Comment choisir le bon logiciel ERP et quand faire évoluer votre solution

Le logiciel ERP est la pièce maîtresse de votre pile technologique financière, il est donc important que vous fassiez le bon choix pour votre entreprise. Nous avons parlé à Konstantinos Andreou, directeur du contrôle financier chez Juni, de ce qui fait un bon ERP et du moment où il est temps de faire évoluer votre solution.

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Qu'est-ce qu'un logiciel ERP et pourquoi est-ce important ?

ERP est synonyme de planification des ressources d'entreprise. Un tabouret ERP est utilisé pour gérer toutes les informations et ressources dans les opérations de l'entreprise.

Les opérations commerciales sont gérées avec des outils comme Xero, Quickbooks ou Fortnox, qui sont des logiciels de comptabilité avec des modules complémentaires pour donner des capacités supplémentaires, ou des ERP qui sont un outil complet comme Netsuite avec toutes les applications dont ils ont besoin pour gérer efficacement l'entreprise, avec des tâches comme l'envoi et recevoir des factures, recevoir de l'argent et gérer les KPI.

Vous n'aurez peut-être pas besoin d'utiliser la suite complète de fonctionnalités si vos opérations sont simples. Cependant, si vous dirigez une entreprise cotée en bourse, vous aurez certainement besoin d'un outil plus complet comme Netsuite.

Avec un ERP, vous pouvez faire :

- Comptabilité

- Rapprochement bancaire

- Facturation clients

- Suivi des métriques et KPI

- Paiement des factures (comptes fournisseurs)

Une solution ERP est un guichet unique pour une équipe financière ! La gestion d'autant d'informations que possible en un seul endroit simplifie grandement la gestion de votre comptabilité, la gestion de grandes quantités de données financières et leur transformation en informations utilisables.

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De quelle taille de solution ai-je besoin ?

La principale différence entre les solutions à faible coût comme Xero, Fortnox ou QuickBooks et les outils d'entreprise comme Netsuite est leur fonctionnement et les fonctionnalités qu'ils peuvent offrir.

Xero, par exemple, est classé comme un logiciel de comptabilité basé sur le cloud, mais il s'intègre à de nombreuses autres solutions qui peuvent effectuer un large éventail de fonctions, ce qui le rend adapté à de nombreuses entreprises. La grande considération pour des solutions comme celle-ci est de savoir si votre entreprise opère dans plusieurs pays, emplacements et devises avec plusieurs centres de coûts - et par conséquent, combien vous êtes prêt à dépenser pour une solution pour gagner du temps.

Les solutions à bas prix, à partir de 10 € par mois, ont un point commun : elles prennent en charge très peu de devises. Ils se concentrent également souvent sur les marchés locaux, ce qui a des implications pour la TVA. L'utilisation d'une solution comme celle-ci pourrait convenir à une petite entreprise qui n'opère que dans un ou deux pays et qui serait disposée à utiliser une solution différente pour chaque marché, par exemple, Xero ou Quickbooks pour le Royaume-Uni et Fortnox en Suède. Choisir d'utiliser une solution à faible coût pour gérer les transactions dans plusieurs devises peut signifier beaucoup de travail. Pour préparer des états financiers consolidés, vous devrez tout convertir dans votre devise principale, ce qui peut prendre des jours à effectuer manuellement si vous combinez différents modèles de plusieurs outils comptables.

En comparaison, Netsuite et d'autres ERP d'entreprise peuvent fonctionner sur plusieurs marchés, être personnalisés pour chaque marché et utiliser des taux de change locaux. Il peut également gérer les relations interentreprises et les structures d'exploitation, les emplacements, les modèles commerciaux et les besoins d'informations commerciales plus complexes. Cela en fait un bon choix pour les entreprises internationales ayant des filiales dans plusieurs pays et manipulant plusieurs devises.

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Ce qu'il faut savoir lorsque vous choisissez votre ERP

Lorsque vous choisissez votre solution ERP, vous devez vous poser plusieurs questions pour trouver celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Quel est votre budget ?

Il y a une grande différence de prix entre les différents outils. À partir d'environ 10 € par mois pour les solutions d'entrée de gamme, passez aux outils de niveau intermédiaire qui peuvent coûter environ 3 000 € par mois pour un package standard et augmenter jusqu'à 5-10 000 € par mois selon votre activité. , comme les filiales, les utilisateurs et les fonctions supplémentaires. Il existe également des options de haut niveau qui atteignent des centaines de milliers, mais elles sont utilisées par des sociétés multinationales complexes.

Vous avez besoin d'une gestion des stocks ?

Si vous vendez un produit physique, recherchez une solution ERP qui offre une gestion des stocks. Vous pouvez obtenir des rapports mensuels sur les articles entrants et sortants et effectuer un rapprochement des stocks. Cela permet de gagner du temps, peut aider à générer des informations précieuses et consolider les KPI de vente avec d'autres informations.

Plusieurs marchés ou filiales ?

Les pays dans lesquels vous opérez et si vous avez des filiales dans d'autres pays auront un impact important sur la solution que vous choisirez. Vérifiez dans quels pays vous opérez et si le logiciel que vous choisissez peut y fonctionner, par exemple, en utilisant les bonnes devises et la TVA pour s'intégrer aux autorités locales comme Making Tax Digital au Royaume-Uni.

Si vous opérez sur plusieurs marchés avec plusieurs devises, vous avez deux options : économiser de l'argent ou gagner du temps. Par exemple, vous pourriez avoir une solution à faible coût dans chaque pays pour vous assurer que vous fonctionnez correctement. Cependant, le compromis passe plus de temps à consolider manuellement toutes ces informations. Au lieu de cela, vous pourriez payer plus pour une solution de niveau intermédiaire qui gérera facilement plusieurs marchés en un seul endroit.

Vous souhaitez intégrer votre banque ?

L'intégration de votre banque à votre solution ERP signifie que vous serez en mesure d'importer des transactions et d'autres informations importantes pour éviter le travail manuel fastidieux d'ajout manuel. Juni s'intègre à Xero, et nous proposerons bientôt des exportations de fichiers SIE pour gérer facilement votre comptabilité dans des logiciels compatibles, comme Fortnox.

Comment gérez-vous les comptes payables et recevables?

Quelle que soit la façon dont vous gérez votre facturation, elle doit fonctionner avec votre outil ERP. Par exemple, si vous utilisez Stripe ou Salesforce, voyez comment vos factures et contrats de vente peuvent être transférés vers votre solution ERP et faites correspondre ces factures avec les paiements.

Décidez également comment vous souhaitez gérer les comptes fournisseurs pour les factures fournisseur. Vous pouvez choisir d'intégrer un autre outil, mais cela dépendra de la façon dont vous gérez votre système d'approbation.

Aurez-vous besoin de personnalisation ?

Si vous avez plusieurs centres de coûts, emplacements et entrepôts dans des pays spécifiques, vous souhaitez avoir la bonne taxe pour les transactions, alors assurez-vous que votre ERP peut gérer cela. Recherchez une solution qui propose des balises pour les transactions, afin que vous puissiez avoir les bons codes dans votre comptabilité.

Besoin de gérer des immobilisations ?

Si vous fabriquez le produit que vous vendez, les immobilisations, comme les machines, sont une considération importante. Vous avez besoin d'un logiciel capable de gérer les immobilisations et de gérer l'amortissement pour vous.

Comment gérez-vous les dépenses des employés?

Vous souhaiterez peut-être avoir les dépenses de vos employés dans un outil distinct de votre ERP, pour obtenir plus de contrôle sur les approbations ou pour répartir la propriété des dépenses des employés avec les cartes virtuelles multidevises de Juni.

Vous pouvez gagner beaucoup de temps dans le traitement des reçus en répartissant la propriété du budget dans l'ensemble de l'organisation. Lorsque vous donnez à chaque employé sa propre carte, l'employé devient propriétaire du budget et responsable des dépenses qui passent par sa carte, y compris les reçus. Avec Juni, vous pouvez créer autant de cartes virtuelles que vous le souhaitez ! Vous pouvez ensuite définir des contrôles pour surveiller, limiter ou bloquer les dépenses au niveau de la carte et approuver les transactions.

Comment Juni peut-il vous aider à gérer vos finances ?

Juni s'intègre dans votre pile technologique et aide les équipes financières à accroître la visibilité, améliorant la productivité avec plus de contrôle. Juni peut vous aider à gagner du temps dans la gestion des flux de paiement et à rationaliser le processus des comptes fournisseurs. C'est également un moyen utile d'obtenir des analyses de flux de trésorerie, des mesures des médias et des données de vitrine d'Amazon et de Shopify en un seul endroit pour accéder à des informations consolidées.

Si vous choisissez Xero comme outil de comptabilité, Juni s'y intègre déjà. Synchronisez automatiquement votre flux bancaire de Juni directement dans Xero pour accélérer votre comptabilité. Si vous utilisez une autre solution comme Netsuite ou Fortnox, nous lançons bientôt une exportation de fichiers SIE pour faciliter encore plus l'intégration de Juni dans votre pile technologique financière et faire votre comptabilité.

Juni peut également vous aider à augmenter votre trésorerie grâce à une remise en argent sur toutes vos dépenses éligibles et à accéder à un capital flexible avec des durées prolongées*.

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Quand faire évoluer votre ERP

Examinez l'ensemble de votre cycle de commandes et de facturation des clients et comment vous gérez cela au sein de votre pile technologique existante. Si vous consacrez trop de temps au travail manuel, commencez à opérer dans plusieurs pays, engagez plus d'employés dans différentes juridictions ou augmentez la complexité de votre entreprise, il est peut-être temps de faire évoluer votre solution.

La question de savoir si une solution de niveau intermédiaire vous convient dépendra de la complexité de vos opérations et de vos cycles de revenus et de dépenses, de l'emplacement de vos fournisseurs et de la quantité de processus que vous souhaitez automatiser.

Vous devez vous assurer que votre entreprise est au bon endroit pour évoluer. Il existe une différence de prix significative et un logiciel de niveau intermédiaire comme Netsuite nécessite souvent plusieurs employés pour tirer le meilleur parti de son fonctionnement.

Quelle que soit la solution que vous choisissez, elle doit être adaptée à l'état de votre entreprise. Assurez-vous donc d'avoir un aperçu complet de vos besoins financiers avant de prendre une décision.

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*Le capital n'est actuellement disponible que pour les sociétés enregistrées au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et en Suède. L'admissibilité, la ligne de crédit et l'augmentation de la ligne de crédit sont soumises à la demande, à l'examen et aux circonstances financières. Conditions de paiement de 37 jours garanties, avec jusqu'à 60 jours disponibles. Les termes et conditions s'appliquent.