11 KPI de operaciones de ventas que debe comenzar a rastrear

Las ventas efectivas son la base de todo negocio exitoso. Si no puede vender su producto o servicio, está fuera del mercado.

Es por eso que Sales Ops es una de las funciones más importantes en todas las empresas de rápido crecimiento. Su función es ayudar a crear una estrategia de ventas sólida y apoyar al equipo de ventas de primera línea.

Sin embargo, su equipo necesita una forma de realizar un seguimiento de su trabajo para asegurarse de que su trabajo ayude al equipo de ventas. Ahí es donde establecer KPI específicos puede ayudarlo.

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento?

Los KPI (indicadores clave de rendimiento) lo ayudan a ver qué tan bien se está moviendo su empresa hacia un objetivo específico.

Te permiten medir la efectividad de tu estrategia de ventas. Seguirlos también le muestra si sus decisiones están moviendo a la empresa en la dirección correcta.

Por supuesto, los KPI exactos de las operaciones de ventas pueden diferir entre empresas. Por lo general, dependen de la estrategia, la estructura de la empresa e incluso de los gerentes de operaciones de ventas individuales.

Los KPI a menudo dependen del enfoque individual de los equipos para lograr los objetivos de la empresa.

¿Por qué es importante el seguimiento de los KPI de las operaciones de ventas?

Una de las razones clave por las que debe realizar un seguimiento de los KPI de operaciones de ventas es su gran impacto en los ingresos y las ventas.

¿Porqué es eso?

Por lo general, diferentes equipos tienen diferentes KPI.

Sin embargo, si los equipos comparten objetivos específicos, también pueden compartir ciertos KPI. Este es el caso de Sales Ops, Rev Ops y el equipo de ventas.

Por ejemplo, Sales Ops a menudo supervisa los KPI del equipo de ventas de campo. Lo hacen para ayudarlos a lograr sus propios objetivos de ventas.

De manera similar, Rev Ops opera en la encrucijada de marketing y ventas.

Por lo tanto, el seguimiento de esos KPI compartidos es clave para comprender las ventas y los ingresos de la empresa.

Además, cuando las ventas y Rev Ops alinean sus objetivos, pueden intercambiar datos e ideas.

Esto les permite mejorar las ventas de la empresa y los procesos de generación de ingresos.

Por supuesto, eso no significa que Sales Ops trabajará con Rev Ops en todas sus funciones. Pero, donde los dos pueden cooperar, dicha cooperación puede dar un gran impulso a las ventas.

Aún así, menos de la mitad de las pymes B2B siguen las buenas prácticas de Sales Ops de compartir KPI con marketing y ventas:

Además, 1 de cada 10 empresas no establece ningún objetivo para el próximo año. También es una de las razones por las que el 77 % de esas empresas siguieron siendo pequeñas en escala.

Y de los que las pusieron, muchos pusieron demasiadas, muy pocas, o las pusieron incorrectamente. Aquí hay algunas buenas prácticas de operaciones de ventas para hacer que esos KPI sean efectivos.

¿Qué hace un buen KPI de operaciones de ventas?

Establecer KPI de operaciones de ventas no tiene por qué ser complicado. Una de las bases de una configuración eficaz de KPI es asegurarse de poder realizar un seguimiento de todos los KPI.

Después de todo, ¿de qué sirve establecer una meta si la ignoras?

Por supuesto, cada KPI que establezca debe ser útil para el equipo de operaciones de ventas. Lo más importante es que necesita:

• Ayude a los profesionales de Sales Ops a comprender si su trabajo está moviendo a la empresa en la dirección correcta. Los KPI de operaciones de ventas deben realizar un seguimiento de las cosas que resultan de las acciones del equipo de operaciones de ventas.
• Ayude a los líderes a comprender si están tomando las decisiones estratégicas correctas. No haga que sus KPI sean demasiado estrechos o se centren en números pequeños (deje métricas específicas para eso). Los KPI efectivos de Sales Ops deben ofrecer una visión de alto nivel de la situación de su negocio.
• Por último, un buen KPI de operaciones de ventas debe estar vinculado a objetivos comerciales clave. Deben hacer un seguimiento del desempeño de la empresa en un área que sea fundamental para alcanzar esos objetivos.

Por supuesto, el hecho de que un KPI siga esas reglas no significa que sea efectivo. También debe asegurarse de elegir un KPI que su empresa necesita. Estos son algunos de los KPI de operaciones de ventas más populares.

Diferentes tipos de KPIs de operaciones de venta

La siguiente lista incluye todos los KPI más populares. Están enumerados sin ningún orden en particular. Esto se debe a que un KPI en particular puede ser más importante para usted que para otros.

Sin embargo, ciertos KPI le brindan más información sobre el desempeño de la empresa que otros.

Por supuesto, no es necesario que los presente a todos para que su equipo de operaciones de ventas trabaje de manera eficiente.

1. Precisión del pronóstico

Este KPI mide la precisión con la que los líderes de su equipo de operaciones de ventas pueden predecir las ventas futuras.

Por qué es importante: la previsión precisa es un KPI fundamental para el éxito empresarial a largo plazo. En primer lugar, ayuda a tomar decisiones de gasto precisas con respecto a las cuentas clave.

Además, si está creciendo rápidamente, la precisión de los pronósticos lo ayuda a planificar sus inversiones futuras.

Por último, cuando Sales Ops comparte este KPI con Rev Ops, pueden usarlo para predecir los ingresos generales.

Qué tener en cuenta: Confiar solo en esta métrica es peligroso. Después de todo, una gran precisión de pronóstico en un período no garantiza la precisión futura.

Idealmente, desea tener suficientes datos anteriores para poder ver la precisión de la métrica en sí misma a lo largo del tiempo.

El seguimiento de los datos durante un período prolongado es clave para crear un punto de referencia que pueda indicarle si sus pronósticos tienen sentido.

2. Duración del ciclo de ventas

Realiza un seguimiento del tiempo promedio que lleva desde el primer contacto con un cliente potencial hasta una conversión exitosa.

Por qué es importante : en primer lugar, la métrica ayuda a agregar previsibilidad a la previsión. Cuando sabe cuánto tiempo lleva cerrar un trato, puede predecir con mayor precisión cuándo se cerrará.

En un ciclo de ventas más largo, esta métrica lo ayuda a ver cómo las diferentes etapas del proceso afectan su duración. Luego, puede buscar formas de optimizarlos.

Del mismo modo, cuando aumenta la duración de su ciclo de ventas, puede ayudarlo a detectar problemas a tiempo para solucionarlos. Estos a menudo incluyen clientes potenciales poco calificados o un vendedor nuevo que no está preparado.

Qué tener en cuenta : la duración del ciclo de ventas depende de varios factores. Difiere significativamente entre empresas B2B y B2C. Puede variar entre fuentes individuales de clientes potenciales o vendedores. Una buena manera de contrarrestar el impacto de esos factores es segmentar la audiencia.

3. Valor/volumen de la tubería

El KPI de volumen de la canalización rastrea la cantidad de clientes potenciales en la canalización en comparación con un objetivo preestablecido. Del mismo modo, el KPI de valor de canalización lo hace por el valor de los clientes potenciales.

Por qué es importante: Cada uno de esos KPI comprende algunas métricas de ventas. Juntos, crean un KPI que puede ayudarlo a determinar si su equipo de ventas está en camino de cumplir sus objetivos de ventas.

Observar el rendimiento de las etapas individuales de la canalización lo ayuda a encontrar problemas que le impiden alcanzar sus objetivos. Como tal, es una métrica fundamental para comprender qué tan bien se desempeña su canal de ventas.

A qué prestar atención: el mayor problema con este KPI es que solo muestra el panorama general. Para profundizar en él, debe combinarlo con métricas individuales.

4. La proporción de negocios cerrados

Realiza un seguimiento de la proporción de personas comprometidas por su equipo de ventas con respecto a las que cerraron.

Por qué es importante: en primer lugar, le dice qué tan bien procesan los clientes potenciales sus vendedores. Como tal, se puede utilizar como parte de un sistema de calificación para representantes de ventas individuales.

Sin embargo, también puede ayudarlo a evaluar la calidad de los clientes potenciales, especialmente si realiza un seguimiento por separado para diferentes segmentos. De esa manera, puede ver si el problema está en la mala calidad de los clientes potenciales o en las habilidades insuficientes de sus vendedores.

Qué tener en cuenta: los datos que utiliza para realizar un seguimiento de este KPI tienden a fluctuar. Las métricas que conforman este KPI pueden depender de otras cosas además de la calidad de los clientes potenciales o la eficiencia del equipo de ventas.

Por ejemplo, el cierre de prospectos puede fluctuar a lo largo del año. Los cambios en el mercado también pueden afectarlo. Para obtener resultados precisos, es importante determinar si existen tales factores y tenerlos en cuenta.

5. Puntos de contacto con la primera reunión/videollamada de ventas

Este KPI rastrea cuántos puntos de contacto se necesitan para reservar la primera reunión de ventas.

Por qué es importante: al igual que la proporción de negocios cerrados, este KPI puede ayudar tanto a las ventas como al marketing.

Por ejemplo, muestra qué tan bien los materiales de ventas y marketing ayudan a empujar a las personas por el embudo. Del mismo modo, indica qué tan buenos son sus vendedores para establecer la primera reunión o llamada de ventas.

Qué tener en cuenta: este KPI suele ser crítico para las empresas B2B o aquellas con productos con un ciclo de ventas largo. Sin embargo, es irrelevante para productos pequeños.

En algunas situaciones, este KPI puede no pertenecer a las ventas en absoluto. Esto sucede si los vendedores son el último punto de contacto antes de la reunión (por lo que no hay llamadas de seguimiento). En este caso, todo el proceso de calentamiento lo realiza marketing, y ahí es donde pertenece este KPI.

6. Rendimiento del producto (especialmente cuando se trabaja con Rev Ops)

Este KPI ayuda a rastrear el rendimiento de ventas de productos individuales.

Por qué es importante: en primer lugar, el KPI ayuda a las empresas a identificar a los ganadores y los perdedores. También permite investigar por qué un producto en particular es más fácil de vender.

¿Es falta de formación? ¿Su sistema de incentivos hace que sea más rentable impulsar un producto en particular? ¿O los vendedores empujan un producto sobre otro porque es más fácil de convertir?

Qué buscar: crear un modelo coherente para comparar el rendimiento del producto es fundamental. De lo contrario, Sales Ops puede usar este KPI para señalar al equipo de ventas los productos incorrectos.

Hay una gran variedad de factores que influyen en las ventas de productos individuales. Por ejemplo, las campañas de marketing viral pueden sesgar los resultados de un producto generalmente deficiente. O los productos de gran volumen y bajo precio pueden ser su mejor vendedor. ¿Están superando a los de alto precio?

7. Costo de adquisición de clientes (CAC)

El KPI rastrea cuánto cuesta convertir a un nuevo cliente, en promedio. Es una suma de todos los gastos de marketing y ventas dividida por todos los clientes adquiridos.

Por qué es importante: CAC es un KPI central para todos los equipos de operaciones de ventas. CAC es el segundo mayor asesino de startups, justo detrás del mal ajuste del mercado.

El KPI lo ayuda a comprender si sus campañas de ventas son rentables y qué tan lejos está de alcanzar el punto de equilibrio. También es una métrica clave para optimizar su costo. Y, si observa los promedios de la industria, le brinda un punto de referencia de qué tan bien (o mal) se está desempeñando su empresa (en promedio).

Por ejemplo, el CAC orgánico e inorgánico promedio fue de $205 y $341 para SaaS. Si bien puede parecer mucho, también es mucho menos que la mayoría de las otras industrias:

A qué prestar atención: no compare CAC solo con el precio del producto. A veces, aún puede ser rentable incluso si el CAC está cerca del AOV (valor promedio del pedido). Por ejemplo, este es el caso si su CLV es más alto que CAC y otros costos.

Además, tenga en cuenta que los datos de este KPI tienden a fluctuar y son diferentes según la industria y el negocio. Por lo tanto, es importante calcularlo usando números a largo plazo.

8. Valor de por vida del cliente

CLV rastrea cuánto gana su negocio por cliente durante el tiempo total que permanecen como uno, en promedio.

Por qué es importante: con CAC, esta métrica lo ayuda a comprender su rentabilidad por cliente. Después de todo, el objetivo de cada empresa es maximizar su CLV. Como tal, es uno de los KPI principales que se utilizan al alinear el trabajo de Sales Ops y Rev Ops.

Qué tener en cuenta: CLV es excelente si desea buscar formas de maximizar los ingresos por cliente. Sin embargo, eso es más un trabajo de Rev Ops. Como resultado, solo es útil para las ventas cuando se combina con CAC o AOV.

Además, no es confiable en bases de clientes pequeñas, donde algunos valores atípicos pueden sesgar los resultados.

9. Tasa de abandono de clientes

Este KPI le indica el porcentaje de clientes que pierde durante un período determinado.

Por qué es importante: un KPI crítico para la comercialización de productos que Sales Ops puede aprovechar. Una alta tasa de abandono (especialmente si ocurre temprano) puede indicar un problema con las ventas.

Por ejemplo, es posible que sus vendedores prometan demasiado solo para obtener una conversión. Si ese es el caso, los clientes lo abandonarán tan pronto como se den cuenta de que han sido engañados para realizar una compra.

Además, aumentar la retención es una de las formas más efectivas de aumentar las ganancias. Un aumento del 5 % en la retención puede aumentar las ganancias entre un 25 % y un 95 %.

Qué tener en cuenta: a menos que sus ventas también estén involucradas en la retención de clientes, es mejor enfocar sus recursos en otros KPI.

10. Proporción de oportunidades de venta

Este KPI rastrea la relación entre el total de clientes potenciales y aquellos que el equipo de ventas logró calificar. A menudo, analiza los clientes potenciales que el equipo de ventas recibió de marketing.

Por qué es importante: la importancia de esta métrica dependerá de las funciones de su equipo de operaciones de ventas. Por ejemplo, si su equipo de operaciones de ventas ayuda a calificar a los clientes potenciales para el equipo de ventas, lo ayudará a realizar un seguimiento y comprender el rendimiento de las operaciones de ventas.

Del mismo modo, la calidad del cliente potencial podría ser el problema si el KPI está muy por detrás del objetivo establecido. En este caso, vale la pena investigar si hay una desalineación entre marketing y ventas.

Qué buscar: si los resultados rastreados están lejos de lo esperado, es importante encontrar el problema subyacente antes de comenzar a señalar con el dedo.

Por ejemplo, es fácil culpar al marketing por la mala calidad de los clientes potenciales. Sin embargo, ¿qué sucede si su equipo de ventas no logra calificarlos?

11. Tiempo medio de respuesta de los clientes potenciales

Este KPI rastrea el tiempo desde que el equipo recibe el lead hasta el primer contacto.

Por qué es importante: una respuesta rápida suele ser uno de los factores clave para cerrar un cliente potencial.

Los datos muestran que, en promedio, las tasas de contacto disminuyen significativamente después de 5 minutos. La tasa de calificación cae 21x de 5 a 30 minutos:

Además, el seguimiento de este KPI lo ayuda a encontrar formas de aumentar la velocidad y la eficiencia de su equipo. También es una excelente manera de aumentar la conciencia sobre la importancia de una respuesta rápida.

A qué prestar atención: no se concentre solo en realizar un seguimiento de este KPI para toda la empresa. Cuando se trata del tiempo de respuesta, vale la pena mirar a los representantes de ventas individuales. ¿Por qué?

El tiempo de respuesta de los clientes potenciales suele ser algo muy individual. Como tal, los representantes de ventas individuales pueden tener problemas con él por diferentes razones. Mirar a cada representante de ventas podría ayudar a encontrar esas razones (así como una solución a cualquier problema).

Cómo realizar un seguimiento de los KPI

Cualquiera que sea el KPI que elija, la buena noticia es que no tiene que realizar un seguimiento manual.

Hoy en día, el software de automatización de marketing le permite automatizar la recopilación y limpieza de datos. Incluso puede combinar datos automáticamente si provienen de diferentes fuentes.

Una vez que los datos fluyen, puede crear paneles personalizados. Dichos tableros permiten que los miembros de su equipo vean y se centren en los KPI que más les importan.

Recuerde que es posible que necesite diferentes herramientas de seguimiento de KPI para realizar un seguimiento de esos KPI. Estos pueden diferir según los KPI que elija.

Las soluciones populares incluyen CRM como Hubspot (para datos de clientes) o Anaplan para pronósticos de ventas.

Por supuesto, elegir una herramienta es solo el primer paso. La clave para el éxito de la automatización del seguimiento de KPI en las operaciones de ventas es:

• Elija las métricas que necesita su equipo de operaciones de ventas. Esto requiere que tenga en cuenta la estructura y los roles del equipo.

• Asegúrese de que los datos que recopila estén seguros.
• Crea hitos para que tu equipo esté más motivado para seguir mejorando.
• Mire las etapas individuales de cada KPI para encontrar cualquier problema que pueda estar reduciendo los números.

Una buena automatización de KPI ayuda a su equipo a realizar un seguimiento de los KPI críticos con poco esfuerzo. Con los datos entregados directamente en un tablero, su equipo de operaciones de ventas puede ser aún más eficiente para mejorar áreas críticas.

Comience a rastrear los KPI de operaciones de ventas correctos

El seguimiento de los KPI de operaciones de ventas ayuda a su equipo de ventas a crecer y vender más. Como resultado, lo ayuda a mantenerse competitivo y seguir creciendo.

Primero, los datos que recopila le permiten encontrar problemas en el proceso de ventas. Luego permite que su equipo de operaciones de ventas comparta comentarios valiosos con el equipo de ventas de campo.

Además, el seguimiento de ciertos KPI es fundamental para crear la estrategia de ventas de su empresa, que es uno de los roles clave de las operaciones de ventas.

Una vez que se dispuso a realizar un seguimiento de los KPI de operaciones de ventas, no olvide automatizar el proceso. Y no son solo las herramientas de operaciones de ventas las que pueden ayudarlo a lograrlo.

Por ejemplo, una herramienta de automatización de marketing como Encharge puede ayudarlo a administrar y segmentar su audiencia. Y como se mencionó anteriormente, la segmentación es clave para rastrear ciertos KPI de operaciones de ventas.

Por supuesto, hay mucho más con lo que Encharge puede ayudar a su empresa. Reserve una llamada gratuita con nuestro consultor para saber cómo puede ayudarlo a crecer y automatizar su empresa.