วิธีสร้างและดำเนินการตามแผนโปร่งใสของโครงการใน 4 ขั้นตอนง่ายๆ

แผนการสื่อสารการจัดการโครงการต้องมีความโปร่งใสสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะก้าวไปข้างหน้าตามที่วางแผนไว้ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทำงาน ตรงเวลา และใส่ใจ แผนความโปร่งใสของโครงการช่วยให้คุณในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้จัดการโครงการสามารถกำหนดให้ทุกคนรับผิดชอบต่อกำหนดเวลาเพื่อให้โครงการสามารถก้าวไปข้างหน้าได้

อันที่จริง พนักงานและผู้จัดการโครงการต้องการมีซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันบางประเภทควบคู่ไปกับเครื่องมือการจัดการโครงการ เราสรุปประเด็นนี้และเหตุผลอื่นๆ เพื่อให้โครงการมีความโปร่งใสในส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลของเราเกี่ยวกับการจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสในการวางแผนการจัดการโครงการ แทนที่จะคิดในภายหลัง

สำหรับส่วนที่สอง เราจะเจาะลึกปัจจัยสำคัญที่ทำให้แผนการสื่อสารการจัดการโครงการมีประสิทธิภาพ สี่ขั้นตอนในการสร้างแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ และเครื่องมือที่จะช่วยให้คุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ

อะไรคือปัจจัยสำคัญในการสื่อสารการจัดการโครงการ?

ภายในขอบเขตที่กว้างขึ้นของกลยุทธ์ PM (การจัดการโครงการ) แผนการสื่อสารการจัดการโครงการของคุณควรเน้นที่องค์ประกอบหลักสี่ประการของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้ทีมภายในของคุณทำงานและตรงเวลา นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการ

ช่อง

ทุกคนควรใช้ช่องทางการสื่อสารเดียวกันในการอภิปรายโครงการในขณะที่เข้าถึงโครงการได้อย่างเท่าเทียมกัน เพื่อความสะดวก คุณสามารถตั้งกลุ่มภายในระบบการส่งข้อความและตั้งชื่อตามหมวดหมู่โครงการ ระดับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (ผู้จัดการ กรรมการ หัวหน้าทีม) ประเภทของงาน (การวิจัยและพัฒนา การสร้างต้นแบบ วิศวกรรม) หรือชื่อทีม (เสือ สิงโต ตุ่นปากเป็ด).

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่ากลุ่มอีเมลภายในระบบของคุณที่ส่งข้อความถึงสมาชิกแต่ละคนในทีมเพื่อการสนทนา เพื่อให้ง่ายต่อการสื่อสาร ตัวเลือกซอฟต์แวร์แชทสดมากมายช่วยให้กลุ่มสนทนาพร้อมกันได้

ผลลัพธ์

ผลลัพธ์หรือวัตถุประสงค์ใดที่คุณพยายามบรรลุ อะไรคือเป้าหมายสุดท้ายของแต่ละงานผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณต้องดำเนินการเพื่อให้โครงการก้าวไปข้างหน้า? การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องอ้างอิงงานใดงานหนึ่ง ดังนั้นทุกคนจึงเข้าใจสิ่งที่ถูกอ้างอิงเพื่อให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานและได้ผลลัพธ์

ผู้ชม

ผู้ชมที่เห็นข้อความต้องมีความหมายที่สื่อถึงพวกเขาให้เรียบง่ายที่สุด นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกอาจไม่มีส่วนร่วมในโครงการในระดับเดียวกัน คุณอาจกำหนดว่าใครติดต่อใครเมื่อคุณร่างแผนการสื่อสารการจัดการโครงการ

สมมติว่าผู้จัดการโครงการพบกับคณะกรรมการของลูกค้าเดือนละครั้ง ผู้จัดการควรส่งข้อความที่พวกเขาจะเข้าใจได้ง่ายโดยไม่ต้องลงรายละเอียดมากเกินไป ในขณะที่สามารถพูดในรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่เผยแพร่ในขณะนั้นได้

ข้อความ

ข้อความถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องสื่อความหมายโดยมีการเสียดสีน้อยที่สุดและมีความหมายที่ชัดเจนและเรียบง่ายให้มากที่สุด ทำไม ดังนั้นผู้ที่ได้รับข้อความจึงสามารถดำเนินการตามความเหมาะสมได้หากจำเป็น

ตรวจสอบสี่ขั้นตอนการปฏิบัติเพื่อสร้างแผนการสื่อสาร PM

พร้อมที่จะสร้างแผนการสื่อสารการจัดการโครงการที่โปร่งใสแล้วหรือยัง?

พิจารณาใช้วิธีการที่คล่องตัวและวิธีการจัดการโครงการแบบบูรณาการ ผู้จัดการโครงการทุกคนมีแนวทางการจัดการวงจรชีวิตโครงการที่แตกต่างกัน ในการสำรวจของเรา ^[*] เราพบว่ามีเพียง 17% ของผู้จัดการเท่านั้นที่ใช้วิธีการแบบ Agile ในขณะที่ 51% เชื่อในวิธีการจัดการโครงการแบบบูรณาการ การผสมผสานทั้งสองอย่างเข้าด้วยกันทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า

ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมีมากมาย ด้วยมากกว่า 1,350 รายการที่คุณสามารถเลือกได้หากยังไม่มี ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมทำให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย ด้วยช่องทางการสื่อสารและระบบแจ้งเตือนที่ตรงไปตรงมา

ซอฟต์แวร์ PM พร้อมแพลตฟอร์มที่ครอบคลุม มีระบบอัตโนมัติที่สามารถเลื่อนไทม์ไลน์ไปข้างหน้าโดยอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ พร้อมติดตามเวลาในงานและโครงการ เลือกหนึ่งรายการที่ใช้งานง่ายและมีความสามารถในการรายงาน

ทุกคนในโครงการควรเข้าใจบทบาทของสมาชิกในทีมแต่ละคนภายในระบบการจัดการโครงการ คุณสามารถร่างโครงร่างนี้ในเอกสารการวางแผนที่ทุกคนทบทวนในระหว่างการประชุมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อเริ่มโครงการ เหตุผลของการประชุมคือให้คนถามคำถามเช่น “ฉันจะรายงานใครถ้า X เกิดขึ้น” จัดการประชุมตามปกติหลังจากการแจ้งกำหนดการในเบื้องต้นสำหรับคำถามและคำตอบ เพราะคุณไม่มีทางรู้ว่าใครบ้างที่อาจต้องการฟังพวกเขา

ดไวท์ ไอเซนฮาวร์ ^[1] เคยกล่าวไว้ว่า "แผนไม่มีประโยชน์ แต่การวางแผนเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้"

ไม่ว่าคุณจะวางแผนผังได้ดีเพียงใด มีบางอย่างผิดพลาดหรืออย่างน้อยก็แนะนำแนวทางปฏิบัติที่แตกต่างออกไป นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องวางแผนสำหรับตัวแปรและความยืดหยุ่นภายในกรอบงานของโครงการ ควรกำหนดเส้นตายให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ให้พื้นที่บางส่วนกระดิกตลอดโครงการสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น บุคคลที่ออกจากบริษัทหรือลูกค้า/ลูกค้าด้วยการตอบกลับ

นอกเหนือจากการประชุมปกติแล้ว ให้จัดการประชุมแบบอัปเดตเมื่อทีมบรรลุเป้าหมายที่กำหนด สิ่งเหล่านี้มีความสำคัญต่อการสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้ว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไรและต้องเกิดอะไรขึ้นต่อไป

เลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมเพื่อส่งเสริมความโปร่งใสและการสื่อสาร

เครื่องมือดิจิทัลสามารถเปิดใช้แผนการสื่อสารการจัดการโครงการของคุณโดยให้กรอบการทำงานที่ใช้งานได้จริงสำหรับผู้คน รวมถึงทีมจากระยะไกล ในการแชท ส่งเอกสาร แก้ไข กำหนดเส้นตาย และส่งสิ่งที่ส่งมอบ

มองหาแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ผสานรวมอย่างสมบูรณ์ซึ่งมีปฏิทินที่แชร์ซึ่งทุกคนสามารถดูได้ พอร์ทัลแชทสำหรับการสนทนาในทีม ความสามารถในการประชุมทางวิดีโอ การแชร์ไฟล์ และการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่องานเสร็จสิ้น

ความโปร่งใสของคุณจะคุ้มค่าเมื่อทุกคนอยู่ในโครงการเดียวกันและอยู่ในหน้าเดียวกัน ดูโซลูชันการจัดการโครงการห้าอันดับแรกของเราสำหรับการแสดงภาพโครงการเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่เป็นไปได้

การใช้เครื่องมือที่ถูกต้องและขั้นตอนการปฏิบัติสี่ขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้นจะช่วยให้คุณได้รับความโปร่งใสในหมู่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตั้งแต่ต้นจนจบ ทีมของคุณจะเสร็จสิ้นโครงการตรงเวลาในขณะที่บรรลุหรือเกินความคาดหวัง และด้วยความพึงพอใจของลูกค้าในระดับที่สูงขึ้น คุณและบริษัทของคุณจะได้รับความสำเร็จมากขึ้นและเติบโตต่อไป

วิธีการสำรวจ

* การสำรวจผู้ใช้ Project Management User Survey ของ Capterra ดำเนินการในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 จากผู้จัดการโครงการ 422 รายในสหรัฐฯ ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมอย่างมากกับการจัดการโครงการในแต่ละวันในองค์กรของตน เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่

แหล่งที่มา

1. อ้างโดย Dwight Eisenhower, Goodreads