3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi

Digitalizuj dokumenty i zarządzaj nimi za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi.

Prawnicy każdego dnia pracują z mnóstwem dokumentów papierowych — od umów i licencji po e-maile i zawiadomienia. Ręczne zarządzanie i śledzenie tak dużej liczby dokumentów może być trudne. Jednak dzięki oprogramowaniu do zarządzania dokumentami prawnymi firmy prawnicze mogą uprościć ten proces i ułatwić zarządzanie dokumentami swoim pracownikom.

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia zespołom prawnym konwertowanie dokumentów papierowych na kopie cyfrowe, przechowywanie i porządkowanie dokumentów w centralnym repozytorium, szybkie wyszukiwanie i pobieranie potrzebnych plików oraz współpracę w czasie rzeczywistym nad kluczowymi dokumentami.

W tym artykule wymieniono alfabetycznie trzy najlepsze programy do zarządzania dokumentami dla firm świadczących usługi prawne na podstawie zweryfikowanych recenzji oprogramowania. Dla każdego produktu uwzględniliśmy ogólne oceny użytkowników wraz z najwyżej ocenianym parametrem, fragmentami recenzji profesjonalistów z branży oraz cenami produktów. Czytaj więcej.

1. Dropbox Business: zdalnie usuwa poufne pliki ze zgubionych lub skradzionych urządzeń

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów ds. usług prawnych, którzy korzystali z Dropbox Business do zarządzania dokumentami:

„Łatwość użytkowania, funkcja „Wyślij do podpisu”, udostępnianie w chmurze, praca zdalna. To wszystko w jednym produkcie, który jest absolutnie niesamowity i niezawodny”.

„Jest łatwy w użyciu, gdy trzeba bezpiecznie przeglądać i udostępniać dokumenty. Zapewnia świetny spokój, wiedząc, że grupa pracowników może przeglądać i udostępniać dokumenty za pomocą bezpiecznej opcji”.

„To świetny pakiet dla tych, na których nas stać. Dodatkowy dodatek do e-podpisu sprawił, że Dropbox wyróżnia się od pierwszego dnia. Jest prosty w instalacji i przez większość czasu (90%) robi to i synchronizuje plik do chmury. Możliwość przeglądania plików bez preinstalowanego oprogramowania to świetna funkcja w porównaniu z innymi narzędziami, która wymusza na użytkownikach zainstalowaną aplikację do otwierania lub przeglądania plików. Możemy prowadzić rozmowy o plikach, przedstawiać pomysły w kontekście, w porównaniu do zmiany ścieżki, która jest również w pełni dostępna. Jako informatyk jestem przekonany, że za tę samą opłatą można wykonać kopię zapasową całego pulpitu komputera i powiązanych plików z niewielkim wysiłkiem lub interwencją. Moi użytkownicy uwielbiają pomysł robienia zdjęć na urządzeniu mobilnym Word i mieć to zdjęcie na pulpicie bez konieczności wysyłania e-maili lub znajdowania alternatywnych środków przesyłania”.

Przeczytaj wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj.

2. Dysk Google: synchronizuje dokumenty, dzięki czemu możesz pracować w trybie offline

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów ds. usług prawnych, którzy korzystali z Dysku Google do zarządzania dokumentami:

„Moim szczerym zdaniem jest najlepszy do przechowywania w chmurze i udostępniania/zarządzania dokumentami. Jedną z jego najlepszych funkcji jest edycja arkuszy Google na żywo i możesz to robić jednocześnie z innymi współpracownikami z uprawnieniami do edycji. Obsługa klienta jest na najwyższym poziomie, Kiedyś przypadkowo usunąłem niektóre pliki, a one odzyskały je w ciągu godziny od przesłania pomocy”.

„Dysk to doskonałe oprogramowanie do przechowywania. 5 lat temu nadal korzystałem z zewnętrznych pamięci do przechowywania dokumentów służbowych, ale niefortunny wypadek (kradzież w biurze) spowodował, że straciłem kopię zapasową i postanowiłem poszukać innych opcji, takich jak Dysk Google, co pozwoliło zapisywanie wszystkich moich dokumentów służbowych i osobistych, rozwiązując problemy z tworzeniem kopii zapasowych danych. Teraz nie martwię się, ponieważ wiem, że moje informacje są przechowywane w chmurze i w każdej chwili mam do nich dostęp.”

„Uwielbiam to, że GDrive jest darmowy (jeśli nie korzystasz z biznesu) i że integruje się ze wszystkimi innymi aplikacjami Google, z których korzystam w życiu”.

Przeczytaj wszystkie recenzje Dysku Google tutaj.

3. Microsoft 365: oferuje spersonalizowane sugestie dotyczące wyszukiwania dokumentów

Oto fragmenty recenzji sporządzone przez specjalistów ds. usług prawnych, którzy korzystali z platformy Microsoft 365 do zarządzania dokumentami:

„Microsoft 365 oferuje kombinację aplikacji, daje Word, Excel, Power Point, wszystko do obsługi dokumentów, organizacji prezentacji. Nie ma wiele do powiedzenia na temat tych aplikacji, działają one jako punkt odniesienia dla automatyzacji pracy biurowej na świecie , One Note, Outlook, One Drive i Skype. Abonament rodzinny może być również używany przez małe firmy w przystępnej cenie, ale opłacany co roku. Ponadto przechowywanie w chmurze i opcja wieloplatformowa ułatwiają życie."

„Microsoft 365 to ogólnie świetne oprogramowanie do użytku i dobrze integruje się z innymi produktami. Możesz używać Teams do nawiązywania połączeń wideo i prowadzenia połączeń konferencyjnych, a także możesz używać programu PowerPoint do tworzenia świetnych prezentacji dzięki jego doskonałym funkcjom. Możesz także zintegrować z programem Outlook, dzięki czemu komunikacja w firmie jest bardziej wydajna”.

„Ogólne doświadczenie jest świetne. Do użytku osobistego najprawdopodobniej skorzystałbym z jednej z bezpłatnych opcji, które równie dobrze pasowałyby do moich potrzeb. Jeśli jednak korzystam z oprogramowania z biznesowego punktu widzenia, jest to nie do pobicia”.

Przeczytaj wszystkie recenzje platformy Microsoft 365 tutaj.

Jakie funkcje oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi oferuje następujące podstawowe funkcje:

• Przechwytywanie dokumentów : skanowanie i konwertowanie dokumentów prawnych na pliki cyfrowe i przenoszenie ich do oprogramowania w celu przechowywania lub przetwarzania.

  

• Przechowywanie dokumentów : Przechowuj dokumenty prawne w scentralizowanej lokalizacji, aby mieć do nich łatwy dostęp.

• Wyszukiwanie pełnotekstowe : szukaj określonego tekstu w całym dokumencie, a nie tylko w sekcjach.

Wszystkie produkty wymienione w tym artykule obejmują funkcje wymienione powyżej.

Oprócz tych podstawowych funkcji, oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi zwykle oferuje również:

• Kontrola dostępu i uprawnienia

• Archiwizacja i przechowywanie

• Narzędzia współpracy

• Śledzenie zgodności

• Klasyfikacja dokumentów

• Konwersja plików

• Udostępnianie plików

• Ścieżka audytu

• Optyczne rozpoznawanie znaków

• Zarządzanie rekordami

• Kontrola wersji

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami dla swojej kancelarii

Oto kilka kwestii, o których należy pamiętać, wybierając rozwiązanie do zarządzania dokumentami dla swojej firmy prawniczej:

• Wybierz funkcję wyszukiwania i pobierania dokumentów .Ta funkcja umożliwia użycie słów kluczowych, takich jak nazwa dokumentu, data, autor i metadane, w celu szybkiego przeszukania repozytorium zawartości i zlokalizowania potrzebnego pliku.

• Sprawdź możliwości współpracy.Ułatw współpracę w czasie rzeczywistym między zespołem prawnym a klientami, tworząc krótką listę oprogramowania, które umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę nad dokumentem, śledzenie wprowadzonych zmian oraz dodawanie komentarzy lub opinii.

• Oceń funkcję zabezpieczającą dokument .Szukaj niezawodnych funkcji bezpieczeństwa, takich jak szyfrowanie przechowywania dokumentów, kontrola dostępu i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby chronić poufne informacje w dokumentach prawnych.

Typowe pytania, które należy zadać dostawcom oprogramowania przed zakupem oprogramowania do zarządzania dokumentami

Oto kilka pytań, które należy zadać sprzedawcom przy zakupie systemu zarządzania dokumentami dla firmy prawnej: