Jak automatyzacja faktur i kart usprawnia przepływy płatności

Opublikowany: 2023-06-01

Drumroll proszę… z radością ogłaszamy uruchomienie naszych najnowszych funkcji – Wyślij pieniądze i faktury Juni, aby usprawnić przepływy płatności.

Rozmawialiśmy z Rubenem Arnbertem, naszym wiceprezesem ds. finansów, o problemach z przepływem płatności, z którymi borykają się zespoły finansowe ds. e-commerce, oraz o tym, jak można je rozwiązać za pomocą naszych najnowszych funkcji.

Jaki jest problem z przepływami płatności?

Zespoły finansowe spędzają zbyt dużo czasu na ręcznych przepływach płatności. Wprowadzają wiele funkcji administracyjnych, takich jak uzgadnianie, księgowość i zarządzanie zobowiązaniami. Zajmuje to czas, który można by lepiej poświęcić na głęboką analizę danych, aby zrozumieć biznes i dowiedzieć się, jak go ulepszyć.

Zespoły finansowe, z którymi rozmawialiśmy, szacują, że mogą poświęcić do 80% swojego czasu na gromadzenie danych finansowych i tylko 20% na ich interpretację. Idealnie byłoby, gdybyś chciał odwrócić ten podział czasu, aby większość czasu poświęcić na zrozumienie swojej firmy, a nie na administrację finansową. Administracja finansowa jest koniecznością, ale niekoniecznie jest to miejsce, w którym najlepiej spędzić czas. Zrozumienie Twojej firmy jest tym, co może przynieść wartość, analizując dane w celu uzyskania przydatnych spostrzeżeń.

Zbieranie danych to prosty problem do rozwiązania, gdy używasz zautomatyzowanych narzędzi, takich jak Juni. Automatyzując gromadzenie danych finansowych i umieszczając je w zrozumiałych formatach, oszczędzasz czas, który możesz poświęcić na zadania, które faktycznie tworzą wartość dla Twojej firmy.

Uprość płatności kartą za wydatki pracownicze

Większość pracowników ma karty firmowe, których używa do opłacania wydatków i abonamentów. W zależności od konfiguracji Twojej firmy możesz mieć jedną kartę współdzieloną przez wiele osób lub pojedyncze karty dla każdego pracownika.

Niezależnie od konfiguracji może generować wiele paragonów, co może być poważnym obciążeniem czasu. Rachunki oznaczają pojednanie, a Ty nie chcesz tracić czasu na ściganie pracowników, samodzielne przesyłanie rachunków i ręczne zarządzanie limitami wydatków.

Istnieją dwa proste sposoby rozwiązania tego problemu: dystrybucja własności i automatyzacja kontroli.

Doskonałym sposobem na rozłożenie własności budżetu w całej organizacji jest posiadanie przez każdego pracownika własnej karty. Dzięki Juni możesz stworzyć tyle wirtualnych kart, ile potrzebujesz! Następnie możesz ustawić kontrole, aby monitorować, ograniczać lub blokować wydatki na poziomie karty.

W rezultacie pracownik stanie się właścicielem budżetu i będzie odpowiedzialny za wydatki, które przechodzą przez jego kartę – w tym rachunki. W ten sposób zasadniczo gromadzisz wpływy. Twoi pracownicy przesyłają swoje rachunki do Juni, a Ty masz wszystkie potrzebne informacje wraz z transakcjami.

Dzięki tym wszystkim informacjom w czasie rzeczywistym możesz łatwo uzyskać przegląd wydatków firmy.

Ułatw sobie płacenie za pomocą opcji Wyślij pieniądze

Wyślij pieniądze uzupełnia nasz pakiet usług finansowych, kont wielowalutowych i kart. Teraz możesz rozdzielać własność jeszcze większej liczby transakcji i oszczędzać godziny dzięki Juni.

Jako jedna z naszych najbardziej pożądanych funkcji do tej pory, możesz łatwo płacić swoim europejskim dostawcom za pomocą przelewów SEPA i SWIFT. Wysyłaj pieniądze bezpośrednio ze swojego konta bez użycia karty Juni, realizuj wydatki, takie jak faktury, płace i czynsz, korzystając ze środków Juni, a także popraw widoczność swojego zespołu i kontrolę nad kontem Juni.

Przyspiesz cykl płatności faktur

Płatności za faktury (zobowiązania) mają inny zestaw wyzwań niż płatności kartą, ale automatyzacja może odblokować ogromną wartość, ponieważ jest to trudna część procesu płatności.

Cykl płatności faktur jest zwykle rozłożony na rozproszony zakres narzędzi. Typowy cykl płatności rozpoczyna się od dedykowanej skrzynki e-mail, na którą dostawcy wysyłają swoje faktury. Ktoś ręcznie sprawdzi fakturę i sprawdzi, czy jest poprawna i wymaga zapłaty. Następnie muszą zeskanować szczegóły płatności faktury lub wpisać dane konta bankowego, kwoty i wybrać skąd mają pochodzić pieniądze. Cykl ten będzie występował w różnych odstępach czasu w zależności od objętości.

Po opłaceniu faktury przychodzi czas na księgowość, która polega na wybraniu odpowiedniego rodzaju wydatku i podatku VAT, aby trafił do Twojej Księgi Głównej. Wreszcie, wydatek zostanie odzwierciedlony w wynikach biznesowych w zestawieniach zysków i strat oraz zestawieniach bilansowych.

To wiele ręcznych kroków, wiele narzędzi i zbyt dużo czasu spędzonego na procesie, który można usprawnić za pomocą automatyzacji. Automatyzując cykl płatności faktur, możesz zredukować ręczne zadania i utrzymać proces w jednym oprogramowaniu. Automatyzacja może zmniejszyć liczbę błędów, zapewnić większą spójność i zaoszczędzić czas na zadaniach, których nie trzeba wykonywać ręcznie.

Oszczędzaj dni swojego cyklu płatności dzięki fakturom Juni

Juni może wykonać cały proces płatności za faktury za media w ramach jednego obiegu okrężnego, usprawniając zbieranie, przetwarzanie i opłacanie faktur.

Automatycznie zbieramy Twoje faktury z Facebooka i Google Ads, skanujemy je, aby uzyskać szczegółowe informacje i dopasowujemy je do transakcji, abyś nie musiał tego robić. Eliminuje to ogromną ilość pracy ręcznej, więc wszystko, co musisz zrobić, to zdecydować, jak zapłacić fakturę.

W zależności od rodzaju wydatku sensowne może być użycie kredytu zamiast debetu. Możesz skorzystać z narzędzia Cash Flow Analytics firmy Juni, aby sprawdzić, czy zaciągnięcie kredytu ma sens, czy nie. Będziesz także w stanie uwolnić się od presji na cykle przepływów pieniężnych dzięki finansowaniu, które daje Ci do 90 dni na spłatę*.

Następnie opłać faktury za media i zaplanuj przyszłe płatności za pomocą kilku kliknięć. Oczywiście możesz ustawić swoje role użytkowników, aby określić, kto może brać udział w każdym etapie procesu.

Na koniec możesz wyeksportować do swojego oprogramowania księgowego. Dzięki temu przepływowi automatyzacji faktur nie musisz już przełączać się między kilkoma dostawcami – oszczędzasz poważny czas i zmniejszasz ryzyko błędów.

Włącz szybkie analizy finansowe

Więc, co robisz z całym tym czasem, który zaoszczędziłeś?

Jak wspomnieliśmy w naszym przewodniku dotyczącym opanowania prognozowania przepływów pieniężnych, czas potrzebny firmom na zamknięcie miesięcznych rachunków jest prawdziwym problemem. To powstrzymuje zespoły finansowe przed uzyskaniem jasnego, aktualnego obrazu swoich finansów i nie mogą być naprawdę reaktywne, gdy śledzą kamienie milowe prognozy.

Sensowne planowanie finansowe wymaga automatyzacji, aby szybko uzyskiwać właściwe informacje, aby zespoły mogły wypełnić lukę. Ponieważ przepływy płatności są dużą częścią tego procesu, uprość usprawnienie swojego, tak abyś miał czas na skupienie się na planowaniu finansowym, analizie danych i przekształceniu ich w analizę biznesową.

*Faktury Juni są dostępne tylko dla firm z siedzibą w UE, z zastrzeżeniem ubezpieczenia. Finansowanie mediów jest dostępne tylko dla firm zarejestrowanych w Holandii i Szwecji, po spełnieniu warunków. Obowiązują opłaty i regulamin. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji .