In che modo l'automazione di fatture e carte semplifica i flussi di pagamento

Rullo di tamburi per favore... siamo lieti di annunciare il lancio delle nostre ultime funzionalità: Invia denaro e Fatture Juni per semplificare i flussi di pagamento.

Abbiamo parlato con Ruben Arnbert, il nostro VP Finance, dei problemi del flusso di pagamento che devono affrontare i team finanziari dell'e-commerce e di come risolverli con le nostre ultime funzionalità.

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Qual è il problema con i flussi di pagamento?

I team finanziari dedicano troppo tempo ai flussi di pagamento manuali. Portano un sacco di amministrazione finanziaria, come la riconciliazione, la contabilità e la gestione dei conti da pagare. Ciò richiede tempo che potrebbe essere speso meglio immergendosi in profondità nei dati per comprendere il business e come migliorarlo.

I team finanziari con cui abbiamo parlato stimano di poter dedicare fino all'80% del loro tempo alla raccolta di dati finanziari e solo il 20% all'interpretazione. Idealmente, vuoi capovolgere questa divisione del tempo in modo che la maggior parte venga spesa per comprendere la tua attività invece che per l'amministrazione finanziaria. L'amministrazione finanziaria è una necessità, ma non è necessariamente dove il tuo tempo è meglio speso. Comprendere la tua attività è ciò che può apportare valore analizzando i dati per fornire informazioni fruibili.

La raccolta dei dati è un problema semplice da risolvere quando si utilizzano strumenti automatizzati come Juni. Automatizzando la raccolta di dati finanziari e inserendoli in formati comprensibili, liberi tempo da dedicare ad attività che creano effettivamente valore per la tua azienda.

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Semplifica i pagamenti con carta per le spese dei dipendenti

La maggior parte dei dipendenti dispone di carte aziendali che utilizza per pagare le spese e gli abbonamenti. A seconda della configurazione della tua attività, potresti avere una carta condivisa tra molte o singole carte per ogni dipendente.

Qualunque sia la tua configurazione, può produrre molte ricevute, il che può essere un notevole spreco di tempo. Le ricevute significano riconciliazione e non vuoi perdere tempo a rincorrere i dipendenti, caricare tu stesso le ricevute e gestire manualmente i limiti di spesa.

Esistono due semplici modi per risolvere questo problema: distribuire la proprietà e automatizzare i controlli.

Un modo eccellente per distribuire la proprietà del budget all'interno dell'organizzazione è che ogni dipendente abbia la propria carta. Con Juni puoi creare tutte le carte virtuali di cui hai bisogno! È quindi possibile impostare i controlli per monitorare, limitare o bloccare la spesa a livello di carta.

Di conseguenza, il dipendente diventerà proprietario del budget e sarà responsabile delle spese che passano attraverso la sua carta, comprese le ricevute. In questo modo, essenzialmente fai il crowdsourcing delle ricevute. I tuoi dipendenti caricano le loro ricevute su Juni e tu hai tutte le informazioni di cui hai bisogno insieme alle transazioni.

Con tutte queste informazioni in tempo reale, è facile per te ottenere una panoramica della spesa aziendale.

Rendi ancora più facile pagare con Send Money

Send Money completa la nostra suite di servizi finanziari, conti e carte multivaluta. Ora puoi distribuire la proprietà di ancora più transazioni e risparmiare ore di tempo con Juni.

Essendo una delle nostre funzionalità più richieste fino ad oggi, puoi facilmente pagare i tuoi fornitori europei con bonifici SEPA e SWIFT. Invia denaro direttamente dal tuo conto senza utilizzare la tua carta Juni, prenditi cura di spese come fatture, buste paga e affitto utilizzando i tuoi fondi Juni e migliora la visibilità e il controllo del tuo team sul tuo conto Juni.

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Velocizza il ciclo di pagamento delle fatture

I pagamenti delle fatture (conti fornitori) presentano una serie di sfide diverse rispetto ai pagamenti con carta, ma l'automazione può sbloccare un enorme valore in quanto è una parte delicata del processo di pagamento.

Il ciclo di pagamento delle fatture è generalmente distribuito su una gamma sparsa di strumenti. Un tipico ciclo di pagamento inizia con una casella di posta elettronica dedicata in cui i fornitori inviano le fatture. Qualcuno controllerà manualmente la fattura e vedrà se è corretta e deve essere pagata. Quindi, devono scansionare i dettagli di pagamento della fattura o inserire i dettagli del conto bancario, gli importi e scegliere da dove dovrebbe provenire il denaro. Questo ciclo si verificherà a intervalli diversi a seconda del volume.

Una volta che una fattura è stata pagata, arriva la contabilità, che comporta la scelta del giusto tipo di spesa e IVA in modo che possa entrare nel tuo libro mastro generale. Infine, la spesa sarà riflessa nell'andamento aziendale attraverso il conto economico e lo stato patrimoniale.

Sono più passaggi manuali, più strumenti e troppo tempo dedicato a un processo che potrebbe essere semplificato con l'automazione. Automatizzando il ciclo di pagamento delle fatture, puoi ridurre le attività manuali e mantenere il processo all'interno di un unico software. L'automazione può ridurre gli errori, aumentare la coerenza e risparmiare tempo su attività che non è necessario eseguire manualmente.

Risparmia giorni del tuo ciclo di pagamento con Juni Fatture

Juni può eseguire l'intero processo di pagamento delle fatture multimediali in un unico flusso circolare, semplificando la raccolta, l'elaborazione e il pagamento delle fatture.

Raccogliamo automaticamente le tue fatture di Facebook e Google Ads, le scannerizziamo per ottenere i dettagli e le abbiniamo alle transazioni in modo che tu non debba farlo. Ciò rimuove un'enorme quantità di lavoro manuale, quindi tutto ciò che devi fare è decidere come pagare la fattura.

A seconda del tipo di spesa, potrebbe avere senso utilizzare il credito anziché il debito. Puoi utilizzare l'analisi del flusso di cassa di Juni per vedere se ha senso prendere credito o meno. Sarai anche in grado di allentare la pressione sui tuoi cicli di flusso di cassa con finanziamenti che ti danno fino a 90 giorni per rimborsare*.

Quindi, paga le fatture dei media e pianifica i pagamenti futuri in pochi clic. Naturalmente, puoi impostare i tuoi ruoli utente per indicare chi può prendere parte a ciascuna fase del processo.

Infine, puoi esportare nel tuo software di contabilità. Con questo flusso di automazione delle fatture, non devi più passare da un fornitore all'altro e risparmi molto tempo e riduci il rischio di errori.

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Abilita informazioni finanziarie rapide

Quindi, cosa fai con tutto quel tempo che hai risparmiato?

Come accennato nella nostra guida per padroneggiare le previsioni del flusso di cassa, il tempo necessario alle aziende per chiudere i conti mensili è un vero problema. Ciò impedisce ai team finanziari di avere un quadro chiaro e aggiornato delle proprie finanze e non possono essere veramente reattivi durante il monitoraggio delle pietre miliari di previsione.

Una pianificazione finanziaria significativa richiede l'automazione per ottenere rapidamente le informazioni giuste in modo che i team possano colmare il divario. Poiché i flussi di pagamento rappresentano una parte importante di questo processo, semplifica la semplificazione del tuo in modo da avere il tempo di concentrarti sulla pianificazione finanziaria, analizzare i tuoi dati e trasformarli in business intelligence.

*Le fatture Juni sono disponibili solo per le società con sede nell'UE, soggette a sottoscrizione. Il finanziamento dei media è disponibile solo per le società registrate nei Paesi Bassi e in Svezia, previa idoneità. Si applicano tariffe e termini e condizioni. Clicca qui per maggiori dettagli .