Cara membuat rincian hari kerja Anda (dengan template)

Proses pembuatan jadwal kerja ditingkatkan setiap hari. Karena perincian hari kerja yang baik membuat Anda maju, dan bahkan lebih baik – membuat Anda merasa hari yang telah dicapai. Panduan singkat tapi manis ini hadir untuk menyajikan cara berbeda untuk membagi hari, tugas, dan prioritas Anda, dan menunjukkan bagaimana berfokus pada hal-hal selain tenggat waktu memberikan hasil yang lebih baik.

Tentukan prioritas harian

Tidak setiap tugas adalah yang paling penting.

Sebelum memulai setiap hari, pecahkan daftar tugas itu, dan temukan yang paling penting. Biasanya 1 hingga 3 tugas, dan Anda dapat dengan mudah mengidentifikasinya:

• Orang lain bergantung pada Anda melakukan bagian Anda sehingga mereka dapat melakukan bagian mereka;
• Mereka mendesak, atau memiliki tenggat waktu yang semakin dekat;
• Mereka mempengaruhi karir Anda dalam jangka panjang.

Untuk mengilustrasikan hal ini – dan semua aspek berikut dari perincian hari kerja Anda – kita akan melihat jadwal saya sejenak, dan bagaimana saya mencoba mempelajari kebiasaan kerja saya dan meningkat sedikit demi sedikit setiap hari.

Berikut adalah contoh bagaimana daftar prioritas saya mungkin terlihat untuk hari Rabu:

Ada karyawan baru yang masuk, dan saya membimbing mereka. Ini baik untuk saya dan karier mereka, jadi sebagian besar energi saya harus digunakan untuk tugas ini. Ada juga beberapa pekerjaan yang tidak berhasil saya selesaikan sehari sebelumnya, dan meskipun batas waktunya tidak sampai hari Senin, saya dapat mencoba menyelesaikannya hari ini. Terakhir, ada presentasi yang sangat ingin saya buat terkesan. Sisanya adalah pekerjaan biasa yang bisa saya lakukan dengan tenang.

Mengapa saya memerlukan daftar prioritas?

Dari contoh tersebut, kita dapat melihat bagaimana menentukan tugas apa yang paling penting bagi Anda menghilangkan "white noise" dari pekerjaan lain.

Anda tahu persis di mana harus menghabiskan energi paling banyak, yang pada gilirannya membantu Anda menghindari membuang-buang waktu dan stres karena hal-hal lain. Daftar ini dengan mudah merupakan langkah pertama yang vital dari setiap perincian hari kerja yang baik.

Gambarlah bagian sebelum bekerja

Sebagai langkah selanjutnya, tentukan hal-hal terkait pekerjaan apa yang Anda lakukan untuk mempersiapkan hari itu.

Apakah Anda menulis daftar tugas?

Apakah Anda merevisi tujuan Anda untuk minggu ini?

Atau apakah Anda menghubungi rekan kerja Anda?

Mungkin Anda membuat kopi sendiri dan memeriksa email.

Kita semua memiliki ritual berbeda yang meningkatkan produktivitas, dan mereka bahkan dapat bervariasi dari hari ke hari. Dan jika Anda tidak memiliki ritual, inilah saat yang tepat untuk menemukannya. Berikut sekilas jadwal harian saya:

Sumber: Templat perincian hari kerja Clockify

Seperti yang dapat Anda lihat dari tabel di atas, setiap hari dapat dimulai dengan berbagai aktivitas. Dan untuk hari Rabu, saya mempersiapkan tugas prioritas kedua – sisa pekerjaan – dengan membahas apa yang telah saya lewatkan dan bagaimana cara menyelesaikannya.

Mengapa saya memerlukan bagian "sebelum bekerja"?

Ritual kerja pagi yang santai adalah cara yang bagus untuk memperkenalkan hari Anda. Alih-alih memulai dengan tugas yang paling menuntut terlebih dahulu, Anda menghemat energi dengan sesuatu yang ringan, dan mempersiapkan mental untuk tugas yang akan datang.

Gambarlah bagian selama bekerja

Bagian besar berikutnya dalam perincian Anda adalah pekerjaan sebenarnya itu sendiri. Tugas yang lebih berat atau, daging dan kentang, jika Anda mau.

Ada banyak sumber daya untuk memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan menjadwalkannya, jadi kami tidak akan membahasnya secara mendetail di sini. Namun, penting untuk menyebutkannya.

Kamu bisa:

1. Gunakan timeboxing untuk membuat pedoman jam demi jam dari hari Anda;
2. Gunakan matriks Eisenhower untuk mengurutkan prioritas Anda;
3. Metode Get Things Done akan mencegah Anda merasa kewalahan.

Namun, yang akan saya fokuskan adalah memecah bagian pekerjaan ini menjadi dua segmen: sebelum istirahat makan Anda, dan setelahnya.

Jika Anda telah membaca beberapa artikel kami yang lain tentang produktivitas, Anda mungkin memperhatikan bagaimana kami menyebutkan pengelolaan tingkat energi sepanjang hari. Dan penting untuk mengenali bagaimana energi Anda bervariasi setelah Anda makan siang yang enak di tempat kerja. Terutama, tanyakan pada diri sendiri:

• Bagaimana perasaan Anda setengah jam hingga satu jam sebelum makan siang?
• Apakah Anda merasa berenergi setelah makan siang?
• Apakah Anda merasa mengantuk?
• Berapa lama setelah makan siang Anda mulai merasakan fokus Anda turun (atau naik)?
• Apakah Anda mulai mengidam gula dan bagaimana pengaruhnya terhadap Anda?

Makanan memainkan peran besar dalam roller coaster energi tubuh, dan kita biasanya tidak memperhatikannya. Terlebih lagi karena kita di rumah, atau di luar, atau tidak membutuhkan terlalu banyak fokus. Namun, di tempat kerja, itu bisa menjadi kerugian.

Mengapa saya memerlukan bagian "sebelum dan sesudah makan"?

Membagi jadwal kerja menjadi sebelum dan sesudah makan siang dapat membantu dalam beberapa hal.

Pertama, ini dapat mengungkapkan bagaimana makanan yang berbeda memengaruhi fokus Anda. Yang lebih berat akan membuat Anda mengantuk, sementara yang lebih ringan membantu Anda tetap waspada. Dengan cara itu Anda dapat, misalnya, memperhatikan bahwa Anda mengadakan rapat besar pada hari Kamis pukul 3 sore, dan memutuskan untuk makan ikan dan salad daripada steak dan kentang, jika yang terakhir biasanya membuat Anda ingin tidur siang setelahnya.

Kedua, Anda akan mulai membuat keputusan penjadwalan yang lebih baik. Menggeser tugas di sekitar tingkat energi Anda adalah taktik yang kurang dipikirkan, tetapi terbukti sangat efektif dalam praktiknya.

Ketiga, itu memaksa Anda untuk tidak mengabaikan makanan sebagai bagian penting dari hari Anda. Kami biasanya sangat sibuk dengan pekerjaan, kami menggeser waktu makan kami sampai terlambat, atau sama sekali tidak melakukannya. Ini berisiko Anda menjadi terlalu lapar, dan memilih camilan cepat, hanya untuk mencegahnya. Terlebih lagi, Anda akan kurang sabar dan lebih frustrasi jika Anda tidak memiliki waktu istirahat yang tepat dengan makan. Yang pada gilirannya menghambat kinerja kerja Anda.

Berikut ini contoh dari jadwal saya:

Di bagian ini, saya memutuskan untuk melanjutkan pagi saya dengan sisa pekerjaan, selagi masih segar di pikiran saya. Pertemuan sebelum istirahat makan siang dijadwalkan, tepat pada waktunya untuk bersantai. Saat makan siang, masalah darurat muncul, tetapi saya menundanya sampai setelah makan siang, untuk memastikan saya datang dengan segar. Pelatihan karyawan baru datang setelah kopi saya, karena saya perhatikan bahwa kafein meniadakan kantuk dari makan siang.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya apakah mungkin untuk mencapai pola pikir perhitungan seperti ini. Jawabannya adalah ya, tetapi dengan banyak pekerjaan, dan coba-coba. Mari kita lihat bagaimana caranya.

Bagaimana memperhatikan tingkat energi

Mencapai organisasi semacam ini… intuisi, sebut saja, bukanlah hal yang mustahil. Penting untuk diingat bahwa belajar mendengarkan tubuh Anda dan memahami perilaku dan kebiasaan Anda adalah sesuatu yang harus Anda lakukan secara aktif sepanjang hari.

Saat Anda melihat perubahan fokus atau tingkat energi, catat itu, baik di post-it, atau melalui aplikasi perekaman suara. Ini mungkin tampak tidak profesional pada awalnya, bahwa itu adalah sesuatu yang tidak cocok untuk lingkungan kerja, tetapi lihatlah sebagai investasi. Semakin banyak wawasan yang Anda peroleh, semakin baik Anda menjadwalkan tugas Anda untuk hari itu.

Selain itu, luangkan waktu untuk meneliti resep peningkat produktivitas otak yang sehat. Ini bisa menjadi eksperimen tambahan yang bagus.

Perhatikan gangguan Anda

Dalam nada yang sama, berikan perhatian ekstra untuk gangguan Anda yang paling (tidak) umum.

Mereka dapat menggagalkan seluruh sore Anda dan menyebabkan penundaan tugas-tugas tertentu, atau benar-benar melupakannya. Jika Anda memiliki masalah khusus dalam mengidentifikasi apa yang membuang waktu Anda, maka Anda dapat menggunakan taktik yang sama seperti dengan tingkat energi.

Saat Anda membuat perincian hari kerja Anda, cobalah untuk menangkap diri sendiri saat Anda mulai menjelajahi media sosial selama lebih dari 5 menit, setiap kali Anda setuju untuk membantu rekan kerja tanpa memikirkan beban kerja Anda sendiri, atau setiap pertemuan dadakan yang diadakan oleh Anda. Pengelola.

Di atas adalah contoh dua gangguan selama dua hari yang berbeda. Meringkas dan menganalisisnya seperti di tabel kami akan memberi Anda perincian yang diperlukan tentang di mana sebagian besar waktu Anda terbuang. Jadi, Anda dapat mulai mencari solusi, atau cara untuk menghindari gangguan tersebut.

Kita sering tidak memberikan dua pemikiran tentang mengapa kita terganggu atau kapan. Tetapi menggunakan metode seperti ini dapat sangat meningkatkan cara Anda mendekati gangguan, dan meningkatkan keberhasilan Anda dalam menghilangkannya.

Terkadang, memasang pemblokir situs web saja tidak cukup.

Sertakan cooldown hari kerja

Cooldown hari kerja adalah transisi antara waktu kerja dan waktu luang. Ini mencakup tugas-tugas yang kami sebut sebagai "ritual akhir hari kerja". Sama seperti Anda memiliki ritual pagi untuk meningkatkan kesiapan untuk hari itu, Anda juga harus memiliki beberapa untuk bersantai di akhir hari.

Biasanya, kita menyelesaikan tugas terakhir hari itu, mematikan komputer, dan mulai bertanya-tanya apa yang harus dilakukan selanjutnya (jika kita tidak memiliki tugas seperti piring, makanan, jemput anak, janji, dll). Dan bahkan dengan yang terakhir, transisinya begitu tiba-tiba, butuh waktu cukup lama bagi otak kita untuk mematikan "mode kerja".

Mengapa saya membutuhkan cooldown hari kerja?

Seorang teman dekat saya pernah berkata bagaimana dia biasa berjalan kaki ke rumah selama 40 menit daripada bersepeda, karena dia perlu berjalan kaki dari rasa frustrasi hari itu. Karena jika dia pulang lebih cepat, dia hanya akan membawanya ke dalam kehidupan pribadinya, dan itu akan "menodai" sisa waktu liburnya.

Demikian pula, Anda memerlukan beberapa tugas menit di penghujung hari untuk memberi sinyal pada otak Anda untuk mulai mereda. Mari kita lihat yang di bawah ini:

Gambar di atas adalah bagian dari jadwal saya yang menunjukkan tugas akhir hari kerja – menulis ringkasan hari (di sebelah kanan), dan membuat draf daftar tugas untuk hari berikutnya. Ini sangat sederhana, namun sangat efektif dalam memberi Anda rasa penutupan. Hari kerja ada di belakang Anda, dan sekarang saatnya untuk beristirahat.

Templat perincian hari kerja Clockify

Kutipan dari jadwal yang kami gunakan di sini berasal dari template yang dapat Anda temukan di blog kami.

Ini bukan hanya lembar waktu, tetapi jadwal yang berfokus pada pemecahan hari Anda untuk memberi Anda wawasan paling berguna tentang alur kerja Anda.

Jika Anda ingin mencobanya sendiri, Anda dapat mengunduh template PDF dari tautan berikut:

Unduh template rincian Hari Kerja di sini.

Unduh template daftar Prioritas di sini.

Unduh template rincian gangguan Hari Kerja di sini.