Planung für das neue Jahr: So erstellen Sie einen Redaktionskalender

Eine meiner Lieblingstraditionen findet jeden 1. Januar statt. Wie viele von Ihnen erlaube ich mir, auszuschlafen, Kaffee zu trinken (vielleicht mit ein paar Baileys) und Fußball zu schauen.

Aber irgendwann, im Laufe des Tages, räume ich meinen Schreibtisch (oder Küchentisch) auf und schlage einen brandneuen Tagesplanungskalender auf. Bei einem Getränk meiner Wahl nehme ich den letztjährigen Kalender und den diesjährigen frischen Kalender und fange an, von allem zu träumen, was ich tun und erreichen werde. Das bedeutet, wichtige Daten (Geburtstage etc.) in den neuen Kalender zu übernehmen, genauso wie Feiertage, Reisewünsche oder Arzttermine. Es ist ein Moment, den ich genieße.

Am ersten Arbeitstag nach Neujahr mache ich etwas ganz Ähnliches mit meinem Arbeitskalender. Wie Sie wahrscheinlich spüren, bin ich ein Planer. Ich bin auch ein visueller Mensch und genieße es, To-Do-Listen zu erstellen. Aber auch wenn Sie von Natur aus nicht so verdrahtet sind wie ich, können Sie mit einigen Tricks trotzdem einen Kalender zusammenstellen. In diesem Beitrag beziehe ich mich speziell auf Redaktionskalender, die sowohl ein notwendiges als auch hilfreiches Werkzeug für Vermarkter und Content-Experten sind.

Mir ist auch klar, dass wir uns im Marketing nicht immer den Luxus leisten können, einen Kalender ein ganzes Jahr im Voraus zu planen. Manchmal haben wir Glück, wenn wir eine Woche Zeit haben, um einen Plan zu konzipieren und auszuführen. Aber wir können streben. Dieser Beitrag soll Ihnen helfen, die Hürde eines leeren Kalenders zu überwinden. Am Ende des Posts und der begleitenden Übung sollten Sie einen groben Plan haben, der Sie bis Ende 2017 führt.

Auf geht's!

Warum braucht man einen Plan?

Organisation! Ein Kalender kann Ihnen helfen, Ihren Tag, Monat oder Jahr im Voraus zu visualisieren. Es ist Ihr Fahrplan für das, womit Sie es zu tun haben.

Es kann Ihnen auch helfen, wenn Ihnen die Inspiration fehlt. Wenn Sie Ihren Kalender bereits eingerichtet haben, haben Sie die grobe Arbeit der Ideenfindung für Themen und Themen für Ihre Kampagnen und Texte erledigt. Jetzt müssen Sie nur noch ausführen.

Außerdem sind Redaktionskalender eine großartige Ressource, um Ihrem Chef zu zeigen, dass Sie der Chef sind.

Wann brauchen Sie einen Redaktionskalender?

Ich richte Kalender und Arbeitszeitpläne für alles ein, einschließlich des täglichen Lebens. Fragen Sie einfach meinen Mann nach unserem Wochenendplan und er wird glasig in die Augen sehen, wenn er an den detaillierten Plan zurückdenkt, den ich für uns aufgestellt habe, um all unsere Besorgungen und unseren Spaß zu erledigen. Ich kann mir nicht helfen! Ich muss alles so terminieren, dass es realistisch ist – um sicherzustellen, dass alle meine Pläne tatsächlich in einen Tag passen. Außerdem mag ich die Einschränkung der Zeitblockierung (siehe meinen vorherigen Beitrag zur Produktivität).

Außerdem verwende ich für die meisten Aufgaben im Büro einen Redaktionskalender oder Workback-Plan.

Redaktionskalender sind besonders wichtig für diejenigen unter Ihnen, die im Bereich Content und Publishing tätig sind – um die Arbeit im Voraus zu planen, einschließlich der Zuweisung von Freelancern. Ich komme aus der Zeitschriftenwelt, wo wir unsere Titelgeschichte und Features Monate im Voraus planen mussten. Diese Gewohnheit überträgt sich auch auf das Web-Publishing, um zu wissen, was wann gepostet wird. Sie sind auch für das Bloggen notwendig.

Einige Leute fragen sich, ob es klug ist, einen Redaktionskalender für soziale Medien zu erstellen. Das Argument dagegen ist, dass soziale Medien zeitnah und spontan sein sollten und die Planung Monate im Voraus das Gegenteil davon ist.

Es ist ein berechtigter Punkt, obwohl ich der Meinung bin, dass Sie einen Redaktionskalender als Rückgrat Ihres Social-Media-Kalenders benötigen. Der Grund warum? Sie machen sich verrückt, wenn Ihr Social-Media-Plan buchstäblich leer ist und Sie tagein, tagaus im Handumdrehen nach Themen suchen müssen. Ich schlage jedoch nicht vor, dass Sie alle 365-Tage-Posts im Voraus aufstellen. Streben Sie stattdessen nach einem Gleichgewicht. Ich tendiere dazu, wöchentliche oder sogar monatliche Themen auszuwählen, die mir helfen, meinen Kalender zu gestalten. Dann lasse ich viel Spielraum, um auch mit neuen Beiträgen zu füllen.

Was gehört in Ihren Redaktionskalender?

Sie müssen nicht alles in Ihren Kalender aufnehmen. Tatsächlich möchten Sie das wahrscheinlich nicht, denn je granularer es wird, desto mehr müssen Sie sich anpassen, wenn sich die Dinge ändern (und das werden sie).
Beginnen Sie stattdessen mit den Grundlagen: Daten, Themen oder Themen und wichtige Meilensteine. Das an und für sich ist ein rudimentärer und effektiver Kalender.

Aber gehen wir etwas tiefer.

So gehen Sie mit Ihrem Redaktionskalender um

Ich möchte, dass dies ein interaktiver, praktischer Workshop eines Blogs ist. Mein Ziel ist es, dass Sie Ihren eigenen groben Kalender erstellen können, während wir die nächsten Abschnitte durchgehen.

Ziehen Sie also zu Beginn ein paar Blätter Schmierpapier und ein Schreibgerät dafür heraus.

(Hinweis: Obwohl ich weiß, dass wir uns in einem digital versierten Zeitalter befinden, empfehle ich dringend, in dieser Phase echtes Papier und Stift/Bleistift zu verwenden. Sie schruppen Ideen und können einige rudimentäre Skizzen anfertigen – und viel kritzeln. Papier eignet sich am besten für jetzt, und Sie können dies später in eine ausgefeiltere digitale Datei übertragen.)

Priorisieren

Das Wichtigste zuerst: Priorisieren Sie Ihre Ziele und Aufgaben. Zeichne eine umgekehrte Pyramide, zeige auf den Boden. An der Spitze (dem größten Teil der Pyramide) stehen die Dinge, die Sie dieses Jahr tun müssen: ein Produkt auf den Markt bringen, ein bestimmtes Umsatzziel erreichen und so weiter. Diese Dinge stehen auf Ihrer Must-do-Liste.

Gehen Sie als Nächstes zum mittleren Abschnitt Ihrer Pyramide und teilen Sie sie in vier Quadranten auf. Beschriften Sie sie mit Q1, Q2, Q3, Q4 – so haben Sie eine pro Quartal. Denken Sie darüber nach, was in jedem dieser Zeitrahmen passieren muss, und schreiben Sie diese Dinge auf, wenn Sie es wissen. Wenn Sie noch keine genauen Daten für diese Artikel kennen, füllen Sie einfach etwas als Platzhalter aus. Sie können dies jederzeit aktualisieren.

Listen Sie im kleinsten Abschnitt Ihrer Pyramide an der Stelle Ihre kleineren Wunschlistenpunkte auf, die Sie gerne erledigen würden, wenn Sie können.

Mir ist klar, dass es ein wenig umständlich ist, alles in diese Pyramidenform zu quetschen, weil das Ergebnis keine symmetrische Form ist – besonders in diesem Quadrantenabschnitt. Aber die Absicht ist, Sie dazu zu bringen, über Ihre Prioritäten nachzudenken, von den größten bis zu den kleinsten.

Kalender-ize

Jetzt nimm ein neues Blatt Papier. Wir werden dieselbe Pyramide nehmen und sie kalenderähnlicher gestalten.

Der erste Schritt besteht darin, 12 Quadrate zu zeichnen und jedes mit den 12 Monaten des Jahres zu beschriften. Zeichnen Sie in jedem Monat eine Sache aus Ihrer Pyramide. Dieses Ding kann ein To-do-Listenelement, ein Meilenstein oder ein übergreifendes Thema sein. Berücksichtigen Sie auch hier wichtige Geschäftsvorgänge. Zum Beispiel alle Konferenzen, die Sie unterstützen. Listen Sie auch nationale und internationale Feiertage auf, an die Sie sich möglicherweise anknüpfen können. Fühlen Sie sich frei, Ihrer Liste „TBD“ oder „Platzhalter“ hinzuzufügen. Das ist ok. Ihr Ziel ist es, die Ideen und Pläne in dieser Phase fließen zu lassen. Verurteilen Sie sich nicht dafür, dass Sie nicht alle Antworten haben. Sie können auch Extras haben – mehr als eine Sache pro Monat. Schreiben Sie diese jetzt ein.

Ich schätze, während Sie diese Arbeit machen, wird Ihr Gehirn anfangen zu träumen. Vielleicht verspürt man hier den Drang, kreativ zu sein – zumindest bei mir. Wenn ich mit der Planung beginne, wird mein Gehirn aufgeregt und die Ideen fließen. Ich stelle Korrelationen her und habe vielleicht sogar griffige Slogans und Kampagnenideen, die ich später verwenden kann. Wenn Ihnen das passiert, wehren Sie sich nicht. Schreib sie auf. Niemand schaut zu! Diese Notizen sind für Sie.

Verabschieden Sie sich von Ihrer Arbeit

Nun, da Sie Ihre Monate aufgetragen haben, machen Sie eine Pause. Sie können dies später in wöchentliche oder sogar tägliche und stündliche Abschnitte aufteilen. Aber das ist jetzt gut so. Sie können in dieser Phase sogar ganz aufhören, besonders wenn Sie sich überfordert fühlen und zu etwas anderem übergehen müssen.

Andernfalls gönnen Sie sich eine Pause, bevor Sie es wiederholen. Klopfen Sie sich auf den Rücken und treten Sie mindestens 15 oder 30 Minuten lang weg. Holen Sie sich einen Kaffee oder machen Sie einen Spaziergang und kommen Sie zurück.

Willkommen zurück: Zeit zum Mischen

Zurück? Großartig! Jetzt ist es Zeit, die Dinge zu mischen und ein bisschen zu spielen.

Schnappen Sie sich 12 Haftnotizen oder Notizkarten – eine für jeden Monat – und kritzeln Sie die Arbeit aus Ihrem 12-Monats-Kalender hinein. Befestigen Sie sie an Ihrem Schreibtisch oder Boden und fangen Sie an, Dinge herumzumischen, um zu sehen, was am besten funktioniert. Wenn Sie Extras haben, geben Sie diesen Ideen eine eigene Haftnotiz.

Schlagen Sie als Nächstes in einem Online-Feiertagekalender nach und notieren Sie sich alles, was Sie vielleicht verpasst haben, wie z. B. kleinere Feiertage oder nationale „Tage“ (z. B. nationaler Hundetag, Eistag usw.). Dies können lustige Dinge sein, die man nutzen kann.

Ich empfehle Ihnen auch, in dieser Phase den Redaktionskalender des letzten Jahres herauszuholen, um Ihre Arbeit zu vergleichen. Wenn Sie Kennzahlen aus dem letzten Jahr haben, umso besser. Bewerten Sie, was Sie getan haben, was funktioniert hat, und passen Sie es an.

Mischen und balancieren Sie Ihren Kalender weiter, bis Sie zufrieden sind. Ich persönlich achte auf eine gleichmäßige Verteilung der Themen und Ideen pro Monat – aber das klappt nicht immer so reibungslos. Ich versuche mindestens, eine oder zwei Hauptideen für jeden Monat zu haben, mit ein paar Extras, die zwischen den Monaten schweben oder nette Add-Ons sein könnten, wenn wir die Zeit haben. Und ich möchte auf der Seite von mehr Inhalt in der vorderen Hälfte des Kalenders irren als in der hinteren. Sie können später im Laufe der Monate immer weitere Dinge hinzufügen.

Nehmen Sie sich auch in dieser Phase Zeit. Das ist wirklich das schwere Heben, und es erfordert Nachdenken. Vielleicht möchten Sie diese Arbeit sogar auf ein paar Tage ausdehnen.

Erstellen Sie eine One-Sheet-Ansicht

Sobald Sie sich mit dem Plan sicher fühlen, gehen Sie zurück und zeichnen Sie Ihren „endgültigen“ Kalender auf einer Ein-Blatt-Ansicht, damit Sie alles im Fluss sehen können. Gruppieren Sie Ihre Monate in Quartale. Weisen Sie KPIs oder Ziele zu, damit Sie Ihre Ergebnisse messen können. Wie sieht es aus? Wahrscheinlich ziemlich poliert in diesem Stadium. Gute Arbeit!

Arbeit zuweisen

Sobald Sie Ihren Kalender und Ihre Themen ausgebügelt haben, ist es jetzt an der Zeit, die Details zu definieren und Workback-Pläne auszuarbeiten. Weisen Sie beispielsweise To-Do-Elementen Namen zu. Erfassen Sie wichtige Fälligkeitstermine für Leistungen. Notieren Sie sich sogar bestimmte Budgetbeschränkungen oder Traffic-Ziele für Ihre Bemühungen.

Erwarten Sie Überarbeitungen

Beachten Sie, dass ich oben sagte, dies sei Ihr „letzter“ Kalender. In Anführungszeichen. Das liegt daran, dass es nie wirklich fertig ist, oder? Sie kennen dieses Spiel inzwischen. Alles ändert sich – sei es aufgrund eines Strategiewechsels oder eines neuen Chefs, der hereinkommt und die Dinge herummischt.

Und es kann daran liegen, dass Sie den Plan einfach nicht lieben und einige Anpassungen vornehmen müssen, um Ihren Kalender zu verbessern. Denken Sie daran, dass dies Ihr Kalender ist, damit Sie so oft Sie möchten darauf zurückkommen und weiterarbeiten können.

Taktisch bereite ich mich darauf vor, indem ich alle 1-2 Monate Erinnerungen in meinem digitalen Kalender festlege. Ich nenne meine Aufgabe „Redaktionskalender aktualisieren“ und blockiere ein oder zwei Stunden. Dann gehe ich die obigen Übungen durch – oder lese zumindest meine Pläne durch – und nehme bei Bedarf Anpassungen vor.

Wochen- oder Tagesansichten – sollten Sie sie erstellen?

Wenn Sie in Schwung sind und tiefer gehen möchten, um einen Wochen- oder Tagesplan zu erstellen, können Sie das tun. Aber wenn Sie dies tun, empfehle ich Ihnen, dies nur 6-10 Wochen im Voraus gründlich zu planen. Der Grund liegt in dem, was wir gerade besprochen haben: Pläne können und werden sich ändern. Ich würde es hassen, wenn Sie sich mit Ideen und täglichen Aufgaben verheiraten, nur um sie alle rückgängig machen und ändern zu müssen.

Going digital und letzte Tipps

Sobald Sie auf Papier gekritzelt und die Fehler ausgearbeitet haben, ist es an der Zeit, diesen Kalender auf das Medium zu übertragen, das für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Vielleicht übertragen Sie alles in einen gemeinsamen Kalender wie Outlook, Google-Tabellen oder Asana.

Ich schlage vor, Sie erstellen eine einseitige Folienansicht des Kalenders, wahrscheinlich in PowerPoint. Ich mache diesen Schritt gerne, damit ich den Kalender in den Anhang aller Marketing-Decks einfügen kann, die ich das ganze Jahr über verteile. Es ist auch einfach, diese Folie auszudrucken und an meine Bürowand zu heften, um sie einzusehen.

Ich erstelle auch gerne eine einzelne Monatsansicht, die ich meine „Auf-einen-Blick“-Ansicht nenne. Das hilft mir, den Überblick zu behalten und meine Prioritäten für den Monat klar zu organisieren.

Gute Arbeit! Auf ein erfolgreiches Jahr!