Wie die Rechnungs- und Kartenautomatisierung den Zahlungsfluss optimiert

Trommelwirbel bitte ... wir freuen uns, die Einführung unserer neuesten Funktionen bekannt zu geben – „Geld senden“ und „Juni-Rechnungen“, um Ihre Zahlungsabläufe zu optimieren.

Wir haben mit Ruben Arnbert, unserem VP Finance, über die Zahlungsflussprobleme gesprochen, mit denen E-Commerce-Finanzteams konfrontiert sind, und darüber, wie Sie diese mit unseren neuesten Funktionen lösen können.

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Was ist das Problem mit den Zahlungsströmen?

Finanzteams verbringen viel zu viel Zeit mit manuellen Zahlungsabläufen. Sie bringen eine Menge Finanzverwaltung mit sich, etwa Abstimmung, Buchhaltung und die Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung. Dies nimmt Zeit in Anspruch, die besser damit verbracht werden könnte, tief in die Daten einzutauchen, um das Unternehmen zu verstehen und es zu verbessern.

Finanzteams, mit denen wir gesprochen haben, schätzen, dass sie bis zu 80 % ihrer Zeit mit der Erfassung von Finanzdaten verbringen können und nur 20 % mit deren Interpretation. Idealerweise möchten Sie diese Zeitaufteilung umkehren, sodass der Großteil der Zeit für das Verständnis Ihres Unternehmens und nicht für die Finanzverwaltung aufgewendet wird. Finanzadministration ist eine Notwendigkeit, aber es ist nicht unbedingt der Ort, an dem Sie Ihre Zeit am besten verbringen. Das Verständnis Ihres Unternehmens kann Mehrwert schaffen, indem Daten analysiert werden, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Das Sammeln von Daten ist ein leicht zu behebendes Problem, wenn Sie automatisierte Tools wie Juni verwenden. Indem Sie die Erfassung von Finanzdaten automatisieren und in verständliche Formate umwandeln, gewinnen Sie Zeit für Aufgaben, die tatsächlich einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

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Vereinfachen Sie Kartenzahlungen für Mitarbeiterausgaben

Die meisten Mitarbeiter verfügen über Firmenkarten, mit denen sie Spesen und Abonnements bezahlen. Abhängig von der Struktur Ihres Unternehmens können Sie für jeden Mitarbeiter eine gemeinsame Karte für mehrere oder einzelne Karten verwenden.

Unabhängig von Ihrer Konfiguration können viele Belege erstellt werden, was eine große Zeitbelastung darstellen kann. Quittungen bedeuten einen Abgleich, und Sie möchten keine Zeit damit verschwenden, Mitarbeiter hinterherzujagen, die Quittungen selbst hochzuladen und Ausgabenlimits manuell zu verwalten.

Es gibt zwei einfache Möglichkeiten, dieses Problem zu beheben: die Eigentumsverteilung und die Automatisierung von Kontrollen.

Eine hervorragende Möglichkeit, die Budgetverantwortung im gesamten Unternehmen zu verteilen, besteht darin, dass jeder Mitarbeiter über eine eigene Karte verfügt. Mit Juni können Sie so viele virtuelle Karten erstellen, wie Sie benötigen! Anschließend können Sie Steuerelemente festlegen, um Ausgaben auf Kartenebene zu überwachen, zu begrenzen oder zu blockieren.

Dadurch wird der Mitarbeiter zum Budgeteigentümer und ist für die Ausgaben verantwortlich, die über seine Karte abgewickelt werden – einschließlich der Belege. Auf diese Weise nutzen Sie quasi Crowdsourcing für die Quittungen. Ihre Mitarbeiter laden ihre Belege in Juni hoch und Sie haben alle benötigten Informationen zusammen mit den Transaktionen.

Mit all diesen Informationen in Echtzeit können Sie sich leicht einen Überblick über die Unternehmensausgaben verschaffen.

Machen Sie das Bezahlen mit Send Money noch einfacher

Send Money ergänzt unser Angebot an Finanzdienstleistungsfunktionen, Konten und Karten in mehreren Währungen. Jetzt können Sie mit Juni die Eigentümerschaft für noch mehr Transaktionen verteilen und Stunden Zeit sparen.

Als eine unserer bisher am häufigsten nachgefragten Funktionen können Sie Ihre europäischen Anbieter ganz einfach mit SEPA- und SWIFT-Überweisungen bezahlen. Senden Sie Geld direkt von Ihrem Konto, ohne Ihre Juni-Karte zu verwenden, erledigen Sie Ausgaben wie Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Miete mit Ihren Juni-Mitteln und verbessern Sie die Sichtbarkeit und Kontrolle Ihres Teams über Ihr Juni-Konto.

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Beschleunigen Sie den Rechnungszahlungszyklus

Rechnungszahlungen (Kreditorenbuchhaltung) stellen andere Herausforderungen dar als Kartenzahlungen, aber die Automatisierung kann einen enormen Mehrwert schaffen, da sie ein kniffliger Teil des Zahlungsprozesses ist.

Der Rechnungszahlungszyklus ist in der Regel auf eine Reihe verstreuter Tools verteilt. Ein typischer Zahlungszyklus beginnt mit einem speziellen E-Mail-Posteingang, an den Lieferanten ihre Rechnungen senden. Jemand prüft die Rechnung manuell und prüft, ob sie korrekt ist und bezahlt werden muss. Anschließend müssen sie die Zahlungsdetails der Rechnung scannen oder die Bankkontodaten und Beträge eingeben und auswählen, woher das Geld kommen soll. Dieser Zyklus findet je nach Lautstärke in unterschiedlichen Abständen statt.

Sobald eine Rechnung bezahlt ist, erfolgt die Buchhaltung. Dazu gehört die Auswahl der richtigen Ausgabenart und Mehrwertsteuer, damit diese in Ihr Hauptbuch aufgenommen werden können. Schließlich wird sich der Aufwand in der Geschäftsleistung durch die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz widerspiegeln.

Das bedeutet mehrere manuelle Schritte, mehrere Tools und zu viel Zeitaufwand für einen Prozess, der durch Automatisierung optimiert werden könnte. Durch die Automatisierung des Rechnungszahlungszyklus können Sie manuelle Aufgaben reduzieren und den Prozess in einer Software belassen. Automatisierung kann Fehler reduzieren, die Konsistenz erhöhen und Zeit bei Aufgaben sparen, die Sie nicht manuell erledigen müssen.

Sparen Sie Tage Ihres Zahlungszyklus mit Juni Invoices

Juni kann den gesamten Zahlungsvorgang für Medienrechnungen in einem Kreislauf abwickeln und so das Einholen, Verarbeiten und Bezahlen von Rechnungen optimieren.

Wir erfassen automatisch Ihre Facebook- und Google Ads-Rechnungen, scannen sie, um die Details zu erhalten, und ordnen sie den Transaktionen zu, sodass Sie dies nicht tun müssen. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Arbeit, sodass Sie nur noch entscheiden müssen, wie Sie Ihre Rechnung bezahlen möchten.

Abhängig von der Art der Ausgabe kann es sinnvoll sein, eine Gutschrift statt eine Lastschrift zu verwenden. Ob eine Kreditaufnahme sinnvoll ist oder nicht, können Sie mit der Cashflow-Analytik von Juni prüfen. Mit einer Finanzierung, die Ihnen eine Rückzahlungsfrist von bis zu 90 Tagen gewährt*, können Sie außerdem den Druck auf Ihre Cashflow-Zyklen verringern.

Bezahlen Sie dann Ihre Medienrechnungen und planen Sie zukünftige Zahlungen mit wenigen Klicks. Selbstverständlich können Sie in Ihren Benutzerrollen festlegen, wer an jeder Phase des Prozesses teilnehmen darf.

Abschließend können Sie den Export in Ihre Buchhaltungssoftware durchführen. Mit diesem Rechnungsautomatisierungsfluss müssen Sie nicht mehr zwischen mehreren Anbietern wechseln – und Sie sparen erheblich Zeit und reduzieren das Fehlerrisiko.

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Ermöglichen Sie schnelle finanzielle Einblicke

Was machen Sie also mit all der Zeit, die Sie gespart haben?

Wie wir in unserem Leitfaden zur Beherrschung von Cashflow-Prognosen erwähnt haben, ist die Zeit, die Unternehmen für den Abschluss monatlicher Konten benötigen, ein echtes Problem. Dadurch haben Finanzteams keinen klaren, aktuellen Überblick über ihre Finanzen und können bei der Verfolgung prognostizierter Meilensteine ​​nicht wirklich reagieren.

Eine aussagekräftige Finanzplanung erfordert Automatisierung, um schnell die richtigen Informationen zu erhalten, damit Teams die Lücke schließen können. Da die Zahlungsabläufe einen großen Teil dieses Prozesses ausmachen, können Sie Ihren Prozess ganz einfach optimieren, damit Sie Zeit haben, sich auf die Finanzplanung, die Analyse Ihrer Daten und deren Umwandlung in Business Intelligence zu konzentrieren.

*Juni Invoices ist nur für in der EU ansässige Unternehmen verfügbar, vorbehaltlich einer Versicherung. Eine Medienfinanzierung steht nur Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden und Schweden bei entsprechender Berechtigung zur Verfügung. Es gelten die Gebühren und Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Klicken Sie hier für weitere Details .