Pianificazione per il nuovo anno: come creare un calendario editoriale

Una delle mie tradizioni preferite arriva ogni 1 gennaio. Come molti di voi, mi permetto di dormire fino a tardi, bere caffè (magari con qualche Baileys) e guardare il calcio.

Ma a un certo punto, durante il giorno, pulisco la mia scrivania (o il tavolo della cucina) e apro un calendario nuovo di zecca. Con una bevanda a scelta, prendo il calendario dell'anno scorso e quello fresco di quest'anno e comincio a sognare tutto ciò che farò e realizzerò. Ciò significa copiare le date importanti (compleanni e così via) nel nuovo calendario, nonché le festività, i viaggi desiderati o gli appuntamenti dal medico. È un momento che assaporo.

Il primo giorno di ritorno al lavoro dopo il nuovo anno, faccio qualcosa di molto simile con il mio calendario lavorativo. Come probabilmente avrai intuito, sono un pianificatore. Sono anche una persona visiva e mi piace tracciare liste di cose da fare. Ma anche se non sei naturalmente cablato come me, puoi comunque mettere insieme un calendario con alcuni trucchi. Per questo post, mi riferirò specificamente ai calendari editoriali, che sono sia una necessità che uno strumento utile sia per gli esperti di marketing che per gli esperti di contenuti.

Inoltre, mi rendo conto che nel marketing non sempre possiamo permetterci il lusso di pianificare un calendario con un anno intero di anticipo. A volte possiamo essere fortunati se abbiamo una settimana per concettualizzare ed eseguire un piano. Ma possiamo aspirare. Questo post ha lo scopo di aiutarti a superare l'ostacolo di un calendario vuoto. Entro la fine del post e dell'esercizio di accompagnamento, dovresti avere un piano approssimativo che ti porterà fino alla fine del 2017.

Eccoci qui!

Perché hai bisogno di un piano?

Organizzazione! Un calendario può aiutarti a visualizzare il giorno, il mese o l'anno a venire. È la tua tabella di marcia verso ciò che stai affrontando.

Può aiutarti anche quando sei a corto di ispirazione. Se hai già impostato il tuo calendario, hai svolto il duro lavoro di ideare argomenti e temi per le tue campagne e testi. Ora devi solo eseguire.

Inoltre, i calendari editoriali sono un'ottima risorsa per mostrare al tuo capo che sei il capo.

Quando hai bisogno di un calendario editoriale?

Ho impostato calendari e programmi di lavoro per tutto, inclusa la vita quotidiana. Basta chiedere a mio marito del nostro programma del fine settimana e lui diventerà vitreo negli occhi mentre ripensa al piano dettagliato che ho stabilito per noi per portare a termine tutte le nostre commissioni e divertirci. non posso farne a meno! Devo programmare tutto per assicurarmi che sia realistico, per assicurarmi che tutti i miei piani rientrino effettivamente in una giornata. Inoltre, mi piace il vincolo del blocco temporale (vedi il mio post precedente sulla produttività).

Uso anche un calendario editoriale o un piano di lavoro per la maggior parte degli incarichi in ufficio.

I calendari editoriali sono particolarmente importanti per quelli di voi che si occupano di contenuti e pubblicazione, per pianificare il lavoro in anticipo, inclusa l'assegnazione di freelance. Vengo dal mondo delle riviste, dove dovevamo pianificare la nostra storia di copertina e i servizi con mesi di anticipo. Questa abitudine si estende anche alla pubblicazione sul web, per sapere cosa viene pubblicato e quando. Sono anche necessari per i blog.

Alcune persone si chiedono se sia una pratica intelligente creare un calendario editoriale per i social media. L'argomento contrario è che i social media dovrebbero essere tempestivi e spontanei e pianificare con mesi di anticipo è l'antitesi di ciò.

È un punto giusto, anche se sono dell'idea che tu abbia bisogno di un calendario editoriale come spina dorsale del tuo calendario dei social media. La ragione per cui? Ti farai impazzire se il tuo piano sui social media è letteralmente vuoto e devi setacciare e scorrazzare per trovare argomenti al volo, giorno dopo giorno. Tuttavia, non sto suggerendo di allineare in anticipo tutti i 365 giorni di post. Invece, cerca un equilibrio. Gravito verso la selezione di argomenti settimanali o anche mensili che mi aiutano a inquadrare il mio calendario. Poi lascio molto margine da riempire anche con post di cronaca.

Cosa includere nel tuo calendario editoriale?

Non devi includere tutto nel tuo calendario. In effetti, probabilmente non vuoi perché più diventa granulare, più dovrai adattarti quando le cose cambieranno (e lo faranno).
Invece, inizia con le basi: date, argomenti o temi e pietre miliari chiave. Questo di per sé è un calendario rudimentale ed efficace.

Ma andiamo un po' più a fondo.

Come affrontare il tuo calendario editoriale

Voglio che questo sia un workshop interattivo e pratico di un blog. Il mio obiettivo è che tu possa inquadrare il tuo calendario approssimativo mentre esaminiamo le sezioni successive.

Quindi, per iniziare, tira fuori alcuni fogli di carta per appunti e uno strumento per scrivere per questo.

(Nota: mentre mi rendo conto che siamo in un'era di esperti digitali, incoraggio vivamente l'uso di carta e penna/matita reali in questa fase. Stai abbozzando idee e potresti fare alcuni schizzi rudimentali e molti scarabocchi. La carta funziona meglio per ora e puoi trasferirlo in un file digitale più raffinato in un secondo momento.)

Dai la priorità

Per prima cosa: dai la priorità ai tuoi obiettivi e compiti. Disegna una piramide rovesciata, punta in basso. In cima (la parte più grande della piramide) ci sono le cose che devi fare quest'anno: lanciare un prodotto, raggiungere un certo obiettivo di entrate e così via. Queste sono quelle cose nella tua lista delle cose da fare.

Successivamente, spostati nella sezione centrale della tua piramide e suddividila in quattro quadranti. Etichettali Q1, Q2, Q3, Q4, in modo da averne uno per trimestre. Pensa a cosa deve accadere in ciascuno di quei tempi e scrivi quelle cose, se lo sai. Se non conosci ancora le date specifiche per questi elementi, inserisci comunque qualcosa come segnaposto. Puoi sempre aggiornarlo.

Nella sezione più piccola della tua piramide, nel punto, elenca gli elementi della tua lista dei desideri più piccoli che vorresti fare se puoi.

Mi rendo conto che è un po' scomodo fondere tutto in questa forma piramidale, perché il risultato non è una forma simmetrica, specialmente in quella sezione del quadrante. Ma l'intento è farti pensare alle tue priorità, dalla più grande alla più piccola.

Calendarizzare

Ora prendi un nuovo pezzo di carta. Prenderemo la stessa piramide e la renderemo più simile a un calendario.

Il primo passo è tracciare 12 quadrati ed etichettare ciascuno con i 12 mesi dell'anno. Entro ogni mese, traccia una cosa dalla tua piramide. Quella cosa può essere un elemento dell'elenco delle cose da fare, una pietra miliare o un tema generale. Considera anche qui le operazioni commerciali chiave. Ad esempio, tutte le conferenze che sosterrai. Inoltre, elenca le festività nazionali e internazionali a cui potresti essere in grado di collegarti. Sentiti libero di aggiungere "TBD" o "segnaposto" al tuo elenco. Va bene. Il tuo obiettivo è far fluire le idee e i piani in questa fase. Non giudicarti per non avere tutte le risposte. Potresti anche avere degli extra, più di una cosa al mese. Scrivili per ora.

Mentre stai facendo questo lavoro, suppongo che il tuo cervello inizi a sognare. Potresti sentire il bisogno di essere creativo qui, almeno per me. Quando inizio a pianificare, il mio cervello si eccita e le idee fluiscono. Faccio correlazioni e posso persino trovare slogan accattivanti e idee per la campagna che posso utilizzare in seguito. Se ti succede, non resistere. Prendi nota. Nessuno sta guardando! Queste note sono per te.

Allontanati dal tuo lavoro

Ora che hai pianificato i tuoi mesi, metti in pausa. Puoi suddividerlo in blocchi settimanali o anche giornalieri e orari in seguito. Ma questo va bene per ora. Potresti anche fermarti completamente in questa fase, soprattutto se ti senti tassato e hai bisogno di passare a qualcos'altro.

Altrimenti, concediti una pausa prima di rivedere. Datti una pacca sulla spalla e allontanati almeno per 15 o 30 minuti. Prendi un caffè o fai una passeggiata e torna indietro.

Bentornato: è tempo di mescolare

Indietro? Grande! Ora è il momento di rimescolare le cose e giocare un po'.

Prendi 12 note adesive o bigliettini, uno per ogni mese, e scarabocchia nel lavoro dal tuo calendario di 12 mesi. Attaccali alla scrivania o al pavimento e inizia a mescolare le cose per vedere cosa funziona meglio. Se hai degli extra, dai a quelle idee la loro nota adesiva.

Successivamente, cerca un calendario delle festività online e prendi nota di tutto ciò che potresti esserti perso, come festività minori o "giorni" nazionali (come la giornata nazionale del cane, la giornata del gelato e così via). Queste possono essere cose divertenti da sfruttare.

Ti consiglio anche di estrarre il calendario editoriale dell'anno scorso in questa fase per confrontare il tuo lavoro. Se hai le metriche dell'anno scorso, tanto meglio. Valuta cosa hai fatto, cosa ha funzionato e aggiusta.

Continua a mescolare e bilanciare il tuo calendario finché non sei soddisfatto. Personalmente, cerco di assicurarmi di avere una distribuzione uniforme di argomenti e idee al mese, ma non sempre funziona così bene. Come minimo, cerco di avere una o due idee principali per ogni mese, con alcuni extra che potrebbero fluttuare tra i mesi o essere dei bei componenti aggiuntivi se ne abbiamo il tempo. E voglio sbagliare sul lato di più contenuti nella metà anteriore del calendario rispetto alla parte posteriore. Puoi sempre aggiungere altre cose in seguito man mano che i mesi passano.

Inoltre, prenditi il ​​​​tuo tempo in questa fase. Questo è davvero il lavoro pesante e richiede riflessione. Potresti anche voler allungare questo lavoro nel corso di alcuni giorni.

Crea una visualizzazione a un foglio

Una volta che ti senti solido riguardo al piano, torna indietro e traccia il tuo calendario "finale" su una visualizzazione a un foglio in modo da poter vedere tutto in sequenza. Raggruppa i tuoi mesi in trimestri. Assegna KPI o obiettivi in ​​modo da poter misurare i tuoi risultati. Come sembra? Probabilmente abbastanza lucido in questa fase. Ottimo lavoro!

Assegna lavoro

Una volta che hai risolto il calendario e i temi, ora è il momento di definire i dettagli e elaborare i piani di lavoro. Ad esempio, assegna nomi alle cose da fare. Cattura le date di scadenza principali per i risultati finali. Prendi anche nota di specifiche restrizioni di budget o obiettivi di traffico per i tuoi sforzi.

Aspettatevi revisioni

Nota che sopra, ho detto che questo era il tuo calendario "finale". Tra virgolette. Questo perché non è mai veramente finito, vero? Ormai conosci questo gioco. Tutto cambia, che sia dovuto a un cambio di strategia o all'arrivo di un nuovo capo che rimescola le cose.

E potrebbe essere perché semplicemente non ami il piano e devi apportare alcune modifiche per migliorare il tuo calendario. Ricorda che questo è il tuo calendario, quindi puoi tornarci e lavorare tutte le volte che vuoi.

Tatticamente, mi preparo impostando promemoria sul mio calendario digitale ogni 1-2 mesi. Intitolo il mio compito "aggiorna calendario editoriale" e blocco un'ora o due. Quindi, eseguo gli esercizi di cui sopra - o almeno leggo i miei piani - e apporto le modifiche necessarie.

Viste settimanali o giornaliere: dovresti crearle?

Se sei su un tiro e vuoi andare più in profondità per creare un piano settimana per settimana o giorno per giorno, puoi farlo. Ma se lo fai, ti consiglio di pianificarlo a fondo solo con 6-10 settimane di anticipo. Il motivo è dovuto a ciò di cui abbiamo appena discusso: i piani possono cambiare e cambiano. Non vorrei che ti sposassi con idee e compiti quotidiani, solo per doverli disfare e cambiare tutti.

Verso il digitale e consigli finali

Una volta che hai scarabocchiato su carta e risolto i nodi, questo è il momento di trasferire questo calendario su qualunque supporto funzioni meglio per te e il tuo team. Forse trasferisci tutto su un calendario condiviso come Outlook, fogli di calcolo Google o Asana.

Ti suggerisco di creare una visualizzazione diapositiva di un foglio del calendario, probabilmente in PowerPoint. Mi piace fare questo passaggio in modo da poter inserire il calendario nell'appendice di qualsiasi mazzo di marketing che distribuisco durante l'anno. È anche facile stampare questa diapositiva e attaccarla alla parete del mio ufficio per consultarla.

Mi piace anche creare una visualizzazione di un singolo mese alla volta, che chiamo la mia visualizzazione "a colpo d'occhio". Questo mi aiuta a rimanere in pista e organizzare chiaramente le mie priorità per il mese.

Ottimo lavoro! Brindiamo a un anno di successi!