Quelles sont les exigences légales pour démarrer un e-commerce ?

Donc, vous avez une idée et c'est vraiment sympa. Après y avoir réfléchi, vous décidez de passer à autre chose et de démarrer votre propre commerce électronique ou votre entreprise en ligne.

Tout se passe bien jusqu'à…

Attends une seconde! La paperasse?

Oui, tout ce qui a à voir avec…

• Hacienda (Département du Trésor).
• Sécurité sociale.
• Confidentialité et protection des données…

Vous êtes dans un régal pas si doux en termes de bureaucratie des politiques publiques ici…

Est-ce que ça va être trop compliqué ?

Dans cet article, vous découvrirez toutes les exigences auxquelles vous devez vous conformer et ce que vous devez faire exactement pour démarrer votre commerce électronique en toute sécurité afin d'éviter toute amende potentielle.

Êtes-vous prêt à vaincre la bureaucratie ?

Faisons-le.

Pourquoi est-il important de connaître les exigences légales ?

Lorsque nous commençons à démarrer un commerce électronique, nous recherchons de nombreux problèmes :

• référencement
• Des médias sociaux
• création de sites web
• Livraison directe
• …

Mais quand vient le moment de vérité, savons-nous vraiment quelles sont les exigences légales pour notre eCommerce ?

Personne n'aime payer des impôts, mais il est important de savoir dès le départ ce que vous devez faire pour vous conformer aux normes légales afin d'éviter les mauvaises surprises.

Soyons réalistes : c'est un peu gênant. Quand quelqu'un a une idée d'entreprise, il veut juste l'exécuter, sans se tenir debout sur plusieurs lignes ou remplir des formulaires.

Ne parlons même pas de faire des paiements.

Il existe différentes manières de le gérer :

• Ne rien faire : les gens lanceront une boutique 100% en ligne sans l'enregistrer officiellement (avant le Département du Trésor, pas de permis ou de licence, etc.). Vous penserez que c'est fou, mais en fait beaucoup de gens tentent leur chance comme ça.
• Essayer de se conformer à la loi : il s'agit très probablement de vous si vous lisez ceci, ou de personnes qui veulent être assurées que leur entreprise est légale, même si elles ne sont pas trop contentes de faire beaucoup de paiements.
• Se conformer à des exigences qui n'existent même pas : il y a un type d'entrepreneur qui ne se sent en sécurité que lorsque 150% des choses sont sous contrôle. Ils ne supportent pas un risque minimum et ils préfèrent prévenir que guérir - un choix bien plus judicieux que la première façon de gérer les choses.

Pour chaque situation, vous apprendrez les choix que vous aurez et les conséquences potentielles.

Que devez-vous faire avant de démarrer un eCommerce ?

Vous avez donc déjà pris des mesures, votre site Web est opérationnel et vous commencez à attirer des clients potentiels.

Quel processus devez-vous commencer en premier ?

S'inscrire à l' Hacienda (Département du Trésor)

Même en ligne, votre activité commerciale reste une entreprise. Vous économiserez toute la paperasserie dérivée du démarrage d'un magasin physique en termes d'emplacement, mais vous devez toujours le signaler au département du Trésor.

C'est simplement pour leur faire savoir que vous démarrez une activité commerciale ; elle n'implique rien d'autre que le paiement de la taxe du formulaire correspondant.

Toute activité commerciale est soumise à la TVA en Espagne (si vous êtes dans un autre pays, alors cliquez ici), 21% dans la majorité des cas. Chaque fois que vous vendez un produit ou un service à un client, vos frais comprennent une partie des taxes que vous devrez reverser à Hacienda , car cet argent ne vous appartient pas vraiment.

Par ailleurs, du fait de la nature de votre activité, vous aurez des dépenses pour lesquelles vous paierez également une TVA, qui sera compensée par celle que vous facturerez à vos clients :

TVA due = TVA en sortie — TVA en entrée

Mais attention avec…

Taxe de péréquation des ventes

Dans certains types d'entreprises, lorsque vous achetez auprès de vos fournisseurs en utilisant le même taux de taxe que vous utilisez pour vos clients - et que vous ne manipulez pas le produit - le Département du Trésor ajoutera automatiquement une surtaxe d' équivalence supplémentaire.

Déclaration de registre fiscal et sélection de rubrique

Lors de la première immatriculation de votre entreprise, vous devrez remplir les formulaires 036 et 037 en indiquant dans ce dernier la rubrique sous laquelle s'exercera votre activité commerciale.

Pour cela, dans les cases 400, 402 et 403, vous sélectionnerez le type d'activité, la rubrique et la rubrique IAE (Impôt sur les Activités Economiques).

Dans votre cas, parce que vous débutez, vous serez exonéré de l'impôt IAE, car il ne s'applique qu'aux entreprises qui paient l' Impuesto de Sociedades car elles gèrent plus d'un milliard d'euros chaque année.

Qui sait? Peut-être y arriveras-tu un jour…

Vous pouvez consulter la liste des rubriques commerciales, mais gardez à l'esprit qu'elle est mise à jour en fonction du monde en ligne.

Aux fins d'Hacienda, une activité de commerce électronique est définie par la nature des services que vous fournissez. Donc, si vous dirigez une entreprise de jus de désintoxication, peu importe que vous vendiez en ligne ou non ; votre rubrique serait le numéro 415 « Jus, extraits de fruits et autres ».

Est-il obligatoire d'enregistrer votre entreprise auprès de la Direction du Trésor ?

La réponse est oui.

« Le truc, c'est que je commence à peine et je ne sais pas comment je vais faire ».

Tout de même… l'inscription n'a aucun coût. Si vous allez facturer, vous prendrez de l'argent qui ne vous appartient pas et il y a un nom pour ça : l'économie informelle.

Le Département du Trésor et le Département de la Sécurité Sociale sont des organismes différents, et l'inscription de votre activité dans le premier ne signifie pas que vous devez vous inscrire auprès de l'un dans le second.*

*Nous verrons cela en profondeur dans un instant car c'est un peu plus complexe que cela.

Inscription à la Sécurité Sociale (ou non)

Autrement dit, il s'agit de s'inscrire au régime spécial des travailleurs indépendants (RETA).

Qu'est-ce qu'un travailleur indépendant?

Un travailleur indépendant est une personne qui…

Exerce régulièrement, personnellement et directement une activité commerciale pour gagner de l'argent, sans contrat de travail.

« Régulièrement » signifie qu'ils reçoivent un revenu régulier.

Est-il obligatoire de s'inscrire en tant que travailleur indépendant lors du démarrage d'un commerce électronique ?

C'est là que ça se complique.

Si vous ne faites que commencer et que vous ne gagnez de l'argent que de temps en temps, il n'y a aucune raison pour que vous vous inscriviez en tant que tel.

Eh bien, selon la loi, vous devriez. Cependant, en 2007, la Cour suprême a statué en faveur d'un travailleur indépendant qui gagnait moins que le salaire minimum officiel.

Depuis lors, un tel précédent a permis de ne pas s'inscrire à la Sécurité sociale lorsque les revenus sont très faibles.

Attention cependant. Un précédent n'est pas la loi… vous pourriez donc être passible d'une amende si vous décidez de ne pas le faire.

Résumer

Vous disposez d'une marge d'environ 1 000 € par mois - l'équivalent actuel du salaire minimum officiel espagnol (il est prévu que d'ici 2023, ce chiffre passe à 1 049 €)

Au cas où vous ne correspondriez pas à un tel montant, vous pouvez toujours le laisser pour plus tard lorsque votre situation sera plus stable.

Cependant, gardez à l'esprit que cette estimation n'est ni légale ni fiable à 100 %, vous pouvez donc toujours recevoir une amende. Si vous avez des doutes sur votre situation particulière, il est probablement préférable de consulter votre agent.

Si vous êtes déjà sur le point de recevoir un tel revenu, soyez prêt à commencer à payer les frais mensuels pour les travailleurs indépendants.

Comment s'inscrire en tant que travailleur indépendant après l'avoir fait à Hacienda

Ici, vous voudrez faire attention aux dates.

Vous aurez un délai d'un mois après votre inscription à Hacienda, alors mieux vaut le faire le plus tôt possible.

Même si vous avez 30 jours pour le faire, ne tardez pas trop. Faites-le le même mois civil que l'inscription à Hacienda - de préférence dans les 5 premiers jours du mois.

Si vous dépassez ce délai et que la Sécurité Sociale constate que vous vous êtes conformé à vos obligations fiscales sans vous être inscrit en tant que travailleur indépendant, des retards de paiement vous seront facturés. Et, comme « récompense », vous recevrez un supplément de 20 %.

Que dois-je faire si je veux arrêter d'être un travailleur indépendant?

Si vous avez fait confiance à cette décision de 2007 et que vous avez facturé de petites sommes sans vous inscrire à Hacienda, ne pensez même pas à le faire maintenant.

La bonne chose à faire serait de vous désinscrire à Hacienda afin qu'une fois que vous vous êtes réinscrit, vous vous inscrivez au département de la sécurité sociale.

Si vous faites autre chose, l'administration gouvernementale vous demandera les mensualités depuis votre première inscription à Hacienda.

À combien s'élèvent les frais mensuels pour les travailleurs indépendants?

En 2018, après de nombreuses années, une loi sur l'entrepreneuriat et une loi sur la promotion du travail indépendant ont été mises à jour.

L'un des changements les plus importants, mais pas le seul, est la redevance à payer.

• Une cotisation de 60 € la première année : depuis le 1er janvier 2018, les nouvelles inscriptions bénéficient d'une réduction toute l'année (elle n'était auparavant que de 6 mois). Actuellement, la cotisation mensuelle minimale est de 60 € (et elle devrait passer à 80 € à partir de 2023), sauf si vous vous êtes inscrit en tant que travailleur indépendant à un moment quelconque au cours des 2 années précédentes ou si vous avez bénéficié de la réduction des frais pendant la période 3 années précédentes.
• 146,97 € pendant les 6 mois suivants : c'est-à-dire le premier mois après la fin des frais de 60 €, et pendant 6 mois supplémentaires. C'est un rabais de 50 % sur le tarif régulier.
• 205,76 € pour 6 mois supplémentaires : jusqu'à ce que 2 ans se soient écoulés depuis l'inscription — avec une réduction de 30 % sur le tarif normal.

Après cela, la cotisation s'élève normalement à 293,94 € par mois*, mais il y a toujours des primes pour les travailleurs de moins de 30 ans, chômeurs ou handicapés.

Et ça ne s'arrête pas là. Vous devrez toujours remplir le formulaire 303 pour les achats et les ventes générés chaque trimestre en Espagne (et son équivalent européen, le formulaire 349). Et bien sûr, vous devez également payer la taxe IRPF en utilisant le formulaire 130.

Une fois en place avec la Direction du Trésor et la Direction de la Sécurité Sociale, vous aurez dépassé vos premières dépenses, mais vous avez encore du chemin à faire pour exploiter un eCommerce 100% légal.

Continuez à lire.

*REMARQUE : à partir de 2023, un nouveau système de contribution fiscale par segment sera en place, tel qu'établi par le décret-loi royal 13/2022, à partir du 26 juillet. Ce système établit jusqu'à 15 segments de cotisation qui varient en fonction des revenus.

Si vous êtes dans les premiers segments, les frais seraient inférieurs à ceux actuels. En contrepartie, les travailleurs autonomes à revenu élevé devront également faire face à une cotisation plus élevée. Le décret-loi précise le fonctionnement de chaque segment.

Lois et exigences pour démarrer une boutique en ligne

Il n'y en a pas beaucoup, mais vous devez absolument essayer de respecter les normes.

La plupart d'entre eux sont plus ou moins liés aux droits des utilisateurs, donc tout ce qui se traduit par une meilleure expérience utilisateur sera également positif pour nous.

Lois sur les cookies

Les cookies sont de petits fichiers qui sont enregistrés dans le navigateur d'un utilisateur et qui vous permettent de suivre les mouvements qu'il effectue sur votre site Web. Pratiquement tous les sites Web utilisent des cookies pour diffuser des publicités, s'engager dans le remarketing ou simplement obtenir des informations utiles fournies par l'analyse Web.

Il existe une réglementation européenne qui oblige à informer les utilisateurs de l'utilisation de cookies.

Les amendes pour infraction varient de 600 $ à 600 000 $ dans les cas extrêmes, il est donc préférable d'être strict quant au respect de la loi. Heureusement, il existe de nombreux plug-ins pour WordPress ou PrestaShop qui nous aideront dans cette tâche.

La bonne nouvelle est que dans peu de temps, ce problème ne sera plus un sujet de préoccupation (du moins en termes juridiques).

Les cookies tiers disparaîtront.

En fait, de grands navigateurs tels que Google Chrome, Firefox et Safari font déjà des pas dans cette direction.

L'idée est de remplacer ce système d'analyse Web par d'autres qui respectent davantage la vie privée des utilisateurs (une préoccupation croissante).

Dans le blog de Doofinder, vous pouvez trouver un article sur ce sujet, dans lequel vous en apprendrez plus sur l'impact de la suppression des cookies pour les commerces électroniques et sur les alternatives qui existent. Lisez-le ici.

Lois sur le marketing électronique (LSSI)

Une autre exigence légale pour démarrer votre boutique en ligne est de mettre à disposition la politique de confidentialité .

Les lois sur le marketing (voir LSSI-CE) rendent certaines informations de votre site Web plus accessibles aux utilisateurs.

Ce sont des choses telles que :

• Les informations générales de votre commerce électronique (raison sociale, lieu d'activité, numéro de code d'entreprise (ou numéro de TVA), certificat d'enregistrement d'entreprise, etc.).
• E-mail ou informations de contact permettant aux clients de vous contacter.
• Votre politique de retour.
• Garantie du produit.
• Droit de vos clients de suspendre ou d'annuler leurs comptes ainsi que de modifier les conditions d'utilisation.
• Limitations et exonérations de responsabilité pour toute conséquence découlant de l'activité de marketing.

Tout cela doit être visible dans la section Conditions d'utilisation de votre site Web.

Si vous avez des doutes sur la manière de rédiger vos conditions d'utilisation eCommerce, il est préférable de contacter un avocat commercial qui pourra vous conseiller.

Droit du commerce de détail

Dans cette section, vous devez inclure les informations sur les produits que vous proposez et leur processus d'achat :

• Caractéristiques du produit.
• Prix ​​et frais de port.
• Méthodes de payement.
• Heure de livraison.
• Droit de rétractation (pour la plupart des produits, les clients disposent d'un délai de 14 jours pour retourner un produit, il n'était auparavant que de 7 jours, mais en 2014 ils l'ont prolongé jusqu'aux 14 jours actuels).

Voyons maintenant une autre politique qui sonnera sûrement une cloche… la réglementation sur la protection des données.

Loi sur la protection des données (LOPD)

Une autre exigence pour la vente en ligne est l' enregistrement des données de vos clients auprès du Département espagnol de protection des données.

En 2016, le règlement général sur la protection des données a durci la législation européenne sur l'utilisation abusive des données par les entreprises.

Après son entrée en vigueur, le gouvernement espagnol a annoncé un délai de deux ans pour se conformer à la loi, qui a pris fin en 2018. La nouvelle loi organique sur la protection des données a été modifiée pour se conformer à la réglementation européenne.

Ainsi, toute entreprise, magasin ou commerce électronique qui traite les données des individus est obligé de spécifier :

• Des noms.
• Les numéros de téléphone.
• identifiants.
• E-mails.
• Informations Bancaires.

En outre, ils doivent déclarer toutes les données personnelles des fournisseurs ou des employés.

Vous pouvez utiliser le formulaire NOTA pour les enregistrer. Sachez simplement que chaque fois que vous stockez des données personnelles, le client doit y consentir. La meilleure chose à faire ici est de rédiger une section de votre politique de confidentialité et d'inclure une case à cocher à la fin du site Web afin qu'ils puissent continuer à naviguer.

Marketing par e-mail et protection des données

Dans les affaires en ligne, il est courant d'envoyer régulièrement des annonces ou des bulletins d'information.

C'est un outil qui peut être très utile, tant pour attirer plus de clients que pour les fidéliser… sauf qu'on abuse de cet outil et qu'au lieu d'ajouter de la valeur, on envoie en permanence des emails marketing sans arrêt.

La nouvelle loi sur la protection des données (LOPD) vise à réglementer cela.

Pour commencer, il précise que pour envoyer des informations à l'utilisateur, celui-ci doit fournir son consentement «libre, spécifique et sans équivoque».

Jusqu'à présent, cette autorisation était implicite lorsque les utilisateurs consentaient à la soumission des données. C'est sûrement le cas qu'en remplissant simplement votre e-mail pour une raison quelconque, vous avez commencé à recevoir des publicités d'entreprises.

Le nouveau règlement précise également que les anciennes bases de données doivent être examinées pour vérifier quels utilisateurs ont autorisé lors de leur ajout à cette base de données.

Mais ce n'est pas la seule chose dont vous devez tenir compte :

• Un bouton de désabonnement visible : les utilisateurs doivent pouvoir se désinscrire à tout moment de la réception des communications.
• Vos fournisseurs doivent également respecter cette loi : cela inclut toute personne en possession des données de vos clients : outils d'email marketing, caisses de paiement…. Cela affectera-t-il Mailchimp ?
• Notification 72 heures sur tout problème : si quelqu'un a tenté d'accéder aux données client ou si vous avez eu une brèche de données, vous devez le signaler à la fois à vos utilisateurs et à l'Agence espagnole de protection des données.

Afin d'adapter votre commerce électronique à la nouvelle loi sur la protection des données, l'Agence espagnole de protection des données dispose d'un outil gratuit qui vous permet d'évaluer si vous respectez les normes. Cela s'appelle Facilita RGPD et cela ne vous prendra pas plus de 20 minutes.

Résumer:

Nous pensons que ces modifications des lois sur la protection des données sont très positives et récompenseront le bon travail honnête.

Autrement dit:

• Tout d'abord, l'utilisateur déposera son e-mail sur un formulaire de votre site Web (premier opt-in).
• Une fois cela fait, ils recevront un e-mail leur demandant de confirmer s'ils souhaitent recevoir votre newsletter (deuxième opt-in). Pour ce faire, il leur suffit de cliquer sur un lien dans l'e-mail.
• Une fois qu'ils auront cliqué, ils seront officiellement vos abonnés.

Eh bien, même si les utilisateurs ont confirmé à maintes reprises qu'ils souhaitent figurer sur votre liste de diffusion, faites preuve de bon sens et essayez de ne pas envoyer uniquement des e-mails de vente à vos abonnés. Vous ne vendrez pas beaucoup plus et vous dégraderez l'expérience utilisateur.

Alors, êtes-vous légal?

Il s'agissait donc d'un examen des exigences de base pour démarrer votre boutique en ligne.

Pour être juste, chercher comment vendre légalement sur Internet peut être très ennuyeux pour ceux qui commencent à peine à se lancer dans leur commerce électronique. Cependant, c'est quelque chose que tout le monde devrait apprendre et pouvoir appliquer à l'avenir pour tout projet en ligne.

Considérez ces exigences comme votre moyen d'atteindre le succès du commerce électronique. Personne n'a dit que ce serait facile