Comment l'automatisation des factures et des cartes rationalise les flux de paiement

Roulement de tambour s'il vous plaît… nous sommes ravis d'annoncer le lancement de nos dernières fonctionnalités - Envoyer de l'argent et Juni Invoices pour rationaliser vos flux de paiement.

Nous avons parlé à Ruben Arnbert, notre vice-président des finances, des problèmes de flux de paiement auxquels sont confrontées les équipes financières du commerce électronique et de la manière dont vous pouvez les résoudre avec nos dernières fonctionnalités.

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Quel est le problème avec les flux de paiement ?

Les équipes financières passent beaucoup trop de temps sur les flux de paiement manuels. Ils apportent beaucoup d'administration financière, comme le rapprochement, la comptabilité et la gestion des comptes fournisseurs. Cela prend du temps qu'il serait préférable de consacrer à une analyse approfondie des données pour comprendre l'entreprise et comment l'améliorer.

Les équipes financières à qui nous avons parlé estiment qu'elles peuvent passer jusqu'à 80 % de leur temps à collecter des données financières et seulement 20 % à les interpréter. Idéalement, vous souhaitez inverser cette division du temps afin que la majorité soit consacrée à la compréhension de votre entreprise plutôt qu'à l'administration financière. L'administration financière est une nécessité, mais ce n'est pas nécessairement là où votre temps est le mieux dépensé. Comprendre votre entreprise est ce qui peut apporter de la valeur en analysant les données pour donner des informations exploitables.

La collecte de données est un problème simple à résoudre lorsque vous utilisez des outils automatisés comme Juni. En automatisant la collecte de données financières et en les mettant dans des formats compréhensibles, vous libérez du temps à consacrer à des tâches qui créent réellement de la valeur pour votre entreprise.

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Simplifiez les paiements par carte pour les dépenses des employés

La plupart des employés ont des cartes d'entreprise qu'ils utilisent pour payer les dépenses et les abonnements. Selon la configuration de votre entreprise, vous pouvez avoir une carte partagée entre plusieurs ou des cartes individuelles pour chaque employé.

Quelle que soit votre configuration, cela peut produire beaucoup de reçus, ce qui peut représenter une perte de temps importante. Les reçus signifient rapprochement, et vous ne voulez pas passer du temps à courir après les employés, à télécharger vous-même les reçus et à gérer manuellement les limites de dépenses.

Il existe deux façons simples de résoudre ce problème : répartir la propriété et automatiser les contrôles.

Un excellent moyen de répartir la propriété du budget dans l'ensemble de l'organisation consiste à ce que chaque employé ait sa propre carte. Avec Juni, vous pouvez créer autant de cartes virtuelles que vous le souhaitez ! Vous pouvez ensuite définir des contrôles pour surveiller, limiter ou bloquer les dépenses au niveau de la carte.

En conséquence, l'employé deviendra propriétaire du budget et responsable des dépenses qui transitent par sa carte, y compris les reçus. En faisant cela, vous externalisez essentiellement les reçus. Vos employés téléchargent leurs reçus sur Juni et vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin avec les transactions.

Avec toutes ces informations en temps réel, il vous est facile d'avoir un aperçu des dépenses de l'entreprise.

Payez encore plus facilement avec Send Money

Send Money complète notre suite de fonctionnalités de services financiers, de comptes et de cartes multidevises. Désormais, vous pouvez répartir la propriété d'encore plus de transactions et gagner du temps avec Juni.

En tant que l'une de nos fonctionnalités les plus demandées à ce jour, vous pouvez facilement payer vos fournisseurs européens avec des virements SEPA et SWIFT. Envoyez de l'argent directement depuis votre compte sans utiliser votre carte Juni, gérez les dépenses telles que les factures, la paie et le loyer en utilisant vos fonds Juni, et améliorez la visibilité et le contrôle de votre équipe sur votre compte Juni.

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Accélérez le cycle de paiement des factures

Les paiements de factures (comptes créditeurs) présentent un ensemble de défis différents des paiements par carte, mais l'automatisation peut libérer une valeur énorme car il s'agit d'une partie délicate du processus de paiement.

Le cycle de paiement des factures est généralement réparti sur une gamme dispersée d'outils. Un cycle de paiement typique commence par une boîte de réception électronique dédiée où les fournisseurs envoient leurs factures. Quelqu'un vérifiera manuellement la facture et verra si elle est correcte et doit être payée. Ensuite, ils doivent scanner les détails de paiement de la facture ou saisir les détails du compte bancaire, les montants et choisir d'où l'argent doit provenir. Ce cycle se produira à différents intervalles en fonction du volume.

Une fois qu'une facture est payée, vient ensuite la comptabilité, qui consiste à choisir le bon type de dépense et la TVA afin qu'elle puisse entrer dans votre grand livre. Enfin, la dépense sera reflétée dans la performance de l'entreprise par le biais des états des profits et pertes et du bilan.

Cela représente plusieurs étapes manuelles, plusieurs outils et trop de temps consacré à un processus qui pourrait être rationalisé grâce à l'automatisation. En automatisant le cycle de paiement des factures, vous pouvez réduire les tâches manuelles et conserver le processus dans un seul logiciel. L'automatisation peut réduire les erreurs, améliorer la cohérence et gagner du temps sur les tâches que vous n'avez pas besoin d'effectuer manuellement.

Gagnez des jours sur votre cycle de paiement avec Juni Invoices

Juni peut effectuer l'ensemble du processus de paiement des factures médias en un seul flux circulaire, rationalisant la collecte, le traitement et le paiement des factures.

Nous collectons automatiquement vos factures Facebook et Google Ads, les scannons pour obtenir les détails et les comparons aux transactions pour que vous n'ayez pas à le faire. Cela supprime une énorme quantité de travail manuel, il vous suffit donc de décider comment payer votre facture.

Selon le type de dépense, il peut être judicieux d'utiliser le crédit au lieu du débit. Vous pouvez utiliser l'analyse des flux de trésorerie de Juni pour voir s'il est judicieux de contracter un crédit ou non. Vous pourrez également relâcher la pression sur vos cycles de trésorerie grâce à un financement qui vous donne jusqu'à 90 jours pour rembourser*.

Ensuite, réglez vos factures médias et programmez vos paiements futurs en quelques clics. Bien sûr, vous pouvez définir vos rôles d'utilisateur pour indiquer qui peut participer à chaque étape du processus.

Enfin, vous pouvez exporter vers votre logiciel comptable. Avec ce flux d'automatisation des factures, vous ne changez plus entre plusieurs fournisseurs, vous gagnez un temps considérable et réduisez le risque d'erreurs.

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Activer des informations financières rapides

Alors, que faites-vous de tout ce temps gagné ?

Comme nous l'évoquions dans notre guide pour maîtriser la prévision de trésorerie, le temps nécessaire aux entreprises pour clôturer les comptes mensuels est un vrai problème. Cela empêche les équipes financières d'avoir une image claire et actuelle de leurs finances, et elles ne peuvent pas être vraiment réactives lors du suivi des jalons de prévision.

Une planification financière significative nécessite une automatisation pour obtenir rapidement les bonnes informations afin que les équipes puissent combler l'écart. Les flux de paiement étant une partie importante de ce processus, simplifiez la rationalisation du vôtre afin que vous ayez le temps de vous concentrer sur la planification financière, l'analyse de vos données et leur transformation en intelligence d'affaires.

*Juni Invoices est disponible uniquement pour les entreprises basées dans l'UE, sous réserve de souscription. Le financement des médias est disponible pour les entreprises enregistrées aux Pays-Bas et en Suède uniquement, sous réserve d'éligibilité. Des frais et des conditions s'appliquent. Cliquez ici pour plus de détails .