如何通過 4 個簡單步驟構建和實施項目透明度計劃

已發表: 2022-08-16

我們系列的第二部分為您提供了建立項目透明度計劃的實用步驟。

項目管理溝通計劃必須包括所有利益相關者的透明度，以確保項目按計劃推進。 這使利益相關者能夠按時、按時完成任務並保持警覺。 項目透明度計劃允許您作為小企業主或項目經理，讓每個人都對截止日期負責，以便項目能夠向前推進。

事實上，員工和項目經理更喜歡在他們的項目管理工具旁邊使用某種類型的協作軟件。 我們在關於在項目管理規劃中優先考慮透明度的系列文章的第一部分中概述了項目透明度的這個和其他原因，而不是事後才考慮。

對於第二部分，我們將深入探討使項目管理溝通計劃有效的關鍵因素、構建有效溝通計劃的四個步驟，以及幫助您為成功做好準備的工具。

項目管理溝通中的關鍵因素是什麼？

在您的 PM（項目管理）戰略的更廣泛範圍內，您的項目管理溝通計劃應側重於有效溝通的四個關鍵組成部分。 清晰的溝通有助於您的內部團隊按時完成任務，從而成功完成項目。

頻道

每個人都應該使用相同的溝通渠道來討論項目，同時擁有平等的機會。 為方便起見，您可以在消息傳遞系統中設置組，並根據項目類別、利益相關者級別（經理、主管、團隊負責人）、任務類型（研發、原型設計、工程）或團隊名稱（老虎、獅子、鴨嘴獸）。

例如，您可以在系統中設置電子郵件組，將消息發送給團隊的每個成員進行討論。 為了更輕鬆的交流方式，大量實時聊天軟件選項允許群組同時交談。

結果

你想達到什麼結果或目標？ 您的利益相關者必須執行的每項任務的最終目標是什麼，以保持項目向前發展？ 利益相關者之間的溝通必須參考特定任務，因此每個人都了解參考了什麼來滿足任務目標並獲得結果。

例子

Chuck 向 Stacy 發送有關分析報告時間表的信息，以便他確定利用數據的方法。 該消息應在該任務中發送或與參考一起發送，以確保 Stacy 和 Chuck 立即了解他們正在討論的內容。 此外，如果其他員工在開始任務之前依賴這些分析報告完成，那麼在項目管理軟件中看到這種溝通有助於他們了解任何延遲或更改的截止日期，而無需發送額外的電子郵件或安排會議討論混亂。

觀眾

看到信息的聽眾必須盡可能簡單地傳達給他們的意思。 這很重要，因為內部利益相關者和外部利益相關者在項目中的參與程度可能不同。 當您概述項目管理溝通計劃時，您可以指定誰與誰聯繫。

假設項目經理每月與客戶的董事會會面一次。 經理應該傳達他們容易理解的信息，而不涉及太多細節，同時能夠就當時傳播的任何書面報告發表意見。

信息

給利益相關者的信息必須以最小的摩擦和盡可能清晰、簡單的含義傳達含義。 為什麼？ 因此，收到消息的人可以在必要時採取適當的行動。

例子

假設 Stacy 告訴 Chuck 她的詳細分析不會按時完成，這會耽誤 Chuck 的工作。 然後，查克可以決定請求延長他的截止日期，詢問史黛西是否需要幫助，或者向主管尋求建議。

檢查這四個實際步驟以建立 PM 溝通計劃

準備好創建透明的項目管理溝通計劃了嗎？

考慮使用敏捷方法和集成項目管理方法。 每個項目經理都有不同的方法來管理項目生命週期。 在我們的調查[*]中，我們發現只有 17% 的經理完全依賴敏捷方法，而 51% 相信集成項目管理方法。 兩者結合可以獲得更好的結果。

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選擇文檔格式或工具來容納計劃

項目管理軟件的選擇比比皆是。 有超過 1,350 個可用，如果您還沒有一個，您可以選擇適合您需要的一個。 正確的軟件通過簡單的溝通渠道和警報系統使協作變得容易。

具有綜合平台的 PM 軟件具有自動化功能，可以在任務完成時自動向前推進時間線，同時跟踪任務和項目的時間。 選擇一個易於使用且具有報告功能的產品。

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識別利益相關者

項目中的每個人都應該了解每個團隊成員在項目管理系統中的角色。 您可以在一份計劃文件中概述這一點，每個人都會在利益相關者範圍的會議期間審查該文件以啟動項目。 開會的目的是讓人們提出一些問題，例如“如果發生 X，我應該向誰報告？” 在初次啟動後舉行定期會議以獲取問題和答案，因為您永遠不知道誰可能需要聽取他們的意見。

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計劃變量和靈活性

德懷特·艾森豪威爾[1]曾經說過：“計劃是無用的，但計劃是不可或缺的。”

無論您如何制定計劃，都會出現問題，或者至少會提出不同的行動方案。 這就是為什麼您需要在項目框架內規劃變量和靈活性的原因。 應盡可能遵守最後期限，但在整個項目中為不可預見的情況留出一些迴旋餘地，例如人們離開公司或客戶/客戶有阻力。

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設置與里程碑一致的更新和溝通時間表

除了定期會議之外，當團隊達到某些里程碑時召開更新會議。 這些對於與所有利益相關者進行溝通非常重要，以確保每個人都知道接下來的步驟是什麼以及接下來需要發生什麼。

選擇正確的項目管理工具以促進透明度和溝通

數字工具可以為您的項目管理溝通計劃提供一個實用的框架，供包括遠程團隊在內的人員聊天、提交文件、進行修訂、設定截止日期和發送可交付成果。

尋找完全集成的項目管理平台，這些平台具有每個人都可以看到的共享日曆、團隊討論的聊天門戶、視頻會議功能、文件共享和任務完成的自動警報。

當每個人都在同一個項目中並在同一頁面上時，您的透明度就會得到回報。 看看我們用於項目可視化的前五個項目管理解決方案作為一種可能的選擇。

利用正確的工具和上面提到的四個實際步驟，您可以從頭到尾實現利益相關者之間的透明度。 您的團隊將按時完成項目，同時達到或超過預期，並且隨著客戶滿意度的提高，您和您的公司將獲得更大的成功並繼續發展。

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調查方法

* Capterra 的項目管理用戶調查於 2021 年 3 月在 422 名美國項目經理中進行。 合格的受訪者是決策者或在其組織中參與了日常項目管理。 我們對問題的措辭是為了確保每個受訪者都完全理解手頭的含義和主題。

來源

  1. 德懷特艾森豪威爾引用，Goodreads