كيفية بناء وتنفيذ خطة شفافية المشروع في 4 خطوات بسيطة

يجب أن تتضمن خطط اتصالات إدارة المشروع الشفافية عبر جميع أصحاب المصلحة لضمان تقدم المشروع كما هو مخطط له. هذا يحافظ على أصحاب المصلحة في المهمة وفي الوقت المحدد وعلى أصابع قدمهم. تسمح لك خطط شفافية المشروع ، بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير أو مدير مشروع ، بمساءلة الجميع عن المواعيد النهائية حتى يتمكن المشروع من المضي قدمًا.

في الواقع ، يفضل الموظفون ومديرو المشاريع الحصول على نوع من برامج التعاون جنبًا إلى جنب مع أدوات إدارة المشاريع الخاصة بهم. لقد أوضحنا هذا وأسبابًا أخرى لوجود شفافية المشروع في الجزء الأول من سلسلتنا حول إعطاء الأولوية للشفافية في تخطيط إدارة المشروع ، بدلاً من جعلها فكرة لاحقة.

بالنسبة للجزء الثاني ، سوف نتعمق في العوامل الرئيسية التي تجعل خطط اتصالات إدارة المشروع فعالة ، والخطوات الأربع لبناء خطة اتصال فعالة ، والأدوات التي تساعدك في إعدادك للنجاح.

ما هي العوامل الحاسمة في اتصالات إدارة المشروع؟

ضمن النطاق الأوسع لاستراتيجية إدارة المشروع (PM) الخاصة بك ، يجب أن تركز خطة اتصالات إدارة المشروع على أربعة مكونات رئيسية للتواصل الفعال. يساعد الاتصال الواضح فرقك الداخلية على البقاء في المهمة وفي الوقت المحدد ، مما يؤدي إلى إكمال المشروع بنجاح.

القنوات

يجب على الجميع استخدام نفس قنوات الاتصال لمناقشة المشاريع مع المساواة في الوصول إليها. للراحة ، يمكنك إعداد مجموعات ضمن أنظمة المراسلة وتسميتها وفقًا لفئة المشروع ، ومستويات أصحاب المصلحة (المدراء ، والمديرون ، وقادة الفريق) ، وأنواع المهام (البحث والتطوير ، والنماذج الأولية ، والهندسة) ، أو أسماء الفريق (النمر ، الأسد ، خلد الماء).

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد مجموعات بريد إلكتروني داخل نظامك ترسل رسائل إلى كل عضو في الفريق للمناقشة. للحصول على طريقة أسهل للتواصل ، تتيح الكثير من خيارات برامج الدردشة المباشرة للمجموعات التحدث في وقت واحد.

نتائج

ما هي النتائج أو الأهداف التي تحاول تحقيقها؟ ما هي الأهداف النهائية لكل مهمة يجب أن يؤديها أصحاب المصلحة للحفاظ على تقدم المشروع؟ يجب أن يشير الاتصال بين أصحاب المصلحة إلى مهمة معينة ، حتى يفهم الجميع ما تتم الإشارة إليه لتحقيق أهداف المهمة والحصول على النتائج.

جمهور

يجب أن يكون لدى الجمهور الذي يرى الرسالة المعنى الذي يتم نقله إليهم بأكبر قدر ممكن من البساطة. هذا مهم لأن أصحاب المصلحة الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين قد لا يكون لديهم نفس مستويات المشاركة في المشروع. يمكنك تعيين من يتواصل مع من عند تحديد خطة اتصالات إدارة المشروع.

لنفترض أن مدير المشروع يجتمع مع مجلس إدارة العميل مرة واحدة في الشهر. يجب على المدير إرسال الرسائل التي سيفهمها بسهولة ، دون الخوض في الكثير من التفاصيل ، مع القدرة على التحدث في أي تقارير مكتوبة تم نشرها في ذلك الوقت.

رسالة

يجب أن تنقل الرسائل إلى أصحاب المصلحة المعنى بأقل قدر ممكن من الاحتكاك ومعنى واضح وبسيط قدر الإمكان. لماذا ا؟ لذلك يمكن للأشخاص الذين يتلقون الرسالة اتخاذ الإجراء المناسب إذا لزم الأمر.

افحص هذه الخطوات العملية الأربع لبناء خطة اتصال PM

هل أنت جاهز لإنشاء خطة اتصالات إدارة مشروع شفافة؟

ضع في اعتبارك استخدام منهجية رشيقة وأساليب إدارة المشاريع المتكاملة. كل مدير مشروع لديه نهج مختلف لإدارة دورة حياة المشروع. في الاستبيان الذي أجريناه ^[*] ، وجدنا أن 17٪ فقط من المديرين يعتمدون فقط على الأساليب الرشيقة ، بينما يؤمن 51٪ بأساليب إدارة المشاريع المتكاملة. الجمع بين الاثنين يحقق نتائج أفضل.

خيارات برامج إدارة المشاريع كثيرة. مع توفر أكثر من 1350 ، يمكنك اختيار واحد يناسب احتياجاتك إذا لم يكن لديك بالفعل. يجعل البرنامج المناسب التعاون سهلاً ، مع قنوات اتصال وأنظمة تنبيه مباشرة.

يتميز برنامج PM مع الأنظمة الأساسية الشاملة بالأتمتة التي يمكنها تحريك الجداول الزمنية إلى الأمام تلقائيًا عند اكتمال المهام ، مع تتبع الوقت في المهام والمشاريع. اختر واحدًا سهل الاستخدام وله إمكانيات إعداد التقارير.

يجب أن يفهم كل فرد في المشروع دور كل عضو في الفريق ضمن نظام إدارة المشروع. يمكنك تحديد ذلك في وثيقة تخطيط يراجعها الجميع خلال اجتماع على مستوى أصحاب المصلحة لبدء المشروع. سبب الاجتماع هو أن يطرح الأشخاص أسئلة مثل ، "إلى من يمكنني الإبلاغ إذا حدث X؟" اعقد اجتماعات منتظمة بعد الانطلاق الأولي للأسئلة والأجوبة لأنك لا تعرف أبدًا من قد يحتاج إلى سماعها.

قال دوايت أيزنهاور ^[1] ذات مرة ، "الخطط عديمة الفائدة ، لكن التخطيط لا غنى عنه."

بغض النظر عن مدى جودة تخطيطك لخططك ، سيحدث خطأ ما أو ، على الأقل ، يقترح مسارًا مختلفًا للعمل. لهذا السبب تحتاج إلى التخطيط للمتغيرات والمرونة ضمن إطار عمل المشروع. يجب الالتزام بالمواعيد النهائية قدر الإمكان ، مع السماح ببعض المساحة للمناورة في جميع أنحاء المشروع لظروف غير متوقعة ، مثل مغادرة الأشخاص للشركة أو العملاء / العملاء الذين يواجهون معارضة.

بالإضافة إلى الاجتماعات المنتظمة ، قم بعقد اجتماعات تحديثية عندما تحقق الفرق مراحل معينة. هذه مهمة للتواصل مع جميع أصحاب المصلحة للتأكد من أن الجميع يعرف ما هي الخطوات التالية وما يجب أن يحدث بعد ذلك.

حدد أدوات إدارة المشروع المناسبة لتعزيز الشفافية والتواصل

يمكن للأدوات الرقمية تمكين خطة اتصالات إدارة المشروع من خلال منحها إطارًا عمليًا للأشخاص ، بما في ذلك الفرق البعيدة ، للدردشة وإرسال المستندات وإجراء المراجعات وتحديد المواعيد النهائية وإرسال التسليمات.

ابحث عن الأنظمة الأساسية المتكاملة لإدارة المشاريع والتي تحتوي على تقاويم مشتركة يمكن للجميع رؤيتها ، وبوابات الدردشة لمناقشات الفريق ، وإمكانيات مؤتمرات الفيديو ، ومشاركة الملفات ، والتنبيهات الآلية لإكمال المهام.

تؤتي شفافيتك ثمارها عندما يكون الجميع في نفس المشروع وفي نفس الصفحة. ألقِ نظرة على أفضل خمسة حلول لإدارة المشاريع لدينا لتصور المشروع كأحد الخيارات الممكنة.

يتيح لك الاستفادة من الأدوات الصحيحة والخطوات العملية الأربع المذكورة أعلاه تحقيق الشفافية بين أصحاب المصلحة من البداية إلى النهاية. سينهي فريقك المشاريع في الوقت المحدد مع تلبية التوقعات أو تجاوزها ، ومع مستويات أعلى من رضا العملاء ، ستحقق أنت وشركتك نجاحًا أكبر وتستمر في النمو.

منهجية المسح

* تم إجراء استطلاع Capterra لمستخدم إدارة المشاريع في مارس 2021 بين 422 مدير مشروع في الولايات المتحدة. المستجيبون المؤهلون هم صناع القرار أو لديهم مشاركة كبيرة في إدارة المشروع اليومية في مؤسستهم. قمنا بصياغة الأسئلة للتأكد من أن كل مستجيب يفهم تمامًا المعنى والموضوع المطروح.

مصادر

1. اقتباس من دوايت أيزنهاور ، جودريدز