Merencanakan Tahun Baru: Cara membuat kalender editorial

Salah satu tradisi favorit saya datang setiap tanggal 1 Januari. Seperti banyak dari Anda, saya membiarkan diri saya tidur, minum kopi (mungkin dengan beberapa Baileys), dan menonton sepak bola.

Tetapi pada suatu saat, pada siang hari, saya membersihkan meja saya (atau meja dapur) dan membuka kalender perencanaan hari yang baru. Dengan minuman pilihan, saya mengambil kalender tahun lalu dan kalender baru tahun ini dan mulai memimpikan semua yang akan saya lakukan dan capai. Ini berarti menyalin tanggal-tanggal penting (ulang tahun, dan sebagainya) ke kalender baru, serta hari libur, perjalanan yang diinginkan, atau janji dengan dokter. Ini adalah momen yang saya nikmati.

Hari pertama kembali bekerja setelah tahun baru, saya melakukan sesuatu yang sangat mirip dengan kalender kerja saya. Seperti yang mungkin Anda rasakan, saya seorang perencana. Saya juga orang yang visual dan senang merencanakan daftar tugas. Tetapi meskipun Anda tidak terhubung secara alami dengan saya, Anda masih dapat menyusun kalender dengan beberapa trik. Untuk posting ini, saya akan secara khusus mengacu pada kalender editorial, yang merupakan kebutuhan dan alat yang berguna untuk pemasar dan pakar konten.

Juga, saya menyadari bahwa dalam pemasaran kita tidak selalu memiliki kemewahan untuk merencanakan kalender setahun penuh sebelumnya. Terkadang kita mungkin beruntung jika memiliki waktu seminggu untuk membuat konsep dan melaksanakan rencana. Tapi kita bisa bercita-cita. Posting ini dimaksudkan untuk membantu Anda mengatasi rintangan kalender kosong. Di akhir posting dan latihan yang menyertainya, Anda harus memiliki rencana kasar yang akan membawa Anda sampai akhir tahun 2017.

Ini dia!

Mengapa Anda membutuhkan rencana?

Organisasi! Kalender dapat membantu Anda memvisualisasikan hari, bulan, atau tahun ke depan. Ini adalah peta jalan Anda menuju apa yang Anda hadapi.

Ini dapat membantu Anda ketika Anda juga kekurangan inspirasi. Jika Anda telah menyiapkan kalender, Anda telah melakukan pekerjaan yang sulit untuk membuat ide topik dan tema untuk kampanye dan salinan Anda. Sekarang Anda hanya perlu mengeksekusi.

Plus, kalender editorial adalah sumber yang bagus untuk menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda adalah bosnya.

Kapan Anda membutuhkan kalender editorial?

Saya mengatur kalender dan jadwal kerja kembali untuk semuanya, termasuk kehidupan sehari-hari. Tanyakan saja kepada suami saya tentang jadwal akhir pekan kami dan dia akan berkaca-kaca saat memikirkan kembali rencana terperinci yang telah saya buat untuk kami mencapai semua tugas dan kesenangan kami. Aku tidak bisa menahannya! Saya perlu menjadwalkan semuanya untuk memastikan semuanya realistis – untuk memastikan semua rencana saya benar-benar sesuai untuk satu hari. Selain itu, saya menyukai kendala pemblokiran waktu (lihat postingan saya sebelumnya tentang produktivitas).

Saya juga menggunakan kalender editorial atau rencana kerja untuk sebagian besar tugas di kantor.

Kalender editorial sangat penting bagi Anda yang terlibat dalam konten dan penerbitan – untuk merencanakan pekerjaan ke depan termasuk menugaskan pekerja lepas. Saya berasal dari dunia majalah, di mana kami harus merencanakan cerita sampul dan fitur kami berbulan-bulan sebelumnya. Kebiasaan ini juga mengalir ke penerbitan web, untuk mengetahui apa yang sedang diposting dan kapan. Mereka juga diperlukan untuk blogging.

Beberapa orang mempertanyakan apakah praktik cerdas membuat kalender editorial untuk media sosial. Argumen yang menentang hal itu adalah bahwa media sosial harus tepat waktu dan spontan dan perencanaan berbulan-bulan sebelumnya adalah antitesis dari itu.

Ini poin yang adil, meskipun saya berpendapat bahwa Anda memerlukan kalender editorial sebagai tulang punggung kalender media sosial Anda. Alasan mengapa? Anda akan membuat diri Anda gila jika rencana media sosial Anda benar-benar kosong dan Anda harus menjelajahi dan berlari cepat untuk memunculkan topik dengan cepat, hari demi hari. Namun, saya tidak menyarankan agar Anda menyusun semua 365 hari posting sebelumnya. Sebaliknya, berusahalah untuk keseimbangan. Saya tertarik untuk memilih topik mingguan atau bahkan bulanan yang membantu saya membingkai kalender saya. Kemudian saya meninggalkan banyak margin untuk diisi dengan postingan berita juga.

Apa yang harus disertakan dalam kalender editorial Anda?

Anda tidak harus memasukkan semua yang ada di kalender Anda. Faktanya, Anda mungkin tidak mau karena semakin terperinci, semakin Anda harus menyesuaikan ketika ada perubahan (dan itu akan terjadi).
Alih-alih, mulailah dengan dasar-dasarnya: tanggal, topik atau tema, dan tonggak penting. Itu dengan sendirinya adalah kalender yang belum sempurna, dan efektif.

Tapi mari kita pergi sedikit lebih dalam.

Bagaimana menangani kalender editorial Anda

Saya ingin ini menjadi lokakarya blog yang interaktif dan praktis. Tujuan saya adalah Anda dapat membingkai kalender kasar Anda sendiri sementara kita membahas bagian selanjutnya.

Jadi, untuk memulai, keluarkan beberapa lembar kertas gores dan alat tulis untuk ini.

(Catatan: meskipun saya menyadari bahwa kita berada di zaman yang cerdas secara digital, saya sangat menganjurkan penggunaan kertas dan pena/pensil yang sebenarnya pada tahap ini. Anda sedang menyusun ide dan mungkin melakukan beberapa sketsa dasar – dan banyak coretan. Kertas berfungsi paling baik untuk sekarang, dan Anda dapat mentransfernya ke file digital yang lebih halus nanti.)

Prioritaskan

Hal pertama yang pertama: prioritaskan tujuan dan tugas Anda. Gambarlah piramida terbalik, arahkan ke bawah. Di bagian atas (bagian terbesar dari piramida) adalah hal-hal yang harus Anda lakukan tahun ini: meluncurkan produk, mencapai target pendapatan tertentu, dan sebagainya. Ini adalah hal-hal yang harus Anda lakukan.

Selanjutnya, pindah ke bagian tengah piramida Anda dan pisahkan menjadi empat kuadran. Beri label pada mereka Q1, Q2, Q3, Q4 – jadi Anda punya satu per kuartal. Pikirkan tentang apa yang perlu terjadi di setiap kerangka waktu tersebut dan tuliskan hal-hal itu, jika Anda tahu. Jika Anda belum mengetahui tanggal spesifik untuk barang-barang ini, cukup isi sesuatu sebagai pengganti. Anda selalu dapat memperbarui ini.

Di bagian terkecil piramida Anda, pada titik tersebut, buat daftar item daftar keinginan yang lebih kecil yang ingin Anda lakukan jika Anda bisa.

Saya menyadari agak canggung untuk mencampur semuanya menjadi bentuk piramida ini, karena hasilnya bukan bentuk yang simetris – terutama di bagian kuadran tersebut. Tetapi tujuannya adalah untuk membuat Anda memikirkan prioritas Anda, dari yang terbesar hingga yang terkecil.

Atur kalender

Sekarang, ambil selembar kertas baru. Kami akan mengambil piramida yang sama dan membuatnya lebih seperti kalender.

Langkah pertama adalah memplot 12 kotak dan memberi label masing-masing dengan 12 bulan dalam setahun. Dalam setiap bulan, plot satu hal dari piramida Anda. Hal itu bisa berupa item daftar tugas, tonggak sejarah, atau tema menyeluruh. Pertimbangkan juga operasi bisnis utama di sini. Misalnya, konferensi apa pun yang akan Anda dukung. Juga, cantumkan hari libur nasional dan internasional yang mungkin bisa Anda ikuti. Jangan ragu untuk menambahkan "TBD" atau "placeholder" ke daftar Anda. Tidak apa-apa. Tujuan Anda adalah membiarkan ide dan rencana mengalir pada tahap ini. Jangan menilai diri sendiri karena tidak memiliki semua jawaban. Anda mungkin juga memiliki tambahan – lebih dari satu hal per bulan. Tuliskan itu untuk saat ini.

Saat Anda melakukan pekerjaan ini, tebakan saya adalah otak Anda akan mulai bermimpi. Anda mungkin merasakan dorongan untuk menjadi kreatif di sini – setidaknya bagi saya. Saat saya mulai merencanakan, otak saya menjadi bersemangat dan ide-ide mengalir. Saya membuat korelasi dan bahkan mungkin muncul dengan slogan dan ide kampanye yang menarik yang dapat saya gunakan nanti. Jika ini terjadi pada Anda, jangan melawan. Tulislah. Tidak ada yang menonton! Catatan ini untukmu.

Menjauhlah dari pekerjaan Anda

Sekarang setelah bulan-bulan Anda diplot, jeda. Anda dapat memecahnya menjadi potongan mingguan atau bahkan harian dan per jam nanti. Tapi ini bagus untuk saat ini. Anda bahkan dapat berhenti sepenuhnya pada tahap ini, terutama jika Anda merasa terbebani dan perlu beralih ke hal lain.

Jika tidak, biarkan diri Anda istirahat sebelum merevisi. Tepuk punggung Anda dan menjauh setidaknya selama 15 atau 30 menit. Ambil kopi, atau berjalan-jalan dan kembali.

Selamat datang kembali: waktu untuk mengocok

Kembali? Besar! Sekarang saatnya mengacak-acak dan bermain sedikit.

Ambil 12 catatan tempel atau kartu catatan – satu untuk setiap bulan – dan coret pekerjaan dari kalender 12 bulan Anda. Tempelkan ke meja atau lantai Anda dan mulailah mengocok barang-barang untuk melihat mana yang terbaik. Jika Anda memiliki tambahan, berikan ide-ide itu catatan tempel mereka sendiri.

Selanjutnya, cari kalender hari libur online dan catat apa pun yang mungkin Anda lewatkan, seperti hari libur kecil atau “hari” nasional (seperti hari anjing nasional, hari es krim, dan sebagainya). Ini bisa menjadi hal yang menyenangkan untuk dimanfaatkan.

Saya juga menyarankan Anda mengeluarkan kalender editorial tahun lalu pada tahap ini untuk membandingkan pekerjaan Anda. Jika Anda memiliki metrik dari tahun lalu, lebih baik. Nilai apa yang Anda lakukan, apa yang berhasil, dan sesuaikan.

Teruslah mengocok dan menyeimbangkan kalender Anda sampai Anda puas. Secara pribadi, saya ingin memastikan bahwa saya memiliki distribusi topik dan ide yang merata setiap bulan – tetapi tidak selalu berjalan mulus. Minimal, saya mencoba untuk memiliki satu atau dua ide utama untuk setiap bulan, dengan beberapa tambahan yang mungkin melayang di antara bulan atau menjadi tambahan yang bagus jika kita punya waktu. Dan saya ingin berbuat salah di sisi lebih banyak konten di paruh depan kalender daripada di belakang. Anda selalu dapat menambahkan lebih banyak hal nanti saat bulan-bulan berlalu.

Juga, luangkan waktu Anda pada tahap ini. Ini benar-benar pekerjaan berat, dan membutuhkan pemikiran. Anda bahkan mungkin ingin memperpanjang pekerjaan ini selama beberapa hari.

Membuat tampilan satu lembar

Setelah Anda merasa mantap dengan rencana tersebut, kembali dan plot kalender "terakhir" Anda ke tampilan satu lembar sehingga Anda dapat melihat semuanya mengalir. Kelompokkan bulan Anda menjadi beberapa bagian. Tetapkan KPI atau sasaran agar Anda dapat mengukur hasil Anda. Bagaimana kelihatannya? Mungkin cukup dipoles pada tahap ini. Kerja bagus!

Tetapkan pekerjaan

Setelah kalender dan tema Anda disetrika, sekarang saatnya untuk menentukan detail dan menyusun rencana kerja kembali. Misalnya, tetapkan nama untuk item agenda. Catat tanggal jatuh tempo utama untuk kiriman. Bahkan catat batasan anggaran khusus atau sasaran lalu lintas untuk upaya Anda.

Harapkan revisi

Perhatikan bahwa di atas, saya mengatakan ini adalah kalender "terakhir" Anda. Dalam tanda kutip. Itu karena itu tidak pernah benar-benar dilakukan, bukan? Anda tahu game ini sekarang. Semuanya berubah – apakah itu karena perubahan strategi atau bos baru yang datang dan mengacak-acak semuanya.

Dan itu mungkin karena Anda tidak menyukai rencana tersebut dan perlu melakukan beberapa penyesuaian untuk menyempurnakan kalender Anda. Ingat ini adalah kalender Anda , jadi Anda dapat kembali ke kalender itu dan mengerjakannya sesering mungkin.

Secara taktik, saya mempersiapkan ini dengan menyetel pengingat di kalender digital saya setiap 1-2 bulan sekali. Saya memberi judul tugas saya "perbarui kalender editorial" dan saya memblokir satu atau dua jam. Kemudian, saya melakukan latihan di atas – atau setidaknya membaca rencana saya – dan melakukan penyesuaian sesuai kebutuhan.

Tampilan mingguan atau harian – haruskah Anda membuatnya?

Jika Anda siap dan ingin lebih dalam membuat rencana minggu demi minggu atau hari demi hari, Anda bisa. Tetapi jika Anda melakukan ini, saya sarankan Anda hanya merencanakan ini secara mendalam selama 6-10 minggu sebelumnya. Alasannya adalah karena apa yang baru saja kita bahas: rencana dapat dan memang berubah. Saya benci jika Anda menikah dengan ide dan tugas sehari-hari, hanya harus membatalkan dan mengubah semuanya.

Kiat digital dan final

Setelah Anda mencoret-coret kertas dan menyelesaikan kekusutan, inilah saatnya untuk mentransfer kalender ini ke media apa pun yang paling cocok untuk Anda dan tim Anda. Mungkin Anda mentransfer semuanya ke kalender bersama seperti Outlook, spreadsheet Google, atau Asana.

Saya sarankan Anda membuat tampilan slide satu lembar dari kalender, mungkin di PowerPoint. Saya suka melakukan langkah ini sehingga saya dapat memasukkan kalender ke dalam lampiran dari setiap materi pemasaran yang saya distribusikan sepanjang tahun. Juga mudah untuk mencetak slide ini dan menempelkannya ke dinding kantor saya untuk berkonsultasi.

Saya juga suka membuat tampilan satu bulan sekaligus, yang saya sebut tampilan "sekilas". Ini membantu saya tetap di jalur dan dengan jelas mengatur prioritas saya untuk bulan itu.

Kerja bagus! Ini untuk tahun depan yang sukses!