, które każdy może zobaczyć, portale czatowe do dyskusji zespołowych, funkcje wideokonferencji, udostępnianie plików i automatyczne alerty dotyczące ukończenia zadań.

Twoja przejrzystość się opłaca, gdy wszyscy są w tym samym projekcie i na tej samej stronie. Spójrz na pięć naszych najlepszych rozwiązań do zarządzania projektami do wizualizacji projektów jako jeden z możliwych wyborów.

Wykorzystanie właściwych narzędzi i czterech praktycznych kroków wymienionych powyżej pozwala osiągnąć przejrzystość wśród interesariuszy od początku do końca. Twój zespół zakończy projekty na czas, spełniając lub przekraczając oczekiwania, a przy wyższym poziomie satysfakcji klienta Ty i Twoja firma odniesiecie większy sukces i będziecie się dalej rozwijać.

Metodologia badania

* Ankieta dotycząca zarządzania projektami firmy Capterra została przeprowadzona w marcu 2021 r. wśród 422 kierowników projektów z USA. Wykwalifikowani respondenci są decydentami lub mają znaczący udział w codziennym zarządzaniu projektami w swojej organizacji. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i poruszany temat.

Źródła

1. Cytat Dwighta Eisenhowera, Goodreads