Quali sono i requisiti legali per avviare un e-commerce?

Allora, hai un'idea ed è davvero carina. Dopo averci riflettuto, decidi di andare avanti e avviare il tuo e-commerce o attività online.

Tutto sta andando alla grande finché...

Aspetta un secondo! Le scartoffie?

Sì, tutto ciò che ha a che fare con...

• Hacienda (Dipartimento del Tesoro).
• Sicurezza sociale.
• Privacy e protezione dei dati...

Ti aspetta una sorpresa non così dolce in termini di burocrazia di politica pubblica qui...

Sarà una seccatura eccessiva?

In questo post imparerai ogni singolo requisito che devi rispettare e cosa devi fare esattamente per avviare il tuo e-commerce in sicurezza in modo da evitare potenziali multe.

Sei pronto a sconfiggere la burocrazia?

Facciamolo.

Perché è importante conoscere i requisiti legali?

Quando partiamo per avviare un e-commerce, ci sono molti problemi su cui ricerchiamo:

• SEO
• Mezzi sociali
• web design
• Scaricare la consegna
• …

Ma quando arriva il momento della verità, sappiamo davvero quali sono i requisiti legali per il nostro e-commerce?

A nessuno piace pagare le tasse, ma è importante sapere cosa bisogna fare per rispettare gli standard legali fin dall'inizio per evitare brutte sorprese.

Siamo realistici: è un po' fastidioso. Quando qualcuno ha un'idea imprenditoriale, vuole solo realizzarla, senza stare in fila o compilare moduli.

Non parliamo nemmeno di effettuare pagamenti.

Ci sono diversi modi per gestirlo:

• Non fare nulla al riguardo: le persone avvieranno un negozio online al 100% senza registrarlo ufficialmente (prima del Dipartimento del Tesoro, nessun permesso o licenza, ecc.). Penserai che sia una follia, ma in realtà molte persone tentano la fortuna in questo modo.
• Cercare di rispettare la legge: molto probabilmente sei tu se stai leggendo questo, o persone che vogliono essere certe che la loro attività è legale, anche se non sono molto contente di fare molti pagamenti.
• Rispettare requisiti che nemmeno esistono: c'è un tipo di imprenditore che si sente al sicuro solo quando il 150% delle cose è sotto controllo. Non sopportano il minimo rischio e preferiscono prevenire piuttosto che curare: una scelta molto più consigliabile del primo modo di gestire le cose.

Per ogni situazione, imparerai le scelte che avrai e le potenziali conseguenze.

Cosa devi fare prima di avviare un eCommerce?

Quindi hai già agito, il tuo sito web è attivo e funzionante e stai iniziando ad acquisire potenziali clienti.

Quale processo dovresti iniziare per primo?

Registrati in Hacienda (Dipartimento del Tesoro)

Anche se online, la tua attività commerciale è pur sempre un business. Risparmierai tutte le scartoffie derivate dall'avvio di un negozio fisico in termini di posizione, ma dovrai comunque segnalarlo al Dipartimento del Tesoro.

Questo è semplicemente per fargli sapere che stai avviando un'attività commerciale; non comporta altro che il pagamento della quota del modulo corrispondente.

Qualsiasi attività commerciale è soggetta ad IVA in Spagna (se ti trovi in ​​un altro paese, clicca qui), 21% nella maggior parte dei casi. Ogni volta che vendi un prodotto o un servizio a un cliente, la tua commissione include una parte delle tasse che dovrai restituire a Hacienda , poiché quei soldi non sono realmente tuoi.

Inoltre, data la natura della tua attività, avrai delle spese per le quali pagherai anche un'IVA, che sarà compensata da quella che addebiterai ai tuoi clienti:

IVA dovuta = IVA a valle - IVA a credito

Ma attenzione con...

Imposta di perequazione delle vendite

In alcuni tipi di attività, quando acquisti dai tuoi fornitori utilizzando la stessa aliquota fiscale che utilizzi per i tuoi clienti - e non manipoli il prodotto - il Dipartimento del Tesoro aggiungerà automaticamente un supplemento di equivalenza extra.

Dichiarazione Anagrafica Tributaria e Selezione Intestazione

Quando registri per la prima volta la tua attività, dovrai compilare i moduli 036 e 037, indicando in questi ultimi la rubrica sotto la quale opererà la tua attività commerciale.

Per farlo, nelle caselle 400, 402 e 403 selezioni il tipo di attività, la sezione e la voce IAE (Imposta sulle Attività Economiche).

Nel tuo caso, visto che hai appena iniziato, sarai esente dalla tassazione IAE, visto che si applica solo alle aziende che pagano l' Impuesto de Sociedades perché movimentano oltre un miliardo di euro ogni anno.

Chi lo sa? Forse ci arriverai prima o poi...

Puoi consultare l'elenco delle intestazioni commerciali, ma tieni presente che è quello aggiornato in base al mondo online.

Ai fini di Hacienda, un'attività di e-commerce è definita dalla natura dei servizi forniti. Quindi, se gestisci un'azienda di succhi disintossicanti, non fa differenza se vendi online o meno; la tua rubrica sarebbe la numero 415 “Succhi, estratti di frutta e altri”.

È obbligatorio registrare la propria attività presso il Dipartimento del Tesoro?

La risposta è si.

“Il fatto è che sto appena iniziando e non so come farò”.

Comunque… la registrazione non ha alcun costo. Se stai per fatturare, prendi soldi che non sono tuoi e c'è un nome per questo: economia informale.

Il Dipartimento del Tesoro e il Dipartimento della Previdenza Sociale sono enti diversi, e registrare la tua attività nel primo non significa che devi registrarti presso uno nel secondo.*

*Lo vedremo in dettaglio tra un momento perché è un po' più complesso di così.

Iscrizione al Dipartimento della Previdenza Sociale (o meno)

In altre parole, si tratta di iscriversi al regime speciale per i lavoratori autonomi (RETA).

Chi è un lavoratore autonomo?

Un lavoratore autonomo è una persona che...

Svolge regolarmente, personalmente e direttamente un'attività commerciale a scopo di lucro, senza contratto di lavoro.

“Regolarmente” significa che ricevono un reddito regolare.

È obbligatorio registrarsi come lavoratore autonomo quando si avvia un e-commerce?

Ecco quando diventa complicato.

Se hai appena iniziato e guadagni solo qualche soldo ogni tanto, non c'è motivo per cui ti iscrivi come tale.

Bene, secondo la legge dovresti. Tuttavia, nel 2007, la Corte Suprema si è pronunciata a favore di un lavoratore autonomo che guadagnava meno del salario minimo ufficiale.

Da allora, tale precedente ha reso possibile non iscriversi alla Previdenza Sociale quando i redditi sono molto bassi.

Attenzione, però. Un precedente non è la legge... quindi potresti dover affrontare una multa se decidi di non farlo.

Riassumere

Hai un margine di circa 1.000 € al mese, l'attuale equivalente al salario minimo ufficiale spagnolo (si prevede che entro il 2023 questa cifra salirà a 1.049 €)

Nel caso in cui non corrisponda a tale importo, puoi sempre lasciarlo per dopo quando la tua situazione sarà più stabile.

Tuttavia, tieni presente che questa stima non è legale al 100% né affidabile, quindi potresti comunque ricevere una multa. Se hai dei dubbi sulla tua situazione specifica, probabilmente è meglio consultare il tuo agente.

Nel caso in cui tu sia già vicino a percepire tale reddito, preparati a iniziare a pagare la retta mensile per i lavoratori autonomi.

Come registrarsi come lavoratore autonomo dopo averlo fatto in Hacienda

Qui vorrai stare attento con le date.

Avrai una scadenza di un mese dopo la registrazione in Hacienda, quindi è meglio farlo il prima possibile.

Anche se hai 30 giorni per farlo, non rimandare troppo. Fallo lo stesso mese di calendario della registrazione in Hacienda, meglio se entro i primi 5 giorni del mese.

Se trascorri questa scadenza e la Previdenza Sociale rileva che hai adempiuto agli obblighi fiscali senza esserti iscritto come lavoratore autonomo, ti verranno addebitati i pagamenti ritardati. E, come 'ricompensa', riceverai un supplemento del 20%.

Cosa devo fare se voglio smettere di essere un lavoratore autonomo?

Se ti sei fidato di quella sentenza del 2007 e hai fatturato piccoli importi senza registrarti in Hacienda, non pensare nemmeno di farlo ora.

La cosa giusta da fare sarebbe annullare la registrazione in Hacienda in modo che, una volta che ti sei registrato di nuovo, ti iscrivi al dipartimento della previdenza sociale.

Se fai qualcos'altro, l'amministrazione governativa ti chiederà i pagamenti mensili da quando ti sei registrato la prima volta in Hacienda.

A quanto ammonta il canone mensile per i lavoratori autonomi?

Nel 2018, dopo molti anni, sono state aggiornate una legge sull'imprenditorialità e una legge sulla promozione del lavoro autonomo.

Una delle novità più importanti, ma non l'unica, è il canone da pagare.

• Una quota di 60€ per il primo anno: dal 1° gennaio 2018 le nuove iscrizioni beneficiano di uno sconto tutto l'anno (prima era solo per 6 mesi). Attualmente, il canone mensile minimo è di € 60 (e si prevede che aumenterà a € 80 a partire dal 2023), a meno che tu non ti sia registrato come lavoratore autonomo in qualsiasi momento nei 2 anni precedenti o abbia beneficiato della tariffa scontata durante il 3 anni precedenti.
• € 146,97 nei prossimi 6 mesi: ovvero il primo mese dopo la scadenza della quota di € 60 e per altri 6 mesi. È uno sconto del 50% sulla tariffa normale.
• €205,76 per altri 6 mesi: fino a 2 anni dall'immatricolazione, con uno sconto del 30% sulla tariffa ordinaria.

Dopodiché, il canone normalmente ammonta a € 293,94 al mese*, ma sono sempre previsti bonus per lavoratori di età inferiore ai 30 anni, disoccupati o disabili.

E non finisce qui. Dovrai comunque compilare il modulo 303 per gli acquisti e le vendite generati ogni trimestre in Spagna (e il suo equivalente europeo, il modulo 349). E, naturalmente, devi anche pagare l'imposta IRPF utilizzando il modulo 130.

Una volta che sarai in servizio presso il Dipartimento del Tesoro e il Dipartimento della Previdenza Sociale, avrai superato le tue prime spese, ma hai ancora molta strada da fare per gestire un eCommerce legale al 100%.

Continua a leggere.

*NOTA: a partire dal 2023 entrerà in vigore un nuovo sistema di contribuzione fiscale per segmento, come previsto dal Regio Decreto Legge 13/2022, a partire dal 26 luglio. Questo sistema prevede fino a 15 fasce contributive che variano in base al reddito.

Se sei nei primi segmenti, la tariffa sarebbe inferiore a quella attuale. In cambio, anche i lavoratori autonomi con un reddito elevato dovranno far fronte a un compenso più elevato. Il Decreto Legge specifica come funziona ciascun segmento.

Leggi e requisiti per avviare un negozio online

Non ce ne sono molti, ma devi assolutamente cercare di rispettare le norme.

La maggior parte di essi è più o meno correlata ai diritti dell'utente, quindi tutto ciò che si traduce in un'esperienza utente più forte sarà positivo anche per noi.

Leggi sui cookie

I cookie sono piccoli file che vengono salvati nel browser di un utente e che consentono di tracciare i movimenti che effettuano sul tuo sito web. Praticamente ogni sito Web utilizza i cookie per pubblicare annunci, effettuare remarketing o semplicemente ottenere informazioni utili fornite dall'analisi dei dati web.

Esiste un regolamento europeo che obbliga a notificare agli utenti l'uso dei cookie.

Le multe per violazione variano da $ 600 a $ 600.000 in casi estremi, quindi è meglio essere severi nel rispetto della legge. Fortunatamente, ci sono molti plug-in per WordPress o PrestaShop che ci aiuteranno in questo compito.

La buona notizia è che tra poco questo problema non sarà più motivo di preoccupazione (almeno in termini legali).

I cookie di terze parti scompariranno.

In realtà, i grandi browser come Google Chrome, Firefox e Safari stanno già facendo passi in questa direzione.

L'idea è di sostituire questo sistema di web analytics con altri che rispettino maggiormente la privacy degli utenti (una preoccupazione crescente).

Nel blog di Doofinder, puoi trovare un post su questo argomento, in cui imparerai di più sull'impatto della rimozione dei cookie per gli e-commerce e quali alternative ci sono. Leggi qui.

Leggi sul marketing elettronico (LSSI)

Un altro requisito legale per avviare il tuo negozio online è rendere disponibile l' Informativa sulla privacy .

Le leggi sul marketing (vedi LSSI-CE) rendono alcune informazioni del tuo sito web più disponibili per gli utenti.

Queste sono cose come:

• I dati generali del tuo e-commerce (ragione sociale, sede, codice azienda (o partita IVA), certificato di registrazione dell'attività, ecc.).
• E-mail o informazioni di contatto per i clienti per mettersi in contatto con te.
• La tua politica di restituzione.
• Garanzia di prodotto.
• Il diritto dei tuoi clienti di sospendere o cancellare i loro account così come modificare i termini di utilizzo.
• Limitazioni ed esoneri di responsabilità per eventuali conseguenze derivanti dall'attività di marketing.

Tutto questo deve essere visibile nella sezione Condizioni d'uso del tuo sito web.

Se hai dei dubbi su come scrivere i termini di utilizzo del tuo e-commerce, è meglio contattare un avvocato commerciale che può consigliarti.

Diritto del commercio al dettaglio

In questa sezione dovresti includere le informazioni sui prodotti che offri e il loro processo di acquisto:

• Caratteristiche del prodotto.
• Prezzo e spese di spedizione.
• Modalità di pagamento.
• Tempo di consegna.
• Diritto di recesso (per la maggior parte dei prodotti, i clienti hanno una finestra di 14 giorni per restituire un prodotto, prima era solo di 7 giorni, ma nel 2014 l'hanno estesa fino agli attuali 14).

Ora, vediamo un'altra politica che sicuramente suonerà un campanello ... regolamento sulla protezione dei dati.

Legge sulla protezione dei dati (LOPD)

Un altro requisito per la vendita online è la registrazione dei dati dei tuoi clienti presso il dipartimento spagnolo per la protezione dei dati.

Nel 2016, il regolamento generale per la protezione dei dati ha rafforzato la legislazione europea sull'uso abusivo dei dati da parte delle aziende.

Dopo la sua entrata in vigore, il governo spagnolo ha annunciato un termine di due anni per conformarsi alla legge, che è scaduto nel 2018. La nuova legge organica sulla protezione dei dati è stata modificata per conformarsi alle normative europee.

In questo modo, qualsiasi azienda, negozio o eCommerce che tratti dati personali è obbligata a specificare:

• Nomi.
• Numeri di telefono.
• ID.
• E-mail.
• Coordinate bancarie.

Inoltre, devono segnalare tutti i dati personali di fornitori o dipendenti.

Puoi utilizzare il modulo NOTA per registrarli. Sappi solo che ogni volta che memorizzi dati personali, il cliente deve acconsentire. La cosa migliore qui è scrivere una sezione della tua Informativa sulla privacy e includere una casella di controllo alla fine del sito Web in modo che possano continuare a navigare.

E-mail marketing e protezione dei dati

Nel business online, è normale inviare regolarmente annunci o newsletter.

È uno strumento che può essere molto utile, sia per attirare più clienti che per fidelizzare i clienti... solo che utilizziamo eccessivamente questo strumento e, invece di aggiungere valore, inviamo costantemente e-mail di marketing non-stop.

La più recente legge sulla protezione dei dati (LOPD) si propone di regolamentare questo aspetto.

Innanzitutto chiarisce che per inviare informazioni all'utente è necessario che questi fornisca il proprio consenso “libero, specifico e inequivocabile”.

Finora, questa autorizzazione era implicita quando gli utenti acconsentivano all'invio dei dati. È sicuramente accaduto che semplicemente inserendo la tua e-mail per qualsiasi motivo tu abbia iniziato a ricevere annunci dalle aziende.

Il nuovo regolamento specifica inoltre che i vecchi database devono essere rivisti per verificare quali utenti sono autorizzati quando vengono aggiunti a tale database.

Ma questa non è l'unica cosa che devi tenere in considerazione:

• Un pulsante di cancellazione visibile: gli utenti dovrebbero poter rinunciare a ricevere comunicazioni in qualsiasi momento.
• Anche i tuoi fornitori dovrebbero osservare questa legge: questo include chiunque sia in possesso dei dati dei tuoi clienti: strumenti di email marketing, checkout dei pagamenti…. Questo influirà su Mailchimp?
• Notifica di 72 ore su qualsiasi problema: se qualcuno ha tentato di accedere ai dati dei clienti o hai avuto una violazione dei dati, devi segnalarlo sia ai tuoi utenti che all'Agenzia spagnola per la protezione dei dati.

Per adattare il tuo e-commerce alla nuova legge sulla protezione dei dati, è disponibile uno strumento gratuito dell'Agenzia spagnola per la protezione dei dati per valutare se rispetti gli standard. Si chiama Facilita RGPD e non ci vorranno più di 20 minuti.

Riassumere:

Riteniamo che questi cambiamenti nelle leggi sulla protezione dei dati siano molto positivi e ricompenseranno il lavoro buono e onesto.

In altre parole:

• Innanzitutto, l'utente lascerà la propria e-mail su un modulo nel tuo sito Web (primo opt-in).
• Una volta che ciò è avvenuto, riceveranno un'e-mail che chiede di confermare se desiderano ricevere la tua newsletter (secondo opt-in). Per fare ciò, dovranno solo fare clic su un collegamento nell'e-mail.
• Una volta cliccato, sarà ufficialmente un tuo abbonato.

Bene, anche se gli utenti hanno confermato più e più volte che vogliono essere nella tua mailing list, usa un po' di buon senso e cerca di non inviare solo e-mail di vendita ai tuoi abbonati. Non venderai molto di più e peggiorerai l'esperienza dell'utente.

Allora, sei legale?

Quindi questa è stata una revisione dei requisiti di base per avviare il tuo negozio online.

Per essere onesti, cercare come vendere legalmente su Internet può essere davvero fastidioso per coloro che stanno appena iniziando con il loro e-commerce. Tuttavia, è qualcosa che tutti dovrebbero conoscere ed essere in grado di applicare in futuro per qualsiasi progetto online.

Pensa a questi requisiti come al tuo modo per raggiungere il successo nell'e-commerce. Nessuno ha detto che sarebbe stato facile