Bagaimana membenarkan faktur Anda kepada klien sebagai pekerja lepas

Kita semua tahu komunikasi klien adalah salah satu faktor penentu terbesar jika kita pernah bekerja dengan mereka lagi atau tidak. Itu membangun kepercayaan, melukis Anda sebagai seorang profesional, dan Anda ingin mereka tahu bahwa proyek mereka ada di tangan yang aman, bukan? Yah, membenarkan faktur Anda dapat memainkan peran besar dalam keberhasilan hubungan klien-freelancer itu. Ini mewakili blok bangunan kemitraan jangka panjang yang sukses – klien kemungkinan besar akan kembali, merekomendasikan layanan Anda, meninggalkan umpan balik positif, dan mulai mempercayai penilaian Anda tanpa pertanyaan.

Mengapa saya harus membenarkan faktur saya?

Kami telah menyentuh hal ini dalam pendahuluan, dan sebagai tambahan, membenarkan faktur Anda dapat melindungi Anda dari klien yang menghindari pembayaran dengan membuat klaim yang tidak masuk akal. Entah mereka tidak senang dengan hasil untuk harga itu, atau mereka "tidak mengerti" mengapa Anda akan mengenakan biaya lebih untuk revisi, atau tidak setuju dengan pilihan Anda untuk mengambil lebih lama pada tugas tertentu.

Dan jika Anda masih tidak yakin, inilah cara laporan pekerjaan/proyek yang dilampirkan pada faktur bermanfaat bagi karier Anda.

Laporan menghindari kesalahpahaman

Klien datang dalam berbagai jenis – beberapa sangat senang dengan Anda hanya mengirim faktur, dan tidak ikut campur. Yang lain menginginkan penjelasan lebih lanjut, karena bagaimanapun juga, itu adalah uang mereka, dan mereka ingin tahu ke mana perginya.

Laporan yang terstruktur dengan baik memudahkan untuk menunjukkan kepada klien secara tepat apa yang Anda bayar dan alasannya. Kami tidak dapat berasumsi bahwa semua orang tahu apa yang dibutuhkan oleh pekerjaan kami. Itulah sebabnya penjelasan sederhana sangat berguna.

Jika laporan Anda menunjukkan mengapa Anda, misalnya, menagih begitu banyak waktu yang dihabiskan untuk meneliti, Anda menutupi beberapa kemungkinan kemungkinan kesalahpahaman:

1. Klien tidak akan berpikir Anda mencoba menipu mereka;
2. Anda tidak akan dianggap sebagai penunda atau tidak terampil;
3. Anda akan membangun rasa hormat karena transparansi;
4. Akan ada jejak tertulis jika klien mencoba mengubah kesepakatan atau tarif di kemudian hari.

Mungkin tugas khusus itu sedikit lebih kompleks daripada yang diizinkan klien, atau Anda memiliki masalah teknis, atau hanya ingin melakukan pekerjaan sebaik mungkin, dan hasil akhirnya mencerminkan hal itu. Jangan takut untuk secara terbuka mengomunikasikan alasan Anda melakukan tugas dengan cara tertentu, dan tetap berpegang pada metode Anda.

Faktur yang dibenarkan memelihara transparansi

Ketika klien melihat bahwa Anda bersedia untuk mendiskusikan alur kerja Anda dengan bebas dan menunjukkan kepada mereka bagaimana Anda bekerja, mereka akan semakin yakin bahwa Anda tidak menyembunyikan apa pun. Biasanya, orang yang terlalu protektif terhadap jadwal kerja mereka tidak memilikinya, benar-benar berantakan, atau tidak memenuhi standar klien.

Ini hanya mengarah pada ketidakpercayaan, dan menunjukkan kepada klien bahwa Anda tidak mau menjawab pertanyaan potensial mereka atau menerima saran atau saran. Jika Anda tidak ingin tagihan Anda diragukan dan diinterogasi, temui mereka di tengah jalan. Tunjukkan bahwa Anda adalah orang yang dapat dipercaya dan profesional.

Laporan membantu membangun reputasi positif

Seperti yang telah kami singgung, menerapkan praktik membenarkan faktur Anda melalui laporan membantu Anda dengan reputasi industri Anda.

Klien yang senang lebih cenderung merekomendasikan Anda kepada mitra bisnis, kenalan, dll. Dari mulut ke mulut yang baik sering kali lebih berharga daripada semua jaringan yang dapat Anda lakukan.

Bagaimana membenarkan faktur Anda

Membenarkan faktur paling baik dilakukan melalui laporan kemajuan proyek. Langkah-langkah untuk membangun laporan yang solid yang akan menguntungkan Anda dan klien cukup sederhana. Tapi, dibutuhkan beberapa persiapan, dan perubahan kebiasaan, seperti mengisi lembar waktu dan melacak waktu di hampir semua tugas.

Jika ini bukan masalah bagi Anda, maka proses berikut akan sangat mudah. Lihatlah elemen-elemen yang harus disertakan dalam laporan dan diskusi Anda.

Perkenalkan klien ke tarif industri

Pertama dan terpenting – klien Anda harus mengetahui tarif rata-rata per jam (atau per proyek) untuk industri Anda dan cabang tertentu.

Anda juga dapat menjelaskan kepada mereka bagaimana tarif berbeda tergantung pada

Pastikan Anda menemukan sumber informasi yang andal, didukung oleh data global. Berikut adalah beberapa tarif lepas dan konsultasi untuk tahun 2021 yang telah kami teliti dan susun.

Lacak waktu Anda

Tulang punggung dari setiap laporan yang baik adalah absennya.

Di sinilah Anda menyimpan semua tugas yang dijadwalkan, diperhitungkan, dan melacak berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap aspek proyek yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda tidak terbiasa dengan praktik ini, pertimbangkan untuk mengambil pelacakan waktu, dan temukan metode pelacakan waktu mana yang paling cocok untuk Anda.

Sekarang, pelacakan waktu jelas paling berguna untuk menghitung jam yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih. Tapi kami tidak di sini untuk petunjuk tentang faktur. Kami di sini untuk melihat bagaimana pelacakan waktu membantu Anda membenarkannya. Misalnya, seperti inilah tampilan jam digital:

Sumber: Clockify.me

Sekarang, mari kita lihat salah satu entri tersebut, dan bagaimana bentuk pelacakan waktu ini membantu membenarkan faktur.

Ini adalah tampilan mendetail pada satu entri waktu tertentu di Clockify. Selain menunjukkan kapan Anda mengerjakan tugas dan berapa lama, Anda juga mendapatkan opsi untuk menjelaskan prosesnya sedetail yang Anda inginkan. Ini sempurna untuk menyiapkan laporan Anda. Cukup tuliskan bagaimana tugas itu berjalan, apakah itu memakan waktu lebih lama atau lebih pendek, dan mengapa. Dengan begitu, ketika Anda harus membuat laporan, Anda akan memiliki semua informasi yang diperlukan untuk klien.

Lacak kemajuan Anda

Pelacak waktu digital juga dapat melacak kemajuan proyek Anda.

Saat Anda memulai sebuah proyek, Anda membuat perkiraan tentang berapa lama aspek-aspek tertentu dari proyek dan tugas itu sendiri akan bertahan. Melalui perkiraan, Anda dapat memberi tahu klien Anda kira-kira berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semuanya.

Dalam pelacak waktu digital, Anda dapat memasukkan perkiraan tersebut dan, saat Anda bekerja setiap hari dan melacak waktu Anda, periksa bagaimana perbandingannya dengan waktu kerja yang sebenarnya. Sebagai contoh:

Sumber: Clockify.me

Beberapa perkiraan dalam entri di atas adalah bahwa pengembangan akan memakan waktu 20 jam, tetapi malah memakan waktu 10 jam, sementara pemasaran dinilai dengan benar. Ini juga bisa menjadi informasi yang sangat berharga ketika membenarkan tarif Anda.

Buat daftar masalah apa pun yang Anda alami, atau "benturan di jalan"

Uraikan penyebab masalah, dan langkah-langkah yang Anda ambil.

Terkadang, sebuah tugas akan memakan waktu lebih lama, sehingga akhirnya membebani klien lebih banyak. Anda dapat menghindari stres dari kemungkinan tuduhan atau kritik dengan memperhatikan dan mencatat penyebab masalah sebelum menanganinya. Dengan begitu, informasi tersebut akan tetap segar ketika Anda harus menyampaikannya kepada klien nanti.

Anda dapat meyakinkan mereka tentang keputusan Anda sebelum mereka memiliki kesempatan untuk membentuk opini negatif begitu mereka melihat angkanya.

Jangan terlalu detail

Temukan panjang yang sempurna dan bahasa yang sempurna.

Sebagian besar klien tidak akan mau membaca halaman laporan, tidak peduli seberapa menuntutnya mereka. Mereka hanya akan mengabaikan laporan tersebut, dan mungkin menghubungi Anda untuk versi ringkasannya. Pada akhirnya, Anda tidak melakukan apa-apa selain membuang waktu untuk laporan yang tidak akan dibaca oleh siapa pun.

Tindakan terbaik Anda adalah duduk bersama dan mendiskusikan laporan Anda dengan klien. Beri tahu mereka apa yang biasanya Anda lacak, dan lihat informasi apa yang mereka butuhkan atau tidak butuhkan. Anda tidak perlu menebak-nebak, dan klien tahu apa yang diharapkan.

Terakhir, Anda dapat melihat bagaimana kami di Clockify menggunakan pelacak waktu untuk menagih klien. Ini daftar proses langkah demi langkah dalam penjelasan yang jelas.

Frasa untuk digunakan saat membenarkan faktur Anda

Kami tidak dapat membuat template yang serba bisa tentang cara mendekati klien Anda saat menjelaskan keputusan faktur Anda. Tidak semua industri sama, atau bahkan dua pekerja lepas di bidang pekerjaan yang sama! Apa yang bisa kami lakukan adalah memberi Anda daftar pembuka dan penutup yang baik untuk rapat, panggilan, dan email Anda.

Pertama, undang klien ke rapat

Anda ingin menjalin kontak dengan klien, sehingga Anda dapat menjelaskan tarif Anda dan bagaimana tarif tersebut terkait dengan alur kerja Anda. Kami akan memulai dengan template email yang mengundang klien ke pertemuan tertentu:

Halo, XY

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik.

Senang bertemu dengan Anda, dan saya berharap dapat bekerja sama dengan Anda dalam proyek ini. Saya akan melakukan yang terbaik untuk memberi Anda hasil yang akan membuat Anda senang.

Saya mengirimi Anda email ini untuk menyarankan agar kami mengadakan pertemuan, atau menelepon, di mana saya bisa menjelaskan sedikit lebih baik bagaimana saya akan mengerjakan proyek ini. Saya percaya ini adalah cara terbaik bagi Anda untuk menyampaikan harapan Anda, dan bagi saya untuk menjelaskan mengapa saya mengenakan tarif ini. Anda akan mendapatkan rincian cepat dan sederhana dari pekerjaan saya, sehingga Anda akan tahu ke mana uang Anda pergi, dan yakinlah tidak ada biaya tersembunyi.

Hubungan profesional saya didasarkan pada transparansi, dan saya pikir mereka berjalan lebih lancar ketika semuanya terbuka.

Saya bebas pada (TANGGAL DAN JAM). Beri tahu saya pendapat Anda, dan jika jam-jam ini cocok untuk Anda.

Menanti untuk mendengarnya darimu.

Salam,

ZY

Tentu saja, Anda bebas mengubah frasa apa pun yang Anda inginkan, agar lebih personal.

Frasa untuk digunakan saat membenarkan faktur Anda

Agar bagian ini tetap singkat dan manis, berikut adalah beberapa pembuka (dan penutup) yang dapat Anda gunakan, baik melalui email maupun secara langsung.

• “Dari pengalaman pada proyek serupa, saya menemukan bahwa masalah yang paling umum adalah (XY), dan membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikannya. Jadi, Anda dapat mengharapkan waktu kerja yang berpotensi lebih lama di area itu. ”
• "Ini adalah tarif rata-rata industri ..."
• "Seperti yang telah kita sepakati sebelumnya ..."
• “Beri tahu saya jika ada bagian dari proses penagihan saya yang tidak jelas.”
• “Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melewati ini bersamaku.”
• “Aspek pengembangan proyek apa yang ingin Anda fokuskan dalam laporan kemajuan kami?”

Bagaimana menangani perselisihan

Ada saat-saat di mana Anda mungkin akan tergelincir, dan melewatkan beberapa langkah ini. Mungkin Anda tidak akan menyiapkan apa yang diperlukan untuk laporan yang solid, atau klien Anda gagal dalam salah satu keputusan mereka. Jika Anda tidak berhasil menghindari kesalahpahaman (yang sering terjadi), ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan.

Sekarang, ada banyak alasan untuk perselisihan, dan yang terkait dengan faktur meliputi:

• Proyeknya terlalu lama
• Tarif jam yang dapat ditagih tidak jelas dari awal
• Ada pekerjaan tambahan yang tidak disetujui klien

Bagaimana Anda mendekati sengketa faktur? Bagaimana Anda menangani pembenaran faktur Anda secara profesional?

1. Analisis situasinya

Naluri pertama Anda adalah mengidentifikasi siapa yang melakukan pengawasan – Anda, atau klien.

Jika Anda adalah orang yang menyebabkan kesalahpahaman, kirimkan email permintaan maaf untuk meyakinkan mereka bahwa Anda akan memperbaiki masalah tersebut. Ini berfungsi ketika masalahnya ada di produk akhir:

• Mereka tidak puas dengan kualitas produk

Anda kembali ke papan gambar dengan petunjuk baru, tetapi juga memberi tahu mereka bahwa Anda akan menagih lagi dan menagih untuk waktu tambahan. Jelaskan dengan jelas tentang hal ini, karena beberapa akan mencoba menghindari pembayaran karena mereka hanya "tidak menyukai" pekerjaan Anda, meskipun ada revisi.

Di bawah ini adalah contoh penanganan yang baik dan tenang dari satu situasi seperti itu.

Sumber: Clientsfromhell.net

• Mereka tidak mengerti mengapa beberapa hal membutuhkan waktu terlalu lama atau terlalu sedikit

Untuk mengatasi hal ini, Anda harus menarik laporan, lembar waktu, dan semua catatan yang mudah-mudahan Anda tulis saat mengerjakan proyek. Atur pertemuan atau telepon, tunjukkan kesediaan untuk membenarkan tagihan Anda dan pilihan yang Anda buat.

Jika klien adalah orang di balik kesalahpahaman, ada dua cara lagi untuk mengatasinya:

• Secara tidak sengaja menyebabkan masalah

Biasanya karena lupa menanyakan pertanyaan penting sejak dini, atau gagal mengingat hal-hal yang sudah disepakati. Email sederhana yang mengingatkan mereka tentang perjanjian Anda, bagian dari kontrak, dan setiap pertukaran email yang Anda lakukan akan mengingatkan mereka.

• Sengaja menyebabkan masalah

Ini biasanya klien yang kikir dengan uang mereka. Membawa keluhan setelah fakta hanyalah barter pasar loak yang dibuat-buat. Meskipun klien seperti ini jarang terjadi, setiap freelancer telah bertemu dengan mereka setidaknya sekali atau dua kali dalam hidup mereka.

Menyimpan dokumentasi yang rapi telah menyelamatkan banyak pekerja lepas sebelum klien memiliki kesempatan untuk keluar dari pembayaran. Bahkan mempertimbangkan keterlibatan pengacara harus menjadi pilihan Anda dalam kasus-kasus ekstrem. Anda layak untuk dibayar.

2. Siapkan buktinya

Sepanjang waktu ini kami telah menekankan betapa pentingnya mendokumentasikan semuanya. Ini satu-satunya cara untuk memastikan bahwa pekerjaan, reputasi, dan pembayaran Anda terlindungi.

Jangan hapus email, buat tangkapan layar teks dan log obrolan, dan ringkasan rapat atau panggilan.

️ Catatan penting:

Menahan diri dari merekam rapat dan panggilan tanpa sepengetahuan klien, karena itu ilegal! Anda harus meminta persetujuan untuk merekam apa pun terlebih dahulu. Jika mereka menolak, cukup ketik ringkasan dari apa yang Anda setujui selama rapat/telepon, dan teruskan email kepada mereka. Minta mereka untuk melihat apakah ringkasan Anda benar, dan jika mereka mengonfirmasi, Anda baru saja membuat satu "jejak kertas" lagi yang berpotensi menguntungkan Anda.

3. Tetap sipil

Tidak peduli bagaimana klien bereaksi, tidak ada yang mengalahkan kesopanan dan sopan santun.

Sekeras apa pun, tetaplah berkepala dingin bahkan ketika orang tersebut menjadi keras kepala, atau tidak dapat memahami apa yang Anda coba komunikasikan. Berasal dari pengalaman pribadi, kami telah menyusun daftar templat untuk meminta pembayaran kepada klien tanpa bersikap kasar.

Kesimpulan

Membenarkan faktur seharusnya tidak datang sebagai renungan ketika klien mulai mencurigai etika kerja Anda. Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda harus benar-benar membenarkan faktur Anda sejak awal, hampir di awal kemitraan Anda. Ketika klien tahu mengapa Anda menagih sebanyak yang Anda lakukan sejak awal, mereka cenderung tidak akan membuat perubahan atau keluhan di kemudian hari.

Menyimpan dokumentasi yang ketat dan terperinci (lembar waktu, email, dan laporan) juga memastikan Anda memiliki pengaruh jika perselisihan muncul. Pada akhirnya, perincian singkat proses penetapan harga Anda membantu membangun kepercayaan melalui transparansi. Klien lebih mungkin untuk bekerja dengan Anda lagi, dan bahkan merekomendasikan Anda kepada rekan-rekan mereka.

Apakah Anda memiliki praktik Anda sendiri? Bagikan pengalaman Anda dengan kami di [email protected] dan kami dapat menampilkan Anda di salah satu artikel kami berikutnya.