Comment construire et mettre en œuvre un plan de transparence de projet en 4 étapes simples

Les plans de communication de la gestion de projet doivent inclure la transparence entre toutes les parties prenantes pour garantir que le projet progresse comme prévu. Cela permet aux parties prenantes de rester concentrées sur la tâche, à l'heure et sur leurs gardes. Les plans de transparence du projet vous permettent, en tant que propriétaire de petite entreprise ou chef de projet, de tenir tout le monde responsable des délais afin que le projet puisse avancer.

En fait, les membres du personnel et les chefs de projet préfèrent disposer d'un certain type de logiciel de collaboration en plus de leurs outils de gestion de projet. Nous avons décrit cela et d'autres raisons d'avoir la transparence des projets dans la première partie de notre série sur la priorité à la transparence dans la planification de la gestion de projet, au lieu d'en faire une réflexion après coup.

Dans la deuxième partie, nous nous pencherons sur les facteurs clés qui rendent les plans de communication de gestion de projet efficaces, les quatre étapes pour élaborer un plan de communication efficace et les outils pour vous aider à vous préparer au succès.

Quels sont les facteurs critiques de la communication en gestion de projet ?

Dans le cadre plus large de votre stratégie PM (gestion de projet), votre plan de communication de gestion de projet doit se concentrer sur quatre éléments clés d'une communication efficace. Une communication claire aide vos équipes internes à rester concentrées sur les tâches et dans les délais, ce qui conduit à la réussite d'un projet.

Chaînes

Tout le monde devrait utiliser les mêmes canaux de communication pour discuter des projets tout en y ayant un accès égal. Pour plus de commodité, vous pouvez configurer des groupes dans les systèmes de messagerie et les nommer en fonction de la catégorie de projet, des niveaux de parties prenantes (responsables, directeurs, chefs d'équipe), des types de tâches (recherche et développement, prototypage, ingénierie) ou des noms d'équipe (tigre, lion, ornithorynque).

Par exemple, vous pouvez configurer des groupes de messagerie au sein de votre système qui envoient des messages à chaque membre de l'équipe pour discussion. Pour faciliter la communication, de nombreuses options logicielles de chat en direct permettent aux groupes de parler simultanément.

Résultats

Quels résultats ou objectifs essayez-vous d'atteindre ? Quels sont les objectifs finaux de chaque tâche que vos parties prenantes doivent accomplir pour faire avancer le projet ? La communication entre les parties prenantes doit faire référence à une tâche particulière, afin que chacun comprenne ce qui est référencé pour atteindre les objectifs de la tâche et obtenir des résultats.

Spectateurs

Le public qui voit le message doit se voir transmettre le sens le plus simplement possible. Ceci est important car les parties prenantes internes et les parties prenantes externes peuvent ne pas avoir les mêmes niveaux d'implication dans le projet. Vous pouvez désigner qui contacte qui lorsque vous décrivez le plan de communication de gestion de projet.

Disons que le chef de projet rencontre le conseil d'administration du client une fois par mois. Le gestionnaire doit livrer des messages qu'il comprendra facilement, sans entrer dans trop de détails, tout en étant en mesure de s'exprimer sur tout rapport écrit diffusé à ce moment-là.

Message

Les messages aux parties prenantes doivent transmettre un sens avec un minimum de friction et un sens clair et simple autant que possible. Pourquoi? Ainsi, les personnes qui reçoivent le message peuvent prendre les mesures appropriées si nécessaire.

Examinez ces quatre étapes pratiques pour construire un plan de communication PM

Prêt à créer un plan de communication de gestion de projet transparent ?

Envisagez d'utiliser une méthodologie agile et des méthodes de gestion de projet intégrées. Chaque chef de projet a une approche différente de la gestion du cycle de vie du projet. Dans notre enquête ^[*] , nous avons constaté que seuls 17 % des managers s'appuient uniquement sur les méthodes agiles, alors que 51 % croient aux méthodes de gestion de projet intégrée. La combinaison des deux permet d'obtenir de meilleurs résultats.

Les choix de logiciels de gestion de projet abondent. Avec plus de 1 350 disponibles, vous pouvez choisir celui qui correspond à vos besoins si vous n'en avez pas déjà un. Le bon logiciel facilite la collaboration, avec des canaux de communication simples et des systèmes d'alerte.

Le logiciel PM avec des plates-formes complètes propose une automatisation qui peut faire avancer automatiquement les délais lorsque les tâches sont terminées, tout en suivant le temps consacré aux tâches et aux projets. Choisissez-en un qui soit facile à utiliser et doté de capacités de création de rapports.

Tout le monde au sein d'un projet doit comprendre le rôle de chaque membre de l'équipe au sein d'un système de gestion de projet. Vous pouvez décrire cela dans un document de planification que tout le monde examine lors d'une réunion à l'échelle des parties prenantes pour démarrer le projet. La raison de la réunion est que les gens posent des questions telles que « à qui dois-je faire rapport si X se produit ? » Organisez des réunions régulières après le coup d'envoi initial pour les questions et réponses, car vous ne savez jamais qui peut avoir besoin de les entendre.

Dwight Eisenhower ^[1] a dit un jour : "Les plans sont inutiles, mais la planification est indispensable."

Peu importe à quel point vous présentez vos plans, quelque chose ira mal ou, du moins, suggérera un plan d'action différent. C'est pourquoi vous devez prévoir des variables et de la flexibilité dans le cadre d'un projet. Les délais doivent être respectés autant que possible, mais laissez une certaine marge de manœuvre tout au long du projet pour des circonstances imprévues, telles que des personnes qui quittent l'entreprise ou des clients/clients avec un refus.

En plus des réunions régulières, organisez des réunions de mise à jour lorsque les équipes franchissent certains jalons. Il est important de les communiquer à toutes les parties prenantes pour s'assurer que tout le monde sait quelles sont les prochaines étapes et ce qui doit se passer ensuite.

Sélectionner les bons outils de gestion de projet pour favoriser la transparence et la communication

Les outils numériques peuvent activer votre plan de communication de gestion de projet en lui donnant un cadre pratique pour les personnes, y compris les équipes distantes, pour discuter, soumettre des documents, effectuer des révisions, fixer des délais et envoyer des livrables.

Recherchez des plateformes de gestion de projet entièrement intégrées qui ont des calendriers partagés que tout le monde peut voir, des portails de chat pour les discussions d'équipe, des capacités de vidéoconférence, le partage de fichiers et des alertes automatisées pour l'achèvement des tâches.

Votre transparence est payante lorsque tout le monde est dans le même projet et sur la même page. Jetez un coup d'œil à nos cinq meilleures solutions de gestion de projet pour la visualisation de projet comme un choix possible.

L'utilisation des bons outils et des quatre étapes pratiques mentionnées ci-dessus vous permet d'assurer la transparence entre les parties prenantes du début à la fin. Votre équipe terminera les projets à temps tout en respectant ou dépassant les attentes, et avec des niveaux de satisfaction client plus élevés, vous et votre entreprise connaîtrez un plus grand succès et continuerez de croître.

Méthodologie de l'enquête

* L'enquête Project Management User Survey de Capterra a été menée en mars 2021 auprès de 422 chefs de projet basés aux États-Unis. Les répondants qualifiés sont des décideurs ou ont une implication significative dans la gestion quotidienne des projets de leur organisation. Nous avons formulé les questions de manière à ce que chaque répondant comprenne parfaitement le sens et le sujet traité.

Sources

1. Citation de Dwight Eisenhower, Goodreads